○曲鴻吉

（山東省龍口市下丁家鎮(zhèn)財(cái)政所 山東 龍口 265701）

淺析事業(yè)單位電算化內(nèi)部控制的措施

○曲鴻吉

（山東省龍口市下丁家鎮(zhèn)財(cái)政所 山東 龍口 265701）

事業(yè)單位電算化內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證，如何充分發(fā)揮電算化系統(tǒng)準(zhǔn)確、快捷的優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位做出更多的貢獻(xiàn)，是許多事業(yè)單位電算化工作人員的一項(xiàng)艱巨任務(wù)，本文擬從事業(yè)單位電算化內(nèi)部控制的背景及存在的問題出發(fā)，采取綜合性分析的方法，深入研究，針對(duì)性地提出一些有關(guān)事業(yè)單位電算化內(nèi)部控制的具體措施。

事業(yè)單位 電算化內(nèi)控 解決措施

一、引言

近年來，在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在我國(guó)得到了全面推廣和普及，會(huì)計(jì)電算化廣泛應(yīng)用在各大領(lǐng)域，各企業(yè)、各單位電算化程度也在日益提高，但也仍然存在著各種問題。在這種新形勢(shì)尤其是在國(guó)際金融危機(jī)的沖擊下，采取信息化手段基本可以實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的全程監(jiān)督，加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門對(duì)各類財(cái)務(wù)收支活動(dòng)進(jìn)行全方位控制和管理。因此，事業(yè)單位如何加強(qiáng)電算化內(nèi)部控制，降低和避免各種風(fēng)險(xiǎn)、減少差錯(cuò)和舞弊、提高效益和管理水平，已成為當(dāng)前事業(yè)單位一項(xiàng)非常重要且值得深入研究的課題。

二、事業(yè)單位的電算化內(nèi)控面臨的問題

當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)的事業(yè)單位總體上已實(shí)現(xiàn)了電算化的會(huì)計(jì)方式，但部分單位的電算化的應(yīng)用范圍僅限于日常的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的核算，對(duì)于財(cái)務(wù)管理及財(cái)務(wù)分析卻仍然停留在傳統(tǒng)的手工階段，許多事業(yè)單位缺乏精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)又同時(shí)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的“雙通”性綜合人才，這就使得事業(yè)單位內(nèi)部電算化程度很難提高，難以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位更高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)電算化內(nèi)部的重視程度不夠，仍停留在比較低的層次上，對(duì)這方面的投入相對(duì)不足，使得電算化在軟件與硬件上難以跟上新形勢(shì)。此外，缺乏成熟完善的電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)、先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代科技手段的創(chuàng)新，也是當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位在電算化管理控制中普遍存在的問題。在已經(jīng)開展了電算化的事業(yè)單位中，又存在著軟件版本較低，軟件后期維護(hù)不到位、軟件銜接差、軟件管理功能弱化等問題。有的事業(yè)單位業(yè)務(wù)較為復(fù)雜，使用多種會(huì)計(jì)軟件，不同軟件在數(shù)據(jù)接口、使用方法上不一致，導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?；有的單位只重視?bào)賬功能忽視管理功能，通常僅使用軟件中財(cái)務(wù)核算功能，對(duì)于業(yè)務(wù)核算、固定資產(chǎn)核算、財(cái)務(wù)分析等功能模塊則很少運(yùn)用，沒有充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化對(duì)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的作用。

三、提高我國(guó)事業(yè)單位的電算化內(nèi)控的對(duì)策

1、單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大重視的力度做好電算化的內(nèi)控工作

單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理者均應(yīng)形成統(tǒng)一的戰(zhàn)線，并做好電算化的內(nèi)控工作，對(duì)各項(xiàng)工作給予足夠的重視，確實(shí)保障各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的真正落實(shí)及順利進(jìn)行。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，積極調(diào)動(dòng)各部門人員，參與管理，轉(zhuǎn)變思想觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)；注重引進(jìn)既熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)又熟悉電子技術(shù)的復(fù)合型人才，注重對(duì)員工思想、技術(shù)、業(yè)務(wù)等多方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，配備具有過硬的專業(yè)技術(shù)和高度責(zé)任心的工作人員到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門，不斷提高電算化技術(shù)人員整體的水平。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)適應(yīng)當(dāng)前新局面的需要，切實(shí)加大對(duì)電算化內(nèi)部控制的財(cái)力投入，完善各項(xiàng)硬件設(shè)施，更新設(shè)備，建立起一套成熟、完善的單位電算化內(nèi)部控制機(jī)制。只有領(lǐng)導(dǎo)班子轉(zhuǎn)變思想觀念，高度重視，才能從容應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位電算化內(nèi)部控制的協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

2、加強(qiáng)對(duì)電算化內(nèi)控的技術(shù)及管理方面的創(chuàng)新

審時(shí)度勢(shì)，積極借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代化電算科學(xué)技術(shù)，不斷創(chuàng)新電算化內(nèi)部控制技術(shù)，才能逐步建立起風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、預(yù)警和評(píng)價(jià)系統(tǒng)，對(duì)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的地方進(jìn)行預(yù)測(cè)與分析，最大程度地降低風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)電算化機(jī)制的高效良好運(yùn)轉(zhuǎn)。電算化技術(shù)的創(chuàng)新和管理，可從以下幾個(gè)方面著手。

（1）用技術(shù)手段強(qiáng)化對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位的內(nèi)部控制要做好會(huì)計(jì)檔案的管理，而做好會(huì)計(jì)檔案管理的重要手段則是采用電算化技術(shù)手段。電算化借助數(shù)字化技術(shù)、現(xiàn)代信息管理技術(shù)大大提高了會(huì)計(jì)檔案管理水平，但同時(shí)也對(duì)在新形勢(shì)下做好會(huì)計(jì)檔案管理提出了新挑戰(zhàn)。因此，我們應(yīng)該充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的管理技術(shù)及方法，做到與時(shí)俱進(jìn)，努力提高對(duì)檔案的管理水平。一方面，應(yīng)重視對(duì)數(shù)字化的管理檔案的構(gòu)建，同時(shí)，還需不斷地改善對(duì)電子檔案及紙質(zhì)檔案管理的模式，這樣才能提高管理的效率，減少對(duì)電子檔案管理的出錯(cuò)率。在管理中不斷改善模式，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理水平，有效利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的有效管理；有條件的還可以建立會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)庫，更好、更方便地實(shí)施管理。

（2）通過技術(shù)手段做好對(duì)電子文件的控制。首先，事業(yè)單位電算化內(nèi)部控制的基礎(chǔ)性要求是采用技術(shù)手段強(qiáng)化對(duì)電子文件的控制。在該系統(tǒng)中，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)一旦被輸入電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，那么會(huì)計(jì)信息就很容易受到威脅，將有可能導(dǎo)致原始信息數(shù)據(jù)的被篡改。電子計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)也有可能受到來自黑客或者是計(jì)算機(jī)的病毒等系統(tǒng)故障的影響，進(jìn)而造成系統(tǒng)的癱瘓或者是信息的失真、篡改，嚴(yán)重的將會(huì)出現(xiàn)信息的泄露等情況。由此一來，便對(duì)事業(yè)單位電算化的內(nèi)控提出十分嚴(yán)格的規(guī)定，因此，采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行電子文件的管理，顯得至關(guān)重要，關(guān)鍵時(shí)刻還能對(duì)事業(yè)單位的電算化內(nèi)控的成敗起著決定作用。管理者應(yīng)該采用主動(dòng)的防御策略，結(jié)合新技術(shù)、手段進(jìn)行管理，并對(duì)硬件基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面建設(shè)，并建立完整的制度及監(jiān)控體系，時(shí)時(shí)對(duì)企業(yè)的電算化信息系統(tǒng)進(jìn)行安全監(jiān)控。

（3）進(jìn)一步完善制度并做好內(nèi)控管理工作。制度創(chuàng)新作為企業(yè)重要的內(nèi)部控制管理體制，內(nèi)控制度是否完善、執(zhí)行的措施是否得當(dāng)?shù)?，?duì)于整個(gè)企業(yè)的管理有重要的影響。因此，應(yīng)進(jìn)一步完善企業(yè)的電算化內(nèi)控制度，做到職責(zé)、分工明確，加強(qiáng)對(duì)組織有效控制，事業(yè)單位電算化控制必須緊跟時(shí)代信息化的步伐，創(chuàng)新電算化管理制度。通過設(shè)立互相監(jiān)督、互相稽核和互相牽制的機(jī)制，來補(bǔ)救不相容職能集中化的不足，保障會(huì)計(jì)信息的可靠真實(shí)，減少舞弊和錯(cuò)誤的發(fā)生。近年來，許多事業(yè)單位經(jīng)過不斷的探索，已經(jīng)建立了相應(yīng)的規(guī)章制度用以保證信息系統(tǒng)的良性運(yùn)行，更好地達(dá)到有效監(jiān)督的目的。實(shí)行電算化管理之后，企業(yè)采用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，取代了之前的手工操作，這就導(dǎo)致了電算化的管理及控制工作效率低，并引發(fā)了一些新問題；這就要求我們?cè)趯?shí)際的工作當(dāng)中要不斷地探索新路子、新方向，轉(zhuǎn)變思想，確實(shí)推進(jìn)企業(yè)電算化內(nèi)控制度的不斷創(chuàng)新，做到開拓創(chuàng)新，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的電算化內(nèi)控事業(yè)的新發(fā)展。

（4）重視對(duì)電算化從業(yè)者素質(zhì)的培養(yǎng)。對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展而言，人才不僅是行業(yè)發(fā)展所需的核心要素，而且也是為企業(yè)提供有利的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要因素。因此，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)電算從業(yè)人員應(yīng)該注重自身能力的提高，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)新的會(huì)計(jì)知識(shí)，掌握專業(yè)的電算化、金融及法律知識(shí)。同時(shí)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的核查，確保企業(yè)的電算化管理工作能夠順利開展，并充分利用現(xiàn)有的資源條件，發(fā)揮事業(yè)單位自身的優(yōu)勢(shì)，更好地開展業(yè)務(wù)活動(dòng)。

四、結(jié)語

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化和計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)下，在當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部控制不斷完善的基礎(chǔ)上，開展獨(dú)特的事業(yè)單位電算化內(nèi)部控制的自我評(píng)價(jià)工作，不斷重視和加強(qiáng)技術(shù)制度的創(chuàng)新，對(duì)電算化內(nèi)部控制這項(xiàng)工作的發(fā)展來說極其重要。有效改進(jìn)措施，加大制度執(zhí)行力度，強(qiáng)化實(shí)落實(shí)電算化內(nèi)部控制，不斷提高事業(yè)單位算化內(nèi)部控制工作的質(zhì)量，才能充分發(fā)揮出事業(yè)單位電算化內(nèi)部控制工作的作用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的工作目標(biāo)。

[1]趙澤敏、武英：淺析會(huì)計(jì)手工與電算化環(huán)境下轉(zhuǎn)換應(yīng)注意的細(xì)節(jié)——基于會(huì)計(jì)崗位與會(huì)計(jì)過程環(huán)境[J].中國(guó)管理信息化，2010（2）.

[2]周雪瑛：會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制之我見[J].中國(guó)商界，2009（5）.

[3]邊國(guó)卿：淺析行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和改進(jìn)[J].現(xiàn)代商業(yè)，2010（21）.

[4]方?jīng)霏偅簻\議行政事業(yè)單位內(nèi)部控制及其完善[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010（23）.

[5]蔡夢(mèng)筠、朱蓉：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制[J].中國(guó)管理信息化，2010（1）.

胡婉君）