中國海洋大學 龐 萍

電子文件管理的“雙套制”

中國海洋大學 龐 萍

本文從介紹“雙套制”的概念出發(fā)，論述了當前我國電子文件管理中實行“雙套制”歸檔的原因，解釋了其存在的客觀必然性，并通過對“雙套制”的評價進一步說明其價值所在。針對“雙套制”帶來的新問題，提出了完善措施。最后，通過借鑒分析國外電子文件發(fā)展歷程，總結概括了我國“雙套制”的發(fā)展趨勢。

電子文件；雙套制；歸檔

一、“雙套制”概念闡述

“雙套制”的概念由來已久，到了電子文件管理時代，為彌補電子文件真實性、長久保存等缺陷，在文件歸檔環(huán)節(jié)中特別強調“雙套制”歸檔。

首先，紙質環(huán)境中的“雙套制”是基于檔案的安全和利用的方便，要求歸檔文件一套按規(guī)定移交進檔案館，另一套由文件生成機構自己保存，即同樣載體、異地實行備份；再后來，“雙套制”歸檔是指保存一套紙質文件的同時，又以縮微膠片等形式予以保存另一套，即不同載體、本地或異地實行備份。到了電子環(huán)境中，“雙套制”是專業(yè)針對歸檔保存狀態(tài)而言，亦稱為“雙套歸檔”。即對同一份文件，在歸檔保存其紙質版本的同時，又保存一份電子版本，使兩者共同處于存儲和可利用的狀態(tài)。

相對“雙套制”還有一個“雙軌制”的概念，“雙軌制”是針對文件的運行處理階段而言的，紙質文件和電子文件同步隨業(yè)務流程運轉，在文件進入運轉程序時就形成了電子和紙質兩種版本，業(yè)務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。在現(xiàn)行期結束后，“雙軌制”便導致了“雙套”歸檔。“雙軌制”包含了“雙套制”，初步實現(xiàn)了對電子文件的全程管理，電子文件也是“原始文本”，參與相關的事務處理，如果管理過程完善，可以形成全面的元數(shù)據(jù)，也就產生了完整意義上的包括內容、結構、背景信息的電子文件。

雙套制的實現(xiàn)，可以是對電子文件制作紙質拷貝，也可以是對紙質文件進行數(shù)字化。對于傳統(tǒng)環(huán)境下紙質文件的數(shù)字化歸檔情形不在本文討論范圍之內。

二、實行“雙套制”的原因

電子文件和紙質文件相互依存，兩者優(yōu)勢互補、劣勢互抵，是實行“雙套制”歸檔的根本原因：

1.電子文件較之紙質文件的優(yōu)勢

相對紙質文件利用方面的種種不便和限制，電子文件具有操作的方便性，利用的高效、便捷、靈活和共享性，信息存儲密度大、空間小。恰恰滿足了社會對文件、檔案信息的利用需求上漲，對信息的系統(tǒng)性、時效性要求提高的趨勢，為利用者提供了紙質文件所不能及的便利，由此，電子文件的優(yōu)勢更加突出，使其日益普及并得到廣泛認可。

2.電子文件天生固有的缺陷

這也是限制電子文件目前作為唯一的歸檔文件形式的可行性的根本原因。

首先，安全性：電子文件的軟硬件技術設備依賴性強，設備更新?lián)Q代導致的信息難以讀取風險大；存儲載體脆弱，穩(wěn)定性和耐久性不足；信息傳輸過程中容易泄露。而紙質文件則因為紙張與字跡的結合，有較強的穩(wěn)定性，保存時間相對也較長，安全可靠性強。

另外，法律憑證性：電子文件由于其內容和載體的可分離性，易更改，易復制，對信息的真實性和原始性構成極大威脅。如北京市檔案館對電子文件的分類管理辦法中規(guī)定：當前所有OA系統(tǒng)中產生的電子文件只能當作傳統(tǒng)載體的數(shù)字副本，因為電子文件還不具有足夠的法律要素，對電子文件的真實性認證缺少約定，電子文件的安全性可以由技術由系統(tǒng)來保證，但真實性的保證和認同卻不是一時能夠解決的。雖然我國法律中并不排除電子文件的證據(jù)資格即可采性，但是其證明力卻有待加強并通過相關制度進行完善，加上法律上對電子證據(jù)的歸類不明，也導致其無法作為直接證據(jù)來使用。而紙質的內容和形式集于一身，不可分離，原始記錄性強，被廣泛認為是一種真實可靠的法律證據(jù)。并且法律規(guī)定：書證完全可以單獨作為認定案件事實的證據(jù)，所以紙質文件的歸檔保存還是人們的一顆“定心丸”。

雖然從理論上，信息加密技術、簽署技術、防火墻、身份認證、元數(shù)據(jù)等技術性措施可以在一定程度上彌補電子文件易更改的缺陷，但要從根本上避免電子文件易刪改且不留痕跡是極其困難的。

3.目前的檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，關于電子文件的管理，體制尚未理順、配套機制還未形成、法律法規(guī)有待建立健全、計算機應用水平亟待提高，以及文化背景和利用習慣的根深蒂固等等諸方面，都限制著電子文件獨立存在、全部取代紙質文件，出于對文件證據(jù)性的要求和長久可讀的考慮，將電子文件轉換成紙質版本，將延續(xù)相當一段時間。

三、“雙套制”的評價

任何事物都有兩面性，處于得失之間，“雙套制”歸檔在解決已存在問題的同時也帶來了新的問題。

優(yōu)點是“雙套制”歸檔融合了紙質文件和電子文件兩者的優(yōu)勢，既可以發(fā)揮文件的高效存取檢索利用功能，又可以保障檔案的憑證價值和永久保存的需要。這也是文件介質轉換時不可避免的現(xiàn)象，“雙套制”中紙質副本存在的根本目的一方面是為了保證電子文件的真實性，以保證其查考憑證的法律效力，另一方面是檔案記憶長久保存的保障。

缺點是“雙套制”又帶來了不可忽視的經濟成本問題，制作成本、保管成本、人力、物力和財力，再加上電子文件高技術要求性的保管條件，使得電子文件帶來的便利和迅捷等優(yōu)點，在雙套制龐大的紙質副本的保管成本面前大打折扣。

電子文件進行紙質備份花費的人力、物力和財力，與確保電子文件信息真實地、長久地流傳下去，這兩種價值，究竟哪一種更大、更值得我們追求呢？筆者認為，作為檔案工作者，我們有責任、有理由為國家和社會記憶的長久流傳服務。

四、“雙套制”的完善和發(fā)展趨勢

在現(xiàn)階段，我國的電子文件管理實行“雙套制”管理有其客觀必然性，我們關注的焦點也應該從應否實行“雙套制”轉移到如何有效做好“雙套制”的層面上來：

1.根據(jù)國家相應的標準規(guī)定，制定本單位檔案雙套制管理措施，完善電子文件歸檔程序和管理方法。

2.當前為了節(jié)約成本，最緊要的是精簡雙套制打印范圍。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）規(guī)定：具有永久保存價值的文本及圖形電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》第7條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互連?！笨梢?，關于雙套制的范圍為具有永久或長期保存價值的電子文件。具體到實施過程中，具有永久長期保管期限的電子文件要實行雙套歸檔，短期的則可以量力而行。此外，各單位還可以根據(jù)其工作職能、文件保密與否、成本效益、文件屬性、業(yè)務特點和利用需求等實際情況，來確定電子文件的雙套制適用范圍。

3.“雙套制”實施過程中特別強調紙質文件和電子文件的“一一對應”。如根據(jù)北京市檔案館的規(guī)定，現(xiàn)階段要切實落實“雙套制”，過去強調紙質文件要進行數(shù)字化，而現(xiàn)在要強調電子文件形成紙質副本。

從全球來看，電子文件管理的發(fā)展歷程可以歸結為三個階段：主要依存于紙質文件的電子文件管理階段，紙質文件和電子文件“齊頭并進”，脫離紙質文件上升為獨立的電子文件管理系統(tǒng)

縱觀世界各國，唯有中國仍然在全面推行“雙軌制”和“雙套制”模式管理電子文件。而美國、英國、德國、法國、澳大利亞、加拿大、新加坡、日本和韓國等均逐步推進或已經實現(xiàn)了“單軌制”與“單套制”模式，不僅與其技術成熟有關，更重要的是，在法律上認定電子文件證據(jù)的證明效力。

例如，美國國家檔案與文件署對聯(lián)邦政府機構檔案的接收已完全實現(xiàn)電子化，對于相同內容的文件只接收電子文件。法律上通過擴大文件內涵，認定不管形式如何都可以作為證據(jù)，結合非歧視原則、最佳證據(jù)原則和傳聞例外規(guī)則規(guī)定了電子文件的證據(jù)可采性和證明力。

加拿大國家圖書與檔案館只接收電子文件進館。加拿大的《統(tǒng)一電子證據(jù)法》規(guī)定電子文件系統(tǒng)也是電子證據(jù)的一部分，系統(tǒng)的真實性可以替代文件的真實性，只要生成系統(tǒng)是真實可靠的，電子文件即可作為證據(jù)被采納。

歷史上每一種新的記錄形式產生之后，都與此前存在的記錄形式有一個共存共用的階段，逐漸取而代之。目前，紙質文件和電子文件不宜相互取代，應有機結合揚長避短，協(xié)調發(fā)展。電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當長時間。

但是，共存的態(tài)勢將持續(xù)地處于變化之中，主要表現(xiàn)在雙方的數(shù)量、功能方面。大的趨向是紙質文件與電子文件的此消彼長，從以紙質文件為主到基本對稱再到以電子文件為主。隨著理論和實踐的發(fā)展完善，技術系統(tǒng)開發(fā)的成熟突破、相關法律的健全完備和用戶的成熟，待到電子文件的局限得到根本克服、法律地位得到完全確認，紙質要逐漸向電子過渡。

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[10]加拿大《統(tǒng)一電子證據(jù)法》.美國《聯(lián)邦證據(jù)規(guī)則》《統(tǒng)一電子證據(jù)規(guī)則》.

龐萍（1988—），中國人民大學信息資源管理學院碩士，中國海洋大學圖書館助理館員。