郭傳玲

山東電力工程咨詢?cè)河邢薰?山東 濟(jì)南 250013

在科學(xué)技術(shù)日新月異、突飛猛進(jìn)的今天，科技檔案作為一種重要的信息資源，是設(shè)計(jì)單位的立家之本，力量之源，越來(lái)越受到設(shè)計(jì)單位的重視。然而受種種因素的影響，科技檔案的歸檔工作無(wú)疑也是科技檔案管理諸環(huán)節(jié)中難度最大的環(huán)節(jié)。如何克服這一困難，更好的做好檔案工作，從而為科技工作服務(wù)，是擺在科技檔案工作者乃至設(shè)計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)層面前的一大問題。

1 設(shè)計(jì)單位科技檔案歸檔難的原因分析

1）諸多設(shè)計(jì)單位都不同程度的存在著中高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠的現(xiàn)狀，致使檔案工作處于被動(dòng)局面。出于利益、效益的考慮，許多領(lǐng)導(dǎo)往往重生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，而輕檔案管理,不了解國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，沒有依法治檔的意識(shí)，更不用說把檔案工作提上單位的議事日程。領(lǐng)導(dǎo)不重視往往帶了諸多對(duì)科技檔案歸檔工作不利的因素，比如，沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，科技檔案的歸檔工作往往沒有相關(guān)的制度規(guī)定支持，檔案人員開展檔案工作毫無(wú)依據(jù)；沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，歸檔工作的質(zhì)量往往缺乏監(jiān)督，歸的好與不好完全不涉及經(jīng)濟(jì)利益，缺少必要的獎(jiǎng)懲機(jī)制，歸檔不好的部門不會(huì)受到懲罰，而歸檔工作好的部門也沒有什么獎(jiǎng)勵(lì)，這往往難以調(diào)動(dòng)設(shè)計(jì)人員歸檔的積極性。

2）部分設(shè)計(jì)人員檔案意識(shí)淡簿，沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。主要表現(xiàn)有：沒有或少有歸檔意識(shí)，認(rèn)為歸檔工作是一種不必要存在的工作，把檔案留在自己的身邊反而更有利于以后的查考利用，歸檔費(fèi)時(shí)費(fèi)力，毫無(wú)意義；不了解相關(guān)的檔案管理文件，對(duì)歸檔范圍、要求等問題的規(guī)定缺乏系統(tǒng)了解,歸檔什么不歸檔什么，什么時(shí)候歸檔等都不能做到心中有數(shù)，導(dǎo)致歸檔工作比較混亂；設(shè)計(jì)人員往往重視能迅速產(chǎn)生效益和利潤(rùn)的業(yè)務(wù)工作而忽視短時(shí)間之內(nèi)難以產(chǎn)生效益的檔案工作，往往對(duì)檔案工作不重視，檔案人員催的時(shí)候就應(yīng)付一下，不催的時(shí)候就置之不理。

3）檔案管理部門工作人員有些比較被動(dòng),責(zé)任心不強(qiáng),積極性不高，缺乏敬業(yè)精神,工作態(tài)度及思想意識(shí)落后于形勢(shì)的發(fā)展，往往對(duì)跟蹤檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)檔案的歸檔工作懷有厭煩心理,多采取“坐、等”的態(tài)度,不愿“上門”“索要”，在催歸工作上有畏難情緒,怕專業(yè)技術(shù)人員不理解，怕聽牢騷話,怕給臉色看。因而能躲就躲，“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”，工作缺乏創(chuàng)新性，喜歡安于現(xiàn)狀，業(yè)績(jī)平平也是在所難免。

4）有些設(shè)計(jì)部門缺乏相關(guān)的檔案制度或者有相關(guān)的制度，并且制度落實(shí)程度不夠，這些設(shè)計(jì)部門沒有意識(shí)到應(yīng)該把檔案工作列入單位發(fā)展的目標(biāo)和管理制度中,造成對(duì)科技檔案歸檔沒有可靠的制度約束。正所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，只有有了相關(guān)的制度保障，檔案的歸檔工作乃至于整個(gè)檔案工作才有可能健康的發(fā)展。檔案歸檔工作缺乏制度保障，猶如國(guó)家缺乏法律保障一樣，其發(fā)展必然困難重重，即使檔案工作人員喊啞了喉嚨，也難以有人響應(yīng)，歸檔工作效果必然糟糕，更別說把整個(gè)檔案工作做好了。

5）檔案部門提供利用檔案的效率也影響著設(shè)計(jì)人員歸檔的積極性。許多設(shè)計(jì)人員不愿歸檔的原因往往是因?yàn)樗麄儦w檔之后，再去利用檔案時(shí)的效果還不如把檔案留在自己身邊的效果好，或者利用檔案時(shí)遇到了一些阻礙因素，因此打擊了他們及時(shí)歸檔的積極性。比如說有的設(shè)計(jì)單位在檔案整理完畢進(jìn)入庫(kù)房之后，相關(guān)設(shè)計(jì)人員去利用有關(guān)檔案時(shí)，還有種種繁瑣的手續(xù)需要辦理，設(shè)計(jì)人員的時(shí)間往往與效益掛鉤，在他們眼中時(shí)間就等于效益，如果在利用檔案的工作上花費(fèi)了不少的時(shí)間，這無(wú)形當(dāng)中會(huì)壓制了他們利用檔案的積極性，從而導(dǎo)致以后不愿歸檔情緒的產(chǎn)生，最終影響到檔案工作的開展。再比如有的設(shè)計(jì)單位尤其是中小型設(shè)計(jì)單位的檔案信息利用方式落后，檔案信息的檢索手段落后，沒有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，還停留在手工檢索的階段；檢索途徑的單一，缺乏多樣性；設(shè)計(jì)人員需要的檔案信息的查全率、查準(zhǔn)率、查快率與設(shè)計(jì)工作快速發(fā)展步伐不相協(xié)調(diào)一致，這些因素都有可能導(dǎo)致設(shè)計(jì)人員歸檔積極性的降低。

6）檔案部門往往孤立于其他業(yè)務(wù)部門，與相關(guān)業(yè)務(wù)部門缺少必要的聯(lián)系，得不到業(yè)務(wù)部門的理解與支持。設(shè)計(jì)單位各業(yè)務(wù)部門往往由于研究過程中的種種利益關(guān)系、合作關(guān)系等而經(jīng)常來(lái)往，互通有無(wú)，聯(lián)絡(luò)比較頻繁，因而相互理解程度較高，業(yè)務(wù)工作也配合得較好。而檔案工作由于與各種設(shè)計(jì)工作沒有業(yè)務(wù)上的合作關(guān)系，只有檔案來(lái)維系兩者的關(guān)系，因而相互之間缺乏必要的溝通和聯(lián)絡(luò)甚至理解，這也給檔案歸檔工作帶來(lái)了很大的難度。

針對(duì)以上六點(diǎn)分析的歸檔工作難的種種原因，設(shè)計(jì)單位應(yīng)該從自己的實(shí)際情況出發(fā)，分析自身的原因，找出不足之處，對(duì)癥下藥，爭(zhēng)取克服困難，以使自身的檔案歸檔工作乃至整個(gè)檔案管理工作走上先進(jìn)、正規(guī)的道路。

2 解決歸檔難問題的對(duì)策與措施

1）努力提高領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，自上而下認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。

可以通過宣傳教育、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等形式來(lái)增強(qiáng)設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)；加大對(duì)《檔案法》等相關(guān)法律以及本單位的檔案規(guī)章制度等的學(xué)習(xí)，使領(lǐng)導(dǎo)們真正從思想深處意識(shí)到檔案工作并非一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，應(yīng)該重視起來(lái)；還可以阻止本單位的領(lǐng)導(dǎo)人員、設(shè)計(jì)人員、檔案人員等相關(guān)人員到檔案工作做得比較好的單位去參觀，學(xué)習(xí)同類單位的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，學(xué)人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，交流共進(jìn)。

2）充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的工作熱情與積極性，將檔案歸檔工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)納入到相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度保障之下。

對(duì)歸檔工作做得好的部門以及催歸工作效果好的檔案人員實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，相反，對(duì)歸檔工作效果差的部門以及催歸工作差的檔案人員則進(jìn)行相應(yīng)的處罰，有激勵(lì)才有成績(jī)。例如陜西省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院就實(shí)行了歸檔工作保證金制度，該制度規(guī)定：各設(shè)計(jì)部門形成的科技檔案必須經(jīng)該部門的領(lǐng)導(dǎo)、主管總工審查簽字之后才能移交給檔案室；檔案室在核查接受之后開具歸檔證，上面寫明歸檔責(zé)任人、歸檔的份數(shù)、藍(lán)圖以及地圖的張數(shù)等；年終結(jié)算產(chǎn)值時(shí)，經(jīng)營(yíng)處預(yù)留5%的項(xiàng)目獎(jiǎng)酬金作為歸檔保證金，歸檔保證金必須持歸檔證結(jié)算領(lǐng)取。因此極大地調(diào)動(dòng)了設(shè)計(jì)人員的歸檔熱情和積極性，實(shí)行這一制度后，該院歸檔的完整率達(dá)到了100%，效果非常理想。

3）積極調(diào)動(dòng)檔案工作人員的工作熱情，提高檔案人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的定期培訓(xùn)，為其注入新鮮血液。只有檔案工作人員自身素質(zhì)與積極性提高了，才有可能去調(diào)動(dòng)設(shè)計(jì)人員的積極性，才有可能通過自身行為去感染設(shè)計(jì)人員，因此，高素質(zhì)的人才對(duì)檔案部門是不可少的，尤其是具有創(chuàng)新性的人才，更能為檔案工作出謀劃策。

4）努力建立健全并完善設(shè)計(jì)單位相關(guān)的檔案規(guī)章制度，使歸檔工作有章可循，依制度辦事。設(shè)計(jì)單位應(yīng)該參照國(guó)家檔案法律法規(guī)以及相關(guān)部門規(guī)章制度制定本單位的檔案歸檔辦法以及相關(guān)條例、制度，使歸檔工作得以實(shí)現(xiàn)依法治檔、按制度辦事。同時(shí)還可以借鑒兄弟單位的寶貴經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)他們好的制度，提升自身檔案管理水平。

5）檔案室應(yīng)該想方設(shè)法為設(shè)計(jì)人員的利用檔案提供便利的途徑和方式，保證設(shè)計(jì)人員能及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的查找到自己所需要的檔案信息。

檔案室應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、先進(jìn)化，用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)武裝自己的檢索工作。編制多套檢索工具，例如專業(yè)檢索、時(shí)間檢索、負(fù)責(zé)人檢索等檢索方法，以增加和保證設(shè)計(jì)人員所需信息的查全率、查準(zhǔn)率、查快率。只有在滿足了設(shè)計(jì)人員信息查找的愿望時(shí)，他們才會(huì)愿意把檔案移交給檔案室。另外，檔案室還應(yīng)該提高自己編研的水平，爭(zhēng)取為設(shè)計(jì)人員提供高質(zhì)量、高水平的檔案信息編研成果，急設(shè)計(jì)人員所需，想設(shè)計(jì)人員所想，只有這樣，科技檔案歸檔工作才能得到設(shè)計(jì)人員的肯定和支持。

6）設(shè)計(jì)單位應(yīng)該努力促進(jìn)檔案室與各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系與溝通，為兩者的來(lái)往與合作創(chuàng)造條件，使兩者達(dá)到一種和諧相處、彼此尊重從而互相促進(jìn)的最佳狀態(tài)。如今國(guó)家號(hào)召建設(shè)和諧社會(huì)，設(shè)計(jì)單位作為一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的整體，其系統(tǒng)內(nèi)部也應(yīng)該達(dá)到和諧相處，這就需要其領(lǐng)導(dǎo)層注重營(yíng)造單位和諧的文化氛圍，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化，使各個(gè)部門你中有我，我中有你，共同進(jìn)步。只有這樣，才能為檔案工作創(chuàng)造生存的空間，檔案工作才有可能更上一層樓，越做越好。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，設(shè)計(jì)單位的歸檔工作還存在著諸多缺點(diǎn)與不足，不同層次不同規(guī)模的設(shè)計(jì)部門其檔案工作質(zhì)量也參差不齊，對(duì)于好的方面，我們應(yīng)該發(fā)揚(yáng)與學(xué)習(xí)，差的方面要積極改進(jìn)和克服。只有這樣，歸檔工作才能適應(yīng)整個(gè)檔案管理工作的形勢(shì)，檔案管理工作才能適應(yīng)設(shè)計(jì)工作發(fā)展的大局。

［1］徐愛紅.工程設(shè)計(jì)單位如何做好科技檔案收集工作［J］.廣東水利水電，2002，（6）.

［2］孫冬榮.勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)的科技檔案工作［J］.河南化工，2003，（10）.

［3］焦世禮.狠抓目標(biāo)管理－提高檔案管理水平［J］.陜西檔案，1998，（3）.

［4］張?jiān)伱?淺談勘察設(shè)計(jì)科技檔案的質(zhì)量管理［J］.檔案，2007，（5）.

［5］袁永華.目前勘察設(shè)計(jì)單位科技檔案工作的基本做法［J］.煤礦設(shè)計(jì)，2000，（11）.