正德職業(yè)技術學院 衛(wèi)佳

一、前期準備

業(yè)務員在訂單成交后應將完整的訂單資料轉交給業(yè)務助理，交代清楚相關細節(jié)。業(yè)務助理收到訂單資料后應立即著手訂單的前期準備。首先應認真審核訂單，如有任何問題或錯漏，應及時提醒業(yè)務員同客戶進行溝通確認。確認訂單無疑問后，應立即著手以下幾個方面的準備工作：

(一)面料

(1)收到客戶顏色樣或者花型后，應立即交面料組安排工廠打小樣，每個顏色應寫英文名及中文名，并保證和其他文件的一致性，以免混淆，在首次提供資料時就應標明訂單的交貨期，以便面料組審核并制定面料跟單計劃。如果是新客人，應同客戶約定確認顏色所用的光源，并清楚了解客人接受的標準。

(2)所有工廠提供的小樣在寄客戶確認之前應認真審核，用公司專用格式或者客人要求的格式貼好后方可寄出。

(3)所有小樣在寄客之前應認真審核，對不符合要求者應退回重打，以免浪費時間。

(4)收到客戶小樣確認意見后，應立即仔細研究并通知面料組，并提出修改意見。

(5)小樣確認不能超過三次，以免延誤交期。

(6)一般客戶在確認小樣時，會掌握一個高于實際大貨的標準，如多次反復不能確認，應同客戶溝通，爭取盡早確認。

(二)輔料

(1)在收到訂單后，應及時將客人的輔料原樣或有關圖稿提供給輔料供應商。如果沒有原樣或圖稿應向供應商提供詳細的產品描述以便尋找樣品或打樣。安排輔料打樣時提供的信息除了產品的具體描述外，還應包括訂單的預計數(shù)量、服裝交期，特殊要求，并征求業(yè)務員意見選擇合適的供應商。

(2)輔料安排打樣后，根據(jù)不同產品的打樣特點，輔料組和外銷員及時跟蹤，直至收到確認樣。輔料打樣時間（含配色）一般控制在：

紐扣、商標吊牌：3天

織帶、線繩、花邊類：4-5天

拉鏈：4-5天。

如需加急處理，應在第一時間通知相關供應商，必要時選擇多家輔料商同時進行。

(3)在安排配色打樣時，為保證配色準確度，應提供足夠大的色樣。對顏色的描述在相應的所有的輔料訂單中要保持一致，以防混淆。對于與大身面料配色要求高的輔料，如花邊、滾邊等，提供的布料應為大貨面料，以免輔料配色與大貨配色有太大差異。為此，下訂單時對大貨面料的交付時間要適當提前。

(4)輔料寄客確認前應仔細審核并貼好輔料卡，填寫必要的信息，保證清晰美觀。對輔料樣審核時，如發(fā)現(xiàn)其品質或顏色存在明顯問題，應不予寄客，要求重新快速供樣。對于輔料商多次打樣客人不確認的，應提出警告，仍無改善者應及時匯報給業(yè)務員，酌情列入不合格供應商名單。輔料打樣寄客后如遲遲未收到客人意見，業(yè)務助理有責任提醒客人，以免耽誤交期。

(5)輔料確認大貨生產前，應提請業(yè)務員確認價格。對于一些需要開模的特殊品種，根據(jù)輔料商提供的開模成本和生產周期，要對增加的成本和可能帶來的輔料交期延遲做出合理的預測。

(6)在輔料打樣和大貨生產過程中，如果款式、尺寸、數(shù)量等訂單信息有任何變化，業(yè)務助理應在第一時間以書面形式通知供應商并告知業(yè)務員。即使在緊急情況下電話通知了變更，事后也必須補上書面紀錄，以避免差錯和糾紛。

(三)服裝

(1)收到客戶的訂單后，應按業(yè)務員要求安排相關工廠打確認樣，確認樣應盡可能使用正確面輔料，以使樣品呈現(xiàn)出同大貨相同的外觀特征。對一些水洗品種，對顏色的選擇要慎重，一般不宜使用紅白黑等。

(2)應要求工廠在一個星期內提供確認樣，并提供紙樣。

(3)用料應同第一次確認樣一并報出，并交公司技術人員審核后作為訂購依據(jù)。

(4)所有樣品寄客前均應交技術人員審核，對明顯有缺陷的產品，應直接退回工廠，并寫明修改意見。

(5)所有樣品應掛上公司或者客戶指定的吊牌。吊牌上應標明寄出日期、第幾次樣等足夠的信息，以保證確認過程的準確。

(6)在收到客戶確認意見后，應交公司技術員審核，對有疑問處，應同客戶及時溝通，在確保正確后方可叫工廠重新打樣。

(7)樣品確認不應超過三次，對打樣馬虎屢次不通過者應及時提醒業(yè)務員，并提出警告。長期無改善者，應列入不合格供方名單。

(8)對客戶中途提出修改，造成重復打樣延誤確認從而可能引起的不能按時交貨，應及時提醒業(yè)務員同客戶溝通，必要時應要求延時交貨。

二、組織生產和品質控制

訂單一經(jīng)確認應在收到完整的訂單信息后立即編制生產單。生產單的制作是整個業(yè)務過程的重要一環(huán)。須認真填寫，且由業(yè)務員審核簽字后方可下給工廠。

應及時下達成品購銷合同。業(yè)務員如授權業(yè)務助理繕制成品購銷合同，應告知收購價格以及交貨期。在繕制完成后應仔細審查，由業(yè)務員提請總經(jīng)理簽字并蓋章后才可生效。

面輔材料訂購單。編制面輔料訂購單時應將各種要求交代清楚，尤其是測試要求和測試方法。對一些無法用指標描述，但客人有要求的項目如起絨、磨毛、面料的光潔度等，應提供客戶認可的品質樣。面輔料訂購單必須由業(yè)務員簽字后才可以下給面料組和供應商。

不要等到客戶確認顏色后才下面輔料訂購單，只要有客戶明確的顏色數(shù)量搭配就應及時下單，以使供方提前妥善安排生產計劃。

定織面料生產周期較長，訂單一經(jīng)確認應立即將所需的面料總數(shù)交給面料組以便通知供方準備坯布并對交貨期有合理安排。

一定要對各種物料的生產周期有足夠的預計，保證每道環(huán)節(jié)都有足夠的生產和客戶確認時間。

服裝廠生產周期：各種物料備妥后20天—30天

印染面料生產周期：25天

色織面料生產周期：40天

需要定織坯布的應盡早同面料組協(xié)商以確定交期。

應使用進度跟蹤表對生產過程全程監(jiān)控，要對交貨時間心中有數(shù)，倒退每個階段應完成的時間，防止后期過于匆忙或無法按時交貨。

所有物料確認后應做成物料卡，一式四份。一份寄客，一份交服裝廠，一份留底，一份交QC。不要等到所有物料都確認后才準備物料卡，每確認一項就添加一項，以便核實跟蹤。對于存在缸差的大貨面料應請面料組查清每種色光的數(shù)量，并清楚標明后請客確認，同時也方便工廠分開裁剪和包裝。

QC驗貨安排。公司的每一個訂單每一批貨物均應有QC對其進行期初期中期末驗貨。即使有QC驗貨的客戶，我司亦不能放松對工廠的品質控制。業(yè)務助理應提前一個星期提交QC申請，由公司統(tǒng)一安排；對一些重要客戶或重要訂單，可以申請安排QC常駐工廠。對客戶要求測試的品種和類別，應認真挑選。我司承擔第一次的測試費用，如第一次測試不合格，以后的檢測費用由供應商承擔。

在申請期初驗貨時，應提交QC驗貨資料，驗貨資料必須規(guī)范完整。應至少包括以下內容：

(1)制造單

(2)款式圖和尺碼表

(3)客戶最后一次確認意見或產前樣意見。

(4)面料卡（應是客戶確認的包含各種缸差的布樣）和輔料卡

(5)如有水洗，應有水洗樣。

在收到QC驗貨報告后應認真閱讀報告提出的問題，及時同業(yè)務員和工廠溝通解決。QC最終驗貨報告是決定該批貨物能否出運的依據(jù)。

進料加工操作程序。訂單確認后，如果客人要求的面料需進口，應立即著手開始進料加工的程序。由于供應商在國外，寄送樣及儲運均需要較長時間且手續(xù)繁雜，一定要留足時間，以免耽誤交期。

應在訂單確認后立即繕制進料合同，并同供應商聯(lián)系打樣，著手安排手冊等必要的手續(xù)。

如果是客人指定的供應商，則應同時同客人聯(lián)系，確定物料的訂購方法及確認過程。如非客人指定的供應商，應確定好接受標準，測試方法等品質指標，以免發(fā)生糾紛和差錯。

根據(jù)客人的訂單數(shù)量，準備手冊。備手冊需要提供以下文件：

與工廠的加工協(xié)議合同（一份正本）。

加工合同備案申請表/進口料件備案申請表/加工出口成品備案申請表/單耗備案申請表（各一份）。

出口售貨合同（二份正本）。

加工企業(yè)提供的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本/稅務登記證副本/企業(yè)情況登記表副本。

備手冊時應注意：

加工企業(yè)的選擇：應選擇在海關有備案資料的工廠。如在海關沒有備案，須提供工廠的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本/稅務登記證副本/企業(yè)情況登記表副本交恒信報關部到海關辦理備案登記手續(xù)。

為了節(jié)省費用和減少變更手冊的手續(xù)，備手冊時應將合同的出口數(shù)量和進口面輔料數(shù)量在客人訂單數(shù)量的基礎上作適當?shù)脑黾印?/p>

手冊的核銷日期為做手冊的日期往后順延10-12個月。

同面輔料商聯(lián)系物料生產事宜，等物料備妥，準備開L/C或辦理T/T付款。

物料運輸：如果是從韓國進口，為節(jié)省費用，應嚴格要求韓國供應商用江蘇省外運或中遠的船，直達南京港。一般不可接受上海中轉。

面料到港后，須提供背書后的正本提單/發(fā)票/裝箱單/正本非木質包裝證明等清關文件和手冊交恒信報關部盡快報關，如果貨物體積很大，應由工廠直接從碼頭提貨以便節(jié)省短駁費用。

應及時提供一份進口發(fā)票交合同管理員開委托加工商品調撥單（見附頁），工廠憑提貨聯(lián)提貨。

工廠提貨回廠后，應及時向工廠了物料的品質，如果發(fā)現(xiàn)布面有大量疵點或者其他質量問題，要及時向客人和供應商聯(lián)系，盡早解決問題。

貨物出運前，需了解手冊進口的情況，出運時做到心中有數(shù)，避免手冊時間倒掛和重量倒掛，影響手冊的核銷。

手冊到期前一個月，應提供成本單和排料圖交給恒信報關部核銷手冊。

三、出運、收匯和付款

出運前20天，應同客戶確認最終船期。出運港口應盡可能選擇南京，以節(jié)約費用。

出運前10天，要催工廠預報裝箱單訂艙，并檢查配額情況。

進艙前7天，應預約客檢。

進艙前3天，應核實準確裝箱單、許可證、商檢，并確保裝箱單的箱數(shù)不會有變化，海關聯(lián)、商檢證交儲運員簽收。

允許貨物出廠前，應核實我司及QC驗貨報告，確認客戶同意放行后方可允許工廠送貨。

貨物一旦離廠，應同工廠核實最終出運數(shù)，如有短溢裝，應立即通知出運部門修改報關單據(jù)，確保出運數(shù)和報關數(shù)一致。

走貨后，應在5個工作日內寄出寄客單據(jù)，12天內準備好所有單據(jù)進銀行，60天內應核實是否已安全收匯。