趙群

摘要：隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作在各個機關企事業(yè)單位中越來越凸顯出重要的作用。但在當前的檔案管理工作中還存在著很多嚴重的問題，與時代的呼喚嚴重脫節(jié)，本文即是探討如何在新形勢下做好檔案管理工作、應該有哪些創(chuàng)新的策略，才能讓檔案管理工作呈現新局面。

關鍵詞：檔案管理 問題 創(chuàng)新策略

檔案管理工作，傳統意義上是指在各個工作單位的檔案館或者檔案室里，由專門的人員直接對各種檔案實體資料或者檔案信息進行管理，包括對相關的檔案信息或資料進行收集、整理、鑒定真?zhèn)?、保管等工作，最后把他們變成一種適合檢索、可以利用的數據，進而為單位、個人或者社會提供更好的服務。國家成立有相關的檔案部門，專門從事宏觀的檔案管理工作指導。

檔案管理工作分很多種類，最常見的是人事檔案的管理，此外還有圖書館常見的圖書檔案管理，工作單位常見的工作信息檔案管理，歷史記錄檔案管理等，只要存在的事情都可以整理成檔案，目的就是為了查詢檢索便捷，方便使用者。

隨著時代的推進，到了21世紀，科技飛快發(fā)展，計算機和網絡的進一步普及，標志著信息化時代的到來。在信息量無比巨大的今天，檔案資料的整合和真?zhèn)伪鎰e成為一個重要的課題，各個單位和機構對檔案的管理工作也相應提出了更高的要求，為了適應時代的進步，檔案管理工作需要進一步完善和改革。

一、目前檔案管理工作中存在的問題

1. 記錄很隨意：很多從事檔案工作的人覺得檔案記錄不重要，因此對檔案的錄入也是浮皮潦草。一般來說，檔案管理工作不創(chuàng)造生產力，也沒有太多的財富源頭，所以很多人對該工作表現出很明顯的懈怠，馬馬虎虎，不認真。于是總出現檔案信息收集不全，資料不夠完整的局面，如一個完整的人事檔案資料需要填寫20多個項目，而實際上管理者認為寫十幾個項目就足夠用了，而忽略的幾個項目，可能會在某些情況下成為重要信息。

2. 檔案人才不專業(yè)，很多崗位人浮于事：目前在檔案管理工作崗位上的人其能力和水平差異很大，很多所謂的專業(yè)檔案人士只了解一些檔案記錄的基本方法，根本不懂得如何去完善和管理。而且目前對檔案管理人士的培訓還跟不上時代的要求，很多單位對檔案管理人員配備很隨意，這樣一來，難免造成檔案人才結構不合理，進而讓一些水平高的檔案管理者的工作積極性受到了挫傷，隨之而來的就是檔案管理人員的流動性大，因此工作銜接也容易出問題，更加重了檔案管理工作的困難。缺少培訓，還容易造成檔案人士觀念落后，不思進取，不懂創(chuàng)新，所以他們難以對現有的檔案資料進行有效的整合，

3. 檔案管理的混亂：最典型的就是人檔分離或者不能及時更新。如人事檔案，有的人也許工作多年了，但自己的檔案可能還在學校放著，或者工作都換了，但人事檔案沒有能夠及時的調走，這毫無疑問地說明了檔案管理部門的不負責任。再說圖書檔案管理，圖書館每年都會引進很多新書，淘汰一些舊書，但一些圖書館的檔案資料更新卻不及時，讓淘汰的書的內容依然出現在系統中，而新引進的圖書的資料卻沒有能夠及時錄入，造成了借閱者的麻煩。這些都表明我國的檔案管理工作還顯得很落后，缺少秩序。

4. 檔案中不真實的內容還很嚴重。最典型的就是人事檔案中的年齡和是否是黨員的問題，全國大型運動會中一般都有年齡限制，如體操比賽必須要16歲以上才能參加，很多不滿16歲的運動員為了參加比賽，往往虛報年齡。再有就是很多畢業(yè)的大學生找工作，工作單位有的崗位要求是黨員，一些學生為了進去，就先斬后奏，先說自己是黨員，然后等進去了再申請做黨員，這都是由于管理檔案的人不認真辨別，結果放任了很多錯誤檔案資料的出現。

二、檔案管理工作的創(chuàng)新舉措

針對上述問題，該如何讓檔案管理工作有創(chuàng)新舉措，使得檔案管理工作能夠與時俱進呢？根據多年的工作經驗，結合當前社會發(fā)展的實際，我覺得應該有以下幾個關鍵點：

1.要想改變檔案管理工作的現狀，其根本是觀念要更新。

近代的中國，危難重重，有識之士希望用變法來挽救中國于水火，但為何精心籌劃的維新變法最終歸于失敗，并非是強大的頑固派保守勢力阻撓所致那么簡單，而是廣大人民群眾不覺醒，維新變法的意識脫離了群眾，大家不懂這是咋回事，說到根本就是，民眾的觀念沒改變，只有皇帝等幾個維新派的人改變了觀念是根本改變不了大局的。因此，如果不想重演當年悲慘的一幕，首先就是要讓所有做檔案管理工作的人堅定的認為，檔案管理工作是重要的。

最好的辦法就是對所有做檔案管理工作的人進行及時而又強化的思想培訓。必須要明確思想，讓他們知道檔案工作的重要性，檔案管理工作做到位了，對個人、單位、社會來說，都能起到很好的服務作用。檔案管理工作內容涉及政府、社會組織、企事業(yè)單位、公民活動等各個領域中所產生的具有保存價值的信息資料。檔案的收集、整理、辨?zhèn)巍⒈９芎屠茫?就是信息的生產、加工、傳播和利用過程。隨著科學技術的飛速發(fā)展，檔案工作的地位和作用肯定是越來越重要的。

而且要明確，檔案工作需要與時俱進，需要創(chuàng)新。檔案管理工作人員如果一直拘泥于以往的工作經驗和工作方式，一味守城，不愿意接受新方法，不運用新技術，那么檔案管理工作也必然將走入死胡同。知識和方法都是需要更新的，不然工作的路會越走越窄。

雖然說檔案工作目前屬于供養(yǎng)狀態(tài)，但如果檔案管理工作人士能夠多一些敏捷與創(chuàng)新，也許檔案管理工作有一天可以盈利，也說不準。檔案工作者只有經過自己的努力，才能提高檔案管理工作者的自身價值，才能開拓檔案事業(yè)發(fā)展的新局面。

2.做檔案管理的人員，素質必須過硬。

雖然要對所有做檔案管理的人做培訓，做指導，但其能力和水平最終也有高下之分，業(yè)務能力的提升其根本是看悟性。能做好檔案管理工作的人，必須有奉獻精神，學識要好，學問要淵博，且還能坐住冷板凳。不能找那種認為檔案工作枯燥，進而就忽視了它價值和作用的人來做檔案管理工作。培訓中還要指點做檔案管理工作的人最新的科學的工作方法，檔案管理工作并非是隨意記錄、漫不經心就可以實現的，而是有一定流程和規(guī)則，且工作中需要深度和技巧。做檔案管理工作的人員還要明確一點，檔案管理工作是一個服務性的工作，他根本的目的是讓使用者覺得方便，這樣不僅是方便查詢和查閱，還能證明工作人員的態(tài)度和能力。所以工作人員一定要用心、認真。

檔案管理人員素質修養(yǎng)到位，除了態(tài)度要認真，還要熟悉檔案現代化管理和現代化科學技術，因此他們必須要具備最新的社會科學文化知識及經營管理方面的知識，還要熟練掌握計算機應用和網絡現代化技術。檔案工作者還需要努力優(yōu)化自己的知識結構，這樣才能增強創(chuàng)新的意識和創(chuàng)新的能力。檔案管理人員對職業(yè)能力的把握如果是“?！钡脑?，那么學會相關的技術和知識就是“博”，這兩樣缺一不可，只有專博合一，才能使自己成為適應符合時代要求的復合型檔案管理人才。

3.設備更新要及時，檔案管理服務手段也要有創(chuàng)新。

檔案管理工作隨著時代的深入，服務手段也要與時俱進，跟著創(chuàng)新。計算機和網絡化時代，必須要加快電子檔案管理的步伐，辦公、記錄、登記都要無紙化備份。要積極開展網上檔案辦公和服務。在檔案實體管理和檔案信息檢索過程中，要靈活運用光學掃描復制、文字圖像壓縮、計算機高智能檢索、通信網絡、遠程信息傳輸等先進技術。這些新設備，都可以使檔案管理服務系統跟上時代，從而實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更便捷的服務。

4.檔案管理工作中要加強安全防范措施，防止信息流失。

由于檔案的內容涉及個人、單位甚至是國家的各項利益，所以任何從事檔案管理工作的人員都必須要有保密意識，絕對不可以隨便將單位或者個人的檔案泄露于外，這不光是檔案管理工作的性質決定的，還與相關工作人員的人品和德行有關。

進行檔案管理工作，一定要遵守行業(yè)紀律，維護檔案資料的完整與安全。維護檔案資料的安全一個是要保證檔案資料的齊全，不能出現損壞的現象，也不能缺少某一項或者某幾項。再就是，排列組合的要有章法，不能零亂堆砌，以免丟失或給他人盜用創(chuàng)造機會。檔案要求必須真實，因為他要反應一些人和事的原貌，絕對不允許任意篡改或修正，這點對于檔案管理者尤為重要，自己不光要防止他人篡改，自己更要遵守職業(yè)德行，不可以隨便修改。因此對檔案管理人員的德育教育必須非常到位。

5.為檔案管理工作建立規(guī)章制度

為了能讓檔案管理工作更加規(guī)范，就必須讓檔案管理工作有制度可依，因此最好各個單位或企事業(yè)團體能夠建立檔案管理章程，這樣等于把檔案管理工作的流程步驟都用制度的形式確定下來，并且還可以在實踐工作中進一步科學規(guī)范化，讓大家都知道該如何利用處理好檔案工作，以便最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用。還有安全保密問題，也必須要寫進了法規(guī)中，如在檔案管理工作中出現了泄密的人該作什么處罰。此外還要建立檔案管理監(jiān)督機制，讓眾人都可以監(jiān)督檔案管理工作者的行為，這樣可以進一步保證檔案管理工作的安全性。

參考文獻

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