學(xué)校檔案是廣大師生在長(zhǎng)期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)實(shí)踐等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、影像等不同形式的材料。它是研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)不可多得的寶貴史料。對(duì)這些資料的管理是學(xué)校管理工作中的重要內(nèi)容，也是衡量一所學(xué)校辦學(xué)水平的標(biāo)尺之一。只有建立健全高效、快捷的學(xué)校檔案管理體系，才能更好地為教育科研和學(xué)校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
　　檔案管理工作和檔案材料都是以各種材質(zhì)的紙張為主，并通過記錄和書寫的方式來進(jìn)行信息的保留和存儲(chǔ)，但傳統(tǒng)人工的方式進(jìn)行檔案管理存在很多不足：一是接觸的人員較多，保密性較差。二是容易出差錯(cuò)，效率低。三是檔案的查找、更新和維護(hù)困難。筆者認(rèn)為，針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的不足，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起信息化學(xué)校檔案管理體制——實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
　　信息化檔案管理能否成功地應(yīng)用在學(xué)校檔案管理中，關(guān)鍵在于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門主管的積極參與，尤其是領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)的提高。要讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案信息化對(duì)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實(shí)將檔案信息化提高到學(xué)校發(fā)展與改革的高度來對(duì)待。將檔案工作落實(shí)到實(shí)處，切實(shí)將檔案工作納入學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入部門的考核，納入檔案人員的職責(zé)范圍，使檔案管理有領(lǐng)導(dǎo)保證、人員保證、時(shí)間保證、經(jīng)費(fèi)保證。這是加快學(xué)校檔案信息化的關(guān)鍵，也是學(xué)校檔案事業(yè)生存與發(fā)展的根本保證。
　　檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的第一步。信息化檔案管理要符合檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，包括檢索語(yǔ)言、目錄著錄、名詞術(shù)語(yǔ)、信息代碼、技術(shù)設(shè)備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統(tǒng)計(jì)等方面都要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入計(jì)算機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，系統(tǒng)而正確無誤地記錄、存檔。
　　信息化檔案管理的前提是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的辦公自動(dòng)化，只有建立具有高效管理和開發(fā)利用檔案信息資源能力的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲(chǔ)到開發(fā)利用的信息化管理。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須從文件材料產(chǎn)生開始就運(yùn)用統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，完成撰寫、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過程，使文件材料的公文處理與檔案管理緊密結(jié)合起來，這樣學(xué)校各部門就可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)這些檔案信息資料的共享。
　　檔案信息化建設(shè)依靠的主要是高素質(zhì)的檔案工作者。從目前學(xué)校實(shí)際情況來看，大部分檔案工作人員都是一兼多職，對(duì)檔案管理信息化十分不利。要改變這種狀況，最簡(jiǎn)捷的辦法就是改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)新的工作需要，要加大檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其領(lǐng)會(huì)現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)，使檔案工作人員具備以下五種能力，即檔案信息真實(shí)性的維護(hù)能力、檔案信息的獲取能力、檔案信息的鑒定和評(píng)估能力、檔案信息的加工與提煉能力、檔案信息的交流與傳播能力，從而提高檔案管理效能。
　　加快檔案信息化的建設(shè)，就要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。要制定檔案管理信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo)，爭(zhēng)取政府和上級(jí)部門的支持。計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量豐富而廣泛，由計(jì)算機(jī)編印出的文件分類、主題等目錄，依托安全可靠的檢索系統(tǒng)，無論是學(xué)校自身查找資料，還是其他查閱檔案的人都會(huì)快捷而準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)查找。所以，學(xué)校應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，力爭(zhēng)全用計(jì)算機(jī)管理工具聯(lián)成一體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化。
　　信息化時(shí)代，對(duì)學(xué)校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統(tǒng)的管理模式和理念向信息化管理模式和理念轉(zhuǎn)變，要充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使學(xué)校檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的效能。
　　 （作者單位：北京懷柔區(qū)第二小學(xué)）