摘 要： 目前，我國(guó)QQ用戶已高達(dá)7.21億，QQ在高校師生中是除手機(jī)外具有最高使用率的通訊工具。本文通過對(duì)QQ群的研究，為教學(xué)秘書服務(wù)廣大師生找出一條新的途徑。
　　關(guān)鍵詞： QQ群 教學(xué)秘書工作 應(yīng)用途徑 注意點(diǎn)
　　QQ是目前中國(guó)網(wǎng)民使用最廣泛的即時(shí)通訊工具，截至2011年12月31日，騰訊即時(shí)通信服務(wù)活躍賬戶數(shù)達(dá)到7.21億。在使用QQ的網(wǎng)民中，有很多人加入了各種各樣的QQ群。QQ群由于具有即時(shí)性、共享性、多媒體性，易使用、好管理，終端設(shè)備多樣化等特點(diǎn)，目前已成了高校辦公活動(dòng)的主要得力助手。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，將QQ群作為輔助辦公手段的高校已達(dá)到99%。［１］
　　近年來，我校教學(xué)秘書根據(jù)工作任務(wù)的不同，先后建立了教務(wù)QQ群、學(xué)院教師QQ群、學(xué)習(xí)委員QQ群、教學(xué)秘書QQ群。通過建立這四個(gè)QQ群，為廣大教育管理工作者搭建了一個(gè)新的平臺(tái)，提高了工作效率，受到了廣大師生的廣泛支持和歡迎。
　　1.QQ群的簡(jiǎn)述
　　QQ群是騰訊公司推出的多人聊天交流服務(wù)，群主在創(chuàng)建群以后，可以邀請(qǐng)朋友或者有共同興趣愛好的人到一個(gè)群里面聊天。在群內(nèi)除了聊天之外，騰訊還提供了群空間服務(wù)，在群空間中，用戶可以使用群BBS、相冊(cè)、共享文件等多種方式進(jìn)行交流。QQ群的理念是群聚精彩、共享盛世。
　　2.QQ群在教學(xué)秘書工作中的優(yōu)勢(shì)
　　2.1及時(shí)快捷
　　目前，QQ在高校師生中是除手機(jī)外具有最高使用率的通訊工具，幾乎每個(gè)師生都有一個(gè)甚至幾個(gè)QQ號(hào)。現(xiàn)在各移動(dòng)電話通信運(yùn)營(yíng)商推出的手機(jī)套餐都贈(zèng)送一定的手機(jī)上網(wǎng)流量，可以不用電腦而通過手機(jī)上網(wǎng)使用QQ，使用更加方便，費(fèi)用也更加低廉。因此，各類通知、通告可以隨時(shí)隨地地發(fā)布，QQ群內(nèi)的師生也能在第一時(shí)間收到信息。
　　2.2發(fā)布通知
　　教學(xué)秘書由于其工作內(nèi)容的廣泛性和復(fù)雜性而處于比較特殊的位置，需要上與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)溝通，下與單位師生聯(lián)系，外與其他單位部門聯(lián)系，等等。通過QQ群，教務(wù)處可以將各類通知、公告及時(shí)發(fā)布給教學(xué)秘書，教學(xué)秘書可以將各類信息進(jìn)行整理、分類，再及時(shí)發(fā)布給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，避免以往為一個(gè)文件、一個(gè)通知頻繁打電話、來回跑動(dòng)的情況，大大提高工作效率。同時(shí)，借助QQ群公告欄，相對(duì)固定持續(xù)地提示師生做好某項(xiàng)工作，各類通知、通告、提示的發(fā)布，讓QQ群成為教學(xué)秘書的一個(gè)比傳統(tǒng)黑板公告欄更有效、及時(shí)、全面的信息平臺(tái)。［2］
　　2.3傳遞文件
　　目前，無紙化辦公成為人們工作的主要方式，QQ群傳遞、共享文件的功能正順應(yīng)了這種趨勢(shì)，以前一有學(xué)習(xí)文件，每個(gè)老師都給打印一份，這樣不僅耗時(shí)，而且造成了資源浪費(fèi)，如今則可以直接把文件放在群共享里，供老師自由下載，真正做到了無紙化。
　　2.4即時(shí)交流
　　QQ群給大家提供了一個(gè)平等交流的平臺(tái)，在一種輕松愉悅的環(huán)境中，大家可以交流思想、討論問題、共享資源和征求意見等。同事們可以圍繞討論主題發(fā)表自己的觀點(diǎn)、看法，學(xué)生可以針對(duì)課程設(shè)置、教師上課質(zhì)量、學(xué)生學(xué)風(fēng)等問題提出自己的見解及建議。群中還能通過圖片的運(yùn)用，為所要表達(dá)的內(nèi)容提供必要的補(bǔ)充，這樣，能更明確表達(dá)自己的觀點(diǎn)，更易被人理解和接受。
　　3.QQ群在教學(xué)秘書工作中的應(yīng)用途徑
　　3.1通過QQ群進(jìn)行辦公活動(dòng)
　　教務(wù)處通過QQ群將通知和任務(wù)發(fā)布在教務(wù)QQ群中，如：落實(shí)教學(xué)任務(wù)、排課、教材征訂、各類教skO61bD3TugR1EsTnaB0mg==學(xué)檢查、各類考試報(bào)名等，教學(xué)秘書通知和任務(wù)進(jìn)行加工和處理后，將意見整理后發(fā)至相關(guān)的QQ群，QQ群再通過教學(xué)秘書反饋給教務(wù)處，既可實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的雙向互動(dòng)，又可實(shí)現(xiàn)管理的多渠道和多層次。
　　3.2通過QQ群聯(lián)系和交流
　　建立教學(xué)秘書QQ群，可以為秘書們提供一個(gè)交流工作經(jīng)驗(yàn)的平臺(tái)，對(duì)工作中出現(xiàn)的問題在群內(nèi)討論，大家集思廣益，找出解決方案，提高教學(xué)秘書分析和解決問題的能力，提高秘書之間的合作意識(shí)和團(tuán)隊(duì)精神，促進(jìn)教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體進(jìn)步。另外，教學(xué)秘書是高校管理隊(duì)伍的重要組成部分，是教學(xué)活動(dòng)最直接的管理者，責(zé)任重、精神壓力大，也缺少人們的理解，工作沒有得到充分的重視。在教學(xué)秘書QQ群里大家有著相同的工作、相似的經(jīng)歷，從而對(duì)在工作中產(chǎn)生的矛盾和壓力更容易產(chǎn)生共鳴，而QQ群無疑是一個(gè)最好的，可以宣泄心中郁悶、不快等的地方。
　　3.3通過QQ群為大家提供更好的服務(wù)
　　可以說QQ群是一個(gè)展示個(gè)人素養(yǎng)的舞臺(tái)。作為一個(gè)始終扮演“服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的服務(wù)者，教學(xué)秘書在QQ群里要準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握教學(xué)第一線的最新動(dòng)態(tài)。對(duì)老師提出的問題要禮貌耐心地予以解答，在群里發(fā)通知時(shí)，不能用命令的語氣，可以改為更為可愛的表述方式，如現(xiàn)在流行的淘寶體：“親們，該交材料了。”這樣能增加彼此的親密感。教學(xué)秘書是展現(xiàn)教師風(fēng)貌的一面鏡子，以一種平等互動(dòng)的方式去聆聽學(xué)生的傾訴和心聲，有利于師生建立相互理解、相互信任的雙向溝通渠道，遇到學(xué)生不能解決的問題，秘書可以與相關(guān)部門協(xié)商，幫助學(xué)生解決。
　　4.利用QQ群開展工作的注意點(diǎn)
　　4.1垃圾信息太多
　　建立QQ群是為了大家更好地工作和交流，但很多人喜歡聊一些與主題無關(guān)的話題或者發(fā)的內(nèi)容很長(zhǎng)，影響閱讀，甚至有些人發(fā)一些未經(jīng)證實(shí)的謠言或小道消息，這就需要加強(qiáng)對(duì)QQ群的管理，禁止發(fā)布與工作無關(guān)的信息，如果進(jìn)行臨時(shí)會(huì)話，就可以設(shè)置討論組或者私聊。
　　4.2加強(qiáng)電子檔案的收集
　　有時(shí)針對(duì)QQ群里某個(gè)通知、通告，大家留言比較多，一會(huì)就會(huì)有幾十條留言，甚至有時(shí)個(gè)別人員會(huì)表述錯(cuò)誤，由于手頭忙別的工作，沒有時(shí)間管理，后面再整理這些原始資料就會(huì)顯得很困難。這就要求教學(xué)秘書及時(shí)對(duì)留言進(jìn)行整理、分類并做好備份，對(duì)不確定的留言要再次進(jìn)行確認(rèn)，以免造成失誤。
　　參考文獻(xiàn)：
　　［1］陶小紅，胡曉.QQ群在高校辦公活動(dòng)中的應(yīng)用——以湖南科技學(xué)院為例［J］.湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（5）.
　?。?］朱代洪.關(guān)于QQ群在大學(xué)生黨員教育管理中的實(shí)踐研究［J］.江西教育，2011，（1