張 航

(咸陽(yáng)師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院，陜西 咸陽(yáng) 712000)

電大開(kāi)放教育的本質(zhì)特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)教育學(xué)習(xí)資源的共享和學(xué)習(xí)者的自由參考和學(xué)習(xí)。不僅意味著對(duì)教育對(duì)象的開(kāi)放，更重要的是教育觀念、教育資源和教育過(guò)程的開(kāi)放。開(kāi)放教育以學(xué)生和學(xué)習(xí)為中心，采用靈活多樣的“教”和“學(xué)”的方法，且對(duì)入學(xué)者的年齡、職業(yè)、地區(qū)、學(xué)習(xí)資歷等方面沒(méi)有太多的限制，凡有志學(xué)習(xí)者，具備一定的文化、知識(shí)基礎(chǔ)的，不需要參加入學(xué)考試，均可以申請(qǐng)入學(xué)。

一、開(kāi)放教育學(xué)籍管理的主要內(nèi)容

電大開(kāi)放教育學(xué)生學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容包括:學(xué)生基本信息、學(xué)期注冊(cè)情況、課程注冊(cè)情況、考試注冊(cè)與考試成績(jī)記錄、學(xué)習(xí)過(guò)程中的獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍異動(dòng)情況等。學(xué)籍檔案采用計(jì)算機(jī)和文字管理方式分別存于省級(jí)電大和中央電大學(xué)籍管理部門(mén)，作為學(xué)校和各級(jí)教育行政部門(mén)查詢、檢查、審核學(xué)生畢業(yè)資格的依據(jù)。

1.新生入學(xué)注冊(cè)管理。開(kāi)放教育學(xué)員入學(xué)，參加電大統(tǒng)一組織的入學(xué)水平測(cè)試后，經(jīng)過(guò)省級(jí)電大和中央電大的兩層資格審查，通過(guò)后，報(bào)教育部高校學(xué)生司審核備案。同時(shí)將學(xué)員的基本數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入“教務(wù)管理系統(tǒng)”，統(tǒng)一生成學(xué)號(hào)，建立開(kāi)放教育學(xué)員的基本信息庫(kù)。

2.學(xué)籍異動(dòng)管理。學(xué)員因工作調(diào)動(dòng)、家庭搬遷等原因可以申請(qǐng)轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)。經(jīng)教學(xué)點(diǎn)、省級(jí)電大批準(zhǔn)后辦理，并上報(bào)中央電大。開(kāi)放教育學(xué)員根據(jù)自主學(xué)習(xí)的需求，每學(xué)期可以進(jìn)行學(xué)籍狀態(tài)的選擇，包括休學(xué)、退學(xué)和復(fù)學(xué)。

3.課程注冊(cè)管理。在教學(xué)點(diǎn)的教學(xué)安排下，在導(dǎo)學(xué)教師的指導(dǎo)下，在專業(yè)規(guī)定課程范圍內(nèi)，每學(xué)期初學(xué)員自主選擇擬修課程。各教學(xué)點(diǎn)匯總學(xué)員課程注冊(cè)數(shù)據(jù)，上報(bào)省級(jí)電大，經(jīng)省級(jí)電大匯總上報(bào)中央電大。

4.畢業(yè)管理。在學(xué)籍有效期內(nèi)，學(xué)員取得規(guī)定的最低總學(xué)分，達(dá)到畢業(yè)要求。教學(xué)點(diǎn)、省級(jí)電大、中央電大逐級(jí)進(jìn)行畢業(yè)的審核。記載合格者準(zhǔn)予畢業(yè)，頒發(fā)畢業(yè)證書(shū)。本科學(xué)員達(dá)到所修專業(yè)學(xué)位授予要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向授予學(xué)位的高校申請(qǐng)學(xué)士學(xué)位，由中央電大與學(xué)位授予高校共同審批。

二、開(kāi)放教育學(xué)籍管理的主要特點(diǎn)

電大開(kāi)放教育實(shí)行完全學(xué)分制，學(xué)籍8年有效;學(xué)習(xí)形式靈活、多樣。所以與傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理相比較，開(kāi)放教育學(xué)籍管理既具有明顯的信息化、規(guī)模性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，又具備復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性、周期性和分散性的特點(diǎn)。

1.信息化。開(kāi)放教育是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型教育模式，突破了時(shí)間、地點(diǎn)、空間的限制。學(xué)籍管理通過(guò)對(duì)“教務(wù)管理系統(tǒng)”的操作使用，依托中央、省、地市教學(xué)點(diǎn)三級(jí)辦學(xué)實(shí)體構(gòu)成的教務(wù)管理信息網(wǎng)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)用教務(wù)管理論壇、專項(xiàng)郵箱，傳輸著開(kāi)放教育學(xué)籍管理各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、執(zhí)行信息。通過(guò)教務(wù)管理BBS電子公告欄、QQ管理工作群和學(xué)生群，進(jìn)行在線交流和工作反饋。充分顯現(xiàn)出現(xiàn)代信息化的特點(diǎn)。

2.規(guī)?；?。學(xué)員入學(xué)在填寫(xiě)基本信息時(shí)，要求做到準(zhǔn)確和規(guī)范，因?yàn)樗蛯W(xué)生畢業(yè)時(shí)電子注冊(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性密切相關(guān)。包含姓名、性別、出生日期、籍貫、學(xué)歷層次等基本信息都儲(chǔ)存在“教務(wù)管理系統(tǒng)”中。當(dāng)參加開(kāi)放教育學(xué)習(xí)的學(xué)員形成了一定的規(guī)模，開(kāi)放教育學(xué)籍管理中的學(xué)生數(shù)據(jù)也就呈現(xiàn)出了規(guī)?；奶攸c(diǎn)。

3.系統(tǒng)化。開(kāi)放教育通過(guò)中央、省、地市教學(xué)點(diǎn)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、分級(jí)辦學(xué)、分級(jí)管理、分工協(xié)作的體制。學(xué)籍管理信息在中央電大、省、地市教學(xué)點(diǎn)之間傳遞進(jìn)行，通過(guò)三級(jí)聯(lián)動(dòng)使各項(xiàng)學(xué)籍管理工作布置、反饋、落實(shí);學(xué)籍管理通過(guò)“教務(wù)管理系統(tǒng)”與招生、專業(yè)規(guī)則計(jì)劃、考試的密切聯(lián)系，數(shù)據(jù)互相融合、互為條件;形成了一個(gè)相互協(xié)作的運(yùn)作體系。

4.復(fù)雜化。開(kāi)放教育通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)分層次、分級(jí)別管理，涉及各層次之間的聯(lián)系，加上學(xué)生來(lái)源復(fù)雜，影響因素較多，學(xué)生基礎(chǔ)參差不起，工學(xué)矛盾突出，動(dòng)態(tài)變化較大，學(xué)習(xí)又實(shí)行學(xué)分制，時(shí)間跨度大，教學(xué)計(jì)劃變化大學(xué)分替換頻繁，畢業(yè)審核材料多內(nèi)容雜，所以學(xué)籍檔案管理極為復(fù)雜難度很大。

5.動(dòng)態(tài)性。學(xué)習(xí)形式的靈活決定了開(kāi)放教育學(xué)籍管理的靈活性和動(dòng)態(tài)性，學(xué)生的學(xué)籍信息處于不斷的變化之中，通信方式、家庭住址、工作單位、成績(jī)異動(dòng)、借考、補(bǔ)考、缺考、重修、重考等等，再加上課程滾動(dòng)開(kāi)設(shè)，可變性大，所以開(kāi)放教育學(xué)籍檔案管理始終處于動(dòng)態(tài)的變化之中。

6.周期性。開(kāi)放教育學(xué)籍檔案伴隨學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，受各種因素影響，有的要持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，所以學(xué)籍檔案的連續(xù)性和周期性就成為開(kāi)放教育的特點(diǎn)。

三、開(kāi)放教育學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1、認(rèn)識(shí)模糊，重視不夠。電大開(kāi)放教育學(xué)員受工作、家庭等多方面因素的影響，個(gè)別學(xué)員對(duì)學(xué)籍檔案的采集不夠認(rèn)真和重視，檔案資料的采集填寫(xiě)不完整、不規(guī)范、不準(zhǔn)確，有的甚至由他人代填。部分學(xué)校對(duì)學(xué)籍管理缺乏正確認(rèn)識(shí)，經(jīng)濟(jì)上要求，管理上放任，投資上不重視。部分管理人員思想上不夠重視，認(rèn)識(shí)上模糊不清，學(xué)員學(xué)籍檔案審查不嚴(yán)，要求不規(guī)范，檔案收集和管理相對(duì)混亂。

2、手段落后，模式陳舊。開(kāi)放教育從招生到畢業(yè)環(huán)節(jié)已基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和遠(yuǎn)程操作，隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)員檔案數(shù)量不斷增加，加之存放時(shí)間不固定，管理上流動(dòng)性、動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，很多過(guò)程靠管理人員手工操作，沒(méi)有上升到“電子化”的高度，信息資源得不到充分的開(kāi)發(fā)和利用。

3、隊(duì)伍薄弱，輪換頻繁。學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，即要求管理人員掌握一定的管理知識(shí)、軟件系統(tǒng)的操作能力，還要求要有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性，甚至于對(duì)工作的協(xié)調(diào)、超前和創(chuàng)新。但是目前有些開(kāi)辦電大開(kāi)放教育的學(xué)校忽視學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，輪崗、換崗、人員變動(dòng)頻繁，缺乏對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。管理人員綜合素質(zhì)偏低，年齡偏大、業(yè)務(wù)不熟，電腦操作能力差，不當(dāng)?shù)牟僮鬟€會(huì)導(dǎo)致資料的丟失和損壞。

4、設(shè)備簡(jiǎn)單，軟件不配套。開(kāi)放教育學(xué)籍檔案以電子檔案為主，但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無(wú)形的東西，裝載在特定的介質(zhì)上，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)或其他特殊工具才能看得到它，沒(méi)有傳統(tǒng)檔案的直觀性。這就要求設(shè)備跟上，軟件配套，管理人員會(huì)操作，能讀懂，能看到。但目前各學(xué)校在這方面還存在很大的問(wèn)題。設(shè)備陳舊，多年不更新，數(shù)碼信息采集、二代身份證讀寫(xiě)器、監(jiān)控儀器等更無(wú)從談起。

5、制度不健全，安全無(wú)保障。檔案具有真實(shí)性、原始性和安全性的特點(diǎn)，開(kāi)放教育有他自身的規(guī)律和特點(diǎn)，所以就要有與之相適應(yīng)的學(xué)籍管理規(guī)章制度，不能套用全日制學(xué)籍管理規(guī)定。有的辦學(xué)單位雖然制度完善，但執(zhí)行不嚴(yán)，工作隨意性較大。如果網(wǎng)絡(luò)安全得不到保證，就會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)籍檔案的管理。

四、加強(qiáng)開(kāi)放教育學(xué)籍檔案管理的措施和對(duì)策

1、提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化管理。學(xué)籍檔案管理是電大開(kāi)放教育一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到開(kāi)放教育的質(zhì)量。所以要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍檔案管理的每一項(xiàng)工作、每一個(gè)細(xì)節(jié)，切實(shí)保證學(xué)籍檔案真實(shí)的反映學(xué)生學(xué)習(xí)的全過(guò)程。加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高分析問(wèn)題的能力。結(jié)合學(xué)籍工作實(shí)際，探索出學(xué)籍檔案管理的基本規(guī)律;樹(shù)立“一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切”的服務(wù)意識(shí)，全面提高學(xué)籍檔案管理水平和能力。

2、完善制度，規(guī)范管理。建立健全開(kāi)放教育學(xué)籍管理制度，科學(xué)高效地搞好學(xué)籍管理是提高開(kāi)放教育質(zhì)量的前提和保障。學(xué)校要在上級(jí)部門(mén)有關(guān)制度的基礎(chǔ)上，制定出符合自身實(shí)際的管理制度，使管理人員有章可循，有據(jù)可依，開(kāi)放教育的檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化和高效化。

3、發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，提高質(zhì)量和效率。學(xué)籍管理是一項(xiàng)既嚴(yán)肅又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎嚓P(guān)部門(mén)要依據(jù)開(kāi)放教育的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，將學(xué)籍管理納入到科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的軌道上。及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)學(xué)員的學(xué)籍進(jìn)行管理，使管理和被管理者能隨時(shí)隨地了解學(xué)籍狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息的規(guī)范化和管理的程序化，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率的不斷提高。

4、樹(shù)立安全意識(shí)、嚴(yán)防檔案損失。計(jì)算機(jī)并不是無(wú)懈可擊的，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問(wèn)題會(huì)日益突出。檔案信息涉及大量的個(gè)人隱私，網(wǎng)絡(luò)的不安全、軟件存在漏洞，防火墻被突破，黑客攻擊、讀取和更改學(xué)生信息等等，既會(huì)給檔案管理帶來(lái)巨大的損失，也會(huì)對(duì)學(xué)校聲譽(yù)帶來(lái)一定的影響。所以加強(qiáng)安全防范意識(shí)，采取必要的措施，防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問(wèn)題。

學(xué)籍管理是開(kāi)放教育一個(gè)重要的組成部分，學(xué)籍管理工作者要改變觀念、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷地研究和探索學(xué)籍管理的新思路、新辦法和新動(dòng)向，建立健全適應(yīng)開(kāi)放教育特點(diǎn)的規(guī)章制度，推動(dòng)學(xué)籍管理不斷完善，規(guī)范化、科學(xué)化地提高學(xué)籍管理的質(zhì)量，真正的做好學(xué)籍檔案管理工作，提升開(kāi)放教育學(xué)籍管理的內(nèi)涵，促進(jìn)開(kāi)放教育又快有好地發(fā)展。

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［1］田紅梅，韓愈強(qiáng).論現(xiàn)代遠(yuǎn)程開(kāi)放教育學(xué)籍管理的特點(diǎn)及戰(zhàn)略意義［J］.廈門(mén)廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2008，(1).

［2］韓宏雁.關(guān)于現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的思考［J］.晉中學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，(4).