王建尤

（三明學院 機電工程學院，福建 三明 365004）

一 目標管理下對辦公室職能的解析

就組織管理的一般要求而言，目標管理是確保各項工作齊頭并進的保證；在高校普遍執(zhí)行二級管理的當下，目標管理是確保全校和部門內部工作全面推進的保障。

（一）聯(lián)系上級部門的職能解析

目標管理活動是由兩大工作組成，即目標分解和目標協(xié)同。此時的聯(lián)系上級部門，則主要體現(xiàn)為目標分解方面。具體而言，高校黨委針對特定目標制定出學校各項總體目標，之后便在目標分解的基礎上具體到各二級學院進行計劃與實施。在高校普遍以內涵發(fā)展作為目標導向的當下，總體目標往往涉及到國有資產的配置和財務關系的規(guī)范環(huán)節(jié)。從而，二級學院辦公室的職能便內含有根據上級目標輔助組織建設和制度建設的要件。從目前高校的現(xiàn)狀看，二級學院管理層都在學?？傮w目標的基礎上，將其具體為本部門所應實現(xiàn)的子目標；然后，二級學院辦公室將遵循學院管理層的意圖后，起草具體的實施方案。

（二）協(xié)調所在部門的職能解析

正如上文對目標管理的界定，其還包含著目標協(xié)同的要件。而目標協(xié)同的有效進行不僅依賴于上級部門的行政監(jiān)督，還在于本部門內部的自我控制職能的實現(xiàn)；而履行部門內部自我控制職能的主體便是二級學院辦公室。以財務關系為例，辦公室負責人的職責之一還要定期核實收支情況并及時向部門領導層做出匯報。在規(guī)范財務關系方面，辦公室則須在二級學院黨政的授權下，適時掌握本部門預算資金的使用狀況；并及時在部門職工大會上進行公示或通報。

以上不難看出，二級學院辦公室的職能可以用“服務”二字概括。這種服務常態(tài)分為聯(lián)系上級和協(xié)調本部門兩個方面。那么在具體討論辦公室行政管理功能定位時，則著重于從第二個方面展開探討。

二 解析基礎上對辦公室行政管理的功能定位

（一）對外的功能定位

1．聯(lián)系上級部門的功能。關于這一點已經在職能部門的討論中闡述清楚了，作為行政管理的功能定位而言，則是聚焦于具體實施環(huán)節(jié)。在高?？茖庸芾頇C制下，辦公室負責人在履行聯(lián)系上級部門的前提，應是在二級學院管理層的授權之下的。正是因為這樣，辦公室實則以高?；鶎又黧w的地位起到了“外傳內答”的功能。“外傳”意味著通過收集內部民意或是各類訴求，在遵循上傳程序的基礎上來履行自身的行政職能。“內答”體現(xiàn)為，辦公室行政管理首先應在高校黨委的統(tǒng)一管理之下，從而作為聯(lián)系的橋梁來完成下行信息傳遞。

2．聯(lián)系兄弟部門的功能。這里的兄弟部門不僅包括教學部門，也包括非教學部門。前者諸如其它二級學院，后者諸如校辦。之所以強調這種功能在于，建立與二級學院的聯(lián)系將有助于促進本部門“社會資源”的拓寬，從而建立起良性互動的互補效應。針對聯(lián)系非教學部門而言，則在于建立起良性互動的信息交流機制。不難理解，受到我國社會文化特征的決定，良性互動關系的建立將為本部門的資源配置提供先機。

（二）對內的功能定位

對內則嚴格界定在二級學院內部，這也成為了辦公室行政管理另一領域的功能定位。實踐表明，辦公室與內部成員間的行政聯(lián)系主要包括：（1）傳遞上級文件精神；（2）承辦部門內的二級教職工代表大會；（3）對內部行政和教學管理人員進行績效考核；（4）協(xié)助二級管理層組織和協(xié)調內部有關事項等。其中，以下再著重就第三和第四項功能進行討論。

1．人員績效考核。一般來說，行政和教學管理人員應履行坐班制，這與一線教師的角色還有不同。因此，若要維系各項工作的正常運轉，辦公室行政管理應將考核有關人員的坐班履行情況納入其中；同時，在涉及到假期值班和教學期間值周要求時，辦公室行政還應落實和考核相關人員的履職情況。

2．內部事項協(xié)調。目前高校都在進行績效工資改革，這一改革不僅可以看作是高校工資制度的一種變革，也同樣是薪酬利益配置制度的變革。從目前所反饋的信息來看，二級學院的教職工難免存在不穩(wěn)定情緒。因此，辦公室在行政管理中首先應充分收集民意和訴求，并按時、合規(guī)的向主管部門傳遞；同時，還應向教職工認真解釋文件精神。當然，其它內部事項協(xié)調也應這樣展開。

三 功能定位下的實踐模式構建

（一）聯(lián)系上級部門的實踐

圍繞著國有資產配置來構建。在二級學院的教學與管理方面，都涉及到國有資產的配置等問題。對于教學方面來說，諸如專業(yè)實訓室的建設；對于后者而言，則包括日常管理中所需要的電腦和文件柜等。從二級學院內涵發(fā)展的角度出發(fā)，應大力爭取高校管理層對前者的資金支持；并也應對后者的使用進行成本控制。此時，辦公室行政管理中的重要內容就在于，將學院這些訴求通過正式書面材料及時上傳給高校管理層。并在協(xié)助部門管理者在非正式場合上與高層所進行的信息互動。或許其他作者對于非正式場合的行政管理視而不見，但結合我國傳統(tǒng)文化的特征來看，這恰是辦公室行政管理的客觀延伸。

（二）聯(lián)系兄弟部門的實踐

本文已經申明，對于具體的教學管理內容存而不論。那么建立起聯(lián)系兄弟部門的實踐又為哪般呢。本文認為，在高校目標管理下的目標協(xié)同，仍需要各平級部門建立起自主的協(xié)調機制來。如，同級院系之間在教學等場地上的協(xié)調與溝通；或者，學院同行政部門在被考核與考核之間的協(xié)調與溝通，這些都需要通過與兄弟部門建立聯(lián)系來完成。因此，存在著聯(lián)系需要的情況下，辦公室應代表學院管理層先期與兄弟部門建立起信息溝通意向，然后在組織實施下來促成正式交流和開展。關于這一點，實則是對行政程序的一種遵守，也是高校二級部門之間工作聯(lián)系的最佳選擇。

（三）人員績效考核的實踐

針對學院教學和行政管理人員各項考核結果，不僅直接反映在績效獎金的發(fā)放上，還存在著公開、公平、公正的問題。因此，辦公室行政管理在這方面工作的開展，須建立在高校、學院等兩級行政章程規(guī)定內來進行。與此同時，辦公室還應向被考核人員充分闡述績效考核體系的具體組成。本著權責對等原則，辦公室還應與教職工代表組成工作監(jiān)督小組，從而促進該項工作的穩(wěn)步進行。從目前的情況來看，高校行政管理和教學人員仍承擔著較大的工作任務，因此在針對坐班或其他的一些情況的檢查應采取靈活、柔性化的方式。

（四）內部事項協(xié)調的實踐

不難理解，高校的院系辦公室除了事務性的工作，主要是起中介作用。從而，在進行內部事項協(xié)調時難免因缺少授權而處于尷尬局面，如上文提到的績效獎金的發(fā)放問題。為了增強辦公室在此處行政管理的力度，學院應建立具體的工作績效考核辦法，并在全院教職工中通過的情況下，由辦公室協(xié)同本部門的黨政組成專門的考核小組來履行考核工作。這樣一來，實則就為辦公室的行政管理建立起了“合法”地位。當然，這仍處在不斷摸索之中。

四 其他方面：建立以人為本的行政管理模式

“以人為本”的管理理念是高校辦公室一切管理理念的基礎和核心。教育要以育人為根本。以學生為主體；辦學要以人才為本，以教師為主體。辦公室工作性質就決定了其在工作的每一個細節(jié)上，都要樹立為教師、為學生、為職工服務的思想。以人為本的管理主體，體現(xiàn)在兩個方面．一是以辦公室管理者為本，另一個是以工作人員為本。所謂以辦公室管理者為本，是指辦公室管理者作為一個領導者，擁有上級賦予的領導權力，對辦公室工作負有領導責任。辦公室要實現(xiàn)真正、有效的管理目標，辦公室管理者應該不斷提高自身管理素質，樹立正確的用人觀念，做到公正、公平、公開地處理各項對人的事宜，使被管理者感受到了公正評價和公平待遇：所謂以工作人員為本，是指要樹立工作人員是辦公室管理的主體．而不是被管理的客體。以人為本的實質就在于充分發(fā)揮人在管理中的主體作用，通過研究人的需要、動機和行為。并以此激發(fā)人的積極性、主動性和創(chuàng)造性，實現(xiàn)管理的高效益。按照這一思想，工作人員是做好整個辦公室管理工作的根本因素，學院領導和辦公室管理者應把辦公室的每位成員視為管理中的重要 資源。并在管理中構建民主平等的人際關系，以辦公室工作為中心形成強大的凝聚力，使每位成員都能獨立自主的工作。積極主動地發(fā)揮他們的創(chuàng)造精神和創(chuàng)造力，最大限度地發(fā)掘和調動他們的潛力，提高辦公室管理的效益。

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