任 湘，王青山，鄒慧玲

(湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館，湖南 長沙 410128)

我國的科技查新工作始于20世紀(jì)80年代中后期，國家科技部(原國家科委)截至2006年共確認(rèn)了32家查新單位。冶金部、化工部、鐵道部、農(nóng)業(yè)部、教育部等也相繼認(rèn)定授權(quán)查新機(jī)構(gòu)開展科技查新工作［1］。湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館是1995年農(nóng)業(yè)部認(rèn)定授權(quán)的第一批查新站之一，相對于我國開展查新業(yè)務(wù)的查新機(jī)構(gòu)而言，起步早，歷時(shí)長，從最初的少量文獻(xiàn)資源到豐富的文獻(xiàn)資源及設(shè)備的大量投入，從手工檢索到電腦網(wǎng)絡(luò)和國際聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)，從稀缺人員作業(yè)到具備一定專業(yè)背景、外語水平、計(jì)算機(jī)檢索技巧及溝通能力的教育部查新員的專業(yè)操作，高校查新機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目立項(xiàng)、結(jié)果鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等方面都有著不可忽視的重要作用。

1 科技查新客觀性的界定及表現(xiàn)環(huán)節(jié)

客觀性是指通過科技查新客觀地反映涉及到查新點(diǎn)的國內(nèi)外發(fā)表的文獻(xiàn)情況，已取得的成果和水平［2］。委托項(xiàng)目中的查新點(diǎn)前人是否有過研究、是否超過了現(xiàn)有的研究水平、如果類似又存在哪些異同，這是客觀存在的事實(shí)，科技查新就是通過大量的信息檢索、文獻(xiàn)內(nèi)容的綜合對比分析去揭示這些客觀事實(shí)的存在。要求在科技查新從查新委托到最后交付查新報(bào)告的整個(gè)過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)都要保持客觀性?？萍疾樾鹿ぷ髦胁樾聠T的活動(dòng)主要表現(xiàn)在接受查新委托、檢索數(shù)據(jù)庫、與查新內(nèi)容所在學(xué)科帶頭人商討、撰寫查新報(bào)告、審核報(bào)告等幾個(gè)方面。

1.1 查新委托

查新委托是項(xiàng)目委托人就將要從事的研究內(nèi)容的查新點(diǎn)委托給查新機(jī)構(gòu)經(jīng)文獻(xiàn)檢索、分析、對比后就其新穎性與獨(dú)創(chuàng)性做出判斷與證明的過程，這也是查新員開始查新工作的第一步。查新機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人在接受用戶委托分配查新任務(wù)時(shí)，根據(jù)委托項(xiàng)目所屬專業(yè)考慮查新員所屬專業(yè)背景的同時(shí)，要根據(jù)已知關(guān)系網(wǎng)絡(luò)回避關(guān)系戶，比如查新員不得接受自己家屬、導(dǎo)師、師兄弟等委托的查新任務(wù)，由于查新機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人不可能對諾大高校的教師或科研人員與查新員的關(guān)系都把握清楚，這個(gè)過程中要求查新員在面對查新任務(wù)時(shí)能夠主動(dòng)回避“關(guān)系戶”，最好在查新制度里建立主動(dòng)回避制度［3］，保證查新工作的客觀性。

1.2 實(shí)施檢索

即根據(jù)委托人提供的查新點(diǎn)與檢索詞在相關(guān)數(shù)據(jù)庫里獲取相關(guān)文獻(xiàn)，這一環(huán)節(jié)是查新工作的關(guān)鍵部分，要求查新員在對項(xiàng)目進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)委托項(xiàng)目查新點(diǎn)、科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)以及中英文檢索詞制定正確的檢索策略，選擇恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)庫，最后通過檢索獲取一般相關(guān)和密切相關(guān)文獻(xiàn)資料，實(shí)際工作當(dāng)中，會出現(xiàn)同樣的課題經(jīng)不同的查新員檢索結(jié)果大同小異的現(xiàn)象，這是因?yàn)椴煌樾聠T制定的檢索策略和數(shù)據(jù)庫不同會直接影響到檢索結(jié)果，進(jìn)而影響到查新結(jié)論，可以說實(shí)施檢索的優(yōu)劣成敗決定了整個(gè)查新報(bào)告的質(zhì)量。在這個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，要求查新員在實(shí)施檢索前一定要對委托項(xiàng)目進(jìn)行深入分析，充分了解項(xiàng)目前期研究基礎(chǔ)、即將要進(jìn)行的研究內(nèi)容和科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)，遇自身專業(yè)限制無法準(zhǔn)確把握的要點(diǎn)可請相關(guān)專業(yè)的專家把關(guān)，同時(shí)，在檢索詞的選擇上，要考慮多種語言不同的寫法及多種形式表達(dá)法，這樣才能保證查新的客觀性。

1.3 撰寫報(bào)告

即查新員根據(jù)檢索到的文獻(xiàn)通過對比篩選出與委托項(xiàng)目密切相關(guān)和一般相關(guān)的文獻(xiàn)，然后分析文獻(xiàn)與委托項(xiàng)目查新點(diǎn)相關(guān)、相似或不同的研究內(nèi)容，評價(jià)委托項(xiàng)目提供的查新點(diǎn)的新穎性、前沿性，得出客觀、公正、準(zhǔn)確的查新結(jié)論并撰寫出清晰、扼要、準(zhǔn)確、全面，并且具有大量文獻(xiàn)支撐的查新報(bào)告。在查新日常工作當(dāng)中，會出現(xiàn)一些不利于查新報(bào)告順利完成的情況，經(jīng)過文獻(xiàn)分析對比后發(fā)現(xiàn)委托人提供的查新點(diǎn)已有前人研究，但礙于情面或項(xiàng)目申報(bào)截止日期將要到期不得不鉆空子出具虛假結(jié)論;由于時(shí)間關(guān)系，在數(shù)據(jù)庫選擇范圍過窄或數(shù)據(jù)庫選擇不全就根據(jù)少量的文獻(xiàn)資料輕易下結(jié)論;對學(xué)校內(nèi)學(xué)科帶頭人或?qū)I(yè)領(lǐng)銜人過于信任，在接受查新委托時(shí)，迫于壓力或趕時(shí)間就委托人提供的所謂密切相關(guān)文獻(xiàn)下結(jié)論，完全忽略數(shù)據(jù)庫選擇和檢索策略這一過程就直接撰寫委托人希望的查新報(bào)告。這個(gè)環(huán)節(jié)里，查新員一定要堅(jiān)持原則，不得出具與檢索結(jié)果相悖的結(jié)論，要用事實(shí)說話才能保證查新結(jié)論的客觀性。

1.4 審核報(bào)告

審核報(bào)告是將查新報(bào)告完成交付給委托人的最后一步，也是給查新報(bào)告把關(guān)的最后一步。審核人員須審核報(bào)告各欄填寫是否翔實(shí)、完備，必要的文獻(xiàn)附件是否齊全，查新點(diǎn)、查新策略、查新結(jié)論是否正確，措辭是否恰當(dāng)?shù)?。另外，在文字處理與排版、段落與頁面設(shè)置等也要認(rèn)真審核，做到嚴(yán)格規(guī)范要求下的統(tǒng)一。日常查新工作當(dāng)中，由于審核員與查新員多年共事，相互比較了解，出于對對方工作能力的充分信任，在時(shí)間倉促的情況下，難免會出現(xiàn)審核員不經(jīng)認(rèn)真審核便簽字通過審核的情況，一不小心便會釀成大錯(cuò)，這種情況下錯(cuò)的不只是一份查新報(bào)告，而是整個(gè)查新站的信譽(yù)與外界對查新站工作能力的信任度。所以，在這個(gè)環(huán)節(jié)，審核員必須嚴(yán)格把關(guān)，對整個(gè)報(bào)告仔細(xì)閱讀，尤其是平常容易犯錯(cuò)與被忽視的地方，大到查新點(diǎn)、檢索策略、數(shù)據(jù)庫等的選擇，小到數(shù)字、日期、標(biāo)點(diǎn)符號的統(tǒng)一，可以說，在這個(gè)環(huán)節(jié)認(rèn)真、仔細(xì)、嚴(yán)格才能保證報(bào)告的準(zhǔn)確性與客觀性。

1.5 交付報(bào)告與存檔

查新報(bào)告完成審核通過之后交付給委托人不能說該查新任務(wù)就此完成，還有一些后續(xù)工作同樣要做好，以便于今后工作的順利開展，比如說項(xiàng)目委托人的信息填寫，所在院系、研究方向、聯(lián)系方式等;查新報(bào)告紙質(zhì)檔與電子檔、委托單、查新合同、文獻(xiàn)資料等的保存。信息存檔是便于今后的回訪，包括立項(xiàng)查新是否通過、近期是否還將申報(bào)課題、是否要申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、對查新工作有什么建設(shè)性意見等。

2 查新員素質(zhì)

2.1 具有良好的職業(yè)道德

之所以把職業(yè)道德排在查新員素質(zhì)的首位，是因?yàn)椴樾鹿ぷ魇且豁?xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，查新員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任心、堅(jiān)持秉公辦事的工作作風(fēng)、認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度、對委托人一視同仁的原則。同時(shí)，查新工作又是一項(xiàng)繁瑣、平凡的工作，日常工作當(dāng)中，查新員難免會出現(xiàn)“為他人作嫁衣”的失落感，或是毫無成就感而言，因此，要想成為一個(gè)稱職的查新員首先要熱愛自己從事的工作，要學(xué)會在枯燥的作業(yè)中尋找工作的樂趣和成就感。

2.2 具有一定的情報(bào)檢索知識和檢索技能

科技查新工作的基礎(chǔ)是利用科技情報(bào)人員熟悉情報(bào)知識的優(yōu)勢，利用各種文獻(xiàn)資源，通過電腦網(wǎng)絡(luò)或國際聯(lián)機(jī)檢索等情報(bào)手段檢索出委托項(xiàng)目相關(guān)文獻(xiàn)資源，從文獻(xiàn)對比的角度對項(xiàng)目查新點(diǎn)的新穎性和獨(dú)創(chuàng)性進(jìn)行論證。所以，科技查新工作首先是情報(bào)檢索工作，查新員應(yīng)熟悉情報(bào)檢索知識，比如各種圖書分類法、索引法、主題法以及檢索工具，各個(gè)數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)和起始收錄時(shí)間等，在具備這些知識的時(shí)候還要能綜合、靈活、熟練地運(yùn)用這些知識的實(shí)際操作能力，尤其在網(wǎng)絡(luò)普遍運(yùn)用的今天，對查新員在檢索過程中是否能夠快速、準(zhǔn)確、有效地得到檢索結(jié)果提出的要求更高。

2.3 具有一個(gè)或一個(gè)以上的專業(yè)知識背景

科技查新工作涉及某一個(gè)甚至多個(gè)跨專業(yè)的具體專業(yè)，這種工作性質(zhì)決定了查新人員必須具備一個(gè)或以上專業(yè)知識背景。一般來說，查新員若具備與委托項(xiàng)目相同或相近的專業(yè)背景，那么對該項(xiàng)目的研究方法、研究思路、科學(xué)技術(shù)內(nèi)容和查新點(diǎn)的把握才會更全面更準(zhǔn)確;相對不具備與查新項(xiàng)目專業(yè)知識的查新員而言，也才能更快速地提煉出較為全面而準(zhǔn)確的檢索詞，制定完善而又嚴(yán)密的檢索策略，選擇恰當(dāng)而又準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫;在相關(guān)文獻(xiàn)的分析對比過程中，才能準(zhǔn)確地區(qū)分密切相關(guān)文獻(xiàn)與一般相關(guān)文獻(xiàn)，辨別密切相關(guān)文獻(xiàn)與委托項(xiàng)目的異同，準(zhǔn)確把握委托項(xiàng)目的新穎性與查新點(diǎn)，這樣，得到的查新結(jié)論和寫出來的查新報(bào)告才能符合專業(yè)規(guī)范的要求。因此，這就要求查新機(jī)構(gòu)在查新員、審核員的人員配備方面全面、綜合考慮，合理配備查新員的學(xué)科背景、專長等，使整個(gè)查新員隊(duì)伍發(fā)揮優(yōu)勢。

2.4 具有順利閱讀與翻譯外語的能力

大部分查新工作無疑是國際性的，科技文獻(xiàn)90%以上是外文，但是據(jù)教育部科技發(fā)展中心的調(diào)查顯示，過去兩年里，全國大部分查新站的查新范圍以國內(nèi)查新為主，只有23所查新站查新范圍“國內(nèi)外(含國外)”多于“國內(nèi)”［4］，因此，2013年5月在云南理工大學(xué)舉辦的教育部查新員培訓(xùn)上，多位專家提到并得到廣泛認(rèn)可。各高校應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對國外科技文獻(xiàn)的檢索與調(diào)研，只有通過對國內(nèi)外文獻(xiàn)的全面檢索，才能準(zhǔn)確把握科研項(xiàng)目的真實(shí)創(chuàng)新程度和創(chuàng)新水平，才能準(zhǔn)確評價(jià)科研項(xiàng)目的水平，充分發(fā)揮科技查新在科研項(xiàng)目新穎性評價(jià)中的作用。這樣，無論是英文還是其他語言檢索詞的提取、檢索策略的制定、檢索過程中的人機(jī)對話，以及對外文文獻(xiàn)資料的閱讀、分析，與委托項(xiàng)目查新點(diǎn)相關(guān)或相似內(nèi)容的把握等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要求查新員具有一定的外語知識，外語水平太低或不懂外語則無法進(jìn)行國內(nèi)外查新。

2.5 具有對文獻(xiàn)與文字的綜合處理能力

查新工作涉及大量文獻(xiàn)判讀及信息分析提取，因此，要求查新人員應(yīng)具有較強(qiáng)的綜合處理、分析文獻(xiàn)資料的能力，這樣才能較為全面地了解查新課題的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)，準(zhǔn)確把握課題的查新點(diǎn)，也才能對密切相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行全面透徹地綜合分析和對比分析，歸納、總結(jié)出課題的新穎性和獨(dú)創(chuàng)性。同時(shí)，查新員在對委托項(xiàng)目新穎性做出判斷的時(shí)候要給出全面、綜合、客觀的文字表達(dá)，查新員只有具備較好的運(yùn)用語言文字的能力，才能用清晰、明了、準(zhǔn)確而又簡潔扼要地表達(dá)出查新的結(jié)果、文獻(xiàn)分析比較情況以及查新結(jié)論，才能撰寫出客觀公正、全面準(zhǔn)確、令人信服的查新報(bào)告。

2.6 具有正確的溝通能力

查新員與委托人的溝通是科技查新業(yè)務(wù)工作的核心，是查新報(bào)告質(zhì)量的保證。作為教育部查新規(guī)范嚴(yán)格要求下的專職查新員，筆者認(rèn)為一個(gè)優(yōu)秀的科技查新員除了應(yīng)具備上述知識與能力外，還應(yīng)該且必須具備良好的與查新委托人溝通的能力，這是做好查新工作的必要條件，也是最基本和最重要的條件。但是據(jù)與部分兄弟查新機(jī)構(gòu)的查新員、審核員交流情況來看，日常查新工作當(dāng)中，不管是采用電話還是郵件等其他形式來進(jìn)行查新溝通大都缺乏溝通理論，雖然大部分查新員和審核員對查新工作中溝通的重要性有認(rèn)識，但對與查新委托人的溝通方法與技巧把握不夠。所以，要求在查新工作當(dāng)中，委托人與查新員都要使用雙方都能理解的語句或詞匯，即委托人在委托查新的過程中所使用的句子能夠反映委托項(xiàng)目的研究內(nèi)容、科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)和查新點(diǎn)，并且透過這些句子把相關(guān)事實(shí)告訴查新員，查新員也要能把查新點(diǎn)、檢索詞及科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)的表述要求清晰明了地表達(dá)給委托人，切忌不懂裝懂，馬虎了事，良好的溝通才能保證查新報(bào)告的客觀公正性。

作為一個(gè)優(yōu)秀的查新員除具備上述基本素質(zhì)外，還應(yīng)該且必須在日常工作中不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，這對查新工作質(zhì)量保證和查新的客觀性都有重要意義，各查新機(jī)構(gòu)也要為查新員素質(zhì)提高更多的學(xué)習(xí)交流以及培訓(xùn)的機(jī)會，使其素質(zhì)培養(yǎng)在實(shí)踐工作中得到鍛煉和提高。

［1］［4］王超.高?？萍疾樾鹿ぷ魇辏跩］.中國高?？萍?，2011(9)：44-47.

［2］ 馬景娣，劉瓊，繆家鼎.論科技查新的客觀性、準(zhǔn)確性和可靠性［J］.情報(bào)探索，2004(2)：57-58.

［3］ 高彥靜，郭湘玲.淺談科技查新工作中回避制度［J］.現(xiàn)代情報(bào)，2010(11)：134-135，138.