郭福霞

維修企業(yè)要想做好配件的入庫(kù)管理工作，首先要有良好的崗前培訓(xùn)。包括配件檢驗(yàn)員、配件庫(kù)管員、配件計(jì)劃員和配件經(jīng)理在內(nèi)的配件部所有人員，都應(yīng)該接受配件入庫(kù)管理知識(shí)的培訓(xùn)。培訓(xùn)可以通過(guò)2個(gè)途徑進(jìn)行，一是參加廠家的培訓(xùn)，二是企業(yè)組織的內(nèi)部培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)滿足廠家的要求，包括入庫(kù)流程、崗位要求和績(jī)效考核等。最終目的是要使配件部員工能夠互相配合，盡職盡責(zé)地按流程完成配件入庫(kù)工作。下面本文將對(duì)入庫(kù)流程進(jìn)行詳細(xì)講解，并通過(guò)實(shí)例說(shuō)明入庫(kù)過(guò)程中需要避免的問(wèn)題。

1.入庫(kù)流程

企業(yè)有完整的入庫(kù)流程和制度是保證入庫(kù)工作正確、順利完成的前提條件。入庫(kù)流程包括以下步驟。

（1）核查清單：接收配件時(shí)，應(yīng)將訂貨單、裝箱單與實(shí)物仔細(xì)比對(duì)，配件號(hào)與訂貨配件號(hào)不符的，不予接收。

（2）清點(diǎn)數(shù)量：要保證入庫(kù)配件數(shù)量的準(zhǔn)確性，到貨數(shù)量要與訂單相符，若不符要詳細(xì)記錄，多退少補(bǔ)。

（3）驗(yàn)收：驗(yàn)收要及時(shí)，要在送貨人員在場(chǎng)的情況下開(kāi)箱驗(yàn)貨，有損壞跡象的要馬上檢查并拍照取證。送貨人與接收人雙方要在貨單上簽字，一聯(lián)留配件部存檔，另一聯(lián)由送貨人帶回廠家。

（4）分貨：安排人員對(duì)收到的配件進(jìn)行分類，將不同型號(hào)的配件分別放好。

（5）質(zhì)檢：檢查產(chǎn)品外包裝是否有損壞，沒(méi)有損壞的一般不用拆檢驗(yàn)收，如有損壞一定要拆開(kāi)檢查內(nèi)部配件質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)有銹蝕、霉變、滲漏、變色、變型及污染等異狀的配件，或配件過(guò)了保質(zhì)期的，都按照不合格品處理，應(yīng)單獨(dú)存放在“不合格區(qū)”，等待退回廠家。事后配件人員還要填寫《不合格品記錄表》和《供方評(píng)價(jià)記錄表》，作為對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)的依據(jù)。

（6）登賬：對(duì)沒(méi)有問(wèn)題的配件進(jìn)行登賬，將信息錄入庫(kù)存控制系統(tǒng)，打印入庫(kù)單。

（7）配件碼放：根據(jù)入庫(kù)單上顯示的貨位，將配件放入指定貨位。沒(méi)有貨位的配件要建立新貨位，將特殊訂購(gòu)的零件放到特別訂貨區(qū)。要注意檢查貨位上的零件號(hào)、數(shù)量和放置位置是否正確。隨時(shí)調(diào)整更新后的貨位號(hào)。對(duì)有使用期限的配件要做到先進(jìn)先出。最后還要在系統(tǒng)上確認(rèn)入庫(kù)，并在入庫(kù)單上蓋章。

2.案例解讀

實(shí)際上，絕大多數(shù)維修企業(yè)基本上都制定有相應(yīng)的入庫(kù)制度，但是在實(shí)際工作中，針對(duì)各種不同情況下的配件入庫(kù)確認(rèn)，還是經(jīng)常出現(xiàn)各種問(wèn)題。請(qǐng)看下面3個(gè)案例。

案例1：緊急訂購(gòu)配件的入庫(kù)

（1）事件經(jīng)過(guò)

在某品牌汽車4S店里，庫(kù)房管理員小張為維修人員領(lǐng)取配件時(shí)發(fā)現(xiàn)某車型的正時(shí)皮帶沒(méi)有了，但是系統(tǒng)卻顯示還有10條。此時(shí)維修人員正急需這一配件，于是小張馬上將這一情況反映給配件經(jīng)理。經(jīng)理很疑惑，怎么一下就少了整整10條呢，難道是放錯(cuò)了地方？于是，他又與小張一起在庫(kù)房里找了20min，還有沒(méi)有找到，這下2人都著急了。

經(jīng)理通過(guò)系統(tǒng)查詢了這批配件的訂貨單，發(fā)現(xiàn)這是一張緊急訂貨單，上面的項(xiàng)目并不多，共9種配件，其中一項(xiàng)正是這10條正時(shí)皮帶，其他都是鈑金件。此時(shí)，小張恍然大悟：“經(jīng)理，我想起來(lái)了，上次鈑金車間有一臺(tái)事故車，缺少幾種配件，發(fā)送了緊急訂貨單。小李說(shuō)正時(shí)皮帶要沒(méi)了，于是就訂了10條。這批配件是小李直接從廠家中心庫(kù)提回來(lái)的，鈑金件他直接交給了鈑金車間，但正時(shí)皮帶我也沒(méi)注意放哪了?！?/p>

于是經(jīng)理馬上給在外采購(gòu)的小李打電話。但是小李說(shuō)他也想不起來(lái)了：“是不是那天廠家中心庫(kù)沒(méi)發(fā)給我啊，我真忘記了。因?yàn)橹?，我那天取貨時(shí)沒(méi)帶訂貨單，也沒(méi)來(lái)得及核對(duì)，拿了配件就回來(lái)了?！苯?jīng)理很無(wú)奈，考慮到維修人員還在等待，這樣下去很可能造成客戶抱怨，于是吩咐小李：“你馬上采購(gòu)1條正時(shí)皮帶回來(lái)，以解燃眉之急，其他的事等回來(lái)再處理。”

（2）案例分析

在該案例中，小李明顯對(duì)工作不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，是此事的主要責(zé)任人。首先，他在取貨時(shí)就沒(méi)有攜帶訂貨單，也沒(méi)有按正確的流程對(duì)貨物進(jìn)行核對(duì)。其次，在配件取回后，他也沒(méi)有將配件入庫(kù)，而是直接發(fā)給了鈑金人員，以至于正時(shí)皮帶丟失，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失并造成客戶不滿。同時(shí)，小張也有一定的失誤，也應(yīng)對(duì)此事負(fù)有一定責(zé)任。他沒(méi)有對(duì)配件進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收，在沒(méi)有收到配件實(shí)物的情況下，僅憑系統(tǒng)打印的入庫(kù)單就對(duì)配件做了入賬處理。

（3）解決方案

此案例反映出工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，各崗位之間沒(méi)有互相配合的意識(shí)，小李只管提貨而沒(méi)有驗(yàn)貨，小張只是在電腦系統(tǒng)中錄入而沒(méi)有到配件庫(kù)實(shí)地查驗(yàn)。此時(shí)，首先應(yīng)該對(duì)員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)，明確每個(gè)崗位的工作職責(zé)。在各司其職的前提下，還要加強(qiáng)他們之間互相協(xié)作和互相監(jiān)督。此外，還要完善相關(guān)管理制度，實(shí)行績(jī)效考核，做到獎(jiǎng)懲有度。

對(duì)于此案例中出現(xiàn)的緊急訂貨情況，要規(guī)范緊急訂貨入庫(kù)流程，注意做到憑證簽收。工作人員到中心庫(kù)取貨時(shí)一定要攜帶緊急配件訂貨單，否則只能憑印象取貨，沒(méi)有核對(duì)品種和數(shù)量的依據(jù)，容易造成錯(cuò)誤。取貨時(shí)還要請(qǐng)中心庫(kù)的發(fā)貨人員在訂貨單上簽字，確定貨物已發(fā)?；氐?S店后，要及時(shí)將貨物與訂貨單一同交給庫(kù)管員。庫(kù)管員應(yīng)及時(shí)驗(yàn)收并簽字確認(rèn)，然后按指定位置入庫(kù)存放，并在系統(tǒng)上進(jìn)行入庫(kù)確認(rèn)，做到賬物相符。

案例2：非代理品牌配件的入庫(kù)

（1）事件經(jīng)過(guò)

周一的早晨，某4S店的服務(wù)總監(jiān)召集車間主任與配件經(jīng)理開(kāi)會(huì)，會(huì)議內(nèi)容是關(guān)于1輛非該品牌事故車的維修情況。該事故車在維修過(guò)程中更換了前懸架系統(tǒng)零部件，并重新進(jìn)行了四輪定位，但維修完成后進(jìn)行試車時(shí)發(fā)現(xiàn)車輛跑偏。經(jīng)過(guò)了多次調(diào)試，確定車輪定位數(shù)據(jù)正確后，車輛還是跑偏。車間主任與檢驗(yàn)員、技術(shù)總監(jiān)一起對(duì)該車進(jìn)行了診斷，最后確定是1根新?lián)Q的橫拉桿存在質(zhì)量問(wèn)題。服務(wù)總監(jiān)對(duì)此很生氣，特意找來(lái)配件經(jīng)理開(kāi)會(huì)。

配件經(jīng)理拿著新的橫拉桿與舊的橫拉桿做了比對(duì)，發(fā)現(xiàn)彎曲的角度不同，而且新配件上沒(méi)有生產(chǎn)廠家和型號(hào)標(biāo)識(shí)，卻有明顯的銹蝕，看上去像舊的一樣，很明顯此配件是假冒或者不合格產(chǎn)品。配件經(jīng)理又向相關(guān)配件人員詢問(wèn)了當(dāng)時(shí)進(jìn)貨與出貨的情況。原來(lái)這一配件到貨后，由于不是該品牌車型，沒(méi)有庫(kù)存位置，就直接交給了等在庫(kù)房門口的維修人員，并沒(méi)有進(jìn)行仔細(xì)的質(zhì)檢。最后，配件經(jīng)理只好緊急聯(lián)系了可靠的供應(yīng)商再訂購(gòu)了1根橫拉桿，不僅造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失，而且延誤了交車時(shí)間，引起了客戶的不滿，

（2）案例分析

目前，為了賺取保險(xiǎn)業(yè)務(wù)帶來(lái)的利潤(rùn)，很多4S店也會(huì)維修非代理品牌的事故車輛。對(duì)于此類車輛的配件，他們往往不會(huì)預(yù)留庫(kù)存位置，而是隨到隨出，只在電腦系統(tǒng)中做了入出庫(kù)確認(rèn)。在這一過(guò)程中，配件人員很容易忽視入庫(kù)管理。本案例就是這樣，配件人員對(duì)于懸架橫拉桿并沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)，而是直接發(fā)放給維修人員，直到裝車試用后，才發(fā)現(xiàn)是不合格產(chǎn)品。實(shí)際上，只要配件人員對(duì)其外觀進(jìn)行檢查仔細(xì)，就很容易發(fā)現(xiàn)這一配件是偽劣產(chǎn)品（沒(méi)有商標(biāo)和配件號(hào)，而且銹蝕嚴(yán)重），如果再與舊配件對(duì)比，也很容易發(fā)現(xiàn)彎曲角度不同。

（3）解決方案

那么，對(duì)于此類非代理品牌車型的配件，應(yīng)該如何進(jìn)行入庫(kù)管理呢？實(shí)際上，配件人員對(duì)于此類不熟悉的配件也可以參照本品牌配件進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和入庫(kù)登記，但要注意以下幾點(diǎn)。

首先是要及時(shí)。由于非本品牌車型配件一般不留庫(kù)存，隨進(jìn)隨出，所以驗(yàn)收更要及時(shí)，而且一定要與供應(yīng)商當(dāng)面進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后雙方要簽字確認(rèn)。

其次是要做到準(zhǔn)確。配件人員對(duì)于此類配件往往不太熟悉，所以一定要根據(jù)送貨單上的信息，仔細(xì)核對(duì)配件的包裝、型號(hào)、名稱和數(shù)量，核對(duì)無(wú)誤才可驗(yàn)收。

最后還要注意質(zhì)量檢驗(yàn)。這需要配件人員利用自己日常工作中掌握的技術(shù)和積累的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)配件的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)判。必要時(shí)可也以請(qǐng)技術(shù)經(jīng)理或使用該配件的維修人員協(xié)助判定，也可以采用舊件與新件對(duì)比的方法進(jìn)行檢驗(yàn)。

案例3：如何做好集中到貨配件的入庫(kù)

（1）事件經(jīng)過(guò)

又是月末的最后一次進(jìn)貨，4S店為了完成本月的配件銷售任務(wù)，不影響廠家的返利，一次性訂購(gòu)了60萬(wàn)元的配件，用了3輛廂式貨車才裝下。配件到貨時(shí)已經(jīng)是下午了，貨車司機(jī)著急趕回去，配件部的幾個(gè)人忙不過(guò)來(lái)，于是配件經(jīng)理找來(lái)10多名維修人員幫忙。等卸完3輛車的貨物，大家已經(jīng)累得筋疲力盡了，而且早就過(guò)了下班時(shí)間，因此來(lái)不及按正常的程序進(jìn)行清點(diǎn)、檢驗(yàn)和存儲(chǔ)，只能等第2天慢慢清點(diǎn)入庫(kù)。

第2天上班后，配件部工作人員馬上開(kāi)始清點(diǎn)貨物，在清點(diǎn)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)由于大量配件相互擠壓，使得一些配件出現(xiàn)了變形。此類配件無(wú)法向廠家索賠，最終給企業(yè)造成了一定經(jīng)濟(jì)損失。

（2）案例分析

在該案例中，配件部門只顧完成任務(wù)，而沒(méi)有考慮到大批量集中進(jìn)貨的弊病，沒(méi)有預(yù)留足夠的空間用于儲(chǔ)存配件，造成部分配件擠壓變形。此外，該事件中還暴露出了企業(yè)人員安排不合理的問(wèn)題，集中到貨時(shí)沒(méi)有預(yù)先組織足夠的人力進(jìn)行貨物的接收，最終沒(méi)能及時(shí)清點(diǎn)配件數(shù)量、核對(duì)單據(jù)并檢查配件質(zhì)量。

（3）解決方案

配件經(jīng)理應(yīng)該能掌控全局，合理安排人員分工，各司其職，以不變應(yīng)萬(wàn)變。集中到貨時(shí)配件種類多、數(shù)量大，所以準(zhǔn)備工作十分重要。要預(yù)先分好小組，劃分出不同種類配件的暫存區(qū)域，將大件、小件、易損件、塑料件及液體單獨(dú)存放，避免配件相互擠壓。

貨物驗(yàn)收時(shí)先清點(diǎn)大件，主要是核對(duì)到貨數(shù)量與清單是否一致，同時(shí)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行初步檢查，對(duì)數(shù)量不一致或質(zhì)量有問(wèn)題的要詳細(xì)記錄，然后按配件的性能、特點(diǎn)及形狀等安排相應(yīng)的貨位。對(duì)于油液類配件，由于其有一定的保質(zhì)期，所以一定要杜絕過(guò)期產(chǎn)品入庫(kù)，還要注意按照生產(chǎn)日期碼放，以便在出庫(kù)時(shí)做到“先生產(chǎn)的先出庫(kù)”。對(duì)于安全件，要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，認(rèn)真填寫《安全數(shù)據(jù)表》和《安全件清單》，記錄配件批次及到貨日期，以便于追溯。對(duì)于塑料件的驗(yàn)收，要特別注意有無(wú)變形。

最后，對(duì)清點(diǎn)無(wú)誤的配件要在電腦系統(tǒng)上辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)操作時(shí)務(wù)必認(rèn)真核對(duì)供貨商名稱、配件號(hào)、配件名稱、數(shù)量、計(jì)量單位和金額，保證無(wú)誤后進(jìn)行系統(tǒng)入賬。