孫文靖

檔案收集是豐富館藏檔案資源的重要途徑，是檔案工作最艱巨的首個(gè)工作環(huán)節(jié)。它是檔案管理工作的起點(diǎn)，也是檔案管理后續(xù)工作的支柱。所以檔案收集工作決定了檔案管理工作的質(zhì)量。隨著國(guó)家檔案法規(guī)文件的陸續(xù)頒布實(shí)施，檔案收集工作與過去相比有了很大的改進(jìn)，但現(xiàn)實(shí)工作情況遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有那么樂觀，這是各單位檔案工作中存在的一個(gè)突出的現(xiàn)實(shí)問題。

一、檔案收集工作存在的問題

1.歸檔種類不齊全。

現(xiàn)在很多單位的基層檔案室只把文書檔案的收集作為首要任務(wù)，對(duì)科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等）、專門檔案的收集則比較忽視，尤其是聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作更沒有得到有效重視。這樣就導(dǎo)致單位內(nèi)庫存檔案種類單一，很多有重要保存和利用價(jià)值的檔案沒有得到有效管理，極大影響了單位內(nèi)各部門對(duì)各類檔案的利用需求。

2.檔案意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致歸檔文件材料不齊全、不完整。

單位內(nèi)各部門工作人員由于檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，不注意日常工作中原始材料的積累保管，導(dǎo)致很多材料遺失或不知去向，到年終歸檔時(shí)只能有多少交多少。有的工作雖然非常重要，但因?yàn)闆]有注意材料的積累，所以也就無法歸檔。另外，檔案部門由于不了解各業(yè)務(wù)部門每年開展的具體工作，所以所謂的監(jiān)督、指導(dǎo)只能流于形式，最終形成歸檔文件材料不齊全、不完整的不利局面。

3.檔案收集歸檔范圍無法具體明確。

《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》也對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)單位文件材料歸檔范圍進(jìn)行了正確界定。但是，這一標(biāo)準(zhǔn)太抽象、太籠統(tǒng)。其中重要的、一般的材料如何界定很難具體把握，雖然各機(jī)關(guān)單位根據(jù)8號(hào)令編制了本機(jī)關(guān)單位的《歸檔范圍和保管期限表》，但內(nèi)容幾乎和8號(hào)令沒有什么大的變化，屬于籠統(tǒng)性的指導(dǎo)性文件。尤其是科技檔案、專門檔案的歸檔范圍更籠統(tǒng)，缺乏詳盡細(xì)化的內(nèi)容。各單位檔案部門在鑒別歸檔材料是否齊全完整時(shí)很難以此作為鑒別的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)太籠統(tǒng)。

檔案收集工作在檔案工作規(guī)范化管理中，雖然形式上有考核，但是考核標(biāo)準(zhǔn)太籠統(tǒng)。對(duì)檔案室檔案收集工作，沒有硬性標(biāo)準(zhǔn)，只是籠統(tǒng)地檢查是否收集齊全完整。而應(yīng)對(duì)檢查的歸檔率實(shí)際也是自欺欺人，無非就是把實(shí)際歸檔數(shù)視作應(yīng)當(dāng)歸檔數(shù)，因此這種考核標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際意義不大。

5.檔案收集工作有法可依，但執(zhí)法不嚴(yán)。

《檔案法》和《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等法規(guī)文件中雖然對(duì)拒不歸檔的行為做了規(guī)定，要求對(duì)有關(guān)責(zé)任人員給予警告處分；情節(jié)較重的，給予記過或者記大過處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降級(jí)或者撤職處分。但在實(shí)際情形中，由于各單位對(duì)檔案工作并沒有真正加以重視，加上檔案材料不及時(shí)移交歸檔并未給單位造成眼前的各種損失和不利影響。導(dǎo)致雖然檔案收集工作有法可依，但執(zhí)法卻無法真正落到實(shí)處，久而久之，部分工作人員的檔案法制意識(shí)就會(huì)淡薄，直接影響了檔案的收集歸檔。

6.檔案部門培訓(xùn)力度不足會(huì)影響檔案的收集歸檔。

各單位檔案部門在收集檔案時(shí)，通常只是發(fā)個(gè)通知告知各業(yè)務(wù)部門檔案的歸檔范圍、收集時(shí)間，針對(duì)性不強(qiáng)，在檔案收集的過程中所起的作用不大。特別是各業(yè)務(wù)部門職責(zé)和工作性質(zhì)不同，檔案呈多元化態(tài)勢(shì)，各部門形成的檔案具有很大的個(gè)性。所以在收集歸檔前急切需要檔案部門做專業(yè)的具體指導(dǎo)培訓(xùn)，而實(shí)際中常常缺乏這樣專業(yè)的指導(dǎo)培訓(xùn)。

二、解決檔案收集工作問題的有效對(duì)策

1.加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)。

檔案部門可以通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、刊物、報(bào)紙等媒介宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀(jì)違法的規(guī)定滲透各個(gè)業(yè)務(wù)部門，引起各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位檔案工作的重視，增強(qiáng)全員的檔案積累、保護(hù)和收集歸檔意識(shí)。另外，檔案工作人員也要經(jīng)常向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)單位檔案工作動(dòng)態(tài)及面臨的困境，爭(zhēng)取得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持。同時(shí)做好檔案的利用服務(wù)工作，以利用的高效性進(jìn)行宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。

2.樹立大檔案的概念，豐富館藏資源。

凡是有保存價(jià)值的各種載體、各種形式、各種門類的檔案都要及時(shí)收集，除了文書檔案外，基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等都要建立起來，門類齊全、資源豐富的庫存檔案才能更好地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，才能滿足利用者的查檔需求。

3.完善收集歸檔制度，確保材料齊全完整。

檔案部門工作人員由于不熟悉各部門業(yè)務(wù)工作，所以要在國(guó)家有關(guān)歸檔范圍指導(dǎo)性文件的參考下，和各業(yè)務(wù)部門工作人員溝通協(xié)商，共同制定和完善本單位詳盡的歸檔范圍和保管期限表，使其具有操作性和明確性，并建立健全切實(shí)可行的收集歸檔制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等要求貫穿其中。

4.增強(qiáng)檔案人員主動(dòng)收集意識(shí)。

長(zhǎng)期以來，檔案收集工作一直處于被動(dòng)收集的局面，你來交我就收，你交多少我收多少，到時(shí)候如果查找不到，就說材料沒有歸檔，似乎與檔案人員毫無責(zé)任。這種思想一定要改變，觀念一定要更新，檔案人員要正確認(rèn)清自己的角色。做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，可以通過辦公部門或年初召開單位專兼職檔案人員會(huì)議，了解各業(yè)務(wù)部門年度工作計(jì)劃，掌握主要工作項(xiàng)目和時(shí)間安排，便于及時(shí)督促相關(guān)人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，變過去的被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，讓部門工作人員時(shí)刻感受到檔案的重要性，贏得大家的支持。

5.檔案法制建設(shè)不容忽視，樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

作為上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門和檔案管理的行政部門要加大對(duì)所屬各單位檔案執(zhí)法情況的檢查和監(jiān)督，從行政上加強(qiáng)各單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高單位內(nèi)依法行政、依法治檔的思想意識(shí)。并對(duì)各單位檔案工作檢查中出現(xiàn)的違法違紀(jì)行為沒有及時(shí)依法處理的堅(jiān)決從嚴(yán)予以查處，以此樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，從而進(jìn)一步增強(qiáng)單位內(nèi)工作人員的檔案法制和歸檔意識(shí)，杜絕各單位檔案拒不歸檔現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案收集工作的有序開展。

6.檔案收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)要有明確性，不可籠統(tǒng)無操作性。

在收集工作考核時(shí)，要抽樣檢查某個(gè)工作項(xiàng)目，并結(jié)合業(yè)務(wù)部門針對(duì)此項(xiàng)工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，而不是簡(jiǎn)單地用一個(gè)歸檔率來說明收集材料的齊全完整性。這樣可以避免一些自欺欺人現(xiàn)象的發(fā)生，使檔案部門和業(yè)務(wù)部門工作人員都能從思想上高度重視起來，更好地在日常工作中做好材料的積累和收集歸檔，也能促進(jìn)檔案人員對(duì)部門相關(guān)工作的關(guān)注及材料收集工作的督查。

7.加大培訓(xùn)指導(dǎo)力度，強(qiáng)化收集歸檔工作。

檔案部門每年在年初和年末都要召集單位內(nèi)專兼職檔案人員分別開一次碰頭會(huì)。年初就各單位年度重點(diǎn)工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)查摸底，并反復(fù)強(qiáng)調(diào)材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關(guān)要求，落實(shí)好各單位責(zé)任人員；年末歸檔前要再次強(qiáng)調(diào)檔案歸檔工作的要求，便于大家及時(shí)整改，對(duì)于各部門提出的問題，要共同交流，加以解決。

總之，檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，與檔案工作的其他環(huán)節(jié)相比，它的地位非常特殊，可以說它是當(dāng)前檔案三大體系建設(shè)任務(wù)中檔案資源體系建設(shè)的重要工作內(nèi)容。檔案收集工作做得不好，就不會(huì)有完整的檔案，也就不會(huì)有健全的檔案制度。因此，做好檔案收集工作是做好檔案工作的前提。