呂嘯 劉鯤翔

【摘 要】在經(jīng)歷了一輪內(nèi)容管理系統(tǒng)的建設高潮后，許多出版單位發(fā)現(xiàn)已建成的內(nèi)容管理系統(tǒng)并未達到預期效果，采集效率低、信息不準確、內(nèi)容輸出難等問題嚴重影響了其作用的發(fā)揮，且大大增加了工作負擔，本文對這些問題進行了系統(tǒng)地梳理分析，并根據(jù)自身及同行經(jīng)驗，從內(nèi)容的輸入與輸出兩個方面著手，提出了相應改進對策。

【關鍵詞】內(nèi)容管理系統(tǒng)；內(nèi)容管理；數(shù)字出版

建設內(nèi)容資源庫是傳統(tǒng)出版單位向數(shù)字出版轉(zhuǎn)型的基礎性工作，近些年來，國內(nèi)出版社逐步開始了內(nèi)容管理系統(tǒng)的選型與建設，期待實現(xiàn)對各類數(shù)字資源的統(tǒng)一規(guī)范管理，從而為深度挖掘內(nèi)容價值，實現(xiàn)跨媒體出版[1]、內(nèi)容增值創(chuàng)造條件。內(nèi)容管理系統(tǒng)的主要功能是對數(shù)字資源的采集、加工、存儲及應用[2]，目前出版社所使用的系統(tǒng)雖然都基本能夠?qū)崿F(xiàn)這幾方面的功能，但是，由于在建設初期沒能很好地考慮本單位的工作流程，再加上對未來業(yè)務模式的認識不夠清晰，許多出版社發(fā)現(xiàn)，已建成的內(nèi)容管理系統(tǒng)似乎總是游離在業(yè)務流程之外，既沒有達到預期的效果，又增加了工作負擔。在信息技術發(fā)展迅猛，數(shù)字出版勢頭強勁的今天，傳統(tǒng)出版單位應盡快分析現(xiàn)存問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善這一基礎性的工作。接下來，本文將梳理內(nèi)容管理系統(tǒng)建設中一些常見的具體問題，并根據(jù)自身及同行的經(jīng)驗，提出相應的對策。

一、內(nèi)容管理系統(tǒng)的常見問題

1.采集效率低

出版社的內(nèi)容資源主要來源于圖書，圖書數(shù)字資源的收集整理也往往是內(nèi)容管理工作中最為重要的一項。目前，許多同行都感到這方面的工作非常令人頭疼，既要對新出版的圖書開展日常的整理入庫工作，又要面對大量已出版的圖書。而且，在圖書生產(chǎn)過程中，封面、版權頁、內(nèi)文等圖書部件通常由不同的單位制作，相應的電子文件也通常是在不同的地方保存，及時找齊這些部件需要耗費很大精力。再看內(nèi)容管理系統(tǒng)，一些系統(tǒng)的資源采集入庫功能需要太多的人工參與，不但要逐條檢索資源對應的圖書記錄、逐個選擇待入庫的資源文件，而且文件需要逐個上傳，在傳輸過程中無法進行其他操作?？傊嫶蟮馁Y源數(shù)量、多樣的文件來源，繁雜的入庫操作使許多出版單位都出現(xiàn)了資源采集效率低下的狀況。

2.信息不準確

內(nèi)容管理系統(tǒng)中的圖書基本信息通常由已有的編務系統(tǒng)等業(yè)務管理系統(tǒng)同步而來，這種同步的方法為數(shù)據(jù)整理工作帶來了一定的方便，但同時也帶來兩個問題，一是無用信息多，業(yè)務管理系統(tǒng)面對企業(yè)內(nèi)部使用，其中的圖書信息通常細化到印次，而內(nèi)容管理系統(tǒng)中的資源主要是面向內(nèi)容消費者的，如果直接從業(yè)務系統(tǒng)同步數(shù)據(jù)，那么同一種圖書就會按照印次呈現(xiàn)為多條記錄，對內(nèi)容消費者而言，這顯然是沒有意義的，因為他們只需要最新的內(nèi)容。二是信息不準確，業(yè)務系統(tǒng)中的書名、作者、簡介等圖書信息往往是編輯在選題申報時提供的，在編輯加工過程中，這些信息可能會有變動，而這些變動可能并未反映在業(yè)務系統(tǒng)當中，最終導致內(nèi)容管理系統(tǒng)中的圖書信息與圖書成品不一致。

3.內(nèi)容輸出難

建設內(nèi)容管理系統(tǒng)的目的是為了更好地利用資源，而許多出版社發(fā)現(xiàn)，應用內(nèi)容管理系統(tǒng)后，資源雖然存了進去，但是輸出卻很不方便。常見的內(nèi)容管理系統(tǒng)在輸出單個資源時通常很容易，但在批量輸出資源方面，卻并不盡如人意。在實際工作中，批量輸出幾十種甚至上百種資源的需求非常常見，例如批量輸出資源進行數(shù)據(jù)加工、批量輸出電子書供合作方銷售等，在這些情況下，如果逐個檢索下載資源，會花費很多時間。另外，內(nèi)容管理系統(tǒng)通常有著嚴格的權限管理機制，用戶下載資源需要層層審批，而責任編輯在重印、再版、宣傳等情況下下載自己負責圖書的資源時，也需要經(jīng)過這樣復雜的審批流程，顯然是沒有必要的。

二、內(nèi)容管理系統(tǒng)的改進對策

采集效率低、信息不準確、內(nèi)容輸出難等問題的出現(xiàn)，一方面是因為出版社在內(nèi)容管理系統(tǒng)的選型及建設期間，未能使系統(tǒng)功能與工作流程進行良好的配合；另一方面則是因為缺乏對未來業(yè)務需求的清晰認識，只重視資源存儲，忽視內(nèi)容輸出。另外，系統(tǒng)供應商對部分不實用功能的故意夸大，也在一定程度上影響了系統(tǒng)的建設方向。要避免這些問題，使內(nèi)容管理系統(tǒng)更加實用、更加易用，需要從細節(jié)著手，對輸入、輸出兩個方面的一些常用功能做出改進，具體可實現(xiàn)以下功能。

1.資源智能采集

目前常見的資源采集入庫操作分三步：第一，根據(jù)收集的資源文件在內(nèi)容管理系統(tǒng)中找到相應的信息記錄；第二，在系統(tǒng)中選中資源文件，將待上傳的資源文件與信息記錄相關聯(lián)；第三，等待上傳文件完成。可以看到，這三步操作均需要人工參與，而且這只是針對單個資源或單本圖書的操作，當面對大批量資源時，還需要不斷地重復這些操作。實際上，這些操作完全可以由系統(tǒng)自動完成。具體辦法為，對資源文件進行統(tǒng)一規(guī)范命名，使文件名中包含ISBN以及資源類型等識別信息，入庫時，將這些文件存入服務器中的某個指定目錄，內(nèi)容管理系統(tǒng)掃描這個目錄中的文件，根據(jù)文件名將資源文件與系統(tǒng)中的信息記錄相對應并自動完成上傳工作。這樣，采集資源時只要要求資源制作者規(guī)范命名，再將文件存放到指定目錄即可，其他工作均可由系統(tǒng)自動完成。

2.合并冗余信息

很多出版社在建設內(nèi)容管理系統(tǒng)時選擇了按印次管理圖書資源，目的是把資源整理好、存儲好，而實際上，內(nèi)容資源面向的是內(nèi)容消費者，內(nèi)容消費者關注內(nèi)容，不關注印次信息。因此，內(nèi)容管理系統(tǒng)只存儲每個品種最新印次的資源即可。采用按品種而不是印次管理的方式，需要對業(yè)務系統(tǒng)與內(nèi)容管理系統(tǒng)間的信息接口程序進行修改，只傳遞第一印次的信息即可，重印后收集的新版資源可直接替換原有資源。合并印次，使內(nèi)容管理系統(tǒng)記錄清晰，而且極大節(jié)省了存儲空間。

3.用戶資源權限

為方便用戶維護與利用資源信息，將用戶權限關聯(lián)到具體資源，例如責任編輯擁有對自己負責的圖書資源的修改、下載權限，部門負責人擁有對本部門資源的修改、下載權限等。這樣的權限配置一方面有利于資源信息的維護，使編輯可自主完善信息，另一方面避免了資源下載時不必要的審批程序，方便了用戶獲取資源。

4.采集狀態(tài)檢查

內(nèi)容管理系統(tǒng)中的每種圖書通常會包含封面JPG、封面PDF、封面源文件、內(nèi)文PDF、內(nèi)文排版文件、整書PDF、整書XML、整書EPUB、整書OCF等多種類型的資源文件，這些文件來源不同，很難同時收集入庫，因此系統(tǒng)中圖書資源不完整的現(xiàn)象會經(jīng)常出現(xiàn)。當批量提取資源進行數(shù)據(jù)加工或者銷售時，首先要檢查需提取的文件是否存在，如不存在，需要有針對性地二次收集，這時如果逐條人工檢查，會耗費大量時間。在這樣的情況下，采集狀態(tài)批量檢查功能將發(fā)揮很大的作用，用戶將包含ISBN信息的書目EXCEL文件導入系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動檢索到每一個ISBN對應的圖書記錄，并檢查與該書相關的各類資源文件是否已經(jīng)入庫，最后以列表形式詳細呈現(xiàn)每一種書、每一類資源的檢查結(jié)果。

5.內(nèi)容靈活輸出

內(nèi)容資源實現(xiàn)集中存儲之后，能否做到靈活輸出，就成了內(nèi)容管理系統(tǒng)能否有效發(fā)揮作用的關鍵。輸出資源時，既要面對多樣的輸出需求，又要面對大量多種格式的資源，要做到靈活輸出，可從兩個方面著手。一是實現(xiàn)批量輸出，用戶提交包含ISBN信息的書目EXCEL文件并選擇需要輸出的文件類型，系統(tǒng)自動將這些文件檢索出來并拷貝到指定位置，用戶到該位置提取即可；二是實現(xiàn)自動格式轉(zhuǎn)換，內(nèi)容銷售商對電子書內(nèi)容格式都有自己的要求，即便是同一種文件格式，在細節(jié)上也會有很大不同，通過格式轉(zhuǎn)換功能，將加工后的圖書XML文件自動轉(zhuǎn)換為銷售商需要的格式，既節(jié)約了加工成本，又提高了工作效率。

三、結(jié)語

細節(jié)決定成敗，建設內(nèi)容管理系統(tǒng)只有在細節(jié)上下足工夫，提高智能化水平，使各種功能既能適應既有的業(yè)務模式，又能滿足將來的業(yè)務需求，才能使其真正融入出版社的日常工作，發(fā)揮其在數(shù)字出版時代應有的作用。

參考文獻：

[1]張萍.內(nèi)容管理技術在跨媒體出版中的應用[J].中國出版，2004（6）：57-59.

[2]劉爭.內(nèi)容管理系統(tǒng)在數(shù)字出版中的應用研究[J].編輯之友，2012（4）：20-25.