賴(lài)小艷

【摘 要】隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路進(jìn)一步拓寬，只有提高檔案數(shù)字化整體水平，才能讓數(shù)字化為檔案管理插上飛翔的翅膀。本文旨在分析檔案數(shù)字化現(xiàn)狀、優(yōu)勢(shì)與缺陷及發(fā)展趨勢(shì)。在此基礎(chǔ)上提出：檔案數(shù)字化是迫在眉睫的艱巨任務(wù)，它是檔案管理結(jié)合計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)共同實(shí)現(xiàn)的，必須針對(duì)其現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，深入研究對(duì)策，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的完美應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化；積極；管理；挑戰(zhàn)；戰(zhàn)略

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

一、發(fā)展檔案數(shù)字化的必要性

首先，檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)資源的建設(shè)包括兩大任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄象檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔和電子檔案管理。

其次，檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案的原件。具體表現(xiàn)為：代替原件使用，保護(hù)檔案原件；數(shù)字化副本異地保存，輸出微縮膠片供永存保存，這樣可使這些檔案資料在天災(zāi)人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞；恢復(fù)檔案材料模糊蛻變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

再次，檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路，數(shù)字檔案館無(wú)疑是21世紀(jì)各級(jí)各類(lèi)檔案館的發(fā)展方向。盡管它當(dāng)前的組織結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于不成熟階段，可其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化則是必須的，要想國(guó)家前進(jìn)，檔案數(shù)字化是基本建設(shè)工程之一。

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)與缺陷

（一）檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

1.有利于部門(mén)立卷制度的落實(shí)

部門(mén)立卷是個(gè)老生常談的問(wèn)題，但至今檔案室代替部門(mén)立卷現(xiàn)象依然很普遍，個(gè)別立卷單位一年中分幾次送一些零散材料給檔案室由檔案員代替立卷。但也存在一個(gè)問(wèn)題：及檔案管理員對(duì)該部門(mén)的工作未了解，無(wú)法斷定材料是否齊全完整，從而影響歸檔案卷的質(zhì)量。

2.檔案管理不受時(shí)間和工作環(huán)境的限制，大大提高辦公效率

傳統(tǒng)管理模式不論是管理還是利用都只能安排在上班時(shí)間內(nèi)進(jìn)行。工作環(huán)境是由管理人員、利用者及辦公用具集合在特定的場(chǎng)合中構(gòu)成。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，傳統(tǒng)的辦公用具消失了，取而代之的以單位網(wǎng)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、電腦工作臺(tái)為主要辦公工具。企業(yè)各部門(mén)形成大量的電子文件，存儲(chǔ)于硬盤(pán)中，與實(shí)物載體沒(méi)有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)之中，利用者只有獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱的檔案信息。

檔案管理效率也大大提高，立卷部門(mén)只要平時(shí)將本部門(mén)的文件材料輸入計(jì)算機(jī)，年終將歸檔材料送交檔案室，檔案管理員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接自動(dòng)立卷、編目，并打印出移交目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄等，整個(gè)操作過(guò)程簡(jiǎn)單便捷。

3.檔案數(shù)字化管理提高檔案內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)

傳統(tǒng)管理模式對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)順序整理，只能保證檔案的完整安全保管與單個(gè)文件的查找利用。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，各類(lèi)檔案的電子文件集中存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上，電子文件經(jīng)立卷后，利用者通過(guò)檢索工具，可搜索到體現(xiàn)同一事件的若干歷史性的電子文件，幫助利用者了解事情的來(lái)龍去脈，滿(mǎn)足利用者關(guān)于某一專(zhuān)題的深層次查詢(xún)需求。

（二）檔案數(shù)字化的缺陷

1.電子文件檔案的不安全因素，影響長(zhǎng)期保存

電子文件檔案具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出性?xún)?yōu)點(diǎn)。但在利用安全方面，電子文件利用的安全和保密工作更加難以控制，電子文件采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息業(yè)可以更改，者些都使電子文件檔案的原始憑證性辨別變得更困難。

2.電子文件檔案的存儲(chǔ)受載體制約性強(qiáng)

電子文件檔案存儲(chǔ)對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴(lài)性很強(qiáng)?，F(xiàn)有計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備雖然容量很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件總有窮盡的時(shí)候。

由于應(yīng)用軟件的更新速度加快，很多早起形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容問(wèn)題。文件形成部門(mén)為存儲(chǔ)檔案投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件。

電子文件不能像紙質(zhì)文件直接讀取，數(shù)據(jù)易丟失、病毒侵害等不安全隱患的存在，都給電子文檔的安全保管和長(zhǎng)期保管帶來(lái)很大的威脅。

3.檔案“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)

檔案“雙套制”保存是將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。單位實(shí)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，各部門(mén)文件資料在網(wǎng)上傳遞、承辦，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類(lèi)型的文件并發(fā)保存的局面，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

4.辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)不兼容

有些單位內(nèi)各部門(mén)應(yīng)用的管理軟件都不相同，都使按照各自部門(mén)的特點(diǎn)開(kāi)發(fā)及使用。而現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，軟件環(huán)境差異較大，形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無(wú)法進(jìn)行各科室形成的電子檔案文件直接歸檔。歸檔文件、數(shù)據(jù)的收集和錄入還停留在原始管理水平上。

5.數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程造成障礙

雖然檔案信息管理系統(tǒng)推進(jìn)多時(shí)，但很多單位沒(méi)有對(duì)這個(gè)強(qiáng)大的信息提高利用意識(shí)，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工完成。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的資料寶庫(kù)。數(shù)字化檔案利用率得不到提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在整個(gè)管理過(guò)程中的應(yīng)用僅限于文字的錄入。編輯和打印工作，不僅消耗了人力物力，而且使電子檔案沒(méi)有得到合理的開(kāi)發(fā)和利用，造成雙重浪費(fèi)。

三、檔案數(shù)字化的發(fā)展策略

（一）加強(qiáng)系統(tǒng)工程建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共享

檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤(pán)備份、查詢(xún)管理、安全措施等，一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各部門(mén)日常工作每天要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤(pán)陣列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤(pán)和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)牟樵?xún)系統(tǒng)，通過(guò)觸屏查詢(xún)及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達(dá)到資源共享的目的。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

針對(duì)企業(yè)中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問(wèn)題，建議在查詢(xún)接口程序中增加查詢(xún)檔案資料功能，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、人事管理等系統(tǒng)的無(wú)縫集成。

針對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的問(wèn)題，建議在紙質(zhì)文件與電子文件之間建立一個(gè)“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存。以及根據(jù)數(shù)字檔案的特點(diǎn)，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全有序展開(kāi)。

（三）提高管理水平，注重人才培養(yǎng)

隨著當(dāng)今世界信息爆炸式的增長(zhǎng)，檔案管理也由過(guò)去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化辦公設(shè)施為依托的技術(shù)密集型工作。這一方面要求管理者具有很強(qiáng)的分析能力，對(duì)一些專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握：另一方面，要根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)庫(kù)信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關(guān)部門(mén)應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件的管理知識(shí)，提高電子文件保密管理意識(shí)，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高檔案數(shù)字化管理水平。

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