【摘 要】本文從干部人事檔案現(xiàn)狀出發(fā)，重點分析了干部檔案信息化的必要性，并在此基礎(chǔ)上提出了高校干部檔案工作信息化建設(shè)的措施：出臺干部人事檔案信息化工作標(biāo)準(zhǔn)，強化信息化管理的檔案專業(yè)人才隊伍，實用的干部人事檔案管理軟件和硬件設(shè)施。

【關(guān)鍵詞】高校；干部檔案；信息化

組織人事部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中所形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等內(nèi)容的相關(guān)文字資料組成了干部檔案。伴隨著電子政務(wù)的發(fā)展，為了提高人事檔案工作的全面性、真實性和時效性，提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值，利用計算機及網(wǎng)絡(luò)管理干部信息必將取代傳統(tǒng)的干部檔案工作模式，干部檔案工作的信息化已經(jīng)勢在必行。

一、高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀

計劃經(jīng)濟時代背景，造成了傳統(tǒng)檔案管理以控制人、制約人為出發(fā)點的封閉式管理模式，不符合現(xiàn)代人事管理和信息化社會的發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)意義上的干部人事檔案管理工作是以紙質(zhì)檔案材料為管理對象的，主要的工作都是以手工方式進(jìn)行的，手工操作工作流程復(fù)雜，費時費力，容易出現(xiàn)差錯；紙質(zhì)檔案材料占地面積較大，在查借閱過程中的檔案缺損、老化現(xiàn)象容易發(fā)生，從而導(dǎo)致信息失真；目前高校對干部人事檔案的利用還只是日常查借閱的利用，沒有對干部人事檔案進(jìn)行深層次的資源開發(fā)和利用；目前全國還沒有正是推出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案信息化管理辦法，各個單位還在獨自摸索階段。因此，高校干部人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)置于重要的工作日程中。

二、高校干部人事檔案信息化的意義

（一）國家戰(zhàn)略層面

目前，我國檔案管理發(fā)展的重要戰(zhàn)略階段是檔案信息化建設(shè)，具有深遠(yuǎn)而任重道的意義，是實現(xiàn)國家信息工程的重要步驟。我國政府管理已轉(zhuǎn)變部門職能走向社會服務(wù)化道路，進(jìn)一步打造現(xiàn)代化檔案信息資源品牌并形成現(xiàn)代、實用、高效的信息化服務(wù)平臺。高校干部人事檔案工作也必須背負(fù)歷史使命，緊跟檔案事業(yè)發(fā)展的潮流。

（二）服務(wù)層面

從服務(wù)層面來看，高校干部人事檔案管理信息化是為了給領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門在較短時間內(nèi)提供全方位的干部信息，通過信息化的方式可以從根本上改變過去那種從紙質(zhì)上表面了解干部的傳統(tǒng)方式，為查閱人提供快速全方位準(zhǔn)確的干部人事信息和獲取干部的簡歷、德能勤績等方面的綜合信息，提高了干部檔案管理的勞動效率與工作質(zhì)量。干部檔案的查閱瀏覽可在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上完成，查閱檔案的地點不受限制，可以減少不必要的事務(wù)工作，提高相關(guān)人員的工作效率。

（三）檔案保護(hù)層面

檔案真實性是檔案工作者所要關(guān)注的頭等大事，高校干部人事檔案信息化建設(shè)主要是通過建立干部檔案工作的軟件，對所有檔案信息利用掃描儀進(jìn)行掃描，保障了已輸入歸檔數(shù)據(jù)信息的不可變更性。為了保證檔案的真實性在檔案查閱時可以使用紙質(zhì)材料和數(shù)據(jù)信息對照的方式，相應(yīng)的避免了檔案材料從源頭上或過程中的失真。通關(guān)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)查閱干部人事檔案還可以減少對紙質(zhì)檔案的磨損，不僅保護(hù)了紙質(zhì)的干部人事檔案，更對長遠(yuǎn)的提供利用服務(wù)起到了保護(hù)作用。

三、高校干部人事檔案工作信息化建設(shè)的措施

（一）出臺干部人事檔案信息化工作標(biāo)準(zhǔn)

目前相關(guān)部門針對干部人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺，還需要加以規(guī)范，現(xiàn)有的紙質(zhì)干部檔案已有比較規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。在干部檔案信息化建設(shè)中尚有很多值得我們研究的課題，具體來說：如何保存干部人事檔案數(shù)據(jù)信息；如何將現(xiàn)有的紙質(zhì)干部檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息；如何確保干部人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全；如何實現(xiàn)干部檔案信息化的動態(tài)管理等問題。

（二）強化信息化管理的檔案專業(yè)人才隊伍

第一，強烈的責(zé)任意識是作為干部人事檔案管理工作者所必須要有的基本素養(yǎng)，這樣才能確保干部人事檔案的齊全、完整和真實；第二，檔案專業(yè)人員不能停留在現(xiàn)有的管理水平上，必須加強繼續(xù)教育和多種技能的學(xué)習(xí)，使自身素質(zhì)和技能的提高與社會的發(fā)展同步，只有掌握了檔案信息化管理必備的理論和技能才能實現(xiàn)干部檔案管理信息化建設(shè)，檔案專業(yè)人才隊伍的動態(tài)前進(jìn)成為了不可或缺的必備條件；第三，進(jìn)一步加強行業(yè)內(nèi)部的溝通和交流，以及檔案人員的培及，在可實現(xiàn)的條件下加強國際交流會更有助于信息化管理在原有基礎(chǔ)上的迅速提升。

（三）實用的干部人事檔案管理軟件和硬件設(shè)施

容量強大、功能齊全的管理軟件支持可以確保干部檔案每年產(chǎn)生的新材料即動態(tài)材料連續(xù)不斷地充實到干部檔案中，實現(xiàn)信息的動態(tài)管理。沒有實用的干部人事檔案管理軟件和硬件設(shè)施那么干部檔案的信息化建設(shè)的具體工作將無從談起。目前，國家正在自上而下實行的電子政務(wù)系統(tǒng)對干部人事檔案管理具有很強的可操作性，建立成熟的局域網(wǎng)、合理設(shè)置管理員、有效上傳下達(dá)等等，給高校干部人事檔案信息化建設(shè)提供了一個很好的借鑒。

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作者簡介：趙楨（1985—），女，碩士，研究實習(xí)員，現(xiàn)供職于北京航空航天大學(xué)檔案館，研究方向：檔案及行政管理。