王維娜

摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各類計(jì)算機(jī)和多媒體的廣泛應(yīng)用，給人事檔案信息化建設(shè)帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，人類正朝著信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、知識(shí)經(jīng)濟(jì)化、科技創(chuàng)新化方向發(fā)展，這些使得傳統(tǒng)的人事檔案在利用方式與管理模式上發(fā)生著深刻的變化，人事檔案信息化發(fā)展的趨向成為必然。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化；趨向

一、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題。為使人事檔案的管理更加完善，我們要求通過改善人事檔案管理制度、采用現(xiàn)代化管理手段、提高檔案管理人員素質(zhì)等措施，使人事檔案管理更科學(xué)、更實(shí)用。

檔案工作已從以為國家、為政府機(jī)構(gòu)服務(wù)為己任的傳統(tǒng)檔案工作拓展為“以人為本”思想指導(dǎo)下的現(xiàn)代檔案工作。這意味著隨著社會(huì)文明程度的提高和對(duì)信息需求程度的深化，檔案信息資源將成為普通公民信息來源和信息服務(wù)的重要組成部分。由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。

面對(duì)海量的檔案信息，其加工、整理與傳輸如果還停留在手工管理水平，必將為歷史所淘汰。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，為人事檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。目前，人事檔案信息化建設(shè)工作已納入政府電子政務(wù)建設(shè)工程，硬件設(shè)施建設(shè)有了一定基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫建設(shè)已經(jīng)開始進(jìn)行，檔案信息化建設(shè)工作剛剛起步，但還處于初級(jí)階段，與其它行業(yè)信息化情況比較，人事檔案信息化建設(shè)起步遲、發(fā)展緩慢。

人事檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但目前，沒有一個(gè)可用于檔案信息化管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。檔案自動(dòng)化管理工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面推廣。同時(shí)，檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、目錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)檔案的信息化管理。特別是人事檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，制約了人事檔案信息化管理的進(jìn)程。

人事檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)人才。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的管理人才，檔案管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，人事檔案管理部門普遍缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更缺，大部分檔案人員計(jì)算機(jī)水平偏低，甚至有機(jī)盲現(xiàn)象，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息化。

二、新形勢(shì)下人事檔案管理信息化發(fā)展的必然趨向

（一）充分認(rèn)識(shí)實(shí)行人事檔案信息化發(fā)展的必然性。

1.人事檔案信息化是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。所謂信息化檔案管理，就是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)、管理和提供利用服務(wù)。也就是說把靜態(tài)的信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的管理過程，而這種轉(zhuǎn)化不能只拘泥于形式，而是要達(dá)到根本轉(zhuǎn)變的效果，因?yàn)橛泻芏嗟胤揭呀?jīng)離不開信息技術(shù)的支持了，同時(shí)新的信息技術(shù)為檔案工作實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展和飛躍提供了可能。發(fā)展人事檔案信息化是新時(shí)期檔案工作縮小與其他行業(yè)信息化差距的迫切需要，也是國家信息化建設(shè)的必然要求。

2.人事檔案信息化是信息規(guī)范化內(nèi)在的要求。從檔案管理的改革整體來看，信息化發(fā)展是總的方向，而信息化的核心內(nèi)容就是要利用電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)各類信息進(jìn)行編輯和管理，達(dá)到存儲(chǔ)、檢索，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的目的，從而提高人事管理的整體效率。

3.人事檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)資源共享。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)提供了全方位的信息資源，可以隨時(shí)更換檔案信息內(nèi)容，可以得到最新的檔案信息，從而獲得第一手資料，大大提高信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。電子檔案縮短了查詢時(shí)間，能夠在短時(shí)間內(nèi)提供大量的信息，提高工作效率，降低工作強(qiáng)度。

4.人事檔案信息化可以為大家提供更為全面的信息服務(wù)。當(dāng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫及信息網(wǎng)絡(luò)建立后，每一個(gè)上網(wǎng)者都可以利用這個(gè)網(wǎng)絡(luò)在允許的范圍內(nèi)點(diǎn)擊想要得信息，這樣能夠更好的克服對(duì)資料占有的不公平，實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)媒介向信息電子媒介的飛躍。

（二）人事檔案信息化發(fā)展趨向的現(xiàn)實(shí)可行性。

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺(tái)的現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，從客觀上改變了信息的存在方式，即從靜態(tài)趨向動(dòng)態(tài)。運(yùn)動(dòng)不僅凸現(xiàn)了信息的價(jià)值，更重要的是動(dòng)態(tài)信息改變了社會(huì)的運(yùn)行方式和生存質(zhì)量，進(jìn)一步促進(jìn)了社會(huì)對(duì)信息的需求和依賴，從而進(jìn)一步彰顯了信息的價(jià)值和信息部門的社會(huì)地位。現(xiàn)實(shí)檔案工作中，檔案信息主體上仍以傳統(tǒng)的靜態(tài)方式存在著，客觀上背離了信息化社會(huì)檔案信息存在方式的內(nèi)在要求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，建立人事檔案的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案自動(dòng)化管理，完成檔案管理的信息化已成為可能。

通過建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心，按照《干部檔案工作條例》規(guī)定的十大類別和上級(jí)組織部門有關(guān)檔案材料分類的具體要求，根據(jù)檔案編號(hào)查詢系統(tǒng)程序，對(duì)干部的“三齡一歷”、職務(wù)職級(jí)、家庭信息、獎(jiǎng)懲、考核、工資等資料，可以在設(shè)權(quán)條件下自由檢索、任意提取、綜合分析。積極推行人事檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)電子文檔的采集、制作、分類、存儲(chǔ)等各方面進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，有效地避免文件的混亂現(xiàn)象。在人事檔案信息化基礎(chǔ)上，形成以信息化為內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的新型人事檔案，實(shí)現(xiàn)信息共享，由信息化人事檔案系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時(shí)間和地理?xiàng)l件的限制?，F(xiàn)代科技及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步普及推動(dòng)了人事檔案辦公自動(dòng)化、檔案庫房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化和檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

（三）人事檔案信息化建設(shè)具有更深刻的戰(zhàn)略意義。

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、管理網(wǎng)絡(luò)化是信息時(shí)代發(fā)展的必然要求，是電子政務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已不適應(yīng)新形勢(shì)下人事工作的需要和信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代特征，盡快開展人事檔案信息化工作是當(dāng)前急需解決的問題。

首先，實(shí)行人事檔案信息化可以解決傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在的一些矛盾和弊端。繁瑣的手工勞動(dòng)效率低；需求信息量大和難以形成綜合性的信息資料的矛盾；傳統(tǒng)的檔案管理手段落后，使一些企圖偽造、篡改檔案材料的人有了可乘之機(jī)，影響了干部隊(duì)伍純潔性；傳統(tǒng)管理模式使管理者以常規(guī)心態(tài)、常規(guī)思路分析問題，拘泥于用老辦法解決新問題，不思進(jìn)取，最終將使得檔案管理工作打不開局面，提高不了層次。

其次，利用計(jì)算機(jī)管理人事信息將大大提高整個(gè)人事檔案信息的開發(fā)與利用工作的全面性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，可為人事管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而推進(jìn)整個(gè)人事工作的大變革，這是歷史發(fā)展的必然。

新時(shí)期人事檔案信息化建設(shè)中面臨諸多問題， 把信息化建設(shè)作為加強(qiáng)人事檔案管理日常工作的一個(gè)重要內(nèi)容，積極探索和完善推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑，著力夯實(shí)人事檔案管理工作，做到存放檔案規(guī)范、系統(tǒng)，查詢檔案方便、快捷，充分發(fā)揮人事檔案信息的功能，最終實(shí)現(xiàn)檔案的內(nèi)在價(jià)值。

只有實(shí)現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)據(jù)化、安全保密法規(guī)化、管檔人員專業(yè)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化等，才能真正加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)其現(xiàn)代化管理。