国产日韩欧美一区二区三区三州_亚洲少妇熟女av_久久久久亚洲av国产精品_波多野结衣网站一区二区_亚洲欧美色片在线91_国产亚洲精品精品国产优播av_日本一区二区三区波多野结衣 _久久国产av不卡

?

電子檔案對高校檔案管理的影響與管理策略

2013-05-14 14:55:01徐潔
卷宗 2013年1期
關(guān)鍵詞:電子檔案高校策略

徐潔

摘 要:在科技日益進步的今天,時代信息快速推進,電子檔案逐漸取代了普通的檔案管理形式,發(fā)揮了其獨特的優(yōu)勢,使檔案管理工作更加方便和快捷。本文主要根據(jù)電子檔案在高校檔案管理中的運用情況,就電子檔案的特點及對高校檔案管理的影響進行分析,提出了電子檔案在高校檔案管理中的管理策略。

關(guān)鍵詞:電子檔案;高校;影響;策略

在經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天,先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到社會的各個領(lǐng)域,高校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分,體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平。當(dāng)今時代,信息技術(shù)快速推進,部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路,發(fā)揮出其獨特的優(yōu)勢,使檔案管理工作更加方便和快捷,提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點

所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理,用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體,應(yīng)用電子計算機系統(tǒng)進行讀取、處理,并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸文件、儲存資料,實現(xiàn)資源共享的檔案管理系統(tǒng)。其具有如下特點:

1、電子檔案管理的優(yōu)勢

首先,電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術(shù)來完成,減少了紙質(zhì)檔案整理過程中繁瑣的程序,同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計、儲存等各個環(huán)節(jié)的工作,大大提高了檔案管理的速度,降低了勞動量,在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢;其次,電子檔案管理高效地實現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術(shù),形成檔案管理體系,更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索,通過網(wǎng)絡(luò)進行快速傳輸,實現(xiàn)了資源共享;再次,電子檔案管理的儲存量大,信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體,儲存檔案資料,傳輸文件,受客觀環(huán)境的影響小,信息穩(wěn)定、信息量大、儲存時間長。

2、電子檔案管理的缺陷

首先,電子檔案管理完全依賴于科技,電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成,借助于計算機操作系統(tǒng)才能實現(xiàn),可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因,在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難,所以,電子檔案管理系統(tǒng)必須及時進行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新,甚至根據(jù)需要保留原來的舊管理系統(tǒng),才能保證檔案信息的完整性和永久性;其次,電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯影響面較小,電子檔案管理過程中若病毒侵入導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障,被盜取或惡意破壞,影響面則較大,并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中也存在被修改或盜用的風(fēng)險。電子檔案管理應(yīng)用統(tǒng)一的系統(tǒng)程序,不具備手寫檔案材料的特點,不易于真?zhèn)蔚蔫b別,造成檔案信息被侵害卻無從發(fā)現(xiàn)。高校檔案資料是在教育教學(xué)、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料,是不可再生的信息資源,見證了高校發(fā)展的歷史,具有重要的社會價值,安全性不容忽視。

二、電子檔案對高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉(zhuǎn)變

紙質(zhì)材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要對象,然而普及計算機應(yīng)用之后,電子檔案就取代了過去的紙質(zhì)檔案,信息歸檔之后,一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質(zhì)檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路,取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性,可根據(jù)需要進行適當(dāng)修改、補充、保存,當(dāng)然,也體現(xiàn)出電子檔案管理對計算機的依賴性。

2、電子檔案分類方式的轉(zhuǎn)變

電子檔案實現(xiàn)了檔案信息與載體的分離,所以,檔案的分類方式也由原來的實體分類轉(zhuǎn)化為程序分類,改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統(tǒng)計,減少了實體分類中繁重的工作程序,提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內(nèi)容與形式的轉(zhuǎn)變

檔案首先要體現(xiàn)其原始性,是原始記錄,檔案內(nèi)容要真實,檔案來源要可靠,是由檔案人親筆書寫或親筆簽名,這也是檔案區(qū)別于其它信息資料的主要依據(jù),具有法律效應(yīng)。電子檔案管理則在計算機應(yīng)用程序上進行,方便、快捷,但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性,電子檔案依據(jù)系統(tǒng)處理的最后一個文本,沒有原始稿,所以,檔案的憑證作用很難確定,電子檔案的真實性有待考究,這也成為高校檔案管理的一個新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲設(shè)備的檢測

電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中具有一定的風(fēng)險性,所以,要保證電子檔案存儲設(shè)備的安全檢測,培訓(xùn)專職電子檔案技術(shù)檢測員,做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修,對系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進行安全檢測與維護,對那些重要檔案要定期進行復(fù)制、更新、備份、保密儲存,防止檔案信息的丟失,以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護

高校電子檔案管理是高校教育管理與發(fā)展的重要部分,必須做好電子檔案信息技術(shù)處理工作,以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后,檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作,運用信息技術(shù)處理,將電子檔案資料設(shè)為只讀文件,表明此檔案資料不可修改,以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強高校電子檔案管理員的技術(shù)指導(dǎo)

要想做好高校電子檔案管理工作,必須對檔案管理員進行技術(shù)指導(dǎo),優(yōu)化檔案管理員的知識結(jié)構(gòu),通過各種培訓(xùn)方式保證檔案管理員的知識更新,提高檔案管理員的信息技術(shù)水平,以適應(yīng)高校電子檔案管理的發(fā)展。同時,還要重視提高檔案管理員的職業(yè)道德水平和安全操作能力,使檔案管理員明確責(zé)任,具備熟練的電子檔案系統(tǒng)操作技能和較高的職業(yè)素質(zhì),推進高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進程。

四、小結(jié)

隨著時代的發(fā)展,電子檔案管理在高校檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用,我們應(yīng)敢于創(chuàng)新,充分認(rèn)識電子檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢,正確認(rèn)識并克服電子檔案管理的缺陷,優(yōu)化管理方式,提高高校檔案管理水平。

參考文獻

[1] 江小華. 電子檔案在高校中的管理初探[J]. 檔案天地. 2011(4): 49-51.

[2] 吳新麗,劉建勇. 電子檔案在我國高校檔案管理中的應(yīng)用[J]. 人力資源管理. 2012(12): 233.

猜你喜歡
電子檔案高校策略
例談未知角三角函數(shù)值的求解策略
我說你做講策略
高中數(shù)學(xué)復(fù)習(xí)的具體策略
電子檔案管理存在的問題及對策
淺談電子檔案管理在大學(xué)檔案管理中的應(yīng)用
新時期電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用
中日高校本科生導(dǎo)師制的比較
考試周刊(2016年76期)2016-10-09 08:28:06
學(xué)研產(chǎn)模式下的醫(yī)藥英語人才培養(yǎng)研究
成才之路(2016年26期)2016-10-08 11:07:49
高校創(chuàng)新型人才培養(yǎng)制度的建設(shè)與思考
成才之路(2016年26期)2016-10-08 10:56:58
醫(yī)院人事檔案電子化管理淺析
科技視界(2016年20期)2016-09-29 13:19:44
404 Not Found

404 Not Found


nginx
竹北市| 留坝县| 永春县| 韶山市| 铁岭县| 年辖:市辖区| 鄂温| 防城港市| 秭归县| 读书| 宾川县| 健康| 越西县| 萝北县| 南丹县| 临夏市| 古交市| 揭西县| 资中县| 孝感市| 霞浦县| 青冈县| 古交市| 德钦县| 周宁县| 方山县| 大安市| 碌曲县| 婺源县| 高雄市| 莱西市| 隆德县| 瑞金市| 永仁县| 建始县| 砚山县| 滦平县| 河南省| 信丰县| 广昌县| 普兰店市|