提 要：責(zé)任意識(shí)是打造高品位的學(xué)校教育的前提和保證，完善有效的學(xué)校檔案管理和使用同樣是學(xué)校責(zé)任教育的一個(gè)部分，也是學(xué)校檔案工作者責(zé)任意識(shí)的體現(xiàn)。檔案管理和運(yùn)用必須體現(xiàn)其保密性、系統(tǒng)化、信息化和應(yīng)用性的原則。檔案管理是學(xué)校教育教學(xué)工作成果的窗口和歷史見(jiàn)證，應(yīng)該對(duì)學(xué)校歷史負(fù)責(zé)，對(duì)教師和學(xué)生負(fù)責(zé)，對(duì)家長(zhǎng)和社會(huì)負(fù)責(zé)，對(duì)上級(jí)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對(duì)黨和國(guó)家負(fù)責(zé)。檔案管理和使用應(yīng)該遵循開(kāi)放、盤(pán)活、實(shí)用和人文的理念，成為擴(kuò)大學(xué)校影響力、提高學(xué)校知名度、提升辦學(xué)品位、創(chuàng)建特色學(xué)校和建設(shè)文化校園的亮麗展臺(tái)和獨(dú)特景觀。

關(guān)鍵詞：責(zé)任意識(shí)；檔案管理

中學(xué)檔案是展示學(xué)校自身形象、價(jià)值觀和辦學(xué)成果的重要載體，是學(xué)校各項(xiàng)工作的真實(shí)寫(xiě)照，它反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用。因此學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下，努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍，最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌和辦學(xué)業(yè)績(jī)，為更好的滿足校園文化建設(shè)的需要。同時(shí)，完善學(xué)校檔案室的功能建設(shè)，努力與德育教育各類活動(dòng)相結(jié)合，把檔案室建設(shè)成集宣傳、教育、信息服務(wù)和學(xué)術(shù)交流于一體的文化機(jī)構(gòu)，使檔案室的檔案信息資源能夠通過(guò)多種渠道與方式開(kāi)發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享。成為校園文化建設(shè)的重要基地。實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，關(guān)鍵在于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、廣大教職員工，特別是檔案工作者，要本著負(fù)責(zé)任教育的態(tài)度，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，將學(xué)校檔案工作視為學(xué)校一個(gè)品牌形象和展示平臺(tái)。

責(zé)任意識(shí)是學(xué)校檔案管理和使用的現(xiàn)代辦學(xué)理念

責(zé)任意識(shí)并非僅僅指過(guò)去我們通常所說(shuō)的認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍的工作態(tài)度，這只是淺層次的理解。當(dāng)然，這種態(tài)度本身也是十分必要的。但是現(xiàn)代管理理念下的責(zé)任意識(shí)并不僅僅指人的一種態(tài)度，更重要的是指人的思想意識(shí)、理論水平、業(yè)務(wù)能力和現(xiàn)代管理理念。是指現(xiàn)代管理理念下的管理能力、管理方式、管理經(jīng)驗(yàn)、管理實(shí)效，而責(zé)任意識(shí)要求管理者具備現(xiàn)代管理的思想、思路、模式、和措施，并帶來(lái)明顯的管理實(shí)效。

學(xué)校檔案管理和使用是一個(gè)長(zhǎng)期的、動(dòng)態(tài)的、系統(tǒng)化、信息化的過(guò)程。既有學(xué)校歷史史料的不斷增補(bǔ)、核證，又有現(xiàn)在不斷生成的新的檔案資料和信息儲(chǔ)存，還有橫向德學(xué)校之間、學(xué)校與上級(jí)部門(mén)之間、學(xué)校與社會(huì)之間的有價(jià)值的檔案資料的收集，面廣量大，繁雜無(wú)緒。僅憑認(rèn)真的工作態(tài)度，并非責(zé)任意識(shí)下的管理要求?，F(xiàn)代管理理念告訴我們，責(zé)任意識(shí)更多的是理念、經(jīng)驗(yàn)、能力、方式、措施和效果的體現(xiàn)，唯有如此，責(zé)任意識(shí)才有意義，才有價(jià)值，也才有成效。學(xué)校檔案管理和使用，要求管理者具備現(xiàn)代管理意識(shí)，責(zé)任意識(shí)便是其一。

過(guò)去，學(xué)校檔案室只是一個(gè)資料庫(kù)而已，或者說(shuō)是一個(gè)資料倉(cāng)庫(kù)而已，資料大多也“束之高閣”，塵封已久，不見(jiàn)陽(yáng)光。如今，學(xué)校檔案也算是敞開(kāi)大門(mén)，資料也可“重見(jiàn)天日”了。但仍處于被動(dòng)靜止?fàn)顟B(tài)，只限于讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)參觀參觀，讓教師來(lái)翻看翻看，讓校友來(lái)查詢查詢而已，主觀上是被動(dòng)的，形態(tài)上是固定的，方式上是傳統(tǒng)的。在這種狀態(tài)下，管理者再認(rèn)真，也只起到一個(gè)保管員和看門(mén)人的作用。所以現(xiàn)代責(zé)任意識(shí)，就要求檔案管理者成為一名檔案資料的整理者、研究者和管理者，檔案的科學(xué)管理、有效運(yùn)用，系統(tǒng)化和信息化，以及檔案的開(kāi)放盤(pán)活、平臺(tái)構(gòu)建、文化座標(biāo)、人文體現(xiàn)、互動(dòng)交流等，都要求檔案管理者具備很強(qiáng)的現(xiàn)代責(zé)任意識(shí)。

責(zé)任意識(shí)貫穿和滲透于學(xué)校檔案管理和使用的每一個(gè)環(huán)節(jié)

現(xiàn)代管理理念告訴我們，責(zé)任意識(shí)是一種恒態(tài)的、具象的、動(dòng)態(tài)的、系統(tǒng)化、信息化、細(xì)節(jié)化的管理理念，學(xué)校檔案管理本身的復(fù)雜性、多樣化更要求責(zé)任意識(shí)要貫穿和滲透到管理過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)上。細(xì)節(jié)見(jiàn)精神，細(xì)節(jié)見(jiàn)光彩，細(xì)節(jié)見(jiàn)責(zé)任。

學(xué)校檔案資料的搜集是一個(gè)常態(tài)化的、動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程。管理者不能扮演傳達(dá)室“收發(fā)員”的角色，而應(yīng)主動(dòng)積極地參與搜集和整理資料的工作，要有識(shí)別檔案資料優(yōu)劣的能力，要有讓“投暗明珠”重顯光彩的能力，要有對(duì)資料把握的前瞻預(yù)見(jiàn)能力。我們過(guò)去常常習(xí)慣于將學(xué)校或有關(guān)部門(mén)的相關(guān)資料加于收集和歸檔，但不能主動(dòng)去搜集，往往使得一些有檔案價(jià)值的資料丟失。即使搜集了檔案資料，也應(yīng)該分門(mén)別類，加以整理歸納。這也需要管理者具備很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，有些需要保密的資料更應(yīng)謹(jǐn)慎處理，保密意識(shí)同樣也是責(zé)任意識(shí)的體現(xiàn)。學(xué)校各部門(mén)都有大量的教育教學(xué)資料，學(xué)校對(duì)外交流，學(xué)校各種活動(dòng)，上級(jí)部門(mén)到校檢查，社會(huì)團(tuán)體來(lái)校參觀，老校友回母校訪舊敘新，都有不少值得搜集的檔案資料，這就要求檔案管理者能去粗取精，去偽存真，去劣存優(yōu)，這無(wú)疑也是管理者能力的體現(xiàn)。完善的系統(tǒng)化的檔案資料，是學(xué)校對(duì)外交流的一張絢麗的名片，它不僅見(jiàn)證了學(xué)校輝煌的歷史，也見(jiàn)證了學(xué)校多彩的現(xiàn)在和美好的未來(lái)。

學(xué)校檔案資料的整理是一個(gè)繁雜細(xì)化的動(dòng)態(tài)過(guò)程，更要求管理者責(zé)任到人，責(zé)任到心，責(zé)任到每一份統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，每一張圖片，每一樣實(shí)物，乃至每一次電話，每一次求證，每一次核查。檔案整理也是一個(gè)優(yōu)化的過(guò)程。要求管理者具備較強(qiáng)的檔案專業(yè)能力，按由主到次、由重到輕、從舊到新、從小到大的順序，進(jìn)行擋案編程和整理，在這個(gè)整理過(guò)程中，還應(yīng)突出那些能集中而鮮明地反映學(xué)校特色的、重大的檔案資料，包括學(xué)校的珍貴史料。這都依賴于檔案管理者必須自身具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。

學(xué)校檔案資料的整理也是一個(gè)多部門(mén)參與的多層次多樣化的工作。學(xué)校其他部門(mén)也要有檔案意識(shí)和較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。檔案資料的搜集整理并不只是檔案管理者的工作，也應(yīng)是其他部門(mén)的工作之一。部門(mén)負(fù)責(zé)人理應(yīng)明確檔案工作也是學(xué)校提升發(fā)展的必不可少的重要工作，要樹(shù)立較強(qiáng)的檔案意識(shí)，主動(dòng)配合檔案管理者共同搜集整理有價(jià)值的、重要的檔案資料，比如體育教研組和藝術(shù)教研組，學(xué)生各類各級(jí)體育或音樂(lè)、美術(shù)、舞蹈、樂(lè)器比賽的照片、獲獎(jiǎng)證書(shū)，都應(yīng)作為檔案資料加以搜集、保存。再比如，校團(tuán)委主辦的各類團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，如軍訓(xùn)、升旗、法制講座、祭掃先烈、參觀、演講、征文、社會(huì)實(shí)踐、志愿者行動(dòng)、慈善捐款等資料，也可搜集整理，作為資料存檔。

檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、快捷、有效的使用，同樣需要檔案管理者具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。學(xué)校也應(yīng)遵循“取之于校，用之于?！钡脑瓌t，開(kāi)放盤(pán)活檔案資料，使之成為學(xué)校師生、社會(huì)團(tuán)體、上級(jí)部門(mén)參觀、交流、使用的平臺(tái)，其使用功能理應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化。檔案管理者應(yīng)本著較強(qiáng)的責(zé)任心，想方設(shè)法將擋案資料開(kāi)放盤(pán)活，發(fā)揮其應(yīng)有的歷史價(jià)值、教育教學(xué)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，使之成為鮮活的校園文化的一個(gè)縮影，教師辛勤耕耘、學(xué)生勤奮讀書(shū)的真實(shí)寫(xiě)照，領(lǐng)導(dǎo)辦學(xué)思想和理念的具體體現(xiàn)，家長(zhǎng)和社會(huì)廣泛認(rèn)可和贊譽(yù)的歷史見(jiàn)證。

學(xué)校檔案資料的使用功能還需管理者進(jìn)一步細(xì)化和優(yōu)化。有價(jià)值的、有實(shí)用性的、出彩的要及時(shí)服務(wù)師生，反饋社會(huì)。檔案資料必須合理細(xì)化，分門(mén)別類，取存方便，操作簡(jiǎn)便。能充分展示學(xué)校的精神風(fēng)貌、文化底蘊(yùn)和教育教學(xué)實(shí)績(jī)的檔案資料應(yīng)優(yōu)先讓使用者充分利用。細(xì)化和優(yōu)化檔案資料的能力、水平和效果是管理者責(zé)任意識(shí)的最終體現(xiàn)。

責(zé)任意識(shí)是檔案管理者素質(zhì)和能力的根本保證

學(xué)校檔案管理者較高的素質(zhì)和較強(qiáng)的能力是檔案資料管理和使用的根本保證。其中，責(zé)任意識(shí)尤為重要。某種程度上說(shuō)，檔案是死的，人是活的。檔案管理者必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，努力為學(xué)校檔案管理和使用出謀劃策，不斷提高檔案管理的水平。

檔案管理者的素質(zhì)也是有多方面的，包括文化素養(yǎng)、學(xué)歷業(yè)務(wù)、知識(shí)儲(chǔ)備、道德情操、人文涵養(yǎng)等。能力也是多方面的。比如對(duì)《檔案法》的理解能力、對(duì)檔案資料的識(shí)別能力、檔案資料信息化和系統(tǒng)化處理能力等等。提高檔案管理者的素質(zhì)和能力，途徑也是多方面的，比如檔案業(yè)務(wù)進(jìn)修培訓(xùn)等。但最根本的一條是強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，本著對(duì)檔案資料的高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，努力提升業(yè)務(wù)水平，不斷強(qiáng)化道德人文修養(yǎng)，使責(zé)任心化為對(duì)檔案事業(yè)的愛(ài)心，對(duì)工作的盡心，對(duì)業(yè)務(wù)的專心，對(duì)師生的熱心和學(xué)校社會(huì)的誠(chéng)心。

一是要加強(qiáng)檔案事業(yè)心教育。學(xué)校檔案管理者要改變所謂低人一等的觀念，認(rèn)為自已不是一線教師，地位、名聲和待遇似乎都低于普通教師，檔案管理只是一般職員的工作。這是錯(cuò)誤的觀點(diǎn)。學(xué)校教職工分工不同，作用不一，從某種意義上講，檔案管理工作對(duì)提升學(xué)校辦學(xué)品位、社會(huì)知名度和辦學(xué)聲譽(yù)，打造品牌特色學(xué)校，都有教育教學(xué)所不可替代的作用和影響。檔案管理者理應(yīng)增強(qiáng)工作責(zé)任心，提高自身檔案管理水平，真正使學(xué)校檔案管理工作起到窗口作用，教育教學(xué)保障作用和展示平臺(tái)作用。

二是要將責(zé)任意識(shí)化為自已的行動(dòng)。責(zé)任意識(shí)要落實(shí)于學(xué)校檔案工作的方方面面，使檔案管理和使用的全過(guò)程，每一個(gè)細(xì)節(jié)，都能體現(xiàn)責(zé)任意識(shí)。要本著為學(xué)校服務(wù)，為師生服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)的思想，使檔案管理進(jìn)一步體現(xiàn)人文精神和服務(wù)意識(shí)。

三是不斷提升自身素質(zhì)。徹底改變檔案管理者”收發(fā)員”、”保管員”的形象，運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理理念，重塑檔案管理者形象。學(xué)校要擬定相應(yīng)的進(jìn)修培訓(xùn)機(jī)制，努力培育檔案管理方面的專業(yè)人才。學(xué)校要選派要思想素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉檔案工作、懂得辦學(xué)紀(jì)律和較強(qiáng)專業(yè)能力的人才，管理學(xué)校檔案工作。

學(xué)校檔案管理和使用，是學(xué)校的一項(xiàng)重要工作，要樹(shù)立現(xiàn)代辦學(xué)理念和現(xiàn)代檔案意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的管理，增強(qiáng)學(xué)校檔案工作的責(zé)任意識(shí)，使學(xué)校檔案工作成為展示學(xué)校形象、推進(jìn)教育教學(xué)改革、打造品牌特色學(xué)校的亮麗平臺(tái)和獨(dú)特景觀。

作者簡(jiǎn)介

李慶梅（1969—），女，江蘇，大學(xué)本科，職稱：檔案館員，研究方向：學(xué)校檔案。