摘 要：會(huì)計(jì)檔案保管期限偏短越來越被業(yè)內(nèi)人士共識，本文從檔案利用的角度闡述會(huì)計(jì)檔案保管期限和利用者的矛盾表現(xiàn)及應(yīng)對措施，以期現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案保管期限能得到盡快調(diào)整。

關(guān)鍵詞：基于；檔案利用；會(huì)計(jì)檔案保管期限思考

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人們對會(huì)計(jì)檔案需求的日漸升溫。會(huì)計(jì)檔案為廣大的利用提供參考憑利用價(jià)值的事例越來越多。然而受現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案保管期限的制約——即現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案保管期限普遍偏短現(xiàn)象，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案自身利用價(jià)值不能得到長效發(fā)揮，會(huì)計(jì)檔案“面向未來”陷入困境。因此，正確把握與處理會(huì)計(jì)檔案保管期限與檔案利用關(guān)系，協(xié)調(diào)好它們之間的矛盾，對會(huì)計(jì)檔案資源整合有著深遠(yuǎn)的意義。

（一）基于檔案利用的會(huì)計(jì)檔案保管期限

檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程。我國著名檔案學(xué)家吳寶康教授在《當(dāng)代我國檔案工作的重要文獻(xiàn)》中曾指出：“檔案必須利用，通過利用來充分發(fā)揮其作用，為社會(huì)服務(wù)并同社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、教育等各方面緊密聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)檔案自身的社會(huì)價(jià)值?！睍?huì)計(jì)檔案作為檔案實(shí)體的一個(gè)組成部分，也必須通過利用來實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。為了便于人們在日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中更科學(xué)保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，財(cái)政部于1998年重新頒布（財(cái)會(huì)字[1998]32號）《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》?！掇k法》中規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類；定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類；其中會(huì)計(jì)憑證15年（原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證）、會(huì)計(jì)賬簿類15年 （現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年）、財(cái)務(wù)報(bào)告類（年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久， 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3年 ）。隨著人們社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益頻繁及對會(huì)計(jì)檔案利用需求度增大，超期的會(huì)計(jì)檔案潛在價(jià)值越來越顯現(xiàn)，人們對現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案保管期限的質(zhì)疑越來越多。

（二）會(huì)計(jì)檔案保管期限在實(shí)際利用過程中矛盾表現(xiàn)

1、會(huì)計(jì)檔案保管期限的與文書檔案保管期限不相協(xié)調(diào)

國家檔案局局長楊冬權(quán)2006年12月18日簽署國家檔案局第8號令，對機(jī)關(guān)文書檔案保管期限做了新的規(guī)定：凡涉及“職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料”由長期調(diào)整為永久保管。對本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料也定為永久保管。國家對文書檔案保管期限科學(xué)界定，開創(chuàng)檔案保管期限的先河，體現(xiàn)“以人為本”思想。而現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案保管期限不能與時(shí)俱進(jìn)。特別是對記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)的會(huì)計(jì)原始憑證保管期限一律為十五年，這與當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展及不相稱。

2.會(huì)計(jì)檔案保管期限與法律時(shí)效矛盾

我國《刑法》第七十六條對追訴時(shí)效有明確具體的規(guī)定：“犯罪經(jīng)過下列期限不再追訴：（一）法定最高刑為不滿五年有期徒刑的，經(jīng)過五年；（二）法定最高刑為五年以上不滿十年有期徒刑的，經(jīng)過十五年；（三）法定最高刑為十年以上有期徒刑的，經(jīng)過十五年；（四）法定最高刑為無期徒刑、死刑的，經(jīng)過二十年。”追訴時(shí)效最短五年，最長二十年。我國《民法通則》第一百三十七條對訴訟時(shí)效有明文規(guī)定：“訴訟時(shí)效期間從知道或者應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利被侵害時(shí)起計(jì)。但是，從權(quán)利被侵害之日起超過二十年的，人民法院不予保護(hù)?！比绻船F(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，將期滿十五年會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿都銷毀。司法舉證就會(huì)有一定難度，犯罪分子就有可能從容地逃避法律的制裁，權(quán)利人的合法權(quán)益就難以得到法律的保護(hù)。

3、會(huì)計(jì)檔案保管期限與檔案室室藏優(yōu)化的矛盾

由于在實(shí)際工作中，一方面有許多超服役的會(huì)計(jì)檔案的仍然經(jīng)常發(fā)揮潛在價(jià)值；另一方面現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》會(huì)計(jì)憑證保管期限為十五年這與中華人民共和國刑法的追訴時(shí)效相沖突的影響。許多單位對保管期滿的會(huì)計(jì)檔案銷毀遵循“管理從嚴(yán)銷毀從寬”原則，抱有的謹(jǐn)慎態(tài)度。顧慮重重，怕?lián)?dāng)責(zé)任不敢銷毀。使得有些沒有利用價(jià)值的確實(shí)需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，也沒有得到即使銷毀。占據(jù)檔案室?guī)旆?，造成檔案室?guī)旆烤o張。這及不利于檔案室室藏優(yōu)化，也不利會(huì)計(jì)檔案資源整合。

（三）協(xié)調(diào)檔案利用與會(huì)計(jì)檔案保管期限措施

1、加強(qiáng)會(huì)計(jì)憑證檔案的前端控制

對涉及經(jīng)濟(jì)積案、土地房產(chǎn)、資產(chǎn)分配、大額經(jīng)費(fèi)收支、在建項(xiàng)目、未了債權(quán)債務(wù)、工資、福利、重要的合同協(xié)議等原始憑證會(huì)計(jì)檔案在裝訂時(shí)，可按文書檔案存檔，檔案部門和財(cái)務(wù)處進(jìn)行協(xié)商，用蓋有檔案部門公章的復(fù)印件代替原件，作為憑證附件與憑證裝訂一起，原件做為文書檔案保管；或在每卷會(huì)計(jì)憑證封底制作一個(gè)備考表，遇到上述等問題可以備考表中說明。以方便以后的會(huì)計(jì)檔案保管期限的重新界定。

2、適當(dāng)延長會(huì)計(jì)檔案的保管期限

延長會(huì)計(jì)檔案的保管期限就是對會(huì)計(jì)檔案再鑒定的過程。這就要求從事會(huì)計(jì)檔案鑒定的工作者，要用科學(xué)發(fā)展的眼光，以人為本的思想，高瞻遠(yuǎn)矚的態(tài)度，對會(huì)計(jì)檔案科學(xué)鑒定。根據(jù)檔案界定“易長不易短”的原則（1）對涉及對未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、正在項(xiàng)目建設(shè)期間等方面會(huì)計(jì)憑證除在會(huì)計(jì)憑證封底備考表注明外，保存至結(jié)清債權(quán)債務(wù)及為止；（2）對大面額票據(jù)及工資、福利、房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等方面原始憑證保管期限的應(yīng)有原來的十五定為70年以上或永久.這國家房屋所有權(quán)70年的規(guī)定相匹配。（3）對其他的原始憑證一律定為二十年，這與法律訴訟時(shí)效也不沖突。（4）對記錄和反映本單位所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的總賬應(yīng)定為永久。（5）其他賬簿應(yīng)和現(xiàn)金、銀行存款日記賬保管期限相匹配均定為25年。

3、建立健全會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度

根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法規(guī)規(guī)定，建立完善會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度。會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀是按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判定會(huì)計(jì)檔案的保存價(jià)值，確定會(huì)計(jì)檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案予以銷毀。做好會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作，有利于優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案庫藏，節(jié)省儲藏空間，減少人力物力財(cái)力的浪費(fèi)，提高會(huì)計(jì)案的利用效率。

四、余論

對會(huì)計(jì)檔案保管期限的思考是最近兩年來的熱門話題，已有很多學(xué)者就這個(gè)問題從不同的角度進(jìn)行了論述，但從整體的角度來看待檔案保管期限與檔案利用的關(guān)系及協(xié)調(diào)問題，還有很多值得研究的地方。希望得到同行在未來的研究中繼續(xù)關(guān)注的問題。

參考文獻(xiàn)

1、1998年（財(cái)會(huì)字[1998]32號）《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

2、《當(dāng)代我國檔案工作的重要文獻(xiàn)》吳寶康《檔案與建設(shè)》1996.7

3、《會(huì)計(jì)檔案保管期限應(yīng)大于法律時(shí)效》陳海泉《中國檔案》2001.10

4、《修改會(huì)計(jì)檔案保管期限勢在必行》邱宗燦 《秘書之友》2006.12

作者簡介

姚麗雅（1964—），女，大學(xué)本科，檔案副研究員。安徽銅陵職業(yè)技術(shù)學(xué)院