鐘影琪 李水連
摘 要:本文論述了現(xiàn)代新型學(xué)校檔案管理模式要從科學(xué)合理分權(quán),提高院系的管理權(quán)限;構(gòu)建檔案知識庫;加強(qiáng)高校檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),努力提高高校檔案的服務(wù)創(chuàng)新能力;利用信息技術(shù)構(gòu)建安全保障。
關(guān)鍵詞:高校檔案;利用;創(chuàng)新
基金項(xiàng)目:惠州教育局科教項(xiàng)目(2011kt234)
傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式已無法適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步對高素質(zhì)人才培養(yǎng)的需要,高校檔案管理模式創(chuàng)新已成為時(shí)代必然。學(xué)校的發(fā)展、建設(shè)等各項(xiàng)工作情況需從學(xué)校檔案中反映出來。檔案資料是一所學(xué)校辦學(xué)歷史的真實(shí)記錄,為學(xué)校的辦學(xué)收集信息、積累經(jīng)驗(yàn)、沉淀內(nèi)涵;在學(xué)校的內(nèi)部管理、對外宣傳、科學(xué)研究、辦學(xué)水平評估等各項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要的作用。隨著改革不斷深化,學(xué)校檔案工作也隨之發(fā)生了變化,根據(jù)新時(shí)期檔案工作的需要,如何做好學(xué)校檔案的開發(fā)利用與創(chuàng)新服務(wù)工作,在前人研究基礎(chǔ)上【1-8】,結(jié)合我院實(shí)際,我們對學(xué)校檔案工作的資源利用與創(chuàng)新服務(wù)模式進(jìn)行探討和研究。
1、要合理分權(quán),提高院系的管理權(quán)限
傳統(tǒng)教學(xué)管理模式,一般是按照等級制,自上而下進(jìn)行管理。院長或主管教學(xué)的副院長享有教學(xué)事務(wù)的最終決定權(quán),教務(wù)處是協(xié)助和落實(shí)院長決策的職能部門,這兩級機(jī)構(gòu)有相當(dāng)大的決策和管理權(quán),院系的權(quán)力相對較小。如今必須對這種集權(quán)式、行政命令式的體制進(jìn)行改革,轉(zhuǎn)變院長或主管教學(xué)的副院長和教務(wù)處的職能,增強(qiáng)其宏觀的規(guī)劃和指導(dǎo)職能,而將一部分管理權(quán)力下放到院系,增強(qiáng)決策的開放性,計(jì)劃內(nèi)容的多元性、多樣性,計(jì)劃執(zhí)行的彈性以及評價(jià)分析的科學(xué)性等,允許其在具體的實(shí)際工作中創(chuàng)造性地開展教學(xué)管理工作。
2、構(gòu)建檔案知識庫
建立高質(zhì)量的檔案知識庫,一方面要保證具有較完備的檔案知識資源,知識在檔案實(shí)體中、在已建檔案數(shù)據(jù)庫中,也存在于檔案人的頭腦中。另外還要關(guān)注來自檔案系統(tǒng)以外的其他知識,在此,基礎(chǔ)上進(jìn)行有針對性的創(chuàng)新和管理,形成館藏檔案、館際交流、愛國主義教育、科學(xué)普及教育、社會文化生活、宏觀經(jīng)濟(jì)決策等不同的知識分類,實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)新與高校檔案資源的共享。另一方面就是構(gòu)建和維護(hù)檔案知識庫,撇去技術(shù)因素不談,首先要組織數(shù)據(jù)庫并使其有效,要保證知識庫中知識的創(chuàng)新、精確和精練,并不斷更新,不斷吸引用戶,為用戶提供完善的檔案知識服務(wù)。
3、加強(qiáng)高校檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),努力提高高校檔案的服務(wù)創(chuàng)新能力
提高服務(wù)創(chuàng)新能力,必須先要加強(qiáng)高校檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),這是做好檔案工作、促進(jìn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的根本和前提。檔案的收集、管理和利用是高校檔案工作的三個(gè)主要環(huán)節(jié)。首先,收集是管理和利用的前提。根據(jù)高校檔案載體多樣化、形式多樣化的特點(diǎn),不僅要收集紙質(zhì)文字為載體的檔案信息,還要注意收集膠片、磁帶、光盤等為載體的檔案信息。要把具有保存價(jià)值、應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全,保證檔案收集的系統(tǒng)性、完整性、全面性;其次,管理是手段。要準(zhǔn)確分類、科學(xué)管理。只有分門別類加以系統(tǒng)化的整理,才能解決檔案查找和利用難的問題。分類要保持客觀性、科學(xué)性、一致性,整理要保持歷史的連續(xù)性,以便于開發(fā)利用;再次,利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、發(fā)揮其作用的一項(xiàng)重要工作。為了便于開發(fā)利用,應(yīng)改變傳統(tǒng)工作方式。檔案部門面向全院,開放式辦檔,定期公布開放目錄。建立多種快捷的檢索方式,盡量采用先進(jìn)的檔案信息處理系統(tǒng),跟上現(xiàn)代化管理的步伐。高校檔案工作者通過各種形式的收集、整理、建檔等工作,是為了實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。因此,檔案工作不僅在于接待了多少人,提供了多少卷次,重要的是利用檔案解決了哪些問題。只有認(rèn)真分析研究,才能不斷提高檔案利用的效果。
4、利用信息技術(shù)構(gòu)建安全保障
數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館相比,不僅起步晚,而且其內(nèi)容也受到很大的限制。圖書是公開出版物,而檔案則不同,它涉及到安全性和保密性等諸多問題。確定數(shù)字化檔案信息開放的范圍,應(yīng)該著重考慮它的安全性和保密性因素,認(rèn)真審定開放范圍,建立對外開放與內(nèi)部控制兩個(gè)完全斷開的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。將檔案中未解密的檔案材料單獨(dú)建庫,作為內(nèi)部控制系統(tǒng)嚴(yán)格控制利用。所以,檔案信息要按公開、限制、保密等不同等級來區(qū)別對待,采用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防寫措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問權(quán)限控制技術(shù),為不同用戶、不同數(shù)據(jù)和信息設(shè)置不同的使用權(quán)限。架設(shè)軟件或硬件防火墻、對于常見的病毒、木馬等進(jìn)行自動更新和自動攔截,建立攻擊者黑名單、日志記錄等機(jī)制。對于所有采用數(shù)字化的信息采用雙機(jī)熱備機(jī)制,以確保所存儲的數(shù)據(jù)不被丟失,并定期做備份,都是有效的手段。信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,對我國政治、經(jīng)濟(jì)、社會文化等許多方面都產(chǎn)生了巨大影響,也帶來了諸如知識經(jīng)濟(jì)、信息社會化等許多理念的創(chuàng)新,以信息資源的有效開發(fā)和應(yīng)用為標(biāo)志的信息化是一場信息革命,它意味著各相關(guān)信息行業(yè)都必須隨之進(jìn)行深刻的變革,走信息化道路,推動社會全方面的發(fā)展和進(jìn)步,這是社會發(fā)展的潮流。檔案是信息社會的寶貴資源,檔案資源信息化是21世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,教育主管部門和地方院校應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)步伐,制定高校信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃,健全檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,構(gòu)建技術(shù)先進(jìn)、功能完善、安全可靠的檔案信息化支撐平臺,培養(yǎng)業(yè)務(wù)技術(shù)精通的隊(duì)伍,把檔案信息化建設(shè)納入規(guī)范化、模式化的軌道,使之發(fā)揮更大的作用。
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作者簡介
鐘影琪,女,副研究館員,廣東省惠州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院。