季元翔　陳威

摘要：文章介紹了企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，通過(guò)借鑒質(zhì)量管理的思想和方法，融采購(gòu)業(yè)務(wù)與管理監(jiān)督于一體，以流程固化支撐采購(gòu)活動(dòng)的開(kāi)展，與外部系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并在項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)自動(dòng)進(jìn)行信息公開(kāi)。系統(tǒng)應(yīng)用后，不僅規(guī)范了采購(gòu)運(yùn)作，也提升了采購(gòu)效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購(gòu)；管理監(jiān)督；數(shù)據(jù)共享；信息公開(kāi)

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2013）11-0022-02

浙江煙草一直重視規(guī)范采購(gòu)行為，加強(qiáng)對(duì)于工程、貨物和服務(wù)采購(gòu)的管理與監(jiān)督。但在實(shí)際采購(gòu)工作中，仍存在著幾大突出問(wèn)題：一是對(duì)規(guī)范運(yùn)作的重視程度不夠，員工思想上不夠統(tǒng)一。二是制度執(zhí)行力不強(qiáng)，一些管理制度的針對(duì)性差、可操作性不強(qiáng)，為自由裁量留下很大空間。三是程序執(zhí)行不嚴(yán)格，在實(shí)際操作中人為變通的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。四是監(jiān)管不到位，在一些具體項(xiàng)目上，監(jiān)管部門(mén)參與監(jiān)管的時(shí)點(diǎn)和方式不明確，造成監(jiān)管滯后。為解決以上問(wèn)題，就需要開(kāi)發(fā)一套既符合業(yè)務(wù)實(shí)際，又具有行業(yè)特色的采購(gòu)管理系統(tǒng)，以信息化確保制度執(zhí)行到位，最大限度地減少人為干預(yù)，保證采購(gòu)運(yùn)作規(guī)范、陽(yáng)光和透明。

1 系統(tǒng)目標(biāo)

系統(tǒng)建設(shè)需實(shí)現(xiàn)三個(gè)主要目標(biāo)：

1.1 支持決策管理

通過(guò)系統(tǒng)固化項(xiàng)目審批和采購(gòu)方式?jīng)Q策規(guī)則，做到項(xiàng)目立項(xiàng)及采購(gòu)方式?jīng)Q策依制度、依標(biāo)準(zhǔn)和依程序。

1.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理

通過(guò)信息手段固化采購(gòu)流程，保留所有業(yè)務(wù)痕跡，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵資料的自動(dòng)歸檔，做到手續(xù)完備、運(yùn)作規(guī)范和材料齊全。

1.3 強(qiáng)化嚴(yán)格監(jiān)督

系統(tǒng)融事前、事中、事后和日常監(jiān)管于一體，監(jiān)管部門(mén)依權(quán)限對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審核與監(jiān)管，確保監(jiān)督的常態(tài)化和規(guī)范化。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)包括采購(gòu)過(guò)程管理、采購(gòu)信息庫(kù)管理、信息公示管理、統(tǒng)計(jì)分析四部分功能。

2.1 采購(gòu)過(guò)程管理

2.1.1 計(jì)劃管理。各單位于年底前提出下一年度采購(gòu)需求，系統(tǒng)自動(dòng)匯總采購(gòu)項(xiàng)，編制完成集中采購(gòu)目錄。采購(gòu)目錄共分八大類，分別為辦公耗材、信息、物流、安防、車輛、煙葉、服務(wù)和保險(xiǎn)，每類貨物最多具有三級(jí)目錄，并可設(shè)置不同的歸口管理部門(mén)進(jìn)行初審。系統(tǒng)提供同類貨物的合理打包功能，化多次采購(gòu)為集中采購(gòu)，有利于降低采購(gòu)難度和成本。計(jì)劃草案經(jīng)審核后，依據(jù)定額標(biāo)準(zhǔn)編制預(yù)算，其數(shù)據(jù)通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口自動(dòng)導(dǎo)入，最終形成年度采購(gòu)計(jì)劃。需進(jìn)行計(jì)劃追加或變更的，應(yīng)在系統(tǒng)中重復(fù)以上流程，確保監(jiān)管到位。

對(duì)于基建、裝修、信息系統(tǒng)建設(shè)等工程投資項(xiàng)目，為保證全省總投資額不超過(guò)上級(jí)批復(fù)額，故在系統(tǒng)中設(shè)置投資額上限剛性控制。在不超過(guò)批復(fù)投資額的前提下，各單位可以自行根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行情況調(diào)配投資額，系統(tǒng)提供內(nèi)部調(diào)劑、外部調(diào)劑兩種手段，確保投資額可流動(dòng)，而具體項(xiàng)目的運(yùn)作不受影響。

2.1.2 采購(gòu)實(shí)施。具體項(xiàng)目在立項(xiàng)時(shí)可參照已下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃，確定采購(gòu)方式后進(jìn)入相關(guān)實(shí)施流程。系統(tǒng)支持公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源五種采購(gòu)方式，其中公開(kāi)招標(biāo)作為主要采購(gòu)形式，采用其余方式需經(jīng)過(guò)較為嚴(yán)格的審批手續(xù)。在立項(xiàng)環(huán)節(jié)，需根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際合理劃分標(biāo)段，設(shè)置不同的攔標(biāo)價(jià)和供應(yīng)商資質(zhì)條件，每個(gè)標(biāo)段可采用不同的采購(gòu)方式，但標(biāo)段金額之和必須與項(xiàng)目總金額保持一致。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，監(jiān)管部門(mén)對(duì)采購(gòu)的五大關(guān)鍵環(huán)節(jié)，即預(yù)/概算、攔標(biāo)價(jià)、供應(yīng)商資質(zhì)、履約保證金和主材進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，較好地解決了監(jiān)管什么、何時(shí)監(jiān)管、怎么監(jiān)管的問(wèn)題。

2.1.3 合同管理。包括合同起草、審核和簽訂。在審核環(huán)節(jié)設(shè)置會(huì)簽流程，法規(guī)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)對(duì)合同初稿進(jìn)行審查，審查意見(jiàn)返回至擬稿者，待正式合同簽訂后，合同正本需掃描后上傳到系統(tǒng)作為重要文檔資料。

2.1.4 資金支付管理。包括付款申請(qǐng)、付款審批、款項(xiàng)撥付登記。根據(jù)采購(gòu)進(jìn)度和合同約定條款，經(jīng)辦人需在系統(tǒng)中提交付款申請(qǐng)，通過(guò)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的接口轉(zhuǎn)入相應(yīng)的審批環(huán)節(jié)，線上審批完成后方可在線下進(jìn)行付款，以此保證線上與線下流程同步。

2.1.5 驗(yàn)收管理。項(xiàng)目合同執(zhí)行完畢，經(jīng)主管部門(mén)審核后通過(guò)驗(yàn)收。驗(yàn)收后需對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、信用狀況等進(jìn)行評(píng)價(jià)，作為對(duì)于供應(yīng)商履約能力的重要考核。

2.1.6 監(jiān)控與檔案管理。由于采購(gòu)的步驟較多、流程較長(zhǎng)，系統(tǒng)提供了實(shí)用的流程監(jiān)控功能，相關(guān)人員可通過(guò)流程圖掌握項(xiàng)目概況、業(yè)務(wù)處理、審批流轉(zhuǎn)情況等信息。業(yè)務(wù)流程中上傳的所有文檔將按項(xiàng)目階段、流程環(huán)節(jié)進(jìn)行展示，實(shí)現(xiàn)“一項(xiàng)一檔”的管理要求，同時(shí)也保證在相關(guān)紙質(zhì)流程停止后，所有的項(xiàng)目文檔都可以在系統(tǒng)中查詢到并調(diào)取。

2.2 采購(gòu)信息庫(kù)管理

包括供應(yīng)商、招標(biāo)代理單位、專家管理等內(nèi)容。系統(tǒng)通過(guò)綜合評(píng)價(jià)建立合格供應(yīng)商名錄，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理，對(duì)評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，暫?；蛑敝寥∠涔┴涃Y格。招標(biāo)代理單位及專家?guī)旃芾沓镜囊?、退出，還實(shí)現(xiàn)代理機(jī)構(gòu)抽取、評(píng)標(biāo)專家抽取、組建評(píng)標(biāo)小組等

功能。

2.3 信息公示管理

系統(tǒng)與浙江煙草已建設(shè)的內(nèi)、外網(wǎng)的信息公開(kāi)專欄進(jìn)行對(duì)接，在項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)公告發(fā)布、中標(biāo)公示等環(huán)節(jié)，按預(yù)定的格式自動(dòng)生成公開(kāi)消息，并通過(guò)系統(tǒng)接口轉(zhuǎn)入專欄中進(jìn)行發(fā)布，避免了信息的重復(fù)錄入。公示信息可按照采購(gòu)項(xiàng)目性質(zhì)、實(shí)施環(huán)節(jié)等不同維度進(jìn)行展示，既面向職工和公眾進(jìn)行信息公開(kāi)，也廣泛地接受監(jiān)督。

2.4 統(tǒng)計(jì)分析

包括各類采購(gòu)活動(dòng)的匯總、統(tǒng)計(jì)、分析、查詢功能。針對(duì)公開(kāi)招標(biāo)率、計(jì)劃執(zhí)行率、預(yù)算執(zhí)行率等重點(diǎn)指標(biāo)，系統(tǒng)根據(jù)考核辦法自動(dòng)計(jì)算各單位得分，并在辦事公開(kāi)專欄上予以公布，以此促使各單位重視合理申報(bào)計(jì)劃以及嚴(yán)肅執(zhí)行計(jì)劃。

3 系統(tǒng)應(yīng)用效果

本系統(tǒng)在全省上線后取得了以下應(yīng)用效果：

3.1 業(yè)務(wù)操作規(guī)范化

將紙質(zhì)的管理制度固化為可執(zhí)行的業(yè)務(wù)應(yīng)用，確保業(yè)務(wù)操作嚴(yán)格按制度執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)范運(yùn)作。

3.2 業(yè)務(wù)監(jiān)管一體化

系統(tǒng)一方面實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化，使業(yè)務(wù)部門(mén)嚴(yán)格按程序操作、加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理，另一方面實(shí)現(xiàn)監(jiān)管部門(mén)對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的嚴(yán)格監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理與監(jiān)督管控的一體化。

3.3 業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率化

通過(guò)短信提醒、工作委托、集成待辦等手段，提升采購(gòu)運(yùn)作效率。在系統(tǒng)應(yīng)用后，各單位逐步取消原先的紙質(zhì)流程，較好解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)審批受時(shí)間、空間限制等

問(wèn)題。

3.4 全局監(jiān)控可視化

系統(tǒng)提供項(xiàng)目全局監(jiān)控和管理評(píng)價(jià)功能，相關(guān)人員可清晰地了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，并根據(jù)預(yù)警情況進(jìn)行業(yè)務(wù)催辦和督辦。

4 總結(jié)和展望

系統(tǒng)的應(yīng)用較好地支撐了采購(gòu)活動(dòng)的開(kāi)展，在規(guī)范采購(gòu)行為的同時(shí)通過(guò)流程優(yōu)化、數(shù)據(jù)集成等方式盡可能地降低操作難度，減輕了采購(gòu)人員的工作負(fù)擔(dān)。但由于采購(gòu)規(guī)范化程度的不斷提高，本系統(tǒng)需要支持更多的采購(gòu)行為，如通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)形成定點(diǎn)供應(yīng)商庫(kù)，而后通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)性談判或詢價(jià)方式進(jìn)行多批次貨物采購(gòu)，又比如多家單位提出聯(lián)合采購(gòu)，由一家單位承擔(dān)采購(gòu)實(shí)施，多家單位分簽合同并執(zhí)行這樣的復(fù)雜采購(gòu)行為。接下來(lái)，我們將繼續(xù)做好系統(tǒng)的優(yōu)化和完善，增強(qiáng)流程配置的靈活性，提高功能易用程度，使系統(tǒng)更好地適應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化。

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基金項(xiàng)目：浙江煙草專賣(mài)商業(yè)系統(tǒng)2012年重點(diǎn)信息化建設(shè)項(xiàng)目（ZJYC201202）

（責(zé)任編輯：周 瓊）