文/大連海事大學(xué) 張正軍

近幾年ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證活動(dòng)在我國(guó)企業(yè)中廣泛展開，許多企業(yè)通過(guò)國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證，取得了邁向國(guó)際市場(chǎng)的通行證。ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)是由 ISO/TC176技術(shù)委員會(huì)（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織質(zhì)量管理和質(zhì)量保護(hù)委員會(huì)）制定的系列國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，它是一個(gè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。青島船員學(xué)院首次把ISO9000質(zhì)量管理與質(zhì)量保證體系引入學(xué)校的教學(xué)管理和支持保證系統(tǒng)，并得到國(guó)際知名的挪威船級(jí)社（DNN）的認(rèn)可，它的實(shí)踐證明ISO9000系列國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)雖然主要用于企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量控制，但它的思想方法和管理手段同樣適用于高校。為了不斷提高教育教學(xué)質(zhì)量，大連海事大學(xué)于1996年開始組織實(shí)施ISO9000質(zhì)量體系建設(shè)，并且選擇了起點(diǎn)高、要求嚴(yán)、最能全面檢驗(yàn)質(zhì)量體系的ISO9001標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)此標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際，學(xué)校制定出具有可操作性的指導(dǎo)學(xué)校一系列活動(dòng)的程序文件，并達(dá)到國(guó)際或國(guó)內(nèi)組織認(rèn)證，而且這種認(rèn)證是動(dòng)態(tài)的，每年至少?gòu)?fù)審一次。所以，通過(guò)ISO9001質(zhì)量體系的建設(shè)和認(rèn)證活動(dòng)，對(duì)提高學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量，提高管理水平，具有重要意義。

在建立、實(shí)施和認(rèn)證ISO9001標(biāo)準(zhǔn)活動(dòng)中，與檔案工作產(chǎn)生了不可分割的聯(lián)系，這種聯(lián)系是相互制約，相互促進(jìn)的，在ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的一些要素中體現(xiàn)了檔案工作的基本要求。由于這種質(zhì)量管理是全方位的過(guò)程管理，檔案工作既是學(xué)校的一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)重要的管理工作，通過(guò)實(shí)施ISO9001標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的質(zhì)量管理和控制，可以促進(jìn)和提高管理水平，反過(guò)來(lái)，檔案文件材料是質(zhì)量認(rèn)證活動(dòng)中的產(chǎn)物，也是認(rèn)證的重要依據(jù)，所以科學(xué)有效地做好檔案管理工作，將ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求與檔案工作要求有機(jī)結(jié)合起來(lái)，對(duì)認(rèn)證活動(dòng)起著重要作用。

一、ISO9001標(biāo)準(zhǔn)與檔案工作的連接點(diǎn)

（一）ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的基本思想體現(xiàn)出檔案產(chǎn)生于其質(zhì)量控制的全過(guò)程

ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的基本思想是：必須使影響產(chǎn)品質(zhì)量（對(duì)于高校來(lái)講就是學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量）的全部因素在生產(chǎn)全過(guò)程中始終處于受控狀態(tài)，質(zhì)量形成于生產(chǎn)全過(guò)程，其質(zhì)量體系是個(gè)開放系統(tǒng)，具有持續(xù)提供符合質(zhì)量目標(biāo)要求產(chǎn)品的能力，而且以文件化的形式規(guī)范所有質(zhì)量活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。所以ISO9001標(biāo)準(zhǔn)所遵循的原則是“無(wú)記錄、無(wú)行動(dòng)”，并通過(guò)嚴(yán)密的文件化管理來(lái)實(shí)施質(zhì)量管理和質(zhì)量保證，這些體現(xiàn)質(zhì)量活動(dòng)的記錄和文件正是應(yīng)該歸檔的材料。高校檔案工作的目的就是要把學(xué)校在教育教學(xué)、科研和管理活動(dòng)中形成的各種有價(jià)值文件材料（包括文字、圖紙、圖表、聲像、照片等），收集齊全、歸檔保存，以反映學(xué)校發(fā)展和各項(xiàng)工作的真實(shí)過(guò)程和全貌。ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定重要活動(dòng)及結(jié)果都要有依據(jù)，證據(jù)和記錄的要求相一致，而檔案是真實(shí)的、原始的記錄，具有憑證作用，符合其要求。

（二）ISO9001標(biāo)準(zhǔn)第5個(gè)要素是文件和資料控制，它與檔案收集工作有著密切聯(lián)系

它要求對(duì)文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、報(bào)廢、回收等均納入程序，按規(guī)定管理，目的在于保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性。這些規(guī)定非常有利于檔案收集工作，因?yàn)樵谑占瘷n案時(shí)，要對(duì)歸檔文件的結(jié)構(gòu)、格式、制成材料等進(jìn)行檢查，以保持其完整性、系統(tǒng)性。此要素中還提出“文件資料”包括圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、崗位指導(dǎo)書、質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量記錄、質(zhì)量審核報(bào)告等，也包括外部提供的有關(guān)原始文件和資料。這些實(shí)際上就是質(zhì)量認(rèn)證活動(dòng)中文件材料的歸檔范圍，是必須歸檔保存的具有重要價(jià)值的材料。要素中還提出“對(duì)于正當(dāng)理由而保管的任何作廢文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識(shí)，和正在使用的文件能明顯區(qū)別?！彼栽谖募c資料控制這一要素中，對(duì)文件管理和檔案收集歸檔都提出了更具體更新穎的要求，這種嚴(yán)格的規(guī)范化管理，使檔案部門能有效地控制文件的形成質(zhì)量，加強(qiáng)收集歸檔工作，提高案卷質(zhì)量，最大限度地保持檔案形成過(guò)程中的有機(jī)聯(lián)系，使之能完整系統(tǒng)地反映這一活動(dòng)過(guò)程的真實(shí)面貌。

（三）ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中的第16個(gè)要素是質(zhì)量記錄的控制，它與檔案管理工作有直接關(guān)系

標(biāo)準(zhǔn)中所指“記錄”是為已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，其目的是“證實(shí)、可追溯性、預(yù)防措施和糾正措施?！币刂幸蟆皯?yīng)制定執(zhí)行質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、借閱、歸檔、存貯、防護(hù)和處理的文件化程序?！薄百|(zhì)量記錄需要妥善保存，保存期限可針對(duì)不同情況劃定，保存質(zhì)量記錄應(yīng)作到字跡清晰，能正確辨認(rèn)，保存環(huán)境適宜、防潮、防火、防蟲蛀鼠害，保管方法便于存取檢索，并可提供查閱?！辟|(zhì)量記錄的控制這一要素中的規(guī)定和要求完全符合檔案管理工作的要求。檔案是歷史真實(shí)的記錄，因此，它是學(xué)校提供認(rèn)證的客觀依據(jù)文件，檔案工作的八大任務(wù)就是收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、編研、檢索和提供利用，對(duì)于每一環(huán)節(jié)都制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，與要素中所要求的文件化程序相一致。要素中重點(diǎn)提出的質(zhì)量記錄的保存要求，也正是檔案保護(hù)的具體要求。

從上述三點(diǎn)可以看出我校正在實(shí)施的ISO9001標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證活動(dòng)與檔案工作有著密不可分的聯(lián)系，特別是文件與資料控制、質(zhì)量記錄控制兩個(gè)要素對(duì)學(xué)校檔案工作的開展起到了很大的促進(jìn)作用。

二、ISO9001質(zhì)量體系建設(shè)認(rèn)證活動(dòng)對(duì)高校檔案工作的影響

（一）提高全校的檔案意識(shí)

質(zhì)量體系的認(rèn)證活動(dòng)是全方位的，涉及學(xué)校方方面面工作，其影響力、號(hào)召力都較大，可以說(shuō)是全員參與，每一個(gè)部門，每一個(gè)人都要按照質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)要求，起草崗位指導(dǎo)書或有關(guān)程序文件，并且嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。通過(guò)對(duì)質(zhì)量體系的宣傳貫徹，使檔案工作的要求隨之得到更深入地執(zhí)行，提高全校檔案意識(shí)，增強(qiáng)了檔案部門在學(xué)校工作中的地位和作用。

（二）促進(jìn)檔案管理工作水平的提高

ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的“無(wú)記錄、無(wú)行動(dòng)”和過(guò)程控制的原則，使得歸檔文件更加齊全、完整、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。在文件與資料控制、質(zhì)量記錄控制兩個(gè)要素中重申了檔案管理的一些規(guī)定，并且又提出了一些新的要求，使檔案工作在以前基礎(chǔ)上更深化，利于案卷質(zhì)量的提高。比如：文件發(fā)放要有詳細(xì)記錄，并保證發(fā)出文件與回收失效文件數(shù)量相一致，文件更改要嚴(yán)格把關(guān)，同時(shí)要有記錄；不使用的文件版本要標(biāo)識(shí)，以便與現(xiàn)行有效的區(qū)分等等。另外作為指導(dǎo)工作依據(jù)的質(zhì)量體系文件（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、崗位指導(dǎo)書）具有法規(guī)性，一旦生效就必須嚴(yán)格執(zhí)行，這對(duì)嚴(yán)格檔案管理，提高管理水平起到了保障作用。

（三）促使在工作中形成的檔案資料齊全完整

質(zhì)量體系建設(shè)要求，一切活動(dòng)要有記錄，無(wú)記錄無(wú)活動(dòng)。按照審核要求，由于每年學(xué)校都要接受國(guó)際挪威船級(jí)社（DNV）的復(fù)審，需要提供相關(guān)工作記載和記錄，促使各個(gè)單位在日常工作中注意工作記錄等文件材料的積累、收集和保存，能夠完整的歸檔，并且使這項(xiàng)工作常態(tài)化。

三、檔案部門要充分發(fā)揮其作用，為質(zhì)量體系建設(shè)和認(rèn)證服務(wù)

（一）學(xué)校檔案是質(zhì)量認(rèn)證活動(dòng)的重要依據(jù)，又是通過(guò)質(zhì)量認(rèn)證的基本內(nèi)容

大連海事大學(xué)從1996年開始進(jìn)行質(zhì)量體系認(rèn)證準(zhǔn)備工作，1998年9月通過(guò)了認(rèn)證機(jī)構(gòu)挪威船級(jí)社（DNV）的首次認(rèn)證，每年要進(jìn)行一次DNV復(fù)審，至今ISO9001質(zhì)量管理體系在學(xué)校已經(jīng)運(yùn)行15年，這期間形成的文件材料既是認(rèn)證的依據(jù)和內(nèi)容，也是歸檔保存的重要檔案。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，為認(rèn)證提供服務(wù)

一是要不斷建立和健全高校檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，根據(jù)學(xué)校質(zhì)量體系建設(shè)的要求，做好檔案部門各個(gè)崗位指導(dǎo)書及相關(guān)檔案管理的程序文件編寫工作，使高校檔案工作更加規(guī)范化、制度化，使管理工作按“法治”軌道運(yùn)行。

二是要參與學(xué)校質(zhì)量體系的文件管理工作，使在文件生成階段能夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，符合歸檔的要求。配合質(zhì)管辦做好質(zhì)量體系文件資料和質(zhì)量記錄的收集、整理、分類、編目、組卷、劃分保管期限等工作，使檔案工作要求與ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求融匯貫通，達(dá)到協(xié)調(diào)一致。

三是要根據(jù)檔案工作要求，對(duì)歸檔的質(zhì)量文件資料進(jìn)行系統(tǒng)地檢查，確保案卷質(zhì)量，并對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)地管理，建立完善、系統(tǒng)的檢索工具，以適應(yīng)認(rèn)證和查閱需要。

四是要在質(zhì)量體系審核認(rèn)證工作中，根據(jù)學(xué)校要求，及時(shí)提供需要的相關(guān)材料，為審核認(rèn)證工作服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。

總之，我校的ISO9001質(zhì)量體系的認(rèn)證和實(shí)施工作至今已運(yùn)行了近20年，這個(gè)過(guò)程中，對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)教育和管理工作起到了極大的監(jiān)督和促進(jìn)作用，特別是對(duì)學(xué)校檔案工作起到了有力地推動(dòng)作用，使檔案意識(shí)在廣大教職工中得到了廣泛的宣傳和貫徹。

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