文/紅云紅河煙草（集團）有限責(zé)任公司 王星勻

企業(yè)重大項目建設(shè)檔案是重大建設(shè)項目形成的全過程的表現(xiàn)，在企業(yè)的發(fā)展中甚至是社會的發(fā)展中都占有非常重要的作用。重大建設(shè)項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性對項目建成后的正常生產(chǎn)、使用、改造、維修以及擴建等都會產(chǎn)生深刻的影響，因此，做好檔案管理工作非常必要。企業(yè)重大建設(shè)項目具有投資大、工期長、涉及面廣的特點，而形成的項目檔案具有數(shù)量大、價值高、種類多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點，這就給企業(yè)重大建設(shè)項目檔案管理工作帶來了很大的困難，如何有效的解決這些困難已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理工作的重要任務(wù)之一。

一、當(dāng)前企業(yè)重大建設(shè)項目檔案管理中的存在問題

（一）文件材料的管理問題

有些重大項目在建設(shè)過程中，很多文件材料的制作不規(guī)范，大多只是用紙和筆來記錄，這就容易出現(xiàn)紙、筆的質(zhì)量問題影響文件材料的質(zhì)量，同時，在紙的規(guī)格方面，文件的制作沒有嚴(yán)格使用統(tǒng)一規(guī)格的紙，這就導(dǎo)致文件材料的形成質(zhì)量不符合規(guī)范要求。有的建設(shè)項目竣工圖收集不齊全，在建設(shè)過程中更改內(nèi)容未在相關(guān)圖紙和文件中注明的現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致項目竣工圖不能準(zhǔn)確、清晰、真實的反映項目竣工時的實際情況。有些重大項目文件材料的收集不齊全，比如，前期文件、設(shè)計文件、建設(shè)文件、監(jiān)理文件的收集不系統(tǒng)、不完整，對項目施工前原建筑的使用情況、開工儀式、施工過程、施工技術(shù)、項目竣工、園林綠化等有關(guān)的聲像和電子文件材料的收集不重視等。

（二）項目檔案管理與項目建設(shè)不同步

重大項目檔案管理的基本原則是，檔案管理和項目建設(shè)必須同時進(jìn)行。但是在實際工作中，相當(dāng)多的項目檔案管理明顯滯后于項目建設(shè)的進(jìn)程。這主要表現(xiàn)在：在項目設(shè)計階段，沒有同時將檔案管理工作納入項目建設(shè)的計劃和合同中，未對項目檔案實行合同化管理；在項目建設(shè)階段，項目檔案管理的計劃、部署和檢查不能同項目建設(shè)工作同時進(jìn)行，未對項目建設(shè)和項目檔案進(jìn)行一體化管理；在項目各個階段建設(shè)的時候，項目檔案的文件材料的收集跟不上工程建設(shè)的各個階段，甚至還出現(xiàn)文件材料丟失，數(shù)據(jù)失真的情況，未對項目檔案工作的有關(guān)要求列入項目建設(shè)的控制管理內(nèi)容中。

（三）管理機制不健全

在很多建設(shè)單位中，很多項目檔案管理人員對項目檔案各個環(huán)節(jié)的管理都是各自為政，對管理工作是推著干，這就導(dǎo)致檔案管理失控。目前，雖然很多建設(shè)單位制定了相關(guān)的建設(shè)項目檔案管理機制，但是這些機制并不健全，存在很多漏洞。當(dāng)前，重大建設(shè)項目檔案管理還未形成一套系統(tǒng)的、完善的、切實可行的管理機制。

（四）職責(zé)不明確

項目建設(shè)單位對于項目檔案管理工作的具體內(nèi)容、具體做法和具體職責(zé)還比較模糊。比如，對建設(shè)項目檔案管理的檢查和指導(dǎo)工作不到位，項目主管本應(yīng)擔(dān)負(fù)起這樣的責(zé)任，但是有些項目主管對檔案管理的檢查和指導(dǎo)工作并重視；很多建設(shè)單位普遍重項目建設(shè)，輕檔案管理；項目施工每道工序結(jié)束的時候，施工未向監(jiān)理單位報驗就進(jìn)入下一個施工工序；監(jiān)理在進(jìn)行工程質(zhì)量檢查的時候，本應(yīng)將檔案資料納入檢查內(nèi)容，但是在實際工作中，監(jiān)理單位往往忽視對檔案資料的檢查。

（五）檔案管理人員專業(yè)水平較低

檔案管理人員在項目檔案管理中占有非常重要的作用，但是部分建設(shè)單位的檔案管理人員對項目建設(shè)和檔案管理知識都不懂，文化程度和業(yè)務(wù)素質(zhì)比較低，加上很多檔案管理人員身兼數(shù)職，工作精力都被分散出來，這就使檔案管理人員不能適應(yīng)工作的需要，不利于建設(shè)項目檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、應(yīng)對措施

（一）做好檔案資料的收集，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)

在項目的準(zhǔn)備階段，檔案人員要對建設(shè)項目各個管理職能部門的相關(guān)資料進(jìn)行收集，主要收集項目的前期立項報告、可行性研究報告和評估、設(shè)計計劃書、施工方案、施工準(zhǔn)備、勘察、監(jiān)理、外事活動等各項資料；在施工階段，對施工工藝、工程質(zhì)量控制、工程質(zhì)量驗收、竣工圖等資料進(jìn)行詳細(xì)的收集，嚴(yán)格各項資料收集工作的過程；在驗收階段，主要收集工程竣工總結(jié)、竣工驗收記錄文件以及各項專項驗收認(rèn)可文件；在資料收集過程中，明確各個工作人員的責(zé)任和檔案收集的范圍，提高收集進(jìn)度，保障檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。

（二）實施同步管理

由于項目檔案的形成來自于各個項目建設(shè)的部門和單位，內(nèi)容涉及面非常廣，因此，必須將重大建設(shè)項目管理納入項目建設(shè)計劃，保證檔案管理的有關(guān)問題能夠得到及時的解決；建設(shè)單位在進(jìn)行項目研究、部署、檢查、監(jiān)督和總結(jié)的同時，應(yīng)將項目檔案管理納入項目建設(shè)程序管理，對項目建設(shè)和項目檔案實施一體化管理；一個重大的建設(shè)項目是由各個建設(shè)階段組成的，因此，檔案管理工作要積極跟進(jìn)項目建設(shè)的各個階段，確保項目檔案管理與整個項目竣工驗收同步進(jìn)行。

（三）建立健全檔案管理機制

建設(shè)單位必須充分認(rèn)識到項目檔案管理的重大意義，在抓好項目建設(shè)工作的同時，要高度重視項目檔案管理工作，建立健全檔案管理機制，并嚴(yán)格制度執(zhí)行。建設(shè)單位在與有關(guān)單位進(jìn)行合同簽訂的時候，要將項目檔案管理納入合同；把項目檔案管理納入項目建設(shè)程序管理，改變與建設(shè)項目各自為政的局面，實現(xiàn)管理的一體化；明確項目檔案管理的檢查、審核機制，將項目檔案管理納入監(jiān)理部門職責(zé)；將項目檔案管理納入評比范圍，在開展項目質(zhì)量、安全、管理等評比活動中，也要對項目檔案管理進(jìn)行評比；建立健全檔案管理的規(guī)章制度和獎懲機制，落實責(zé)任到人。

（四）嚴(yán)格檔案管理職責(zé)

項目建設(shè)單位與施工單位要簽訂相關(guān)責(zé)任書，明確施工、建立等建設(shè)項目檔案管理的職責(zé)和義務(wù)，保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確和歸檔及時；相關(guān)單位要制定相關(guān)的崗位責(zé)任制度，將項目檔案管理的各項職責(zé)明確到個人，專人專管；要明確項目工作程序和規(guī)范，規(guī)范施工過程中的檔案收集、整理、保管、修改、提交以及歸檔等工作；項目監(jiān)理在檢查項目建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度的同時，要檢查文件材料的收集是否準(zhǔn)確、完整，與項目建設(shè)的實際情況是否相符，并對檔案管理實行嚴(yán)格的監(jiān)督。

（五）加強培訓(xùn)力度

檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低是檔案管理質(zhì)量的重要保障，因此，必須加大對檔案人員業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)力度，采取各種培訓(xùn)方式提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力；加強對檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型項目檔案管理人才，保證每個檔案人員都具備較強的項目建設(shè)知識和檔案管理知識，提高他們解決問題、善于協(xié)調(diào)、善于運用新知識的能力，為項目檔案管理的系統(tǒng)性、可靠性、及時性提供智力支持。

[1]黃靜雅.企業(yè)重大建設(shè)項目檔案管理的幾點體會[J].四川檔案.2012,47(5):47-48.

[2]于立.重大建設(shè)項目檔案管理之我見[J].黑河學(xué)刊.2012,15(7):160-161.

[3]裴嵐.淺議企業(yè)重大工程建設(shè)項目檔案管理[J].云南檔案.2008,42(3):25-26.

[4]孟憲華,吳炳亮.試析重大建設(shè)項目檔案管理存在的問題與對策[J].黑龍江檔案.2008，9(6):14-15.

[5]陶巖.淺析重大建設(shè)項目檔案管理工作[J].神華科技.2011,18(8):50-51.