文/山東女子學院 劉曉云

高校檔案主要是指在高?？蒲薪逃?、教學研究、學科建設(shè)等一系列的工作形成的需要歸檔保存的文件資料。高校檔案資料作為具有較高參考使用價值的文獻資料，也是對高校發(fā)展過程的準確、詳實的記錄，對于高校總結(jié)發(fā)展建設(shè)經(jīng)驗，推進科研教育管理以及提高高校教學管理水平也具有重要的作用。近年來，隨著國家對于高校教育工作扶持力度的不斷加大，高校管理條件得到了大幅度的改善，教學條件、管理條件以及師資力量等硬件設(shè)施得到了改善，但同時對于高校各項管理工作也提出了更高的要求。分析當前高校檔案管理工作存在的各項問題，強化高校檔案管理工作，提高高校檔案管理的服務(wù)水平，已經(jīng)成為新時期新形勢對于高校檔案管理工作的基本要求。

一、新時期對于高校檔案管理的新要求分析

（一）形成集約化的檔案管理體系

在新的形勢下，高校檔案管理工作更加復雜繁瑣，這就要求高校檔案管理部門必須革新管理體制，形成集約化的檔案管理體系，將檔案管理業(yè)務(wù)、管理制度以及管理方法進行統(tǒng)一，整合各種有效的管理資源，集中開展檔案的收集整理、分類保存以及檢索應用等工作。

（二）形成模塊化的檔案管理方式

模塊化的檔案管理方式主要是指借助于有效的分類管理機制以及相應的檔案管理軟件，將檔案管理工作細化分解，分別分級管理，各負其責，在節(jié)約檔案管理工作人力以及物力資源投入的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案管理工作的精細化。

（三）信息化程度高

高水平的信息化管理是新時期對于檔案管理工作的基本要求，要求高校檔案管理工作部門必須借助于完善的檔案管理軟件開展檔案的收集整理與分類匯總保存工作。此外，隨著圖像、文本、音像、軟件和科學數(shù)據(jù)等各種檔案資料載體形式的廣泛使用，對于高校檔案管理信息化水平同樣提出了較高的要求。

二、新時期高校檔案管理工作問題分析

（一）對高校檔案管理工作不夠重視，經(jīng)費投入嚴重不足

當前，部分高校對于檔案管理工作重視程度不足，為了降低管理成本，不合理的壓縮檔案管理工作經(jīng)費。導致檔案管理工作無論是在辦公條件等硬件設(shè)施，還是在機構(gòu)設(shè)置、人員配備等管理條件上，均處于薄弱環(huán)節(jié)，這對于高校檔案管理工作的長遠發(fā)展十分不利。

（二）高校檔案管理工作制度不健全

完善的高校檔案管理規(guī)章制度體系是確保檔案管理工作有條不紊開展的基本依據(jù)，但是由于部分高校忽視了高校檔案管理制度建設(shè)，導致高校檔案管理工作開展過程中缺乏相應的約束與指導，也難以實現(xiàn)預期的管理目標。

（三）高校檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)水平有待提高

由于管理經(jīng)費投入不足，高校檔案管理工作難以拿出足夠的資金開展檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，缺乏最基本的硬件設(shè)施以及檔案管理業(yè)務(wù)軟件，因而導致高校檔案管理工作的信息化程度較低，檔案管理工作的效率以及質(zhì)量不高。

（四）高校檔案資料得不到有效的利用

高校檔案資料在歸檔保存后，由于借閱程序繁瑣或者是未能形成網(wǎng)絡(luò)化的檢索使用機制，因而導致高校檔案資料得不到有效的利用，師生對于檔案資料查閱工作的積極性不高，因而導致檔案資料的服務(wù)功能難以發(fā)揮。

三、新時期高校檔案管理工作完善措施研究

（一）對高校檔案管理進行體系改革，優(yōu)化高校檔案管理體系建設(shè)

在新時期完善我國檔案管理工作的首要措施便是革新檔案管理制度，通過建立與時代特征相適應的管理體系為高校檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。首先，在高校檔案管理機構(gòu)的設(shè)置上，應該將高校檔案管理部門從高校辦公室中脫離出來，單獨成立具有相應職責權(quán)限的機構(gòu)部門，并對其機構(gòu)職能、人員編制、崗位職責以及考核方式進行細化規(guī)定。其次，應該完善高校檔案管理工作制度，重點對于高校檔案管理的檔案資料收集整理、歸檔保存、檔案室信息化技術(shù)設(shè)備的維護、檔案資料的安全狀態(tài)、檔案部門的服務(wù)、人員的培訓考核等幾方面細化規(guī)定，確保高校檔案管理工作有秩序的順利開展。

（二）提高對于高校檔案資料管理的重視程度，增加對檔案管理工作的資金投入

高校相關(guān)管理部門應該充分認識到檔案資料管理工作的重要性，增加對于高校檔案管理部門的投入。確保計算機、服務(wù)器、復印掃描設(shè)備以及存儲設(shè)備等基本辦公設(shè)施的齊全，同時積極引進功能多樣、安全性高的檔案管理軟件，確保檔案管理工作的順利開展。此外，還為了確保檔案資料室的安全，還應該配備齊全的消防設(shè)備、防火防盜設(shè)施以及安全設(shè)備，通過完善提高高校檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，以適應新時期對于高校檔案管理工作的新要求。

（三）規(guī)范高校檔案資料的形成，優(yōu)化檔案管理工作流程

高校檔案資料的整理形成作為高校檔案管理的首要工作，也是各項管理工作開展的基礎(chǔ)，因此管理部門應該按照《檔案法》以及高校科研教學活動的實際需要，完善檔案資料的收集、整理、鑒別、歸檔工作。此外，在高校檔案管理工作流程上，應該按照細化分解、量化控制的方式開展檔案管理工作，盡可能的實現(xiàn)高校檔案管理工作的標準化、系統(tǒng)化、信息化以及規(guī)范化。

（四）提高高校檔案的數(shù)字化建設(shè)水平

由于現(xiàn)階段圖像、文本、音像、軟件和科學數(shù)據(jù)等檔案資料日益增多，這些檔案資料的保存管理離不開數(shù)字化的檔案管理體系，而且完善高校檔案資料的數(shù)字化建設(shè)也有助于方便高效檔案資料的借閱查詢。在具體的執(zhí)行措施上，首先應該做好檔案資料的歸集整理工作，將各類信息資料及時歸檔并錄入到計算機之中，并通過校園網(wǎng)絡(luò)上傳于安全的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之中，進而結(jié)合檔案資料的校園網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，形成網(wǎng)絡(luò)化可查閱的檔案管理制度。此外，對于高校檔案資料數(shù)據(jù)庫應該重點強化維護，確保檔案資料數(shù)據(jù)的安全可靠，避免有保密要求資料的外泄。

（五）提高高校檔案資料管理部門的服務(wù)水平

高校檔案管理工作的職能之一便是為高效的其他管理部門或者是師生提供便利的借閱查詢服務(wù)，因此在新時期革新檔案管理工作必須提高檔案管理工作的服務(wù)水平。高校檔案管理部門應該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的定位，在管理工作中樹立服務(wù)理念，通過拓展檔案資料的信息量，擴大高校檔案資料的館藏規(guī)模，優(yōu)化高校檔案資料結(jié)構(gòu)，為高校師生提供豐富的檔案資料資源。此外，高校檔案管理部門還應該進一步完善檔案資料數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，為高校師生網(wǎng)上訪問查閱檔案資料提供便利的渠道，通過這種方式來強化檔案資料管理的服務(wù)功能。

四、結(jié)語

高校檔案管理工作作為一項系統(tǒng)的管理內(nèi)容，對于高校教育科研工作的順利開展也具有重要的影響作用。在新的時期，高校檔案管理工作部門必須充分認識到自身在檔案管理工作中存在的一系列問題，并通過革新管理理念，完善管理體系，并積極引進各種全新的管理思路與管理技術(shù)，提高高校檔案管理工作水平，推動高校檔案管理工作的標準化、規(guī)范化與科學化。

[1]張藥.加快高校檔案資源信息化建設(shè),促進高校檔案事業(yè)發(fā)展[J].科技信息,2010(16).

[2]夏文.新時期高校檔案管理模式的電子信息化[J].湖北師范學院學報(哲學社會科學版),2010(02).

[3]周芬玲.淺議高校檔案管理與信息化建設(shè)[J].青海師范大學學報(哲學社會科學版),2006(04).