文/紹興第三醫(yī)院 宋敏

一、人事檔案信息資源開發(fā)和利用的意義

人事檔案信息資源的開發(fā)和利用指的是把干部職工的檔案信息作為基礎(chǔ)，再利用一定的方法、方式，來提供檔案或者檔案內(nèi)容的有關(guān)情況，它是檔案工作的目的和歸宿。其具有的意義則是多方面的：

（一）人事檔案信息的開發(fā)和利用是達到人事檔案管理工作的根本目的的主要途徑

開發(fā)利用人事檔案信息資源，最大限度發(fā)揮人事檔案的作用，并且服務(wù)于本系統(tǒng)的中心工作和人事工作是作為人事檔案工作的根本目的存在的。我所在的衛(wèi)生系統(tǒng)中的干部職工因行業(yè)的特殊性極大部分是專業(yè)技術(shù)人員，在職稱評聘、學(xué)歷提升、醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育、科研成果的申報、干部任免等方面對人事檔案信息資源的利用率較高，為此我們?nèi)耸聶n案管理部門通過及時收集和整理保存干部職工檔案資料，為系統(tǒng)內(nèi)外開發(fā)利用檔案信息資源的工作奠定了良好的基礎(chǔ)。我認為只有我們?nèi)耸聶n案部門及時、系統(tǒng)、有序的開發(fā)人事檔案信息資源，有效的滿足各醫(yī)療衛(wèi)生單位人事管理工作的需要，才能真正的顯示出人事檔案的價值性，充分發(fā)揮出人事檔案管理的作用。

（二）人事檔案信息資源的開發(fā)和利用是衡量人事檔案管理工作好壞的基本標尺

實現(xiàn)人事檔案信息的有效利用是人事檔案管理工作的最終目的，而檔案質(zhì)量是與人事檔案的利用效果密切相關(guān)的。多年來從事人事檔案管理工作實踐證明，如果我們檔案室管理的人事檔案內(nèi)容真實、資料完整，能從各個方面展示干部職工的思想品德、業(yè)務(wù)水平，能方便又高效的為各醫(yī)療衛(wèi)生單位做好信息的有效利用，那么我們的人事檔案資料才發(fā)揮了應(yīng)有的作用，不然恰好相反。與此同時，人事檔案信息的利用工作雖是建立在基礎(chǔ)工作之上，但同時二者又是緊密相連的，如果沒有良好的基礎(chǔ)工作做保障就不會有之后的利用工作，若是基礎(chǔ)工作處于薄弱水平，那么利用工作就不會有效的開展。除此之外，人事檔案管理工作者要注意把人事檔案資料作為重要的人才信息資源對待，檔案管理者要熟悉館藏，圍繞本年度政府及本系統(tǒng)的中心工作，做好人事檔案管理工作。

（三）人事檔案信息資源的開發(fā)和利用是合理科學(xué)開發(fā)人才資源的必經(jīng)之路

管理的宗旨是合理并充分的利用各種資源以獲得最佳效益。人事工作本質(zhì)是管理者的工作，即是開發(fā)人才、使用人才、培養(yǎng)人才，最大限度的調(diào)動干部職工積極性，使有用的人才充分發(fā)揮其才能。所以，每個醫(yī)療衛(wèi)生單位要想高效利用人才，就必須充分、全面的了解自己的干部職工，包括其德、能、勤、績等等方面。通過人事檔案信息資源的開發(fā)利用，就能達到知人善任的目標，就能最大限度的為各種人才脫穎而出創(chuàng)造良好的平臺。

二、人事檔案信息資源開發(fā)和利用的對策

（一）解放思想，更新認識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

要想更好的開發(fā)人事檔案信息資源，必須更新觀念、解放思想，要重視檔案信息的開發(fā)和人事檔案資料的收集，在保證人事檔案管理的保密性基本原則基礎(chǔ)上，我認為關(guān)鍵是要主動將檔案信息開發(fā)利用工作做好。一是，行動上要主動。要變被動型服務(wù)為主動型服務(wù)，實現(xiàn)被動服務(wù)到主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變。不但要注重平時的人事檔案的工作，而且要根據(jù)本系統(tǒng)人事工作的不同時期如職稱晉升、工資審批，干部任免等，要適時的提供一定的相關(guān)檔案信息資源。二是方法上要改進。對于這個問題，我的觀點是要從根本上改變傳統(tǒng)的人事檔案資源的開發(fā)利用方式方法，利用數(shù)字化手段把人事檔案信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)楦麽t(yī)療衛(wèi)生單位提高人事工作質(zhì)量和效益，成為讓各級領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)、使用、培養(yǎng)、選拔各類人才的依據(jù)庫。三是措施要切實可行。要著重掌握了解人事檔案信息的來源，注重建立健全人事檔案信息聯(lián)系制度，逐漸形成一個全系統(tǒng)人事檔案收集的有效網(wǎng)絡(luò)，督促下屬單位及時提供有價值的、真實的、全面的檔案信息，來提高人事檔案信息的利用效率。

（二）加強信息資源建設(shè)，建立信息數(shù)據(jù)庫

信息化建設(shè)是新時期人事檔案信息資源的開發(fā)利用重要舉措，人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。做好這項工作關(guān)鍵是要保證人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)內(nèi)容做到詳實、全面、準確，而且要保證信息的隨時更新和維護。首先信息數(shù)據(jù)庫不僅要包括干部職工的基本信息，還要有每個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱評聘、科研成果、論文專利、獎懲記錄、工資變化、職務(wù)任免、主要社會關(guān)系以及家庭成員等等信息，這樣通過數(shù)據(jù)庫可以方便地進行每個人的信息檢索、統(tǒng)計、查詢、分析，進而生成各種相關(guān)的表格和名冊，以達到充分利用人事檔案信息，提高人事檔案工作的利用質(zhì)量和效率。其次為了盡量滿足各醫(yī)療衛(wèi)生單位利用工作的需要和保護人事檔案實體的需求，對于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫沒有辦法提供干部職工的鑒定材料、考核材料、個性特點等情況的現(xiàn)狀，我建議可以采取在人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的模板上建立起全文數(shù)據(jù)庫，用掃描儀將利用率高、利用價值高的檔案資料掃描到電腦上，以建立全文數(shù)據(jù)庫，就可以通過計算機完成人事檔案信息的傳輸、查閱與摘錄，以進一步發(fā)掘人事檔案信息以及各類專業(yè)技術(shù)人才的內(nèi)在價值。

（三）建立服務(wù)網(wǎng)站，加強信息安全管理，達到信息共享

隨著信息化的發(fā)展，我們應(yīng)加強對數(shù)字檔案信息的管理和收集，并通過網(wǎng)絡(luò)提供利用和連接，為此需加強局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和廣域網(wǎng)的“三網(wǎng)”建設(shè)，建立起功能完善、技術(shù)先進、內(nèi)容齊全的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)站。檔案信息使用者在通過網(wǎng)絡(luò)利用人事檔案信息的時，個人圖像、聲音以及相關(guān)文字等等各種信息一應(yīng)俱全，使信息使用者有與所調(diào)查者面對面交談的感受，逐漸實現(xiàn)人事檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享，達到充分開發(fā)利用人事檔案信息資源的效果。但建立健全人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，首先要解決的問題是干部職工檔案信息的安全性。對此，我認為可以借鑒國外的人事檔案信息管理制度，把人事檔案信息分成三個級別：第一級是允許自由查閱的人事檔案信息部分；第二級是可以申請查閱的部分人事檔案信息；第三級是需要嚴格保密的一部分人事檔案信息。這樣就可以根據(jù)不同的等級，來進行不同的安全管理，以保證檔案信息資源的開放利用的安全性。

三、結(jié)束語

衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案工作的落腳點和出發(fā)點是高效、準確、及時的為本系統(tǒng)的中心工作和各醫(yī)療衛(wèi)生單位的人事工作服務(wù)，衡量和檢驗人事檔案工作優(yōu)劣的基本尺度是把保證高效利用作為工作中心，做好優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對此，我們檔案管理工作人員要進一步提高認識，明確服務(wù)方向，時時處處為信息使用者著想，敢于開拓創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變觀念，實現(xiàn)檔案信息資源的最大限度的開發(fā)利用，充分發(fā)揮出人事檔案信息的作用。

[1]葉暉.加強人事檔案開發(fā)利用的探究[J].青春歲月,2012,18.

[2]張博.人事檔案的開發(fā)利用思考[J].才智,2012,35.