文/常杰思

隨著我國精神文明建設(shè)的不斷發(fā)展，大眾文化文明程度的顯著提高，更多的社會(huì)機(jī)構(gòu)以及企業(yè)，和更多的普通讀者開始走進(jìn)圖書館，更多的受眾帶來更復(fù)雜的需求，對(duì)圖書館辦公室工作提出了新的挑戰(zhàn)。在這樣的背景下，圖書館管理系統(tǒng)的 “中樞神經(jīng)”——圖書館辦公室如何更好地發(fā)揮職能作用？圖書館辦公室工作人員的能力素質(zhì)根據(jù)需要如何提升？值得我們深思與探討。

一、圖書館辦公室的職能

（一）參與決策。圖書館辦公室是館領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，辦公室的工作人員除了要對(duì)圖書館的基本信息、館藏分布、規(guī)章制度、人員情況等了如指掌外，還要深入業(yè)務(wù)部門，進(jìn)行廣泛地調(diào)查研究，做好問題、意見的收集和信息的匯總、分析工作，為館領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供真實(shí)、準(zhǔn)確的材料和依據(jù)，并為館領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法、提建議、獻(xiàn)良策，發(fā)揮參謀、助手的作用。

（二）組織協(xié)調(diào)。圖書館各項(xiàng)工作得以順利開展離不開擁有良好的內(nèi)外部環(huán)境，辦公室則在這一環(huán)境的創(chuàng)造過程中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、溝通四方的核心作用。具體包括館內(nèi)各部門間、上級(jí)、同級(jí)職能部門間、兄弟圖書館間關(guān)系的協(xié)調(diào)等等。

（三）行政服務(wù)。圖書館辦公室的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作就是全館業(yè)務(wù)工作的后勤保障，如各種辦公用品的采購和發(fā)放、辦公設(shè)備的維護(hù)和報(bào)修、津貼及福利待遇的發(fā)放等服務(wù)性工作。辦公室要注重傾聽館員聲音，關(guān)心館員生活，了解館員疾苦，解除館領(lǐng)導(dǎo)和廣大館員的后顧之憂，使他們能夠全身心地投入工作。

可以說，圖書館辦公室是館領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是業(yè)務(wù)工作及行政事務(wù)兼容的綜合部門，是領(lǐng)導(dǎo)借以指揮全館運(yùn)作、推動(dòng)各部門搞好工作的重要渠道，是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系上下、左右的紐帶和橋梁。因此，圖書館辦公室人員在圖書館工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。

二、 圖書館辦公室人員的素質(zhì)要求

通過對(duì)圖書館辦公室職能的分析，同時(shí)對(duì)辦公室人員的素質(zhì)提出了要求。

（一）政治素質(zhì)。辦公室人員的政治素質(zhì)直接決定著思想政治工作的政策性、方向性，因此，優(yōu)良的政治素質(zhì)成為首要素質(zhì)。優(yōu)良的政治素質(zhì)除了堅(jiān)持正確的政治方向、政治立場(chǎng)、政治觀點(diǎn)外，在新形勢(shì)下，它還有以下新的要求。

1.堅(jiān)守政治執(zhí)著性。要在政治上、思想上、行動(dòng)上與黨中央保持一致，始終保持政治上的清醒和堅(jiān)定；要對(duì)事業(yè)滿懷執(zhí)著，矢志不渝，艱難前行，用忠誠和奉獻(xiàn)詮釋對(duì)思想政治工作的無限熱愛。

2.增強(qiáng)政治預(yù)見性。當(dāng)今社會(huì)生活急劇變化，既是發(fā)展的 “黃金機(jī)遇期”，又是各種 “矛盾凸顯期”，還是圖書館事業(yè)發(fā)展的 “轉(zhuǎn)型期”，更是到了改革的 “攻堅(jiān)期”。工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)籌帷幄、防患未然。要從政治的高度，培養(yǎng)戰(zhàn)略視野，不斷吸收新思想、新知識(shí)、新理論，保持前瞻性，把握工作的主動(dòng)權(quán)，促進(jìn)社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。

3.保持政治敏銳性。面對(duì)新情況、新規(guī)律、新特點(diǎn)，工作人員要具有冷靜清醒的政治頭腦，保持政治敏銳性。要善于把握政治大局，善于鑒別政治敏感事件，提升應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，從而占領(lǐng)思想政治工作的制高點(diǎn)。尤其是對(duì)全館各個(gè)部門出現(xiàn)的帶有普遍性、傾向性的敏感問題時(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)決策之前及時(shí)提供準(zhǔn)確的信息。在熟悉全局的前提下，仔細(xì)地觀察，自會(huì)形成敏銳的素質(zhì)。要深入一線，做有心人，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不易進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)視線的潛在性問題，這就要求擺脫辦公室工作從屬性、被動(dòng)性的制約，謀劃在先，服務(wù)在前。

（二）專業(yè)素質(zhì)。專業(yè)素質(zhì)是從事圖書館工作的基礎(chǔ)，是圖書館員在工作崗位上為讀者服務(wù)，為社會(huì)作貢獻(xiàn)的立身之本。它一方面要求館員具有雄厚扎實(shí)的圖書館學(xué)、目錄學(xué)、情報(bào)學(xué)、信息學(xué)、圖書館事業(yè)史等知識(shí)，同時(shí)應(yīng)掌握?qǐng)D書館工作流程與各種流程的操作方法，如圖書采購、圖書分類、編目工作、館藏建設(shè)、讀者工作、業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、分工協(xié)作等理論。

任何工作都是在前人基礎(chǔ)上的創(chuàng)新，即在廣泛學(xué)習(xí)和借鑒他人知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上創(chuàng)新成果。沒有深厚的專業(yè)素養(yǎng)，就無法對(duì)本崗位工作有全面深入的了解，也就不可能在工作崗位上進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展。

（三）行政能力。圖書館辦公室從事基層的行政工作，行政行為形象發(fā)揮著重要作用。行政行為實(shí)施對(duì)象 （即館員、讀者）對(duì)行為主體是否信任以及對(duì)行為本身的理解、支持度，一方面固然取決于行政行為本身正確與否，但某種程度上還依賴于行政行為形象的作用。良好的行政行為形象會(huì)促使行政行為順利實(shí)施，并能大大降低行政管理消耗，提高行政效率。

行政管理能力是行政行為形象的重要基礎(chǔ)。行政管理人員要想有效塑造其行政行為形象，需不斷提高自身的行政管理水平，只有建立在能力基礎(chǔ)上的形象，才是真實(shí)堅(jiān)挺的，才能真正讓行政行為實(shí)施對(duì)象敬服。良好的行政行為形象必然是堅(jiān)持原則的形象，敢于按程序?qū)嵤┬姓袨椤?jiān)持正義、秉公行事是其最主要的表現(xiàn)。同時(shí)，在行政行為形象的自我塑造過程中，塑造者的示范作用尤其重要，管理者的人格品行、率先垂范往往潤(rùn)物無聲、春風(fēng)化雨，只有在德才兼?zhèn)?、思想品德高尚的管理者的帶領(lǐng)下，才能在館內(nèi)營造一個(gè)風(fēng)清氣正、和諧向上的氛圍。

（四）協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)能力是指決策過程中的協(xié)調(diào)指揮才能。協(xié)調(diào)者應(yīng)該懂得一套科學(xué)的組織設(shè)計(jì)原則，應(yīng)該熟悉并善于運(yùn)用各種組織形式，還應(yīng)該善于用權(quán)，能夠指揮自如，控制有方，協(xié)調(diào)人力、物力、財(cái)力，以獲得最佳效果。協(xié)調(diào)能力包括以下幾個(gè)方面。

1.有效的人際溝通能力。是指協(xié)調(diào)者通過各種語言或其他媒介向他人傳達(dá)某種信息，以有效地使他人獲得理解，促進(jìn)行政管理活動(dòng)順利地進(jìn)行。協(xié)調(diào)者在行政管理活動(dòng)中必須及時(shí)向下屬、同層次人員、上級(jí)或其他人員傳遞信息，要使對(duì)方理解其信息，促進(jìn)雙方的協(xié)調(diào)必須要進(jìn)行有效溝通。

2.高超的員工激勵(lì)能力。協(xié)調(diào)者要善于利用各種手段激勵(lì)館員，以激發(fā)館員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。對(duì)此，協(xié)調(diào)者必須把握以下幾個(gè)方面：一是協(xié)調(diào)者對(duì)其下屬的不同需要和價(jià)值取向必須具有敏感性。二是協(xié)調(diào)者必須努力增加館員的 “努力工作可以產(chǎn)生好業(yè)績(jī)”的期望。三是協(xié)調(diào)者必須保證館員感到組織的公平公正。四是協(xié)調(diào)者要善于鼓勵(lì)下屬員工設(shè)立具體的、有挑戰(zhàn)性的、現(xiàn)實(shí)合理的工作目標(biāo)。

3.良好的人際交往能力。是指協(xié)調(diào)者在人際交往中以各種技能來建立良好的人際關(guān)系，即 “為我所用”的能力。譬如如何與下屬或上司建立良好的同事關(guān)系等。協(xié)調(diào)能力，是化解矛盾的能力，是聚分力為合力的能力，是變負(fù)能量為正能量的能力，是動(dòng)員群眾、組織群眾、充分調(diào)動(dòng)全體人員的積極性的能力。

三、圖書館辦公室人員的素質(zhì)提升

（一）切實(shí)加強(qiáng)理想信念教育，不斷強(qiáng)化職業(yè)道德教育。緊密聯(lián)系辦公室工作和人員思想實(shí)際，扎扎實(shí)實(shí)地開展理想信念教育，提高工作人員隊(duì)伍的凝聚力和戰(zhàn)斗力，采取理論與實(shí)際相結(jié)合的方法，進(jìn)行職業(yè)道德教育，使其能夠積極主動(dòng)地履行職責(zé)，在平凡的工作崗位上不斷提高、完善、豐富自己。

（二）加強(qiáng)和改進(jìn)培訓(xùn)工作，著力提高理論創(chuàng)新能力。加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員隊(duì)伍的繼續(xù)教育，制定專門的培訓(xùn)制度，建立學(xué)習(xí)考核激勵(lì)機(jī)制，有組織、有步驟地定期輪訓(xùn)，提高工作人員的思想覺悟、文化程度和專業(yè)水平。其次，積極推進(jìn)理論創(chuàng)新，在工作實(shí)踐和提高理論創(chuàng)新能力上不斷取得新成效。

（三）建立制度，形成良性運(yùn)作機(jī)制。一是完善日常工作制度，明確權(quán)責(zé)分配。二是制定完備的工作程序，照章辦事。三是強(qiáng)化監(jiān)督與自我監(jiān)督意識(shí)，靈活督察方式。四是鼓勵(lì)先進(jìn)，懲罰后進(jìn)，調(diào)動(dòng)工作積極性。

（四）創(chuàng)新思維，摸索新的工作思路。創(chuàng)新是社會(huì)進(jìn)步的動(dòng)力，同樣創(chuàng)新也是提高工作效率的有力武器。對(duì)于辦公室的工作，如何精簡(jiǎn)步驟、程序、方法，化繁為簡(jiǎn)，要讓工作人員提建議，鼓勵(lì)他們進(jìn)行創(chuàng)新，只要能夠更好地促進(jìn)圖書館辦公室的工作，就要敢于突破陳規(guī)戒律，放開手腳去干。所以，我們可以把提合理化建議的制度運(yùn)用到辦公室的管理工作中，建議一經(jīng)采納，就進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。

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