文/張記英

一、信息時代下的檔案管理

信息時代下，檔案管理要求將現(xiàn)代的信息技術應用在工作中，這就脫離了實體的保管，走向現(xiàn)代化的檔案管理。信息時代下的檔案管理要求遵循相關的法律法規(guī)以及相關的政策；新型的檔案大多是以電子檔和電子文件的形式來保存的，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，具有節(jié)約資源、減少成本、易于保存等優(yōu)勢；信息時代下的檔案管理實現(xiàn)了網(wǎng)絡化和數(shù)字化，能大大地提高工作效率，同時保存的信息也更加準確。

從醫(yī)院角度來說，信息時代下的檔案管理，可以讓領導更加快速準確地查找信息，以便做出正確決策，這樣就有利于提高醫(yī)療技術和經(jīng)濟效益，促進醫(yī)院大力發(fā)展，為更多的病人提供更優(yōu)質(zhì)的服務；檔案管理信息化可以對醫(yī)院的醫(yī)療設備進行使用性能的分析，保證其使用效果，維修等不受影響，從而降低損失；檔案信息化可以更加快捷方便將醫(yī)學研究成功進行推廣和應用，促進各種科研活動的開展；檔案信息化可以使醫(yī)院的各種決策系統(tǒng)化、科學化，通過多年檔案信息的收集和匯總，進行科學有效地分析，形成決策的正確分析依據(jù)，更好地為醫(yī)院各項工作服務，使其高效有序地運行；信息時代下的醫(yī)學檔案管理，還可以幫助醫(yī)療質(zhì)量和技術的提高，成為開展新業(yè)務、新技術、新科研的依據(jù)。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

大部分醫(yī)院對檔案管理的重要性沒有一個深刻的認識，因此對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求和統(tǒng)一的標準，也沒有制定統(tǒng)一的檔案管理制度，各醫(yī)院都在按照自己的想法進行實踐，這樣難免會有遺漏和疏忽，使許多本應該納入檔案管理的內(nèi)容沒有納入，造成內(nèi)容遺失，殘缺不全等狀況；醫(yī)院的領導對檔案管理的認識比較淡薄，僅注重經(jīng)濟利益，忽視長遠，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性，從而造成歷史資料的不完整，致使檔案信息資源不健全；在醫(yī)院的檔案管理中，檔案管理人員業(yè)務水平不高，醫(yī)院只重視醫(yī)療技術人員素質(zhì)的提高，而忽略了檔案管理人員的素質(zhì)，并沒有對其進行定期的培訓以提高其業(yè)務水平和素質(zhì)，致使大多的檔案管理人員跟不上形勢的大發(fā)展，此外，還有相當多的檔案管理人員學歷不高，技術偏低，有些甚至是半路出家，這些都會影響檔案的嚴謹性與健全性；由于醫(yī)院行業(yè)比較特殊，醫(yī)院的各種檔案并沒有集中在一個地方，比如大部分基層醫(yī)院綜合檔案室只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案等，而x線膠片檔案等則分屬在各個科室進行分散管理，這種情況下，檔案信息不能有效地集中，就不利于檔案的完整和安全；隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模正在不斷地擴大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量正在不斷地增加，但醫(yī)院的檔案庫房和相關的檔案管理設施卻沒能及時地更新，所以大部分的醫(yī)院存在檔案設備陳舊、管理技術落后等問題，這就必然會制約檔案管理工作的發(fā)展。

三、信息時代下對醫(yī)院檔案管理工作者的要求

檔案管理工作者首先要具備高度的責任心，這在任何一個職業(yè)都適用，要愛崗敬業(yè)，忠于職守，對工作積極思考，及時發(fā)現(xiàn)問題，偶爾要能提出創(chuàng)新性的建議；在檔案管理工作中，很重要的一點就是要有精益求精和負責認真的職業(yè)素質(zhì)，因為檔案管理是一項細致嚴謹?shù)墓ぷ鲀?nèi)容；檔案管理工作者要具有創(chuàng)新思維能力，不能墨守成規(guī)，要能獨立思考，因為只有這樣，才能突破傳統(tǒng)的束縛，對問題提出更好的建議；檔案管理工作者還要具備豐富的知識，明確檔案管理的發(fā)展趨勢，了解社會對檔案信息的需要，能夠快速準確地對檔案的獲取和管理進行分析。

四、如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）檔案管理工作模式的創(chuàng)新。醫(yī)院檔案直接影響醫(yī)院本身的形象和榮譽，檔案的內(nèi)容影響檔案的利用效果，檔案的正確性以及完整性關系著醫(yī)院未來的發(fā)展方向，所以，醫(yī)院的領導者要改變固有觀念，重視檔案管理工作，醫(yī)院的檔案管理也不要各自為政，應該設立專門的檔案機構，將各部門的檔案進行集中管理，同時配備有專業(yè)業(yè)務素質(zhì)的工作人員組成檔案隊伍，這樣就可以去除檔案分散管理對醫(yī)院發(fā)展的不好影響，保證檔案的完整性和正確性，從而使醫(yī)院在正確的方向上跟隨社會大步向前。醫(yī)院檔案要逐步從實體保管模式向信息管理模式過渡，如可以采用條形碼來代替檔號，用電子文檔來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案等，從而提高醫(yī)院的檔案管理效率和水平；同時，要注意加大運用檔案資源的利用程度，最大限度發(fā)揮醫(yī)院檔案的效能。

（二）管理理念的創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理者應該具有創(chuàng)新意識，改變傳統(tǒng)的手工歸檔，人工檢索等落后的管理辦法，將之改變?yōu)槔糜嬎銠C進行檔案資料的起草、修改、生產(chǎn)等過程，實現(xiàn)電子文檔實時歸檔，當然，在快速的過程中要保證電子文件在傳輸過程的安全，從而可以將檔案進行科學有效的管理和利用；同時，要構建醫(yī)院檔案綜合數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡平臺，及時更新局域網(wǎng)中的檔案信息，實現(xiàn)檔案資源有效及時地交流與共享。

（三）管理方式的創(chuàng)新。在醫(yī)院檔案工作中引入質(zhì)量管理體系，并結(jié)合實際情況編寫質(zhì)量體系文件，從而實現(xiàn)管理程序文件化，并且定期接受醫(yī)院內(nèi)部評審以及外部評審，使醫(yī)院檔案管理正規(guī)化、現(xiàn)代化；隨著現(xiàn)代化技術的不斷發(fā)展，要加強對電子檔案的統(tǒng)一管理，利用計算機對檔案進行收集、整理等，以順應社會網(wǎng)絡發(fā)展的新形勢；可以通過構建區(qū)域網(wǎng)等網(wǎng)上檔案服務平臺，將檔案資料更為快捷有效的讓更多用戶了解，在免費共享的同時，需要設置管理權限，在保障安全保密的前提下對檔案內(nèi)容實行統(tǒng)一管理，從而實現(xiàn)檔案資源信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡化進程，不斷使檔案管理越來越規(guī)范化和現(xiàn)代化。

（四）服務方式的改變。醫(yī)院檔案管理工作者要改變以往那種被動服務，改變以往那種被動地接受各科室文件歸檔，主動上門指導各科室檔案立卷整理業(yè)務，主動與檔案利用者建立聯(lián)系，隨時收集檔案材料等；醫(yī)院檔案工作者不能天天呆在檔案室，要深入臨床一線進行調(diào)研，這樣才能了解各項醫(yī)療工作對檔案信息的不同需求，從而有目的地從檔案材料中收集有價值的信息，還可以通過技術手段，編制多種檢索工具，更方便快捷地為各部門服務；另外，還要加強與各級醫(yī)院的關系，進行信息的橫向交流，打破院與院之間的界限，獲取本院想要得到的信息，以此來滿足醫(yī)療科研需要，逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

（五）增加經(jīng)費投入。醫(yī)院的檔案管理設備大部分比較落后，現(xiàn)代化程度不高，所有的改變都必須以改善設備為開始，所以，醫(yī)院要將檔案管理設備的提高納入議事日程，作為一件大事來抓，不斷完善物質(zhì)條件，更新設備，更好地將檔案信息進行匯總和收集，方便人們檢閱和搜集。

五、結(jié)論

在現(xiàn)今情況下，社會正在飛速發(fā)展，科技正在進行著翻天覆地的革命，人們的生活方式也發(fā)生了極大的改變，作為對醫(yī)院工作有重要影響的醫(yī)院檔案管理工作，也要及時地進行創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)落后的工作方式，以滿足信息時代下對檔案信息的需求。總之，檔案管理工作是一門很專業(yè)的學問，必須全員來配合，只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管理工作永葆活力。

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