◎文/張曉秋

當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速普及，對傳統(tǒng)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，每個(gè)檔案工作者都深深地感受到：傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)越來越不適應(yīng)發(fā)展的新形勢。進(jìn)行改革創(chuàng)新，積極地向現(xiàn)代檔案管理邁進(jìn)，是我們每個(gè)檔案管理人員面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。尤其是對于直接進(jìn)行檔案管理工作的人員，更應(yīng)該在改變以往管理理念的同時(shí)，改變傳統(tǒng)的管理手段，利用現(xiàn)代化管理手段，即改變以往的手工方式，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案的管理和利用。

現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)管理已經(jīng)成為知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理標(biāo)識。檔案作為豐富的信息資源，理應(yīng)利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行更好的管理和利用，以便給檔案管理者和利用者帶來最大的便利。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢比較突出，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一、大大地減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率

過去，從事傳統(tǒng)文書檔案管理的工作者都感到有“三難”。一是立卷難。傳統(tǒng)立卷歸檔做法是，只有文件按照分類大綱歸類后，才能組卷、立卷，爾后再進(jìn)行卷內(nèi)文件的排列、擬寫案卷標(biāo)題、確定保管期限、裝訂歸檔等工作。這些工作又都直接關(guān)系到案卷質(zhì)量的高低，馬虎不得。這樣做起來，既費(fèi)時(shí)又有很大的主觀性，且操作難度又大，加之工作程序枯燥煩瑣，工序多而繁雜，掌握起來難度較大。二是管理工作難。組好卷以后，首先要擬寫案卷標(biāo)題、案卷號和案卷目錄，然后還要編寫頁碼、抄寫卷內(nèi)目錄，同時(shí)還要裝訂、填寫案卷封面，排列案卷等。這樣做的問題是，程序煩瑣，人工操作量大，管理工作繁難。三是提供利用速度較慢，查準(zhǔn)率不高。由于檔案管理是人工操作，查找文件就成了一件難事。首先，查找文件時(shí)必須先說明要查什么文件、什么問題、所屬年度，然后，檔案管理人員才能根據(jù)要求查找案卷目錄，再以卷內(nèi)目錄查找文件。如果這時(shí)出現(xiàn)文檔管理人員立卷的主觀差異，或組卷不合理，所擬案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確揭示案卷文件內(nèi)容等問題時(shí)，查找起來就困難了。在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用飛速發(fā)展的今天，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)提供了歸檔文件軟件管理系統(tǒng)，通過立卷改革，把過去的按“卷”歸檔改為按“件”歸檔，它不但為歸檔工作提供了便捷的管理手段，而且簡化了檔案管理人員的歸檔程序以及可操作性，減少了人為的主觀因素，既減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，又提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案歸檔管理工作后，就可以將過去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r(shí)隨時(shí)整理歸檔。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，而且可隨時(shí)查漏補(bǔ)缺，使文檔不造成存積，提高了立卷管理的時(shí)效和水平，從而達(dá)到了及時(shí)歸檔和方便檢索利用的目的。

二、有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺

當(dāng)用傳統(tǒng)的立卷方法遇到文件收集不齊全或漏交歸檔時(shí)，需要補(bǔ)漏增缺，此時(shí)拆卷、插卷等工作需要重做。拆卷后，卷內(nèi)文件又得重新排列，重新編檔案頁碼、編寫卷內(nèi)目錄、裝訂和修改填寫案卷封面等，其工作量可想而知。這樣不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且還給檔案管理工作人員增添了額外繁雜的工作量。而一旦改為計(jì)算機(jī)技術(shù)管理，文檔按“件”整理歸檔，文檔的插入就變得十分方便。這時(shí)，只需要修改一下檔案目錄就可以了。由于省時(shí)省力，檔案管理工作人員就可以有充分的時(shí)間去了解檔案工作的最新科研成果，從而不斷地提高自身的業(yè)務(wù)水平。

三、保持了文件的歷史原貌

從事傳統(tǒng)的歸檔工作時(shí)，為了使案卷裝訂整齊統(tǒng)一，就需要做檔案的修整工作。此項(xiàng)工作的操作稍有不慎，就破壞了文件的原貌。而使用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理后，文件按“件”編號，統(tǒng)一編目，各自為一件，隨機(jī)存檔，檔案整理工作就不存在這方面的問題了，避免了主觀因素的干擾。

四、查找利用便捷高效，準(zhǔn)確率高

以手工為主的傳統(tǒng)檔案管理，不僅消耗了大量的人力、物力，而且落后的管理手段還會導(dǎo)致檔案利用工作出現(xiàn)許多問題。如檔案利用率低下，查找效率不高、查準(zhǔn)率較差等，這就嚴(yán)重制約了檔案信息資源的利用。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段和利用方式，向現(xiàn)代文檔管理邁進(jìn)，已迫在眉睫。由于電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，在利用過程中能夠通過主題詞、時(shí)間、文號等多途徑進(jìn)行檢索，高效便捷，使得檔案管理人員能及時(shí)擺脫以往的經(jīng)驗(yàn)式的管理模式，完成檔案管理由案卷級向文件級管理的轉(zhuǎn)變，手工立卷變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理。只有這樣，才會極大地提高檔案管理與利用的質(zhì)量、精度和效率，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

五、有利于文檔的保密

做好檔案管理工作中的保密工作，是對每個(gè)檔案工作人員最基本的要求。在工作中尤其要加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。過去，我們經(jīng)常把密級和非密級文件混合組卷、混合保管、混合提供，在傳統(tǒng)的查閱檔案工作中都是將整個(gè)案卷提供利用，而利用者卻往往只利用案卷中的一份文件，但卻看到了整卷的檔案內(nèi)容，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞，這不符合文檔管理的保密要求。現(xiàn)今，計(jì)算機(jī)管理將其改為了單份文件提供利用，而不存在“案卷”這一基本單位，利用者也就無法接觸到其他的文件，從而達(dá)到了文檔保密的要求。

六、有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量、高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷時(shí)檔案管理人員是根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作的，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握很難做到完全統(tǒng)一，如在遇到擬寫案卷標(biāo)題名稱時(shí)，由于個(gè)人主觀因素不同，有的題目就很難反映整個(gè)案卷內(nèi)容。這必然影響到整個(gè)案卷內(nèi)容的揭示，給今后的利用工作帶來了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案管理人員的絕大部分時(shí)間，制約了管理人員業(yè)務(wù)水平的發(fā)揮。在這種管理模式下的檔案利用工作，也是被動(dòng)的。而將文書檔案管理改為計(jì)算機(jī)管理后，檔案管理人員可以從煩瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作質(zhì)量和利用效率，使文書檔案的管理、提供利用變?yōu)橹鲃?dòng)行為，只有這樣，才能夠發(fā)揮出檔案自身的政治和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

隨著社會的發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速普及，對文書檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。檔案管理工作人員應(yīng)迅速適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，及時(shí)實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代的管理模式的轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的管理觀念向現(xiàn)代的管理理念的轉(zhuǎn)變。今后一個(gè)時(shí)期，檔案管理人員的工作就是大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件的利用，在文書檔案管理工作中，積極推進(jìn)立卷改革，實(shí)現(xiàn)按“件”歸檔，使文書檔案管理工作緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)文書檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的需要，為社會提供卓有成效的服務(wù)，使文書檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。