吳 冬

(華北電力設(shè)計院工程有限公司，北京 100120)

1 概述

總承包項目的物資采購是總承包項目執(zhí)行過程的重要環(huán)節(jié)，其原因不僅是因為物資采購是總承包項目能否滿足合同要求的物資保障，還因為物資采購是總承包項目盈虧的關(guān)鍵點。

2 物資采購策劃階段

整個項目的物資采購工作是從策劃開始的。這個階段往往被大多數(shù)項目執(zhí)行人員所忽視。在策劃階段應(yīng)制定費用控制目標以及出現(xiàn)偏差時的控制手段，并在物資采購工作過程中嚴格執(zhí)行，從而達到項目執(zhí)行過程中費用可控的目的。

2.1 確定物資采購界面

項目策劃階段的第一項工作就是需確定工作范圍。通過對總承包合同的分析，確定以下兩個方面的工作內(nèi)容：

(1)確定物資采購工作界限，即供貨范圍。

(2)確定采購物資的技術(shù)要求，包括確定設(shè)備材料的適用標準、規(guī)格、型號、數(shù)量、材質(zhì)、進出口范圍及其它必要的技術(shù)參數(shù)。

以上兩方面的內(nèi)容與項目的設(shè)計深度是密切相關(guān)的。理論上在完成項目的初步設(shè)計后，可以取得能夠支持采購工作的設(shè)備材料的上述內(nèi)容，但實際上往往是在施工圖階段才能逐步獲得相應(yīng)的內(nèi)容。為此，在策劃階段根據(jù)總承包合同和相應(yīng)的規(guī)程規(guī)范對采購工作范圍進行細致的梳理，并做出明確界定，同時確定總承包合同中由于工作范圍不明晰而帶來的費用風(fēng)險，提前做好備忘，并制定相應(yīng)的規(guī)避措施，指導(dǎo)后續(xù)的物資采購工作。

2.2 項目物資采購費用的評估

一般情況下，總承包合同簽訂后，工程公司會給項目團隊下達一個執(zhí)行概算，公式如下：

物資采購執(zhí)行概算＝總承包合同額(物資采購部分)－目標利潤

策劃階段需對執(zhí)行概算逐項進行全面細致地評估。評估方式可分為：類比同類工程法、參數(shù)差值法、經(jīng)驗估算法、市場調(diào)研等。通過評估，找出執(zhí)行概算中費用不平衡的物資明細，估算每一項的偏差值(偏差值＝執(zhí)行概算費用－估算費用)，最終對偏差值求和。其結(jié)果越趨近于零，說明整體執(zhí)行概算越合理，其結(jié)果大于零，說明整體執(zhí)行概算偏高，項目還有更多的利潤空間，其結(jié)果小于零，說明執(zhí)行概算偏低，目標利潤可能無法實現(xiàn)。

2.3 物資采購費用分解

在完成對項目物資采購執(zhí)行概算的評估，且偏差值總和大于等于零的情況下，項目費用合理可行。此時應(yīng)對執(zhí)行概算進行進一步分解，將其作為項目費用控制的目標。費用分解應(yīng)考慮到整個物資采購工作的全過程，分解的目的是使得每一個工作環(huán)節(jié)均有相應(yīng)費用的支持。這樣才能做到對物資采購費用的精細化控制。

2.4 物資采購費用偏差的控制

有了費用控制的目標，在執(zhí)行過程中難免會出現(xiàn)偏差。策劃階段需要對出現(xiàn)各種偏差的情況予以全面考慮，并制定糾偏措施，保證費用目標的實現(xiàn)。

一般來說項目費用目標的實現(xiàn)和項目其他目標實現(xiàn)是成反比關(guān)系的，即費用目標越低，其他目標越容易實現(xiàn)，反之越難。

當(dāng)出現(xiàn)純粹的費用偏差時，可以采用增加競爭或者優(yōu)化設(shè)計方案的辦法降低物資采購成本。另一方面，費用目標不是項目的唯一目標。對費用偏差的控制應(yīng)兼顧項目其他目標的實現(xiàn)，特別是合同工期目標的實現(xiàn)。比如制定緊急采購的決策機制，在工期緊張的情況下確保物資采購工作滿足工期要求等。

3 執(zhí)行階段

項目執(zhí)行階段應(yīng)重點從兩個方面考慮費用控制，一是采買階段的費用控制，另一方面是安裝調(diào)試階段的緊急設(shè)備材料采購的費用控制。

之所以考慮這兩個方面，主要原因在于：

(1)在采買階段，主要設(shè)備及材料的采購費用在整個項目采購費用中占有的比例相當(dāng)高，一般情況下電廠項目如果輔機招標總的批數(shù)按七批計時，前六批輔機設(shè)備費用能夠達到設(shè)備總費用的85%～95%以上，所以在此階段通過各種手段降低成本對整個項目的費用控制有著重要意義；

(2)在安裝調(diào)試階段，工期節(jié)點多，而在總承包合同中往往對工期會設(shè)定很嚴格的考核條款，故此階段的物資采購在適當(dāng)控制成本的基礎(chǔ)上，應(yīng)更多地向工期傾斜，極端情況下可能不計采購成本，確保工期實現(xiàn)。

3.1 采買階段

此階段要完成占項目總費用85%～95%的物資采購，成本控制對項目盈虧起著決定性的作用，應(yīng)注意以下幾點的工作：

3.1.1 核對物資采購工作范圍

采購部門接收到請購單以后，首先要確認請購內(nèi)容是否在總承包合同范圍以內(nèi)。此范圍已在策劃階段予以細化和明確。執(zhí)行階段的確認工作就是要復(fù)核請購內(nèi)容與其的符合性。如超出范圍或范圍不明，應(yīng)采取相應(yīng)措施。

(1)超出合同范圍的物資采購

物資采購工作超出總承包合同供貨界限、或供應(yīng)物資的技術(shù)要求、數(shù)量等超出原合同要求，均屬于超出合同范圍的物資采購。此情況下，總承包商應(yīng)做好與業(yè)主在物資采購范圍、費用變化等方面的確認工作。

(2)總承包合同條款存在爭議

在執(zhí)行總承包合同時發(fā)生總承包合同條款存在異議并對合同金額產(chǎn)生影響時，作為總承包商一方面應(yīng)積極搜集相關(guān)依據(jù)性文件，如：國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定、行業(yè)常規(guī)做法等，據(jù)此與項目業(yè)主進行談判，爭取業(yè)主的理解，為自己爭取最大的利益，必要時修改合同條款，并簽訂補充合同或合同變更；另一方面，作為有責(zé)任并具有服務(wù)意識的總承包商，在力所能及的情況下，盡量為業(yè)主考慮，承擔(dān)相應(yīng)的工作，提升自身的信譽度，贏得業(yè)主的好評，為后續(xù)項目的執(zhí)行創(chuàng)造良好條件。

所以此情況下需要綜合考慮，靈活處理爭議問題，在保證自身利益的同時兼顧業(yè)主的利益和與項目業(yè)主的良好合作關(guān)系。

3.1.2 優(yōu)化供貨商

選擇優(yōu)質(zhì)的供貨商是費用控制的重要環(huán)節(jié)。優(yōu)質(zhì)的供貨商能夠為項目提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，并能在合同執(zhí)行過程中減少許多人力投入和費用投入的成本，保證項目的順利進行，為項目工期的按時完成奠定了基礎(chǔ)，間接的實現(xiàn)了采購費用控制的目標。

(1)對于國產(chǎn)設(shè)備，選擇專業(yè)供貨商，剔除中間商、代理商，盡量做到從生產(chǎn)廠家直接訂貨。對于進口設(shè)備，選擇具有經(jīng)驗、誠信度高和經(jīng)濟實力的代理商，杜絕以假當(dāng)真、無資金支付能力致使國外供貨商不能按時發(fā)貨的情況發(fā)生。

(2)增加供貨商的入圍范圍，避免從單一渠道獲得供貨商。例如，采取公開招標方式，或由業(yè)主、總承包商共同推薦邀請招標的供貨商短名單等；

(3)建立公司級的供貨商數(shù)據(jù)庫，使供貨商數(shù)據(jù)能夠在全公司所有項目上共享。

(4)建立公司級的供貨商管理系統(tǒng)，對供貨定期進行考核和評價，清除不合格的供貨商，保證合作的供貨商均為優(yōu)質(zhì)供貨商。

(5)與供貨商建立更高層次的戰(zhàn)略合作關(guān)系，供求雙方有著共同的利益，產(chǎn)生雙贏的效果。

通過以上措施，使供貨商之間始終保持一定程度的競爭關(guān)系，總承包商和供貨商有著積極的、良好的合作關(guān)系，既是合同的雙方，又有著共同的利益和目標，確?？偝邪贤捻樌M行，從而保證總承包方的利益最大化。

3.1.3 招標

招標是一種增加競爭、有效降低采購成本的采購方式。項目中大額、重要的物資均通過此方式采購。招標工作流程相對標準規(guī)范，本文不做贅述。主要說明容易忽視，但對招標效果影響較大的方面。

(1)招標方式的選擇

招標方式的選擇也直接影響著采購費用的多少，從而影響著采購費用控制目標的實現(xiàn)。

國際上常采用的招標方式有以下三種形式：公開招標、邀請招標、議標。

公開招標亦稱為無限競爭性招標?？蔀樗械墓┴浬烫峁┮粋€平等競爭的機會，招標人有較大的選擇余地，有利于降低工程造價。邀請招標亦稱為有限競爭性選擇招標。如果有行業(yè)內(nèi)主流水平且足夠數(shù)量的投標人參加投標，則也能實現(xiàn)充分競爭，但供貨商之間串標可能性增加。議標亦稱為非競爭性招標或稱指定性招標。這種方式的優(yōu)點是可以節(jié)省時間，容易達成協(xié)議，迅速展開工作。缺點是無法獲得有競爭力的報價。

三種方式從投標人的競爭性來說是遞減的，但采購工作的效率是遞增的。所以在實際工作中應(yīng)根據(jù)標的物的性質(zhì)，選擇合適的招標方式。我國目前采用的招標方式多為公開招標和邀請招標的方式。無特殊情況，應(yīng)盡量避免議標方式。

(2)評標辦法的制定

工程項目物資采購招標經(jīng)常使用的評標辦法是經(jīng)評審的最低投標價法和綜合評審法。

經(jīng)評審的最低投標價法一般適用于具有通用技術(shù)、性能標準或者招標人對其技術(shù)、性能標準沒有特殊要求的招標項目。根據(jù)此方法，能夠滿足招標文件的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的最低投標價的投標人應(yīng)當(dāng)推薦為中標候選人。

對于復(fù)雜設(shè)備的采購，應(yīng)當(dāng)采用綜合評審法。采用此方法評標時，評委對各個評審因素進行量化，將量化指標建立在同一基礎(chǔ)或者同一標準上，使各投標文件具有可比性?？梢圆扇≌鬯銥樨泿诺姆椒?、打分的方法或者其他方法。需量化的因素及其權(quán)重應(yīng)當(dāng)在招標文件中明確規(guī)定。對技術(shù)和商務(wù)部分進行量化后，評標委員會應(yīng)當(dāng)對這兩部分的量化結(jié)果進行加權(quán)，計算出每一投標的綜合評審價格或者綜合評審得分。最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準的投標人，應(yīng)當(dāng)推薦為中標候選人。

評標的結(jié)果是定標的依據(jù)，故評標的公正性、正確性將直接對定標產(chǎn)生影響，故對評標方式和評標因素的選擇將非常重要，當(dāng)評標技術(shù)和商務(wù)因素均能滿足找本文件要求時，價格越合理越有利于采購費用的控制。

(3)制定最高限價

對于市場行情比較難以把握的設(shè)備材料采購，總承包商(通常在招標過程中作為招標人)在保證質(zhì)量的前提下，合理維護自身的經(jīng)濟利益，可以采取最高限價招標。

何為最高限價？所謂最高限價是招標人在招標過程中，按照標底編制的原則設(shè)定的最高投標報價。招標人設(shè)定的最高限價應(yīng)當(dāng)以完成招標標的范圍內(nèi)工作任務(wù)的通常條件為基礎(chǔ)，綜合考慮設(shè)備材料的制造工藝、工期和質(zhì)量要求、市場供求狀況、合同實施過程中可能發(fā)生的風(fēng)險等因素。這就要求招標人必須理智、科學(xué)地設(shè)定最高限價，適時有效的公布最高限價。

制定最高限價可以將采購成本降低在招標人可接受范圍以內(nèi)，從而達到控制采購費用的目的。

3.1.4 定向采購的處理

定向采購是采購過程應(yīng)盡量避免的采購方式。但有些情況是無法避免的，如：

(1)所購設(shè)備或材料為壟斷產(chǎn)品。這種情況下，賣方的話語權(quán)要高于買方。作為買方能夠采取的措施是盡量減少這種產(chǎn)品的用量。尋找可能采取的替代品，以替代品的價格為標準，同賣方進行談判，壓低價格。從目前看來，電廠項目基建過程中完全壟斷的產(chǎn)品為數(shù)不多。

(2)所購設(shè)備材料為某產(chǎn)品的配套產(chǎn)品。這種情況下，買方可以用同類產(chǎn)品的價格為參考價同賣方進行談判，達到降低成本的目的。該種情況在實際項目上出現(xiàn)的頻率較高。

3.1.5 合同簽訂

采購合同簽訂的主要依據(jù)就是投標文件。中標的供貨商在投標階段提供的投標文件，如報價文件、澄清文件等均屬于合同簽訂的依據(jù)性文件。合同簽訂前，要將草擬的技術(shù)文件與商務(wù)文件逐一與投標文件進行復(fù)核，確保所簽訂的內(nèi)容與投標文件響應(yīng)內(nèi)容一致。如果范圍、標準、數(shù)量等發(fā)生變化時，則一定要進行相應(yīng)的費用調(diào)整，保證總承包商的利益不受損失。

3.2 安裝調(diào)試階段的采購

安裝調(diào)試階段的采購不能單單只考慮采購本身的費用控制，而應(yīng)該站在項目高度綜合考慮采購的費用。本階段采購發(fā)生的費用占整個項目費用的比例不高，但對工期的影響很大。為了避免由于工期拖延導(dǎo)致的工程罰款，此階段采購工作應(yīng)該注意以下幾點內(nèi)容：

3.2.1 制定緊急采購程序

由于目前很多工程公司都是采取由公司統(tǒng)一集中進行物資采購的方式。在此階段為了保證工程現(xiàn)場的施工和安裝進度，需要制定緊急采購程序，為項目現(xiàn)場預(yù)留一定的緊急采購權(quán)限。緊急采購的適用范圍是金額較小、供貨時間緊迫、在施工現(xiàn)場附近可以采購到、對工期影響較大的設(shè)備和材料。合同形式包括簽訂經(jīng)公司評審的小額采購合同、市場通用的格式合同、現(xiàn)金采購。

緊急采購程序的制定需要考慮項目工期、工程前期采買工作的完成情況、項目現(xiàn)場的邊遠程度等因素。綜合以上因素能夠得出工程項目對緊急采購的依賴程度。工期越緊、前期采買漏項越多、項目現(xiàn)場距離工業(yè)區(qū)越遠則項目現(xiàn)場對緊急采購的依賴程度越高，反之越低。依賴程度越高，則現(xiàn)場需要越高的緊急采購能力和權(quán)限。工程公司應(yīng)綜合考慮，制定滿足不同現(xiàn)場需要的緊急采購程序。

3.2.2 為保證工期采購合同外物資

在安裝調(diào)試階段，設(shè)備損壞情況時有發(fā)生。但有些設(shè)備尤其是進口設(shè)備，供貨周期很長。在此情況下可能需要采購一些替代設(shè)備，臨時待用，待正式設(shè)備到貨后再予以更換。

另存在為了創(chuàng)造安裝調(diào)試的條件而需要采購合同外物資的情況。如某電廠項目，電網(wǎng)公司沒有按計劃為廠內(nèi)啟備變送電，導(dǎo)致廠內(nèi)設(shè)備無法帶電，所以就無法進入下一步的調(diào)試。由于合同工期迫在眉睫，總承包項目部決策，緊急采購一臺臨時變壓器，將現(xiàn)場的臨時施工電源轉(zhuǎn)化為常用電源。雖然電源容量不大，但是滿足了現(xiàn)場急需調(diào)試設(shè)備的用電要求。為項目現(xiàn)場挽回了施工工期20天。該項目拖延工期業(yè)主對總包方的罰款是70萬元/天。如此計算，此項工作為項目節(jié)約成本1400萬元。而變壓器的費用為20萬元。此案例從表面上看是花費了20萬元的合同外費用，但卻保證了合同工期，避免了延誤工期的罰款，間接的進行了費用控制。

4 結(jié)語

物資采購工作在電力建設(shè)項目中擔(dān)當(dāng)著實現(xiàn)企業(yè)利潤，同時為項目提供物資保障的雙重使命。制定合理的采購流程制度，通過周密的策劃和嚴格的執(zhí)行，使工程項目在大宗物資采購階段的費用得到有效控制，實現(xiàn)項目的目標利潤；在工程項目安裝調(diào)試階段，又能夠得到有力的物資保障，實現(xiàn)目標工期；這才是成功的工程項目物資采購費用控制。

[1]李玉國，段鳳賢，康久常.EPC項目進度計劃的編制與進度控制[J].當(dāng)代化工，2011，(12).

[2]陳志鵬.當(dāng)前我國火電建筑工程項目管理現(xiàn)狀分析[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2010，29(16).