陳小華

（濰坊護理職業(yè)學院，山東 濰坊 261041）

近年來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展和國家教育政策的調(diào)整，普通高校函授教育的規(guī)模也不斷擴大。成人教育檔案數(shù)量明顯增加，已經(jīng)成為學校檔案的重要組成部分。成人教育檔案是在教學過程中形成的具有保存價值的各種文件資料，完整的成人教育檔案包括學籍檔案和教學檔案。學籍檔案包括注冊學員的名單、學員考勤表、考試成績冊、畢業(yè)生登記表等。教學檔案包括教學計劃、課程表、面授通知、任課教師一覽表、教師教學測評表、班主任職責、工作總結等。做好成人教育檔案管理工作，對促進成教事業(yè)發(fā)展，提高成人教育管理質(zhì)量具有重要的作用。

1 成人教育檔案的特點

1.1 學員來源社會性強

成人教育的對象大多是在職人員，學員數(shù)量多，涉及面廣，因此不像普通教育檔案那樣集中、單純。

1.2 培訓形式多樣

成人教育按學習形式可分為脫產(chǎn)、函授、夜大、網(wǎng)絡教育等；按學歷可分為本科、專科、培訓等層次，這就決定了成人教育檔案的多樣性。

1.3 學員檔案復雜性

成人教育生源復雜，學員中有在職職工、待業(yè)青年、學生，他們擁有不同的社會背景。新生除學籍檔案外還有其他有關的材料，這就構成了檔案材料的復雜化。

成人教育的特點決定了成人檔案材料的復雜性，給成人教育檔案管理增加了難度。

2 成人教育檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理缺乏重視，制度不健全

目前，成人教育的學生主體大部分是社會在職職工，學生生源比較復雜，且學校對成人教育檔案工作的重要性沒有認識到位，因此，在檔案管理機構中檔案員多為兼職，檔案管理人員檔案意識不強，檔案管理不規(guī)范，沒有對成人教育檔案工作進行必要的檢查和創(chuàng)新，只是采用傳統(tǒng)的管理模式，這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開展和利用，成為成人教育檔案管理工作很難適應教育發(fā)展的重要原因。同時，成人教育檔案管理工作缺乏一套完善的檔案管理制度。學校對成人教育的檔案管理工作有很大的隨意性，歸檔材料不明確、管理工作不規(guī)范等現(xiàn)象都制約著成人教育有關資料的整理歸檔工作。

2.2 成人教育檔案管理隊伍薄弱，管理人員缺乏專業(yè)知識

學校成教學生檔案管理隊伍普遍比較薄弱，大多數(shù)的學校沒有設置專門的成教檔案管理部門，負責檔案管理工作的人員往往兼職其他工作，大多數(shù)未受過專門的檔案管理培訓，缺乏檔案業(yè)務知識，在實際工作中無法鑒定材料的價值，如永久材料、長短期材料混合歸檔，還有一些需要歸檔的成教材料沒有及時歸檔，這都給檔案管理帶來困難。由于成教檔案管理人員多數(shù)兼職其他工作，無法投入較多的時間和精力來完成檔案管理工作，大大降低了檔案的質(zhì)量。

2.3 成教檔案管理模式陳舊、效率低下

學校成教檔案材料普遍隨意放在幾個柜子里，容易丟失。還有部分歸檔材料內(nèi)容不全，不按照檔案管理中規(guī)定要求去做。現(xiàn)代教育是一種信息化教育，目前成教檔案管理軟件很少，嚴重影響檔案的查閱和利用，難以形成服務功能的多元化以及檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。

3 改進成人教育檔案工作的建議

3.1 加強領導，增強檔案管理意識

成人教育的檔案工作是學校辦好和發(fā)展成人教育事業(yè)的重要基礎，學校領導重視檔案工作是搞好檔案管理的關鍵，學校領導應將檔案工作納入到教學工作計劃中，加強業(yè)務指導，及時解決檔案中遇到的問題。

增強檔案管理意識就是增強領導及成教檔案管理者在成教工作中所處地位和作用的認識，增強成教相關資料都必須存檔的意識，充分認識檔案管理在成人教育工作中的重要意義。

3.2 建立完善的檔案管理規(guī)章制度

為保證檔案的規(guī)范、完整，應根據(jù)國家檔案管理的有關規(guī)定制定一套適合自己學校的規(guī)章制度，從而規(guī)范學校的成人教育檔案管理方法和程序，使成人教育檔案資料在收集與歸檔得到制度的保證，使成人教育檔案工作進程與學校保持同步發(fā)展。

3.3 加強隊伍建設，提高檔案人員綜合素質(zhì)

加強檔案隊伍建設是做好成教檔案工作的重要保障。針對成人教育檔案工作的基本內(nèi)容，必須專人管理、職責分明，以加強檔案管理人員的工作責任心。對成人教育的檔案管理人員可通過請專家講課、定期培訓、參觀學習規(guī)范化的檔案管理等形式開展業(yè)務培訓，使他們具備專業(yè)的檔案管理知識，掌握過硬的專業(yè)技能。

3.4 改革傳統(tǒng)管理模式，加快檔案管理的信息化建設

當前成人教育檔案工作落后于飛速發(fā)展的時代，隨著教育改革和發(fā)展形勢的要求，成人教育檔案必須應用現(xiàn)代化信息技術實現(xiàn)對成人檔案的管理，實現(xiàn)成人教育檔案的信息化管理，提高成人教育檔案的利用率，更好的為成人教育工作服務。

4 結束語

成人教育檔案管理是一項非常重要的工作，管理的好壞影響著學校的辦學水平及其在社會上的聲譽。隨著科學技術的進步，成人教育檔案管理也有了更高的要求，以往的檔案管理知識和管理模式不再適應新形勢的發(fā)展，所以必須增強檔案管理意識，重視管理隊伍的建設，增強檔案的開發(fā)和利用，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，這樣才能提高工作效率，提升檔案的使用價值，為社會進步和學校發(fā)展做出更大貢獻。

［1］趙玉梅.高專成人教育檔案管理中存在的問題及建議［J］.桂林師范高等?？茖W校學報，2009，23（3）：206－208.

［2］張華.簡論成人教育檔案管理［J］.中國成人教育，2003，（8）：43.

［3］唐國麗.成人教育檔案管理探析［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2007，（9）：8－9.

［4］陳小華.加強高職院校教學檔案管理的建議［J］.濰坊學院學報，2012，12（6）：119－120.

［5］梁曉慶.高校成人教育學生檔案管理的問題及思考［J］.繼續(xù)教育研究，2012，（4）：44－45.

［6］潘立勤.加強高校成人教育檔案管理的若干思考［J］.文教資料，2011，（20）：174－176.