文/中國神華煤制油化工有限公司鄂爾多斯煤制油分公司 劉海廷

現(xiàn)代企業(yè)秘書是一個非常重要的崗位，對企業(yè)的日常工作和正常運行起著十分重要的作用。隨著我國經(jīng)濟發(fā)展的結(jié)構(gòu)調(diào)整及不斷轉(zhuǎn)型，企業(yè)也面臨著不斷創(chuàng)新升級的重要任務(wù)，在新形勢下，企業(yè)要想獲得長足的發(fā)展必須緊跟時代發(fā)展的需要，不斷提升自身的競爭力，開創(chuàng)企業(yè)發(fā)展的新局面。作為現(xiàn)代企業(yè)的秘書，必須具備過硬的知識技能，這樣才能幫助企業(yè)更好的運轉(zhuǎn)。新形勢下，企業(yè)秘書除了具備秘書應(yīng)有的職業(yè)道德素質(zhì)及基本能力外，還應(yīng)具備以下幾種素質(zhì)。

一、充分了解現(xiàn)代企業(yè)安全制度和安全文化，掌握本企業(yè)的安全知識

隨著我國貫徹落實科學發(fā)展觀思想的不斷深入，以人為本的發(fā)展理念已深入人心。尊重生命，關(guān)愛生命成為全社會的共識。一個現(xiàn)代企業(yè)要保持持續(xù)健康發(fā)展，要贏得全社會的尊重，安全工作是所有工作的重中之重。一切生產(chǎn)經(jīng)營活動都要以安全為前提，沒有了安全，企業(yè)創(chuàng)造的價值和利潤無從談起，企業(yè)的發(fā)展更不可能。因此，企業(yè)的每一名員工應(yīng)深深懂得安全發(fā)展的重要性，企業(yè)的秘書更是如此。作為企業(yè)的秘書，筆者認為，應(yīng)學習掌握以下一些安全知識是非常必要的：首先，要學習國家行業(yè)安全制度，作為一個現(xiàn)代企業(yè)的秘書，了解國家行業(yè)安全制度非常有必要，如果可能的話了解的越多越好，對于我們的工作會有很大的幫助，只有了解了國家相關(guān)安全制度，你撰寫的和各種材料才能符合國家有關(guān)安全法規(guī)。其次，要全面了解本企業(yè)的安全制度。包括商業(yè)機密安全制度、政治安全制度、財務(wù)安全制度、企業(yè)經(jīng)濟安全制度、生產(chǎn)安全制度、重點生產(chǎn)區(qū)域安全制度、隱患排查安全制度、應(yīng)急預案安全制度等等。這些安全制度是確保企業(yè)各項工作安全順利進行的前提，作為秘書應(yīng)全面掌握了解。第三，要不斷深入研究企業(yè)的安全文化，勇于參與安全文化制度的制定。安全文化是一個企業(yè)安全工作的更高層次，更高境界。安全文化是經(jīng)過多少人共同努力形成的智慧結(jié)晶，是一種企業(yè)文化積淀。作為一名企業(yè)的秘書要經(jīng)過長時間的研究學習，如有機會應(yīng)該參與編制和實踐?？傊踩谝?，安全為天，這是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展最根本的理念，企業(yè)秘書因為工作需要，掌握安全知識是非常有必要的。

二、深入了解企業(yè)科技創(chuàng)新信息，并靈活運用所學知識的能力

科技創(chuàng)新及攻關(guān)能力是一個現(xiàn)代企業(yè)不斷發(fā)展，不斷學習，永葆青春的最重要的能力。隨著我國經(jīng)濟改革進入重要的轉(zhuǎn)型期，科技創(chuàng)新能力顯得更加突出。現(xiàn)代企業(yè)的每一次重大發(fā)明創(chuàng)造，每一次成功攻關(guān)，對企業(yè)發(fā)展來說都是一次重大的飛躍。企業(yè)秘書作為一個企業(yè)“行政中樞”重要的一員，承擔著企業(yè)行政工作中重要的上傳下達、溝通協(xié)調(diào)、擬定材料以及為領(lǐng)導提供可靠準確資訊的決策依據(jù)，企業(yè)秘書的重要性不言而喻，企業(yè)秘書必須深入了解企業(yè)科技創(chuàng)新信息，這是崗位需要，是自身發(fā)展需要，更是為領(lǐng)導提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和企業(yè)長遠發(fā)展的需要。企業(yè)秘書如何能夠深入了解企業(yè)科技創(chuàng)新信息呢？筆者認為，首先要通過多種渠道和形式，了解與本企業(yè)業(yè)務(wù)范圍相同的國、內(nèi)外企業(yè)科技創(chuàng)新信息，提升科技創(chuàng)新信息敏感度，增強了解科技創(chuàng)新的嗅覺，養(yǎng)成良好的科技創(chuàng)新意識；其次，與本企業(yè)的科技部門了解企業(yè)科技創(chuàng)新計劃，取得的進展，以及與同行業(yè)的差距；最后，養(yǎng)成良好的科技創(chuàng)新思考習慣，對所了解的信息進行有效加工、提煉，在大腦中建立起自身的科技創(chuàng)新“信息庫”，為今后工作需要積累資料。學習的目的是為我所用，最好能夠靈活運用，服務(wù)于我們的工作，為自身和企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。我們可以將所了解的國、內(nèi)外同行業(yè)的科技創(chuàng)新信息以適當?shù)男问教峁┙o領(lǐng)導及上級機構(gòu)，為領(lǐng)導制定科技創(chuàng)新計劃以及企業(yè)下一步的發(fā)提供依據(jù)和參考；可以撰寫科技創(chuàng)新建議書，對企業(yè)的科技創(chuàng)新提供各種有益的信息；最重的就是，利用科技創(chuàng)新專業(yè)知識撰寫出高質(zhì)量的科技創(chuàng)新材料，為企業(yè)的發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻，體現(xiàn)自己的專業(yè)精神。當然了，作為一個企業(yè)的秘書，受專業(yè)限制，不可能對科技創(chuàng)新了解的多么透徹，但最大限度的深入了解還是很有必要的。

三、學習并掌握一定的財務(wù)知識，樹立財務(wù)觀念和成本意識

現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的最終目的就是通過合法有效的經(jīng)營管理，最大限度的實現(xiàn)利潤。財務(wù)管理能力是體現(xiàn)一個企業(yè)經(jīng)營能力、實現(xiàn)利潤非常重要的組成部分。作為一個企業(yè)的秘書了解一定的財務(wù)知識是非常重要的。首先，要全面了解企業(yè)的財務(wù)預算知識，企業(yè)月度預算、年度預算，月度預算和年度預算完成情況，以及預算制定的依據(jù)和過程，作為秘書要深入了解。如果對財務(wù)預算沒有深入了解，那么，就會給自己撰寫有關(guān)財務(wù)預算方面的材料，為領(lǐng)導提供相關(guān)信息造成很大的障礙和麻煩。其次，要了解一般的財務(wù)報銷流程。一般講，企業(yè)與企業(yè)報銷制度大同小異，財務(wù)報銷制度基石類似。作為秘書要了解財務(wù)報銷的范圍、報銷的審流程等環(huán)節(jié)。這樣，秘書在給領(lǐng)導辦理報銷手續(xù)時就會節(jié)省大量時間，提升工作效率，得到領(lǐng)導的滿意。第三，秘書要深入了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營方面的財務(wù)專業(yè)知識，主要包括：企業(yè)的經(jīng)營收入、銷售收入、上交利稅、實現(xiàn)利潤等知識及含義。作為一個秘書每年要擬定企業(yè)工作計劃、年度工作報告等大型材料，掌握生產(chǎn)經(jīng)營方面的業(yè)務(wù)知識是必須的，這樣，才能撰寫出專業(yè)性很強的材料，才能真正有效分析企業(yè)取得的成績，存在的問題，為企業(yè)下一步發(fā)展提供最真實的數(shù)據(jù)。了解掌握財務(wù)知識是一個企業(yè)秘書應(yīng)該具備的一項非常重要的能力，也是樹立財務(wù)觀念和成本意識的具體體現(xiàn)。

四、深入生產(chǎn)一線，了解企業(yè)生產(chǎn)流程和設(shè)備機理，幫助自身掌握企業(yè)生產(chǎn)動態(tài)

深入生產(chǎn)一線是了解企業(yè)生產(chǎn)流程和設(shè)備機理最重要、最直觀、最有效的途徑，作為一名秘書，只有與生產(chǎn)一線的員工接觸，了解產(chǎn)品生產(chǎn)流程和機器、設(shè)備制造產(chǎn)品的機理，才能感受生產(chǎn)一線火熱的場景，才能真正懂得從輸入原材料、加工原材料，最后變成合格的產(chǎn)品全過程。了解生產(chǎn)的過程和設(shè)備工作機理，既是秘書崗位提高自身業(yè)務(wù)知識的需要，更是理解一線員工疾苦、傾聽一線員工心聲，撰寫出有血有肉，富有人文情懷，感恩企業(yè)的高質(zhì)量材料，為企業(yè)的發(fā)展貢獻自己一份力量。有些秘書從業(yè)人員，在撰寫思想政治、行政事務(wù)方面材料時顯得得心應(yīng)手，洋洋灑灑，一氣呵成。但是，撰寫企業(yè)安全生產(chǎn)方面材料時，往往給人以閉門造車，華而不實，空洞無味的感覺。作為一個現(xiàn)代企業(yè)，在安全合法合規(guī)的前提下，追求利潤、創(chuàng)造最大的價值是最終目的所在，與一般的行政機構(gòu)在撰寫材料方面有很大的不同。只有了解企業(yè)生產(chǎn)流程和設(shè)備機理，才能撰寫出貼近生產(chǎn)一線，體現(xiàn)一線員工價值，突出價值創(chuàng)造有血有肉的材料。這樣的材料不但會贏得領(lǐng)導的尊重，而且對于企業(yè)梳理每一個發(fā)展階段取得的成績，存在的不足，反映企業(yè)真實的利益狀況是非常有幫助的。因此，一名現(xiàn)代企業(yè)的秘書，不但應(yīng)具備一般的職業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)該掌握一定的生產(chǎn)一線信息以及設(shè)備機理。

現(xiàn)代企業(yè)要保持可持續(xù)健康發(fā)展，要在行政管理、生產(chǎn)管理、安全管理、科技創(chuàng)新、人力資源管理等方面不斷創(chuàng)新管理手段，調(diào)整管理思路，以便迎接各種挑戰(zhàn)和困難。作為現(xiàn)代企業(yè)的秘書也應(yīng)順利企業(yè)管理思路的變化和調(diào)整，努力掌握企業(yè)管理各方面的專業(yè)知識，在不斷加強秘書應(yīng)該具備的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)外，深入學習各種專業(yè)知識，最大限度了解、知曉企業(yè)管理中的各領(lǐng)域情況和專業(yè)知識，為自身更好的開展工作，以及為公司的發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻。

五、學會慧眼識人，做好人才參謀

21世紀，對于企業(yè)來說，企業(yè)產(chǎn)品的市場很重要、企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量很重要、企業(yè)的生產(chǎn)設(shè)備也很重要，這些都需要企業(yè)給予足夠的重視，只有如此，企業(yè)才能順利發(fā)展。但是除此之外，我們最不可小視的也是關(guān)乎企業(yè)長遠發(fā)展的人才隊伍建設(shè)。企業(yè)秘書以往主要的工作室協(xié)調(diào)和監(jiān)督，但是新形勢下的企業(yè)秘書從此之外還要做好相關(guān)的調(diào)查、培訓、建議等。企業(yè)秘書在企業(yè)中占有十分重要的地位，發(fā)揮著很大的作用?，F(xiàn)在的員工一般思想比較開闊，注重自己的發(fā)展機遇和發(fā)展機會，很看重企業(yè)的發(fā)展前景及自身的成長和發(fā)展空間。作為企業(yè)秘書必須做好人才工作的心理引導，關(guān)注員工的情緒變化，及時調(diào)整員工的工作環(huán)境。對于企業(yè)的員工來說，企業(yè)秘書要建議企業(yè)靈活看待企業(yè)的每一位工作人員，可以學習海爾集團的賽馬不相馬，關(guān)注每一位員工的成長，一有時機，就可以做職位的調(diào)整，總之是做到以事業(yè)留人，及發(fā)展機會留人。企業(yè)的員工崗位設(shè)置初期難免會不恰當，管理學上講的很好，要把合適的人放在合適的位置，讓合適的位置發(fā)揮合適的作用，做到人盡其才，各有其用。人才是相對的，在某一方面是人才，在另一方面可能就是外行；在某一時期是人才，在另一時期可能就不是人才。在信息時代，新知識日新月異，新技術(shù)一日千里，人才如果不及時培訓，就不能與時俱進，就可能落伍時代，成為無用之才。企業(yè)秘書要不斷開發(fā)人才資源，必須不斷培養(yǎng)人才，關(guān)鍵是發(fā)現(xiàn)可塑之才，培養(yǎng)可造人才，要本著“實際、實用、實效”的原則，突破教育方式，做到因人施教，著力培養(yǎng)高層次人才，加快建設(shè)推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展的高素質(zhì)人才隊伍。企業(yè)秘書要學會學會慧眼識人，做好人才參謀，識才最忌主觀成見，戴“有色眼鏡”?！耙扇送蹈笔篃o辜者遭嫌，而“情人眼里”的西施并非絕對是絕代佳人。濃厚的主觀色彩往往造成情感上的誤差，遮掩或扭曲人才的真實形象。企業(yè)秘書要客觀的看待人才，不可以自己的好惡來妄加判斷，必須做到實事求是，具體問題具體分析。當選中人才之后，還要學會培養(yǎng)人才，這就需要企業(yè)秘書做好本職工作和銜接工作，讓選中的人才能夠及時得到繼續(xù)培訓和學習的機會，讓他們能及時充電，提高工作的業(yè)務(wù)水平和改善工作環(huán)境與工作心態(tài)。培養(yǎng)人才之后，關(guān)鍵的還要利用好人才和留住人才，這除了企業(yè)秘書及時建議企業(yè)通過各種方式做到利用好和留住人才之外，還要主動走進企業(yè)的人才，培養(yǎng)他們的責任感和忠誠度，讓他們忠于企業(yè)，顧全大局，樂于奉獻。

六、學有所長，掌握必要的檔案管理知識

對于企業(yè)秘書來說，工作的內(nèi)容復雜，強度較大，需要整理的資料也是多如牛毛。企業(yè)秘書可能面對著文山會海，可能面對著做不完的通知、檔案、資料整理等，這就要求企業(yè)秘書能做個細心的人，能掌握一定的檔案整理和管理知識。企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業(yè)秘書應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定的要求進行科學分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。在現(xiàn)代社會，要想優(yōu)化檔案的管理工作，需要做好方方面面的工作，但是，作為重要保障的制度建設(shè)尤為重要，為此，只有建立規(guī)范化的制度才能使得檔案工作有章可循，有責遵守，這是優(yōu)化檔案管理的硬性標準。社會實踐證明，制度建設(shè)是做好各項工作的根本和關(guān)鍵。鄧小平同志曾極其不止一次的這樣論述過：“制度問題帶有根本性、全局性、穩(wěn)定性和長期性，制度好可以使壞人無法任意橫行，制度不好可以使好人無法充分做好事，甚至會走向反面。”這確實充分說明了制度建設(shè)的重要性。企業(yè)秘書必須了解企業(yè)檔案管理制度是規(guī)范，是標準，是要求，它明確告訴我們行為的許可或者禁止，對企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展著直接的影響。制度建設(shè)，必須以提高優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高優(yōu)質(zhì)的工作效率為基礎(chǔ)前提，以《檔案法》為基本要求，結(jié)合實際，制定切合實際的制度。企業(yè)秘書要強化自身的檔案管理意識，把每項制度做到闡述明確，切實可行，依據(jù)模式，又具有特色。

企業(yè)秘書做好相關(guān)的檔案管理工作不僅是一項權(quán)利，更是一項義務(wù)，這是企業(yè)自身發(fā)展的客觀需要，是長期受益之事而非權(quán)宜之計。檔案不是包袱，是財富，為使檔案工作從開始就步入科學化、規(guī)范化軌道，企業(yè)秘書必須嚴謹、認真、仔細，加強企業(yè)檔案工作，這是企業(yè)強化基礎(chǔ)管理、提高市場競爭力、維護自身權(quán)益的客觀要求。企業(yè)應(yīng)充分認識檔案在企業(yè)各項工作中的重要作用，企業(yè)秘書要做好檔案工作的自覺性和責任感，從企業(yè)現(xiàn)實工作和長遠發(fā)展的客觀需要出發(fā)，把檔案作為生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的重要資源和必不可少的條件切實加強管理。

總之，企業(yè)秘書由于職位的特殊性，工作的繁雜性，這就需要企業(yè)秘書能左右通吃，除學有所長之外，還要具備其他的基本素質(zhì)。新形勢下，企業(yè)秘書工作的范圍和難度也越來越大，為此，企業(yè)秘書必須與時俱進，強化自身綜合素質(zhì)的提高，除上述所講的知識技能之外，還要掌握其他相關(guān)的知識技能，這樣才能來之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝，為企業(yè)實現(xiàn)最大的創(chuàng)利空間而貢獻自身的力量和智慧。