文/華能太倉(cāng)電廠 萬佳怡

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案的利用給人們帶來了更大經(jīng)濟(jì)效率和利用價(jià)值，使人們?cè)絹碓街匾暀n案的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的真實(shí)記錄。它來源于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)、科研等各方面的實(shí)踐活動(dòng)，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。企業(yè)檔案的實(shí)體則構(gòu)成企業(yè)知識(shí)的一種重要的媒體或介質(zhì)。無數(shù)事實(shí)證明企業(yè)檔案管理工作做得好與壞，直接影響著該企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展，關(guān)系到企業(yè)財(cái)產(chǎn)和員工生命的安全，企業(yè)文化離不開企業(yè)檔案。為此，做好企業(yè)檔案管理工作有著極其重要的意義和作用。

如何來利用規(guī)范的企業(yè)檔案同樣對(duì)企業(yè)發(fā)展非常重要。由于企業(yè)檔案管理工作在國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中發(fā)揮著較大的指導(dǎo)監(jiān)督作用，為此人們的檔案意識(shí)也逐漸得到了增強(qiáng)，企業(yè)檔案給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理工作帶來了可觀的經(jīng)濟(jì)效率。作為火電企業(yè)的檔案必須重視基建工程各階段文件資料收集、整理、歸檔、保管、利用等一系列工作。當(dāng)基建工作結(jié)束后，基建檔案步入正常的生產(chǎn)軌道，要為后續(xù)生產(chǎn)服務(wù)，在基建檔案后如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理不斷持續(xù)完善，服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展，值得大家探討，在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，檔案部門應(yīng)該如何做好服務(wù)于企業(yè)的文明、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)，不斷創(chuàng)新服務(wù)手段和服務(wù)方式，如何來規(guī)范檔案管理，使得檔案更好地為生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，下面就此問題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、完善企業(yè)檔案管理制度是保證檔案管理工作的有效手段

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，企業(yè)檔案管理工作已成為企業(yè)管理的重要組成部份，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，企業(yè)檔案是企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和員工各類活動(dòng)的直接記錄，是企業(yè)發(fā)展的重要參考和憑證，也是企業(yè)形象的載體，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)智慧和發(fā)展思想的結(jié)晶，對(duì)企業(yè)今后生存和發(fā)展有著極其重要的影響，檔案工作要隨企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，為此要充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理制度的重要作用，現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一般都會(huì)支持和重視檔案管理工作，首先從建立和健全行之有效的企業(yè)檔案管理制度入手，依照《中華人民共和國(guó)檔案法》和相關(guān)的檔案管理制度規(guī)定，根據(jù)火電企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目的要求，基建工作一結(jié)束，檔案管理工作的重心開始轉(zhuǎn)移，由基建工程檔案轉(zhuǎn)入到生產(chǎn)建設(shè)檔案，必須制定符合生產(chǎn)建設(shè)檔案管理的各項(xiàng)有關(guān)規(guī)章制度，如制定企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)下的檔案管理制度的檔案管理辦法：文書檔案管理、科技檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、照片檔案管理、電子檔案管理、實(shí)物檔案管理、圖書檔案管理等不同載體檔案的規(guī)定，明確檔案歸檔范圍、檔案查閱、借閱、檔案庫(kù)房管理、聲像檔案管理、電子文件管理、檔案保密管理、閱覽室管理、設(shè)備開箱、底圖管理、圖紙修改、補(bǔ)充及更改項(xiàng)目竣工圖的編制、科技圖書、資料、刊物管理、圖紙復(fù)印規(guī)定等等。重視企業(yè)檔案管理制度的建立和完善，是抓好企業(yè)檔案管理的前提條件。嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)檔案管理制度是檔案專業(yè)人員的職責(zé)。是做好企業(yè)檔案管理工作的必要保障，是關(guān)系到整個(gè)企業(yè)檔案管理工作好壞必不可少的依據(jù)。是保證檔案管理工作的有效手段。

二、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的有序性和系統(tǒng)性的保證

檔案業(yè)務(wù)管理是企業(yè)檔案工作的主體，歸檔材料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化整理是檔案管理工作中重要環(huán)節(jié)，檔案材料收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性決定和影響著檔案利用的價(jià)值，而立卷方法與案卷裝訂質(zhì)量是保證檔案管理的具體操作性因素，所以我們?cè)谕七M(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，要認(rèn)真學(xué)習(xí)立卷方法，使之有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索。就火電企業(yè)來說，國(guó)家電力公司《火電企業(yè)檔案分類表》（修訂本），是電力行業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)?！痘痣娖髽I(yè)檔案分類》不僅規(guī)范了電力行業(yè)檔案整理的分類，統(tǒng)一了電力行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)便利電力行業(yè)各電廠之間的交流，它不僅是以統(tǒng)一管理為原則，以科學(xué)方法管理檔案的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)書，它還明確生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中應(yīng)收集的歸檔材料具體內(nèi)容，從而保證歸檔材料完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性?；痣娖髽I(yè)檔案工作是以收集、保管、利用好檔案材料為目的，使檔案管理系統(tǒng)化、有序化，通過對(duì)檔案管理的不斷創(chuàng)新，多形式、多層次、多渠道地為電力的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)決策提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。通過檔案專業(yè)人員系統(tǒng)地、規(guī)范化整理、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行收集、整理和保管，才能使它們價(jià)值得到充分利用。

三、采取必要的手段和方法，履行檔案管理職責(zé)

規(guī)范企業(yè)檔案的管理工作，要提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。要認(rèn)真抓好企業(yè)檔案收集、保管、利用三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，利用是目的。檔案人員應(yīng)對(duì)生產(chǎn)部門、專業(yè)人員向檔案室移交歸檔材料進(jìn)行嚴(yán)格把好關(guān)，必須確保歸檔資料的完整性、準(zhǔn)確性，系統(tǒng)性。其次，要嚴(yán)格把好書寫材料合格關(guān)口，簽字真實(shí)、規(guī)范，歸檔文件以正本、原件保存，竣工資料不可缺張少頁(yè)，對(duì)于不合格的書寫材料要嚴(yán)格按規(guī)章制度辦理，不能得過且過。同時(shí)檔案人員要介入外包合同項(xiàng)目，在每項(xiàng)合同完成后，必須在《外包合同完成付款審核表》加入檔案室負(fù)責(zé)人簽署的交接資料情況，同時(shí)由專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)檔案管理制度的規(guī)定，對(duì)歸檔材料完整性、齊全性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并簽字確認(rèn)，以保證歸檔材料不遺漏。從而保證企業(yè)合同項(xiàng)目完成后竣工資料收集的完整性。檔案人員要參加生產(chǎn)調(diào)度會(huì)，了解生產(chǎn)情況和設(shè)備狀況，對(duì)于檔案室歸檔材料要及時(shí)更新，做到現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備與檔案室的檔案更新有效對(duì)應(yīng)同步。

四、增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識(shí)，提高企業(yè)檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

規(guī)范檔案可以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，從檔案事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃著眼，提高企業(yè)檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)教育很重要。首先要做好企業(yè)檔案重要性的宣傳教育工作，通過各種形式開展宣傳《檔案法》，進(jìn)行檔案法律法規(guī)宣傳教育，增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案責(zé)任意識(shí)和法制意識(shí)，提高企業(yè)員工對(duì)檔案工作的自覺性和主動(dòng)性。要加強(qiáng)重視生產(chǎn)過程中建立的檔案意識(shí)。同時(shí)要開展對(duì)專業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和素質(zhì)教育

（一）建立穩(wěn)定的檔案專業(yè)隊(duì)伍，培養(yǎng)檔案專業(yè)人才

教育檔案專業(yè)人員要熱愛檔案管理工作，要有事業(yè)心、責(zé)任心，從思想上真正做到學(xué)一行愛一行，掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，要熟悉本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過程中所形成的科技文件材料.檔案人員要了解本企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)過程及設(shè)備情況，由于科技發(fā)展較快，電力生產(chǎn)設(shè)備技術(shù)改造更新速度較快，檔案管理的內(nèi)容也在不斷發(fā)生變化。載體形式的多樣化、管理手段的現(xiàn)代化、都對(duì)檔案人員的科學(xué)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平及現(xiàn)代化設(shè)備操作技能等方面提出了更高的要求。

（二）對(duì)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)教育和培訓(xùn)，定期組織開展企業(yè)部門、班組兼職檔案人員培訓(xùn)教育

通過培訓(xùn)使兼職檔案員在工作中把運(yùn)用檔案知識(shí)把好關(guān)，充分發(fā)揮他們的作用，協(xié)助檔案專業(yè)人員做好企業(yè)檔案工作。

（三）要充分重視檔案人才培養(yǎng)

落實(shí)鼓勵(lì)先進(jìn)、鞭策后進(jìn)的激勵(lì)機(jī)制，提供培訓(xùn)提高的機(jī)會(huì)，給對(duì)于檔案上做出成績(jī)的人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性。激發(fā)檔案管理人員做好檔案工作的責(zé)任感。

在企業(yè)檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則下，連續(xù)不斷地進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，在企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展過程中發(fā)揮積極作用，深感檔案管理工作規(guī)范化的重要性。這不僅是檔案專業(yè)人員的工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和企業(yè)員工的積極參與同樣是十分重要的，企業(yè)員工自覺收集和移交資料檔案歸檔，才能更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的作用。

總之，完備規(guī)范的檔案對(duì)于一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展是必須具備的，企業(yè)的發(fā)展也離不開規(guī)范的檔案管理，企業(yè)檔案管理工作是以基建檔案材料的形成為起點(diǎn)，以管理工作為基礎(chǔ)，以服務(wù)利用為目的，努力提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量和水平，及時(shí)正確地向企業(yè)提供檔案材料的利用服務(wù)，保證企業(yè)生產(chǎn)正常進(jìn)行，就是檔案工作者的宗旨，也是檔案管理工作的目的所在。