文/成都大學(xué) 黎惠
隨著高校教學(xué)改革的不斷深入以及高校師生數(shù)量的不斷增加,高校辦公室的管理工作任務(wù)也越來越繁重。本文主要從高校辦公室行政管理工作存在的問題進(jìn)行分析,并提出自己的相應(yīng)解決對策。
高校辦公室作為高校中智能且重要的管理部門,其服務(wù)對象是全校師生,是全校信息的集中匯總與發(fā)布、協(xié)調(diào)內(nèi)部的智能部門,是整個學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)過程中離不開的中樞神經(jīng)系統(tǒng),辦公室工作效率的高低直接影響高校的整體運(yùn)作效率,同樣也能彰顯出高校整體管理工作的水平。尤其是在近年來,隨著各個高校的不斷擴(kuò)招,高校辦公室的任務(wù)也相應(yīng)的越來越沉重,工作面越來越細(xì)化,在此挑戰(zhàn)之下不能抱怨、不能有消極的情緒,反之應(yīng)該從多方面尋求工作的進(jìn)步與發(fā)展,使高校辦公室在組織、控制和協(xié)調(diào)等各方面都有所提升,將高校教育各種過程中產(chǎn)生的壓力與挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)化成辦公室管理工作進(jìn)步的動力,從而提升高校管理的整體水平。
辦公室工作能否發(fā)揮其在整個高校發(fā)展中的最大潛力,首要任務(wù)需要將任務(wù)明細(xì)化。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步,辦公室管理工作處于一種不斷的擴(kuò)展?fàn)顟B(tài)之中,一批批涌現(xiàn)出來的新業(yè)務(wù),因為歸屬問題未能得到良好的落實(shí)與管理,這一現(xiàn)狀說明辦公室正面臨著認(rèn)清各自職能與完成職能方面等巨大的挑戰(zhàn)。另外,辦公室內(nèi)部職員的職能方面未劃分清楚,個人的思想上也沒有給予足夠的重視,久而久之形成一種懶惰、推搡的不良風(fēng)氣,導(dǎo)致辦公室業(yè)務(wù)的開展極為困難。以上幾種情況不僅影響到工作效率而且直接影響整個辦公室甚至學(xué)校的整體發(fā)展。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,計算機(jī)系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)在越來越多領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用,給社會各方面的發(fā)展帶來巨大的前進(jìn)動力,教育領(lǐng)域的發(fā)展方向也在向信息化方向靠攏,同樣高校院系辦公室的管理也離不開信息系統(tǒng)。但是在應(yīng)用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)的同時,突顯的一些問題如:應(yīng)用人員素質(zhì)不高、技能不夠;缺少專門負(fù)責(zé)辦公室管理軟件的開發(fā)與維護(hù)的專業(yè)人士;不能及時對相關(guān)的操作人員進(jìn)行技術(shù)和技能培訓(xùn),直接導(dǎo)致的結(jié)果是對先進(jìn)設(shè)備的利用率較低,很多的辦公室只局限于文件的打印等工作,信息化技術(shù)不能普遍的應(yīng)用影響院系各項工作的開展以及辦事效率。
良好的政治素質(zhì)是辦公室人員工作的指南針,沒有過硬的政治素質(zhì),那工作就沒有方向性,那在處理問題的過程中就很難做到依據(jù)政策和法律相關(guān)規(guī)定進(jìn)行解決和處理。另外,在工作中所有人員均要端正自身的工作態(tài)度,現(xiàn)在部分的部門出現(xiàn)一種不良的狀況是:遇到事情之后,像推皮球一樣,能推則推,缺乏勇于承擔(dān)的精神,辦事效率低,不容許個人利益受到一丁點(diǎn)的威脅。再者,辦公室人員的綜合能力有待提高,高校辦公室因為其工作的特殊性,需要相關(guān)人員有較強(qiáng)的溝通和協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力,還要具備一定的公關(guān)能力,只有具備了這幾種能力之后,才能使工作中遇到的難題迎刃而解。
為了更好的適應(yīng)高校的發(fā)展,辦公室工作中必須要建立和健全各項規(guī)章制度與管理體系。溝通協(xié)調(diào)是辦公室工作的主要內(nèi)容,管理人員要做好協(xié)調(diào)工作,要堅持公正平等的原則,分析問題要有一個全局觀念,充分考慮到全體人員的利益。管理體制的健全是提高行政效率的實(shí)質(zhì)性前提。另外,對于高校辦公室的職能要進(jìn)行重新定位與細(xì)化,要充分的考慮到改革之后的高校管理體制下,辦公室在其中發(fā)揮的是什么樣的具體作用,然后明確任務(wù)之后要詳細(xì)規(guī)定辦公室的具體工作與業(yè)務(wù)內(nèi)容,根據(jù)指定的業(yè)務(wù)內(nèi)容,明確一下辦公室各人員的具體職責(zé),指定出科學(xué)、可行的工作計劃,以保證辦公室工作的順利實(shí)施。
完善人事檔案的收集、鑒別以及歸檔工作,不斷的規(guī)范和充實(shí)檔案內(nèi)容在此過程中要嚴(yán)格按照干部人事檔案材料的歸檔制度,通過及時收集與檔案有關(guān)的材料,按照規(guī)范中的相關(guān)規(guī)定,認(rèn)真的鑒別、審核以及整理加工,以保證歸檔材料的真實(shí)性和可靠性。人事檔案管理的首要前提是要把好入口關(guān),一定要做好入檔初審工作,檔案管理是一項不容有任何失誤的細(xì)致工作,對于初期手續(xù)不全的檔案要退回有關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充和完整,另外要保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
服務(wù)理念是行政工作者的基本思想意識,但是在現(xiàn)實(shí)工作之中,部分辦公室人員自我定位不恰當(dāng),服務(wù)意識匱乏,處理任何事情都是一副高姿態(tài),這對高校行政管理改革造成了極為不利的影響。因此,要切實(shí)提高高校辦公室行政管理工作的水平,首先要提升行政管理人員的服務(wù)意識,在辦公室內(nèi)部建立和健全有效的管理機(jī)制,促使辦公室人員保持高度的工作熱情。另外,在辦公室管理過程中,采用目標(biāo)管理方式,在開展辦公室目標(biāo)的過程之中,要將項目進(jìn)行具體化、明確化,所有人都明確了自身的奮斗目標(biāo)之后,這樣使整個辦公室的工作有條不紊的進(jìn)行。
辦公室人員政治思想的高低直接影響工作的完成程度,高校學(xué)習(xí)不僅僅是要培養(yǎng)學(xué)生的技能,思想政治教育也不能放松,那作為辦公室工作人員培養(yǎng)過硬的政治思想是做好一切工作的前提,在日常工作中要組織全體人員加強(qiáng)政治理論的學(xué)習(xí)與黨性的修養(yǎng),領(lǐng)會三個代表與黨的十八大思想精髓,有針對性的提倡為師生無私奉獻(xiàn)和服務(wù)的精神。再者,強(qiáng)硬且扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)是完成任何工作的前提條件,隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,知識的更新速度也是越來越快,辦公室人員必須要有超前的意識,盡一切可能給自己充電,特別注意的是信息技術(shù)的發(fā)展,未來是信息化時代,信息技術(shù)與我們的工作息息相關(guān),電腦技術(shù)的普遍與熟練應(yīng)用是適應(yīng)時代發(fā)展的根本要求,因此,應(yīng)該聘任專業(yè)的人員對所有人員進(jìn)行知識充電,以適應(yīng)瞬息萬變的時代發(fā)展。
著眼于高校辦公室所獨(dú)具的細(xì)、繁以及雜與忙等特點(diǎn),要從根本上完成辦公室工作,首先要對工作的實(shí)質(zhì)進(jìn)行了解,并且掌握良性運(yùn)作的規(guī)律,轉(zhuǎn)變不良的工作作風(fēng),強(qiáng)化全體人員的服務(wù)意識,以促進(jìn)辦公室管理的智能化、科學(xué)化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化等全面發(fā)展。
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