文/深圳市地鐵有限公司 楊成玥

一、概述

在新時期下，企業(yè)文檔管理工作是企業(yè)管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。隨著時代的進步以及信息化的沖擊，傳統(tǒng)的企業(yè)文檔管理方式面臨著挑戰(zhàn)，也面臨著改革的機遇。信息化管理、標準化管理對企業(yè)文檔管理能有效的推動企業(yè)文檔管理變革的步伐。

企業(yè)文檔管理顧名思義是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家和社會以及企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。企業(yè)文檔管理的形式主要有兩方面：實體文檔管理和信息開發(fā)利用。即以企業(yè)的文檔實體管理為基礎，以信息化開發(fā)為輔助途徑，為企業(yè)各項工作提供參考數(shù)據(jù)和資料。

企業(yè)文檔范圍很廣泛，主要包括：1.本單位重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等；2.本單位對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書；3.本單位的各種工作計劃、總結、批復、統(tǒng)計報表及簡報；4.本單位與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；5.本單位職工薪酬福利方面的文件材料。6.本單位的大事記及反映本單位重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。所以企業(yè)文檔管理資源較為豐富，有資源本身，還有資源衍生的智力資源，要提高企業(yè)文檔管理的效率和利用率就必須優(yōu)化企業(yè)文檔管理的方式和途徑，以促進企業(yè)的發(fā)展和建設。

二企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀

（一）企業(yè)文檔管理標準化程度低

企業(yè)文檔管理一般表現(xiàn)為分散管理，文檔管理體系復雜，共享性較低。企業(yè)文檔管理標準化程度是衡量企業(yè)文檔管理水平的重要標桿。但是目前現(xiàn)狀來看，許多企業(yè)標準化程度較低，文檔收集和整理的數(shù)據(jù)不完整，許多文檔無主題索引，由此使得企業(yè)文檔管理的現(xiàn)代化進程較慢，沒有統(tǒng)一的標準建設要求，常常進行低水平的重復文檔建設。

（二）企業(yè)文檔管理信息化程度低

企業(yè)建立了文檔管理制度，但是在文檔的收集、保管、借閱、保密等方面還存在著一些問題，如文檔資料收集不全，信息缺失，許多文檔無主題索引，等情況。文檔管理專業(yè)人員也應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術。但是實際操作中企業(yè)文檔管理人員群體中學歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術的高級管理人才，直接導致新技術、新方法難以在文檔管理工作中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題，在一定程度上影響了單位文檔管理工作的順利開展。

三、規(guī)范化與信息化在企業(yè)文檔管理中的應用

（一）文檔管理標準必須規(guī)范

主要包括管理性標準規(guī)范化、業(yè)務性標準規(guī)范化和技術性標準規(guī)范化。實行文檔管理規(guī)范化可以增強為文檔管理員文檔管理的法律意識；同時也提高了文檔管理工作的科技含量。文檔管理中文檔的著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，避免出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響文檔機讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。

（二）文檔管理信息化是是文檔管理工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路

文檔管理工作中全面應用現(xiàn)代信息技術，對文檔信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說文檔信息化管理就是：文檔信息化是以計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術為手段，以現(xiàn)代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發(fā)展文檔業(yè)務，提高文檔的現(xiàn)代化管理水平，挖掘文檔的社會價值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

（三）文檔管理人員要會熟練運用各種現(xiàn)代信息工具

特別是網(wǎng)絡傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)文檔信息打下牢固的技術基礎。其次，能鑒定有效的文檔信息。作為文檔管理人員，要把有價值的文檔信息有效地傳遞給文檔利用者，這是利用者評價文檔管理部門信息服務質(zhì)量的一個重要標準。網(wǎng)絡環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，文檔管理工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對文檔信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。再次，要加工、提煉文檔信息。這就要求文檔管理員提高對文檔信息的加工、提煉能力。許多文檔信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的文檔信息。從而實現(xiàn)文檔信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

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