文/中國電子科技集團(tuán)公司第二十七研究所 胡國陽

辦公室作為綜合的服務(wù)機(jī)構(gòu)，其工作效率的高低直接關(guān)系著企業(yè)的生存和發(fā)展，也是企業(yè)形象的一個(gè)重要展示。在新形勢(shì)下，國有企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得長足的發(fā)展，就要做好辦公室的相關(guān)工作，想方設(shè)法的提高辦事和工作效率。

一、強(qiáng)化工作意識(shí)，提高人員素質(zhì)

對(duì)于辦公室工作來說，人才起著關(guān)鍵的作用，辦公室的管理工作就是對(duì)人才的管理和利用。國有企業(yè)辦公室工作由于內(nèi)容復(fù)雜，事務(wù)較多，工作環(huán)境一般比較單一，造成從業(yè)人員出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象較為普遍。要想提高國有企業(yè)辦公室的工作效能，就應(yīng)該采取有效的激勵(lì)和考核制度，刺激從業(yè)人員的工作意識(shí)，讓他們激發(fā)自身能力，提高工作熱情。人才素質(zhì)的高低直接影響著辦公室工作的效率，為此，強(qiáng)化辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)，提高從業(yè)人員的綜合素養(yǎng)已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展和人才自身發(fā)展的必然要求。對(duì)于辦公室人才的隊(duì)伍建設(shè)，企業(yè)一方面要強(qiáng)化人才的引進(jìn)，在企業(yè)招聘的時(shí)候把好質(zhì)量好，爭(zhēng)取吸引更優(yōu)秀的人才；另一方面，企業(yè)要強(qiáng)化人才培訓(xùn)，制定有效的培訓(xùn)課程，為辦公室工作人員提供專業(yè)化的科學(xué)化的技能和思想培訓(xùn)，切記不可讓培訓(xùn)活動(dòng)流于形式，要產(chǎn)生實(shí)際效果。

二、加快硬件建設(shè)，優(yōu)化工作環(huán)境

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，現(xiàn)在的辦公室工作環(huán)境有了極大的變化，在信息化大爆炸的時(shí)代，國有企業(yè)要想提高辦公室的工作效率就應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善自身的硬件建設(shè)，為工作人員提供優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境。在現(xiàn)代社會(huì)，辦公室工作的信息化、系統(tǒng)化、科學(xué)化和自動(dòng)化已經(jīng)成為辦公室工作的主要特點(diǎn)，這些都離不開辦公條件的現(xiàn)代化。對(duì)于國有企業(yè)來說，辦公室工作一定要采取措施，強(qiáng)化基礎(chǔ)硬件建設(shè)，購買相應(yīng)的計(jì)算機(jī)處理設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)、掃描機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼設(shè)備、檔案文件管理設(shè)備、考勤機(jī)等辦公室工作必需品，這些工作設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)辦公室工作的現(xiàn)代化和自動(dòng)化，進(jìn)而提高工作效率。

三、健全崗位責(zé)任制，嚴(yán)明工作紀(jì)律

國有企業(yè)辦公室人員較多，以往的辦公室管理比較松散，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，需要企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)和自身發(fā)展的需要，健全崗位責(zé)任制。把辦公室復(fù)雜的工作分解到各部門，具體到每一個(gè)人，然后強(qiáng)抓落實(shí)，明確每一個(gè)人的工作職責(zé)和要求，做到各司其職，各負(fù)其責(zé)，各盡其能。使內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)方式和管理方法建立在科學(xué)的基礎(chǔ)之上，并根據(jù)公司發(fā)展變化和任務(wù)要求，不斷加以改進(jìn)和完善，從而形成一套規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的工作程序和工作方法。對(duì)于辦公室工作人員來說，明確崗位職責(zé)之后，一定要嚴(yán)明工作紀(jì)律，讓從業(yè)人員的執(zhí)行力不能有絲毫的折扣，需要嚴(yán)格執(zhí)行公司的各種制度和規(guī)定。真正做到令行暢通，“今日事、今日了”。在工作的過程中，要激發(fā)工作人員的意識(shí)，培養(yǎng)他們的責(zé)任感、歸屬感和紀(jì)律性。

四、優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，提升工作效能

對(duì)于國有企業(yè)的辦公室工作來說，要想強(qiáng)化管理的實(shí)效性，提高工作效率，就應(yīng)該注重自身結(jié)構(gòu)的建設(shè)和優(yōu)化，這是提高工作效率的主要誘因之一，因?yàn)檗k公室的組織結(jié)構(gòu)，直接關(guān)系到企業(yè)人才的隊(duì)伍建設(shè)，關(guān)系到企業(yè)的工作模式、關(guān)系到企業(yè)工作的目標(biāo)確定、關(guān)系到各部門各個(gè)體之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系和往來，對(duì)辦公室整體效能的提高起著至關(guān)重要的作用。優(yōu)化辦公室組織的結(jié)構(gòu)建設(shè)，關(guān)鍵是要看處于該結(jié)構(gòu)中的各個(gè)部門或小組之間的信息傳遞和處理能否做到全面、準(zhǔn)確、及時(shí)和高效，從而能連續(xù)不斷地為辦公室工作的運(yùn)行和發(fā)展輸送新的信息能量。辦公室系統(tǒng)一定要抓住即將進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革的有利時(shí)機(jī)，按照結(jié)構(gòu)優(yōu)化的要求，遵循精簡(jiǎn)、統(tǒng)一、高效原則，調(diào)整辦公室的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和崗位，規(guī)范編制、職能、機(jī)構(gòu)名稱、使之更符合新時(shí)期辦公室工作的實(shí)際和客觀規(guī)律。在具體的組織結(jié)構(gòu)改革和建設(shè)中，國有企業(yè)一定要實(shí)事求是，做到一切從實(shí)際出發(fā)，既要考慮國情、自身的發(fā)展?fàn)顩r，也要考慮辦公室自身工作的特點(diǎn)，一定要理順關(guān)系，掌握結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)和工作的靈活性。辦公室只有結(jié)構(gòu)合理才能信息暢通，運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)辦公室工作效率的提高。辦公室系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)既要注意系統(tǒng)內(nèi)的協(xié)調(diào)，也要注意辦公室與系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)。其實(shí)，無論是內(nèi)部系統(tǒng)的協(xié)調(diào)還是系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)，如果有一項(xiàng)做的不到位，或者系統(tǒng)協(xié)調(diào)不力，都會(huì)給國有企業(yè)辦公室工作整體效能的提高造成嚴(yán)重障礙，為此，要想提高辦公室的工作效率必須予以高度重視。

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