文/長慶油田分公司第一采油廠 張可心 欒虎 張峰 懷海寧 王碧琴

在石油企業(yè)所屬單位內(nèi)部，辦公室工作就是通過“辦文、辦會(huì)、辦事”體現(xiàn)聯(lián)系溝通、協(xié)調(diào)服務(wù)、監(jiān)督指導(dǎo)等職能作用，從而達(dá)到服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)機(jī)關(guān)部門和基層單位，服務(wù)員工群眾的目的。所以，石油企業(yè)辦公室工作的管理是否科學(xué)以及科學(xué)化程度如何，直接關(guān)系到所在單位的形象和管理效能的高低。

一、辦公室工作科學(xué)管理之于石油企業(yè)的重要性

（一）石油生產(chǎn)行業(yè)的特點(diǎn)

1.井站點(diǎn)多線長面廣。石油生產(chǎn)不同于其它礦業(yè)，原油多分布在荒漠、海底或黃土高原深厚地層的不同地質(zhì)層系，布展井位或站點(diǎn)并非在某一個(gè)固定的區(qū)域，而是依據(jù)不同的地質(zhì)構(gòu)造和不同的沙體分布進(jìn)行開采，由于這樣的原因造就了石油生產(chǎn)具有點(diǎn)多、線長、面廣及高風(fēng)險(xiǎn)的行業(yè)特征，而這樣的行業(yè)特征給企業(yè)管理帶來了挑戰(zhàn)。

2.管理體制幾經(jīng)易更。中國石油工業(yè)管理體制歷經(jīng)了多次調(diào)整和變革，總體而言，經(jīng)歷了“集權(quán)管理階段”、“專業(yè)化分工階段”、“集團(tuán)化重組階段”及“公司制改造階段”四個(gè)階段，在方式上實(shí)現(xiàn)由統(tǒng)一的計(jì)劃管理逐步向市場(chǎng)化管理轉(zhuǎn)變，管理機(jī)構(gòu)層次明晰，級(jí)別分明，體現(xiàn)在行政效能方面，服從性、執(zhí)行力強(qiáng)、執(zhí)行效果佳。

3.生產(chǎn)面臨環(huán)境復(fù)雜。石油生產(chǎn)所面臨的既有艱苦惡劣的自然條件環(huán)境，也面臨土地征借使用、安全環(huán)保、稅費(fèi)機(jī)制、屬地居民協(xié)調(diào)、內(nèi)部管理等諸多“環(huán)境”，任何一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)處理不得當(dāng)，都將會(huì)給企業(yè)發(fā)展帶來阻撓性的影響。

（二）企業(yè)賦予辦公室的管理職能

石油企業(yè)辦公室是企業(yè)的主要職能部分之一，職責(zé)在于“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”，是企業(yè)賦予辦公室行使企業(yè)行政工作的指揮中心，具有橋梁作用。其主要職能是在組織的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)，按照行政工作的客觀規(guī)律，通過工作調(diào)研，及時(shí)準(zhǔn)確收集整理信息，總結(jié)工作方法和經(jīng)驗(yàn)，制定并實(shí)施工作規(guī)劃和計(jì)劃，通過上下、左右多方綜合聯(lián)系協(xié)調(diào)，調(diào)度人力、物力和設(shè)施設(shè)備等，輔助解決企業(yè)管理中出現(xiàn)的實(shí)際問題，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

基于上述原因，石油企業(yè)辦公室猶如“決策參謀部”、“工作執(zhí)行軍事部”和“后勤服務(wù)部”，其職能作用發(fā)揮的如何，直接關(guān)系企業(yè)工作的落實(shí)和開展，科學(xué)管理于否直接影響企業(yè)整體管理水平的提升。

二、辦公室工作科學(xué)管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

辦公室作為企業(yè)管理中的紐帶，有著非常明顯的管理綜合性與全面服務(wù)性，承擔(dān)的任務(wù)實(shí)為艱巨，職能作用較為突出。

（一）參謀助手作用直接關(guān)系到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策水平

敢于和善于給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化，是當(dāng)前石油企業(yè)發(fā)展新形勢(shì)下做好辦公室工作的基礎(chǔ)。而參謀就應(yīng)當(dāng)以“服務(wù)全局”為基礎(chǔ)，以“輔助決策”為目的，以“提醒警策”為手段，圍繞企業(yè)的中心工作組織開展工作調(diào)研，及時(shí)掌握基層單位的熱點(diǎn)和難點(diǎn)問題，反映內(nèi)部存在的問題和矛盾，了解員工群眾的心聲和需求。參在點(diǎn)子上，謀在關(guān)鍵處，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，提出決策性的意見，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)處理、督查政務(wù)，圍繞企業(yè)發(fā)展大局和中心工作及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，起草本單位的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、匯報(bào)、通知、通報(bào)以及領(lǐng)導(dǎo)講話、工作匯報(bào)等各類重要文稿，組織安排單位重要會(huì)議和重大活動(dòng)。

（二）督查督辦工作直接影響著部門的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量

“為政之要，貴在務(wù)實(shí)，重在落實(shí)?！倍讲槎睫k工作不僅是推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)決策落實(shí)的重要舉措和有效途徑，也是辦公室確保企業(yè)政令暢通及重大決策部署落到實(shí)處的重要手段。作為辦公室工作的一項(xiàng)重要職能，督查督辦任務(wù)就是依據(jù)本企業(yè)（單位）召開的工作會(huì)議定的事項(xiàng)、確定的重要決策、部署的重點(diǎn)工作，通過分解事項(xiàng)，明確完成進(jìn)度、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和落實(shí)部門，開展重點(diǎn)督查督辦，促進(jìn)貫徹和落實(shí)。對(duì)黨政聯(lián)席會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)例會(huì)議定事項(xiàng)及領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)辦公（調(diào)研）批示和交辦的事項(xiàng)，專項(xiàng)按月督辦、按月通報(bào)，使之落實(shí)。針對(duì)員工反映較多、反映強(qiáng)烈的問題或職代會(huì)建議提案主動(dòng)查辦。通過督查督辦，既可以糾正執(zhí)行過程中可能發(fā)生的偏差，也能根據(jù)執(zhí)行效果調(diào)整階段目標(biāo)和階段行政指令，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理流程的過程控制，促進(jìn)各項(xiàng)工作的有效落實(shí)。

（三）協(xié)調(diào)服務(wù)到位與否直接關(guān)系到管理系統(tǒng)的綜合運(yùn)轉(zhuǎn)

協(xié)調(diào)服務(wù)是企業(yè)辦公室工作的一項(xiàng)最為突出和顯著的職能，屬于一項(xiàng)綜合性的管理工作。就是通過協(xié)商與調(diào)解，連接、聯(lián)合、調(diào)和所有的活動(dòng)及能量，消除管理過程中、各環(huán)節(jié)之間的內(nèi)耗，使之協(xié)同運(yùn)作、統(tǒng)一行為、同步發(fā)展，達(dá)到服務(wù)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目的。作為石油企業(yè)辦公室，基于企業(yè)屬性所致，在實(shí)際工作中，協(xié)調(diào)服務(wù)是辦公室的一種工作方法、一種管理方式，通過協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，在辦公室的職責(zé)范圍內(nèi)或在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下，借助有關(guān)政策、規(guī)章制度和有力的措施，依靠“辦文、辦會(huì)、辦事”來銜接溝通，調(diào)整和改善人際之間、部門之間、部門與基層單位之間、工作之間的關(guān)系，縮小或消除各種矛盾，促使各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化與和諧化，使管理行為在不同級(jí)別的管理層次中發(fā)揮充分效能，使管理過程更加流暢，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過程。

三、目前辦公室工作管理中存在的問題

與傳統(tǒng)模式下的辦公室管理相比，現(xiàn)代石油企業(yè)辦公室盡管在作用發(fā)揮、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、服務(wù)保障等方面已具備了較為科學(xué)合理的管理方法，但因受機(jī)制體制、內(nèi)外部關(guān)系、工作屬性等因素的影響，仍然存在有以下幾個(gè)方面的問題。

（一）制度執(zhí)行缺乏剛性

制度是具有約束力的行為規(guī)范。為推進(jìn)工作，雖然制定出臺(tái)了諸如會(huì)務(wù)組織、公務(wù)接待、公文處理、安全保密等相關(guān)制度，用來規(guī)范管理行為，但上下、左右間在執(zhí)行過程中，有可能過多的考慮到人與人之間的關(guān)系等問題，問責(zé)追究方面亦或輕描淡寫，有了第一次，就會(huì)有第二次，有了第一人，就會(huì)有第二人，如此行之，便失去了制度對(duì)人的約束，失去了人對(duì)制度的遵從，也失去了辦公室人員努力做事的工作責(zé)任和壓力基礎(chǔ)。

（二）管理程序尚未達(dá)到簡約

程序是辦事的先后次序。辦公室在公文處理、會(huì)議安排、印信使用管理等方面，盡管每一項(xiàng)工作都力求“簡約化”，但實(shí)際操作起來，仍會(huì)不可避免地按照一定的秩序有準(zhǔn)備、有步驟、循序漸進(jìn)的進(jìn)行，耗時(shí)耗力。

（三）人員素養(yǎng)不能滿足需要

辦公室工作覆蓋面廣而寬，所涉及的具體業(yè)務(wù)工作繁多，且工作要求非常高，因此辦公室人員需要具有較寬的知識(shí)面和專業(yè)技能基礎(chǔ)，比如：文秘、保密、輿情處置、接待等工作，都需要相當(dāng)?shù)墓ぷ魉胶凸ぷ骷记?，而目前石油企業(yè)辦公室系統(tǒng)的工作人員并非全為“一鉚一楔”的專業(yè)人員，工作能力和水平有所欠缺。

（四）工作措施創(chuàng)新不夠

不斷解放思想，更新觀念，才能夠形成創(chuàng)造性思維。部分工作人員由于對(duì)自己定位不準(zhǔn)，導(dǎo)致工作目標(biāo)不明確，總是墨守成規(guī)、循規(guī)蹈矩，未能培養(yǎng)出自己用開放的觀念、開放的思維方式來思考和處理每一項(xiàng)工作，在全球經(jīng)濟(jì)一體化，信息全球化、網(wǎng)絡(luò)化，新生事物令人應(yīng)接不暇地?fù)涿娑鴣?，在這樣的客觀環(huán)境中仍沿用我們?cè)械乃枷胗^念和思維方式來工作，無異于刻舟求劍，緣木求魚。

四、提高辦公室工作科學(xué)管理的對(duì)策

辦公室工作的科學(xué)管理有著多方面的要求，筆者就最基本的要求而言，主要有客觀的機(jī)制建設(shè)、主觀的員工隊(duì)伍建設(shè)，并不斷地探索新的工作方法，明確職責(zé)，強(qiáng)化使命，就能使辦公室的職能得到全面有效的發(fā)揮。

（一）培育事前控制優(yōu)于一切的工作理念

辦公室工作事無巨細(xì)，每一個(gè)細(xì)節(jié)都不容忽視，在管理上應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)事前控制優(yōu)于一切的工作理念，方能掌控。體現(xiàn)在文稿起草方面，可根據(jù)企業(yè)既定的階段性節(jié)點(diǎn)目標(biāo)和運(yùn)行節(jié)奏，超前考慮，提前動(dòng)手，留寬裕的時(shí)間給自己，學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)精神，深入基層調(diào)研，掌握充足資料，收集確鑿的信息，盡心盡力的完成文稿的起草；留寬裕時(shí)間讓決策者評(píng)判、考究和論證，形成綱要性的政策、意見或者部署。之于事務(wù)接待則更為重要，如果不盡早著手周全考慮，方案制定不周詳，操作性不強(qiáng)，往往會(huì)在接待過程中出現(xiàn)這樣或那樣的問題，有時(shí)候甚至?xí)譄o策，小失誤將影響到全局。

（二）采用嚴(yán)管與厚愛相結(jié)合的規(guī)范管理方法

沒有規(guī)矩就沒有方圓。提高辦公室工作效率和服務(wù)質(zhì)量，必須把加強(qiáng)制度建設(shè)、強(qiáng)化內(nèi)部管理及各項(xiàng)工作納入規(guī)范化軌道。首先，健全行為規(guī)范，修訂完善崗位責(zé)任制，對(duì)各個(gè)崗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明確規(guī)定，做到有章可循。其次，制定工作規(guī)范，根據(jù)辦公室的各項(xiàng)工作應(yīng)控制的程序和注意的環(huán)節(jié)，借鑒國外管理學(xué)者提出的“六何追問法”即 (1)何處(What)，即應(yīng)辦何事、此步驟是否妥當(dāng)?(2)為何(Why)，即為何要采取這一步驟，省去這一步驟會(huì)有何后果?(3)何地(Where)，此一步驟應(yīng)在何處進(jìn)行?(4)何時(shí)(When)，此一步驟以何時(shí)做最恰當(dāng)?(5)何人(Who)，此步驟何人做最合適?(6)何法(How)，此步驟以什么方法做最好?為何必須如此做?出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)，推行推廣，督促執(zhí)行，提高工作效率。另外，在管理過程中可采取一定的“柔性管理”，以重視辦公室工作人員的情緒、情感因素為前提，通過道德引導(dǎo)、理解、認(rèn)同、尊重、關(guān)愛等柔性化方式充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，使每一個(gè)人的能力得到最佳發(fā)揮，自身價(jià)值得到最大化的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，在辦公室內(nèi)部建立良好的選人、用人機(jī)制，引入競(jìng)爭機(jī)制，將那些埋頭苦干，業(yè)務(wù)精湛，群眾信得過，領(lǐng)導(dǎo)滿意度高的人員選拔到崗位。最后，還要切實(shí)幫助干部員工解決工作、生活中的難題，做到用事業(yè)留人，用感情留人，用適當(dāng)?shù)拇隽羧恕?/p>

（三）以培訓(xùn)的方式打造復(fù)合型辦公室工作人員

辦公室的工作復(fù)雜多變，上下 、左右聯(lián)系范圍廣、綜合性強(qiáng)。而辦公室工作猶如輔助決策的“外腦”，如果不及時(shí)充電，就會(huì)失去服務(wù)全局的基礎(chǔ)，更不能與決策者“同頻共振”，這就要求辦公室工作人員除具備有較寬的知識(shí)面外，還要通過培訓(xùn)等方式、方法，全面提高辦公室人員的素質(zhì)，使工作人員在相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的更新方面始終保持與時(shí)俱進(jìn)，提高其工作專業(yè)技能和水平，提升“胸懷全局”的思維能力，達(dá)到“身在兵位，胸為帥謀”，才能夠更好的找準(zhǔn)企業(yè)發(fā)展的立足點(diǎn)，把握管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)，挖掘工作的閃亮點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。

（四）通過轉(zhuǎn)變服務(wù)理念創(chuàng)新性開展工作

隨著改革的深入、辦公自動(dòng)化的普及，辦公室面臨著新的挑戰(zhàn)。服務(wù)工作做的好與不好，是否讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、基層滿意、群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，辦公室的工作具有一定的前瞻性，凡事要早考慮、早著手，不僅要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，也要想領(lǐng)導(dǎo)之未想，所以應(yīng)由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)，主動(dòng)圍繞重點(diǎn)工作，開展工作調(diào)研，占有龐雜的信息，梳理輔助管理的信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考。另外，辦公室的服務(wù)必須從全面、大局出發(fā)，不論事前、事中、事后都要服務(wù)到位，任何時(shí)候都不能缺位，在領(lǐng)導(dǎo)決策前為領(lǐng)導(dǎo)提供可行性方案，向領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見或者建議，在執(zhí)行過程中，以督察督辦的方式跟蹤、分析、敦促落實(shí)，工作完成后及時(shí)將決策落實(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。

[1]郭金.辦公室工作要做到“十要十不要”[J].辦公室業(yè)務(wù),2011年第9期.

[2]吳烈.辦公業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管理方式初探[J].經(jīng)營管理者,2010年第19期.