文/廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院 梁英秀

高職院校文書檔案是學(xué)校黨、政、工、團管理活動中直接形成的具有保存價值的依托各種文字、圖表、聲像、磁帶、磁盤、光盤等不同載體來表現(xiàn)的歷史記錄。文書檔案在當(dāng)前社會發(fā)展中起著不可忽視的作用，是綜合檔案工作的重要組成部分和核心內(nèi)容。做好文書檔案工作，不僅是當(dāng)前高職院校自身建設(shè)發(fā)展工作的需要，而且是維護學(xué)校歷史真實面貌的重要事業(yè)。學(xué)校文書檔案歸檔范圍有四個方面：一是指令性文書，包括學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子的研究決定和通過教代會表決通過的決定、批復(fù)、意見等文書；二是曉喻性文書，包括向教職工通告、通知、通報等；三是報請性文書，包括向上一級主管部門呈交的請示，報告等文種；四是洽商記載性文書，包括函、會議記錄等文書；五是上級黨政部門、主管部門下發(fā)的對學(xué)校有針對性的文件。學(xué)校文書檔案介質(zhì)種類包括：紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案。文書檔案管理形式主要有雙軌制存檔模式（電子版的和紙質(zhì)版的共存），文書管理和檔案管理分離。

一、高職院校文書檔案收集歸檔中存在的主要問題

近年來隨著高職教育事業(yè)迅速發(fā)展，高職院校招生工作的競爭日益激烈。在各項體系指標(biāo)的評估中，學(xué)校文書檔案資料的管理工作越來越受到人們的關(guān)注，但由于種種原因，高職院校檔案工作管理也暴露一些缺陷，尤其是學(xué)校的文書檔案收集、歸檔工作仍然存在許多問題，表現(xiàn)在如下幾方面：

（一）思想重視程度不夠，檔案意識薄弱，文書檔案材料收集歸檔不齊全

檔案工作是一項服務(wù)性工作，既不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，也不能很快就能給學(xué)校各部門帶來業(yè)績，這導(dǎo)致學(xué)校的一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視不夠。一些兼職文書工作人員平時很難拿出精力來搞經(jīng)辦文件資料，也不按時向?qū)W校綜合檔案室移交檔案，他們認(rèn)為文件留在手中，留在部門，需要時可方便查閱，但這容易出現(xiàn)因時間久而導(dǎo)致的文件材料原件丟失的問題。筆者從事高職院校綜合檔案管理工作以來，發(fā)現(xiàn)歷年本校文書檔案存在文書檔案材料收集不齊全的主要問題。比如，出現(xiàn)有請示卻沒有批復(fù)，有復(fù)印文件卻沒有原稿，有聲像卻沒有文字及標(biāo)識說明；有紙質(zhì)文書檔案卻沒有電子文書檔案等情況。檔案工作內(nèi)容通常有六個環(huán)節(jié)，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。在這六個環(huán)節(jié)中，收集是一個首要的環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)做不好就會影響到后面的五個環(huán)節(jié)，它是搞好文書檔案管理的首要條件。

（二）文書工作管理人員動手能力不強，缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)

由于檔案工作很難擺上學(xué)校的議事日程，檔案機構(gòu)的設(shè)置、專業(yè)人員的配置、業(yè)務(wù)經(jīng)費的投入等方面都得不到應(yīng)有的重視。學(xué)校各部門的文書檔案資料管理人員一般是兼職的，一些檔案管理人員只是為了評職稱而匆忙參加有關(guān)部門舉辦的2-3天的檔案培訓(xùn)。他們拿到檔案職稱后，不做檔案工作的具體事情，平時也沒有參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，而且崗位不固定，調(diào)動頻繁，交接簡單，檔案材料隨意亂放，檔案材料沒有專項移交，致使學(xué)校文書檔案資料不能及時，準(zhǔn)確、齊全、完整地收集歸檔。

（三）學(xué)校文書檔案工作制度不健全，檔案材料歸檔的范圍不規(guī)范，未有一套完整的規(guī)章制度

檔案交接手續(xù)往往只是鑰匙交接、廚子交接、盒子交接，缺少書面目錄交接，缺少監(jiān)督和檢查，結(jié)果接收方接過的文書檔案資料經(jīng)常是零散的，不完整的。因此，一些重要的檔案材料也就在這個環(huán)節(jié)丟失，但又無人負責(zé)，存在檔案無法追責(zé)的狀態(tài)。

（四）學(xué)校文書檔案管理沒有專項的經(jīng)費，沒有專門的配套設(shè)施

學(xué)校各部門一般沒有獨立文書檔案資料室，文書檔案柜也是跟其他資料混用。許多文書檔案資料堆放一處，平時不收集、分類、整理，往往到迎接上級考評或評估時才有人去整理，于是文件材料經(jīng)常不齊全，不完整。

二、加強高職院校文書檔案收集、整理和歸檔管理工作的建議

高職院校文書檔案征集不齊全，制度不完善，設(shè)施不配套，管理不專業(yè)，這些因素不僅直接影響了學(xué)校綜合檔案工作的順利進行，也嚴(yán)重地影響了學(xué)校各項考評及評估工作的順利進行，制約學(xué)校自身事業(yè)的發(fā)展。在新形勢下，如何加強學(xué)校文書檔案管理工作，筆者提出如下建議。

（一）克服檔案意識淡薄的思想，把文書檔案征集歸檔工作落實到實處

由于種種原因，目前學(xué)校從領(lǐng)導(dǎo)到一般教職工都存在著檔案意識淡薄的思想。如何解決這個問題，筆者認(rèn)為，加強學(xué)校檔案工作應(yīng)以宣傳工作為先導(dǎo)，讓教職工逐步地認(rèn)識檔案工作的重要性，而檔案工作的每一項工作也只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持才能順利地開展下去。因而，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視學(xué)校的檔案工作，尤其是學(xué)校的黨政文件材料的歸檔工作，嚴(yán)格實行“三納入”，即納入學(xué)校各部門計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍。堅持做到“四同步”，即在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同步四項文書檔案工作，使人人重視學(xué)校檔案，參與文書檔案征集歸檔工作。

（二）加強學(xué)校檔案設(shè)施建設(shè)，提高檔案科學(xué)管理水平

通過培養(yǎng)、引進和人才流動等方式，真正把政治素質(zhì)高、動手能力強、具有開拓創(chuàng)新意識、適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)要求的專業(yè)人才，選配到檔案崗位上來。同時要注意檔案工作人員的培養(yǎng)教育，努力創(chuàng)造條件支持他們參加檔案業(yè)務(wù)水平知識和相關(guān)科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，不斷增強檔案工作者的事業(yè)心和責(zé)任感，提高檔案管理工作人員的檔案業(yè)務(wù)水平和信息化管理的技能。

（三）做好檔案的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作，完善學(xué)校文書檔案工作制度

檔案征集是檔案管理工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，怎樣才能把它做得好，需要依據(jù)檔案材料征集范圍、內(nèi)容和時間的科學(xué)規(guī)章制度。所以一定要認(rèn)真貫徹《實施〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉細則》的精神，依法依規(guī)做好學(xué)校檔案管理工作，從本校實際出發(fā)制定相關(guān)制度。比如文書檔案工作制度應(yīng)該包括如下幾個方面。

1.制定文書檔案工作的基本原則即：凡是學(xué)校在黨、政管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料，均屬文書檔案；文書檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用；黨政文件材料應(yīng)嚴(yán)格實行文書處理部門立卷歸檔制度；黨政文件材料的歸檔工作實行“三納入”“四同步”管理制度。

2.確定文書檔案歸檔范圍。文書檔案征集、歸檔的黨、政文件材料必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考作用、憑證作用和研究價值。歸檔的黨、政文件材料必須反映學(xué)校黨政部門職能活動的全過程，檔案材料征收應(yīng)是原件，原件包換領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、起撰人、核對人簽字等原始內(nèi)容，聲像檔案應(yīng)有文字及標(biāo)識說明。文書檔案既要征集紙質(zhì)文書檔案，也要征集電子文書檔案，要保持完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸檔的黨政文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機聯(lián)系，照顧不同部門的不同特點。

3.明確歸檔的主要內(nèi)容重點。高職院校文書檔案歸檔的主要內(nèi)容重點是本校黨、政、工、團管理活動中直接形成的具有保存價值的依托各種文字、圖表、聲像、磁帶、磁盤、光盤等不同載體的紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案；上級來文中，應(yīng)以針對學(xué)校的指令性、指導(dǎo)性文件為主。

4.要注意學(xué)校黨政文件材料的部門歸檔流程與時間。各部門文書檔案兼職人員在平時應(yīng)嚴(yán)格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，文件材料整理遵循事物發(fā)展規(guī)律，卷內(nèi)文件材料按重要程度或時間順序排列，批復(fù)、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。各部門應(yīng)在每年二月底，九月初分期移交學(xué)校綜全檔案室。

（四）設(shè)立檔案管理專項經(jīng)費，加強文書檔案歸檔管理的設(shè)備投入

學(xué)校各部門一般應(yīng)有獨立文書檔案資料室，文書檔案柜不應(yīng)和其他資料混用。做到平時收集、分類、整理，使文書檔案及時、準(zhǔn)確、齊全按時移交學(xué)院綜合檔案室集中管理。

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