文/古交市第一中學(xué)校 薄志宏

學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教師們?cè)陂L(zhǎng)期工作中積累下來(lái)的，具有一定保存價(jià)值的文字、聲像以及圖片等歷史記錄。從其收集內(nèi)容來(lái)看，所收集的主要是學(xué)校自身形成的文件資料以及上級(jí)有關(guān)部門(mén)的文件等為主。雖然說(shuō)其收集范圍非常的明確，但是其種類(lèi)卻十分的繁多，不但包括有文書(shū)檔案，另外還有專(zhuān)業(yè)檔案、科研檔案、聲像檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案以及基建檔案等。其使用人員也非常的單一，主要就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及一些特定工作人員等。但是在學(xué)校檔案收集和歸檔過(guò)程，目前還存在著一定的問(wèn)題，需要對(duì)其工作不斷的進(jìn)行創(chuàng)新。

一、學(xué)校檔案收集歸檔工作現(xiàn)狀

（一）檔案收集不完整，學(xué)生就業(yè)檔案收集不積極

目前在學(xué)校方案收集過(guò)程中，學(xué)校一些參加會(huì)議的人員通常都不會(huì)主動(dòng)把有關(guān)檔案歸檔；另外還有一些教師不愿意把自己的自編講義、教案等歸檔；學(xué)校一些部門(mén)也不愿把自己工作中所形成的一些材料歸檔。扥等，因?yàn)楦鞣N原因，造成了學(xué)校檔案收集難、歸檔難。學(xué)校檔案收集大多數(shù)對(duì)于學(xué)生的就業(yè)檔案收集不積極，也造成了學(xué)生就業(yè)檔案的缺失。

（二）檔案管理人員對(duì)文件資料的歸檔鑒別能力不夠

主要是因?yàn)閷W(xué)校檔案管理人員不能夠?qū)σ恍┪募Y料是否進(jìn)行歸檔的鑒別不準(zhǔn)確，一些檔案管理人員認(rèn)為“小”的資料，不能夠得到及時(shí)歸檔，因此也就造成在使用到這些資料的時(shí)候，檔案人員只能臨時(shí)補(bǔ)救。例如德育資料，學(xué)校通常每年都會(huì)進(jìn)行德育活動(dòng)計(jì)劃，但是對(duì)于這些資料，通常被檔案人員認(rèn)為不用進(jìn)行收集，可是在每年學(xué)校進(jìn)行文明評(píng)估的時(shí)候，一直都是把德育工作的開(kāi)展放在第一位進(jìn)行的，因此也就使檔案人員不得不臨時(shí)進(jìn)行收集。

（三）檔案管理部門(mén)和學(xué)校其他部門(mén)溝通不及時(shí)

一些學(xué)校只是單純的重視學(xué)校的教學(xué)教育工作，對(duì)于檔案管理工作不重視，在加上說(shuō)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)比較淡薄，因此只是進(jìn)行一些常規(guī)的檔案管理工作，不及時(shí)和學(xué)校的其他部門(mén)進(jìn)行溝通，造成了許多重要文件資料的收集歸檔不及時(shí)和缺失。

二、學(xué)校檔案收集歸檔工作創(chuàng)新措施

（一）提高學(xué)校有關(guān)部門(mén)的檔案收集歸檔意識(shí)，完善各項(xiàng)制度

想要有效的確保檔案收集歸檔的及時(shí)，就必須要先對(duì)學(xué)校有關(guān)部門(mén)的檔案歸檔意識(shí)進(jìn)行提高。首先可以由領(lǐng)導(dǎo)帶頭對(duì)《檔案法》進(jìn)行宣傳，通過(guò)教職員對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，來(lái)對(duì)他們的檔案歸檔意識(shí)進(jìn)行提高，引導(dǎo)他們認(rèn)識(shí)到自己手中的材料，不但是自己的寶貝，同樣也是學(xué)校的法寶，積極對(duì)資料進(jìn)行歸檔。另外還要對(duì)各項(xiàng)制度進(jìn)行完善，對(duì)檔案管理相關(guān)人員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確，同時(shí)建立相應(yīng)的檔案收集管理制度，對(duì)資料的來(lái)源準(zhǔn)確度進(jìn)行保證。以提高學(xué)校檔案收集的、歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）完善學(xué)校檔案管理制度，提高學(xué)校檔案收集規(guī)范性

制度的建立可以對(duì)學(xué)校檔案的相關(guān)工作進(jìn)行指導(dǎo)，從而提高其規(guī)范性。學(xué)校可以根據(jù)其實(shí)際情況，對(duì)學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行管理，其中不同檔案的收集歸檔均需要建立相應(yīng)的管理辦法，這些辦法的制定可以參考一些規(guī)范性制度，例如《中小學(xué)檔案管理制度》等，以實(shí)現(xiàn)對(duì)其工作的監(jiān)督。另外對(duì)于檔案管理規(guī)章制度以及崗位職責(zé)制度的建立，可以由學(xué)校各級(jí)部門(mén)對(duì)其歸檔目錄、整理規(guī)范、收集材料內(nèi)容以及技術(shù)要求等內(nèi)容進(jìn)行編制，從而對(duì)檔案收集歸檔進(jìn)行有效的指導(dǎo)，提高其工作效率。

（三）對(duì)材料收集歸檔進(jìn)行規(guī)范化

學(xué)校檔案收集工作非常的零碎，因此必須進(jìn)行分類(lèi)收集，建立相互之間不矛盾的立卷歸檔原理，另外還要注重對(duì)學(xué)校文件材料及有關(guān)上級(jí)所印發(fā)的文件材料等建立一個(gè)高效的收集模式。對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)教育活動(dòng)中所形成的文獻(xiàn)資料、教職員工相關(guān)的資料等均需要進(jìn)行收集，以能夠?qū)ζ涫占秶M(jìn)行拓寬，從而對(duì)其檔案室資料進(jìn)行豐富。收集的文件資料則需要進(jìn)行分類(lèi)保管，確保檔案管理安全，使用方便，并且要最大化的做到檔案歸檔有造冊(cè)，檔案出去有相關(guān)的登記，確保其管理的規(guī)范化進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，學(xué)校檔案收集歸檔不只是檔案部門(mén)工作，還需要學(xué)校各部門(mén)的積極配合，這樣才能夠進(jìn)一步提高學(xué)校檔案收集歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，不斷的檔案室的收集資料進(jìn)行豐富，以能夠更好的為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。

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