文/浙江省中山醫(yī)院 周燕

檔案登記備份制度，涵蓋了檔案行政管理手段和管理技術(shù)應(yīng)用兩個(gè)方面的改革。醫(yī)院檔案是指在醫(yī)療工作中形成的病歷、賬薄、會(huì)議記錄、公文、錄音錄像、圖表等不同形式的原始記錄。檔案登記是醫(yī)院的重要信息，是醫(yī)院醫(yī)療信息的主要載體。是評(píng)價(jià)醫(yī)院質(zhì)量和管理水平的依據(jù)，隨著信息時(shí)代的日益突出，我國(guó)的醫(yī)院發(fā)展也對(duì)檔案管理工作也有了進(jìn)一步的提升，實(shí)施了檔案登記備份制度，有效的確保了醫(yī)院檔案與電子存檔的安全，使電子文件能夠規(guī)范管理。

一、醫(yī)院檔案登記備份中存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其不夠重視

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案登記管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案登記管理工作的技術(shù)性不強(qiáng)，可利用的價(jià)值也不大，操作也十分簡(jiǎn)單；也沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的醫(yī)院檔案登記管理部門(mén)，進(jìn)行明確的分工；在人才培養(yǎng)時(shí)只注重醫(yī)療護(hù)理人員的素質(zhì)和技能培訓(xùn)，忽略了檔案登記管理人員知識(shí)提高的重要性，因而檔案登記人員對(duì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)技術(shù)及依法保管利用的認(rèn)識(shí)都不足，嚴(yán)重影響了檔案登記備份效益的提高。

（二）檔案登記管理的制度不健全

因?yàn)閷?duì)檔案登記備份的重要性認(rèn)識(shí)不足，所以也沒(méi)有一個(gè)明確的制度來(lái)制約醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案材料的重視。醫(yī)務(wù)人員認(rèn)識(shí)不到檔案登記備份工作在醫(yī)院管理中的重要性，認(rèn)為檔案?jìng)浞菘捎锌蔁o(wú)，也不了解其中的一些具體要求，在整理材料的時(shí)候就敷衍了事，還有些醫(yī)務(wù)人員受社會(huì)風(fēng)氣的影響，把經(jīng)濟(jì)效益放在第一位，在寫(xiě)病歷的時(shí)候?qū)懙牟徽J(rèn)真，字跡潦草，沒(méi)有使用規(guī)范的醫(yī)學(xué)術(shù)語(yǔ)對(duì)患者的病情做明確的診斷，也沒(méi)有按照規(guī)定及時(shí)對(duì)患者的病情及治療情況進(jìn)行記錄，使病例檔案存在很多質(zhì)量問(wèn)題。檔案登記備份工作沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的制度。

（三）檔案登記管理人員的素質(zhì)低，管理水平不高

醫(yī)院檔案登記備份人員中比較缺乏專(zhuān)業(yè)的隊(duì)伍，大都是一些素質(zhì)及學(xué)歷比較低的從業(yè)人員，通過(guò)上一輩的師傅示范，傳授他們的經(jīng)營(yíng)，這種方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代下檔案登記備份工作的發(fā)展需求。檔案登記備份人員的素質(zhì)對(duì)他們的檔案管理水平也會(huì)有很大的影響，而醫(yī)院對(duì)檔案登記備份人員的培訓(xùn)也不夠重視，他們管理水平都還停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)。人才的因素嚴(yán)重影響了醫(yī)院的檔案登記備份工作。

（四）檔案登記備份不規(guī)范、效率低

醫(yī)院檔案分散管理的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，有些部門(mén)為了自己查閱檔案時(shí)候方便，或者借為了檔案的安全保密為理由，不把檔案統(tǒng)一交到綜合檔案室進(jìn)行集中保管，導(dǎo)致檔案在各部門(mén)分散保管，沒(méi)有嚴(yán)格的檢索，使檔案內(nèi)容混亂。檔案在編制檢索工具時(shí)候，工作人員只求“多”不求“精”，認(rèn)為編制檢索工具越多檔案管理工作的質(zhì)量就越高，從而降低了其工作效率。

（五）檔案登記備份管理工作中軟硬件建設(shè)投入的不夠

隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，醫(yī)院的管理手段也在不斷的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案登記方式已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化管理的步伐。檔案登記備份工作的信息化，網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理工作的首要標(biāo)志。但是因?yàn)檎畬?duì)檔案庫(kù)的投入相對(duì)較少，達(dá)不到檔案管理辦公室、檔案閱覽室、檔案庫(kù)房三個(gè)分開(kāi)的要求，致使檔案庫(kù)房比較狹小，有些醫(yī)療單位檔案硬件防蟲(chóng)、防潮、防高溫、防霉等設(shè)備不完善，使檔案管理不當(dāng)。

（六）檔案內(nèi)容不明確

因?yàn)閷?duì)醫(yī)院檔案登記沒(méi)有一個(gè)科學(xué)、統(tǒng)一的管理制度，各個(gè)部門(mén)就按照自己的理解，給檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，致使其中有很多錯(cuò)誤分類(lèi)，不該納入檔案管理的材料被納入檔案管理，該納入檔案管理的卻沒(méi)有納入，這樣既浪費(fèi)了物力，也耽誤了檔案登記備份工作人員的時(shí)間。

二、醫(yī)院檔案登記備份制度存在問(wèn)題的改善措施

（一）提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案登記工作的重視

檔案登記工作是評(píng)價(jià)醫(yī)院質(zhì)量及醫(yī)院管理水平的依據(jù)，是醫(yī)院管理的重要組成部分，所以領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把醫(yī)院檔案登記備份工作作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，使醫(yī)院的所有工作人員都能充分認(rèn)識(shí)檔案?jìng)浞莸闹匾裕员愀玫刂С謾n案?jìng)浞莨ぷ鞯倪M(jìn)行。把所有的檔案資料進(jìn)行有序的分類(lèi)、裝訂、編號(hào)、管理，不僅有利于醫(yī)院工作的連續(xù)性，也有利于醫(yī)務(wù)人員對(duì)以往資料的利用及考證，同時(shí)也保證了檔案資料的安全。

（二）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)該創(chuàng)造條件為醫(yī)院檔案登記備份工作崗位吸引一批具有現(xiàn)代化科學(xué)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的人才，并定期的對(duì)他們?nèi)轿坏呐嘤?xùn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案登記人員外語(yǔ)、網(wǎng)絡(luò)的學(xué)習(xí)，提高他們的專(zhuān)業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)檔案登記備份工作現(xiàn)代化管理，提高檔案登記人員教育學(xué)習(xí)的積極性。

在培訓(xùn)方面，第一：可以將對(duì)檔案?jìng)浞萑藛T的培訓(xùn)工作納入到醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃的計(jì)劃中，有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行定期、有制度的培訓(xùn)，并且確保培訓(xùn)工作的效果；第二：改變以往內(nèi)容枯燥乏味的聽(tīng)報(bào)告、講座的形式，最好能讓培訓(xùn)人員去好的地方參觀訪問(wèn)，多跟人家交流吸取經(jīng)驗(yàn)，多樣化的培訓(xùn)方式會(huì)使培訓(xùn)效果更加突出；第三:對(duì)檔案登記人員的培訓(xùn)成果進(jìn)行檢測(cè)，重視他們的培訓(xùn)成果，調(diào)動(dòng)他們的積極性。

（三）加強(qiáng)檔案登記備份制度、規(guī)范管理

因?yàn)獒t(yī)院的部門(mén)比較多、內(nèi)容比較繁瑣復(fù)雜、專(zhuān)業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)、檔案登記的要求及檔案內(nèi)容的機(jī)密都有不同程度上的懸殊，所以要建立一個(gè)科學(xué)的檔案登記備份體系，制定一套健全的檔案管理制度。使檔案登記備份人員明確自己的職責(zé)及任務(wù)，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范的整理，為各部門(mén)日后使用文件材料帶來(lái)方便。

（四）建設(shè)規(guī)范的病歷表

病歷表是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員對(duì)病歷的書(shū)寫(xiě)要求，嚴(yán)格要求醫(yī)務(wù)人員從思想上提高對(duì)病歷的重視，使醫(yī)務(wù)人員端正自己的態(tài)度，提高自身的整體素質(zhì)和學(xué)術(shù)水平，并在病歷書(shū)上簽上醫(yī)師的名字，如果有醫(yī)療糾紛發(fā)生，可以落實(shí)到個(gè)人。是醫(yī)務(wù)人員明白病歷表既反映一個(gè)醫(yī)務(wù)工作者的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。

（五）加大投資，改善檔案管理設(shè)備

政府部門(mén)應(yīng)加大對(duì)醫(yī)院檔案管理方面的投資，使醫(yī)院能夠引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案登記備份現(xiàn)代化管理工作。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備，如檔案庫(kù)房配備高效滅火、滅蟲(chóng)的設(shè)備，還要有除濕、除潮、空調(diào)等設(shè)備；另一方面，我們?yōu)榱朔奖汜t(yī)務(wù)人員能及時(shí)找到資料，實(shí)施用計(jì)算機(jī)對(duì)醫(yī)院各方面的檔案進(jìn)行登記備份，所以要引進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件。對(duì)檔案實(shí)行信息化管理，不僅能精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，確保檔案的安全，還有利于檔案管理人員對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一整理，給他的工作帶來(lái)了便捷，也便于醫(yī)院信息的利用。

總之，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理體系不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，為了確保文件資料的安全，實(shí)施信息化檔案登記備份是一項(xiàng)重要的綜合性的管理工作。在登記備份的時(shí)候要注意電子登記和首次登記內(nèi)容無(wú)差異，登記備份的時(shí)間、周期也要與首次登記保持一致，病歷檔案除了在首次登記備份時(shí)要全部備份外，以后只需要在每年底的時(shí)候備份一次就可以了。

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