文/山東省萊陽衛(wèi)生學校 王曉萍

干部人事檔案是人才信息的重要載體，記錄和反映干部個人經歷、政治思想、品德作風、獎懲情況、工作表現、業(yè)務能力和工作實績的原始記錄，是單位發(fā)現人才、使用人才和管理人才的重要依據。管理好人事檔案，對干部人才資源的開發(fā)起著重要作用。本文結合自身工作的實際，著重探討人事檔案管理工作中存在的問題與相應的對策。

一、干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案材料收集不齊全

一是收集歸檔的檔案材料不全面。對人事檔案進行清理檢查時，往往缺少年度考核表，職稱評審表等重要材料。二是一些歸檔的檔案材料不夠準確和真實。人事檔案材料本應是歷史地、客觀地記載干部個人情況，具有很強的唯一性和真實性的材料。但在實際中，“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡、學歷）不一致現象比較嚴重。有些個人工作成績、工作總結大多是套話，千篇一律，甚至有雷同的，不能準確反映每個人的真實狀態(tài)。這些問題都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用價值。

（二）檔案管理人員業(yè)務水平低

檔案管理人員大多沒有經過專業(yè)的檔案業(yè)務培訓，對檔案的保管要求、檔案材料的收集整理、歸檔等業(yè)務不熟練、不精通。大多數檔案工作人員是兼職，對檔案工作投入不足，日常工作只是將人事材料放入檔案盒，沒有按照專業(yè)要求整理歸檔，嚴重影響人事檔案管理水平。

（三）硬件設備投入不足

在硬件設備配備上，基本上都有專用人事檔案庫房，溫度計、復印機、計算機等最基礎的保管設施，能夠達到防鼠、防盜、防光等簡單的幾項較低的保管要求，但大多沒有配備除濕機、掃描儀、空調、滅火器等設備，嚴重降低人事檔案的日常管理水平，直接影響人事檔案的壽命。

（四）人事檔案管理的信息化科學化程度不高

信息時代的到來，科學技術的不斷更新，運用計算機多媒體等先進的科學技術來管理人事檔案工作是十分必要的，人事檔案信息管理系統現已經普遍采用，但當今一些先進的技術還沒有充分應用到實際中來，大多數單位只是把個人信息以文件級目錄的形式輸入到計算機系統里，只能進行簡單的檢索，全文還沒有實現電子化，功能強大的檢索工具功能沒有很好的實現，無紙化查檔基本不能實現，這樣沒有降低使用紙質檔案的頻率，不利于檔案的保管，而且還嚴重影響工作效率。

二、提高人事檔案管理水平的對策

（一）嚴格審查檔案內容，完善人事檔案管理

緊緊圍繞人事工作大局，提高人事檔案的利用價值。每年有針對性的組織一次對人事檔案的集中審核，如人事檔案資料不全、信息不準確等問題，檔案部門應結合《干部履歷表》、干部任免、專業(yè)技術職稱和學歷學位等開展檢查清理工作，對干部檔案逐頁逐項進行核查，查漏補缺，對檔案集中缺失和不規(guī)范的材料逐一登記造冊，由檔案人員負責與干部本人對接，將材料補齊，確保檔案內容完整齊全。

建立干部工作實績檔案，及時將干部在日常工作、重點工作、重大活動中的表現情況及工作任務完成情況記入檔案，為干部的提拔利用提高必要的依據。

建立干部工作能力檔案，重點收集干部個人文化教育程度、繼續(xù)教育情況、專業(yè)技術水平以及各種資格考試成績等反映個人才能的資料。通過收集這些內容，把檔案建設成為反映干部工作能力的鏡子和記錄干部個人成長的錄像。

（二）加強檔案管理人員培訓，建設強有力的檔案隊伍

堅持不懈的抓好政治思想、職業(yè)道德教育，引導檔案工作者遵守制度、保守秘密、嚴守紀律、認真嚴謹、無私奉獻。積極創(chuàng)造機會和條件，有針對性的定期組織業(yè)務培訓，采取辦培訓班，以工代訓，學習觀摩等多種形式，開闊檔案管理人員的眼界，提高檔案人員的專業(yè)技能。

（三）加強人事檔案的日常管理

人事檔案應有專用庫房存放，庫房應配備空調、溫濕度計、復印機、計算機、掃描儀、切紙機、打孔機、滅火器、防盜系統及煙感系統，達到防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染，“九防”要求，由專職人員保管，每天按時登記庫房的溫濕度，確保庫房溫度保持在14-24℃，濕度穩(wěn)定在45%-60%，在溫濕度數值偏離正常值過大時，要及時的采取相應措施，以確保檔案庫房符合保管要求，延長檔案壽命。

（四）人事檔案的信息化管理

近幾年來，隨著辦公自動化的普及開展，計算機網絡技術的廣泛應用使檔案管理進入到信息時代中來。傳統的人事檔案管理辦法面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。將檔案管理技術與信息技術結合起來，從而改變原始的手工的檔案管理工作的方法，借助于先進的信息技術，實現人事檔案管理的現代化、智能化、標準化及科學化，以提高查檔工作效率。

一是加大軟硬件設施的投入。購置現代化設備，購置人事檔案管理軟件，在硬件、軟件上都能確保檔案工作的現代化運行，組建局域網，并對管理人員進行相關的技術培訓，保證檔案管理人員熟練的使用管理軟件。二是建立人才信息庫。首先，建立目錄級數據庫。目錄級數據庫的建立是低層次的信息庫，各單位首先應該從目錄級數據庫建立著手，以干部個人為單元建立目錄，把每份個人檔案材料的名稱等相關信息錄入到信息庫中，并將其規(guī)范化，以實現通過干部姓名查詢的功能。目前，大多數單位都是實現了這個層次的電子化管理。其次，按照檔案內容分類建立各項子集信息庫。過各種子集的建立，起到了實現電子檢索工具的功能。通過建立干部信息庫的子集為培養(yǎng)、選拔人才等方面提供重要的科學依據。最后，人事檔案日常管理，最重要的一個環(huán)節(jié)是信息安全問題，利用檔案管理軟件時，應該詳細劃分好使用者的權限，設置好人員信息庫的密碼，注意人事檔案管理的保密問題，采取有效的防范措施，確保人事檔案的有效安全。