文/陜西省寶雞市婦幼保健 張旭

在檔案管理工作中，文書檔案整理這一關(guān)，是檔案工作中的重要一環(huán)，是提高案卷質(zhì)量，提升查考利用效率的重要途徑，也是實(shí)現(xiàn)館藏檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。這就要求我們每個(gè)檔案管理人員要細(xì)致、耐心、科學(xué)的完成好這項(xiàng)工作。現(xiàn)就本人在文書檔案整理過程中總結(jié)出的幾項(xiàng)須要注意的原則，與大家共同探討。

一、要把便于檔案的管理和利用放到首位

（一）在檔案整理過程中要特別注意區(qū)分檔案的保管期限

根據(jù)文件材料自身所具有的使用價(jià)值，確定文件材料存留的年限。國家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，文書檔案的保管期限為永久和定期兩種。永久，即在正常情況下，無限期地保存；定期，分為10年和30年兩種。

（二）要注意保持檔案形成機(jī)關(guān)或部門之間的聯(lián)系

在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開整理。但對(duì)聯(lián)系密切的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開。

（三）要做好檔案利用中的的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性,無視其秘密性的時(shí)效和范圍,是不對(duì)的;但如果缺乏保密觀念,對(duì)涉密檔案無視其秘密性,無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍,也是錯(cuò)誤的。

二、要保持檔案的自然聯(lián)系

（一）維護(hù)檔案本來的歷史聯(lián)系

檔案是反映真實(shí)的歷史面貌的載體，我們保存檔案的重要目的之一就是為了將事物的本來面貌原原本本的呈現(xiàn)出來。

（二）保持檔案的來源聯(lián)系

檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中由一個(gè)個(gè)具體單位形成的，在檔案的接收中也體現(xiàn)了他的形成單位，也就是說每一卷檔案都是有其一定來源的。在文書檔案的來源上，應(yīng)注意保持文書材料原始的形成機(jī)關(guān)或生效機(jī)關(guān)。

（三）注意檔案承載物的形式聯(lián)系

檔案是由各個(gè)文書材料組成的，而反映各文書材料內(nèi)容的承載物卻又不同。同是一個(gè)內(nèi)容，有的以文字形式反映出來，有的以聲音或圖像的形式反映出來，形成了文字稿、錄音帶和錄像帶等不同形式的檔案。而隨著計(jì)算機(jī)等電子技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的普及運(yùn)用，新的承載物“電子文件”已經(jīng)出現(xiàn)在我們的工作中，它與我們傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理技術(shù)上有很大的差別，這些差別將是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

（四）尊重檔案反映的內(nèi)容聯(lián)系

我們所寫的文字材料都是為解決一定問題、開展一定工作或舉行一定活動(dòng)而形成的，所以前后所形成的文字材料在內(nèi)容上往往都是有一定聯(lián)系的，甚至是互相補(bǔ)充、說明的，是不可分割的。也正是由于文字材料內(nèi)容上的密切聯(lián)系，我們所組成的案卷才反映出了文字材料的同類性和完整性。各有關(guān)案卷之間，同樣是有著一定的內(nèi)在聯(lián)系的，而且對(duì)案卷之間的內(nèi)在聯(lián)系，在整理工作中是應(yīng)該予以尊重的。我們?cè)跈n案整理過程中只有做到了這一點(diǎn)，整理后的檔案才能門類清晰，問題集中，便于排列和管理。

（五）考慮檔案形成的時(shí)間聯(lián)系

檔案各卷中的文字材料，都是在一定歷史時(shí)期形成的。同一時(shí)期的檔案，反映著同一時(shí)期內(nèi)一定的共同內(nèi)容，體現(xiàn)著同一的社會(huì)情形和發(fā)展趨勢。將同一歷史時(shí)期的檔案集中到一起，使問題反映得比較集中一些，這對(duì)于整個(gè)檔案的管理工作都是很有利的。

三、尊重、利用檔案的原有基礎(chǔ)

原有的檔案能夠反映原來的歷史面貌。歷史的原始記錄和客觀的有機(jī)聯(lián)系，使檔案能夠如實(shí)反映本單位社會(huì)活動(dòng)過程和歷史原貌，繼而使檔案對(duì)于工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有重要的憑證或參與作用。

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，原有的案卷總是無法符合新要求。然而，過去的案卷反映了過去的歷史環(huán)境和技術(shù)水平，反映了過去的真實(shí)歷史面貌，起到了歷史憑證作用。這本身就是歷史，就是應(yīng)該被尊重的。

總之，做為檔案工作者要正確認(rèn)識(shí)自身工作的重要意義，把握好檔案整理過程中應(yīng)注意的這些原則，幫助我們更準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的進(jìn)行檔案的整理工作。

[1]陳碧燕.淺談企業(yè)科枝檔案的收集與整理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（3）：41-42.

[2]李萍.淺談檔案管理的保密工作[J].陜西檔案，2012（3）：41.