文/新疆油田公司消防支隊人事科 馬健

一、檔案管理弊端

企業(yè)人事檔案在企業(yè)建設(shè)初期開始一直伴隨企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的各個階段，從人力資源方面為企業(yè)的發(fā)展提供有利的支持和保障，也形成相對成熟管理經(jīng)驗和管理模式然而，在現(xiàn)階段，這一工作與現(xiàn)行中國特色的市場經(jīng)濟體制產(chǎn)生諸多矛盾，開始顯露出種種弊端。主要表現(xiàn)在以下兩個方面:

（一）檔案內(nèi)容缺乏真實性、完整性與企業(yè)用工要求細致準(zhǔn)確相矛盾

多年來，計劃經(jīng)濟體制造成人們對檔案的認識片面性，認為檔案是企業(yè)行為，只要不入黨不提職不調(diào)任，檔案就沒什么意義和作用，在填寫檔案時缺乏實事求是的精神，在保證個人利益的前提下隨意填寫，部分人事檔案工作人員也存在人情填寫和政治填寫等問題，造成人事檔案內(nèi)容前后不符，內(nèi)容過簡，資料欠缺等嚴(yán)重問題。這樣的檔案在企業(yè)用工時根本發(fā)揮不了應(yīng)用作。

（二）單一性與多樣性的矛盾

通常，中國企業(yè)的檔案管理遵循干部人事檔案管理模式，檔案內(nèi)容集中指向在員工姓名、年齡和性別等基礎(chǔ)信息，這些信息的優(yōu)勢是便于保密、查找和調(diào)用，而相對企業(yè)而言，需要聘用的員工流動性強，時限變動大，能力要求相對復(fù)雜，這就造成了檔案信息與實際需要的用工信息脫節(jié)，特別是企業(yè)特別重視的員工信用記載更無跡可尋。這種矛盾導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作失去作用和意義。

（三）僵化的人事檔案制度與靈活的用人機制的矛盾

中國進入市場經(jīng)濟后，企業(yè)和員工的思想觀念改變巨大，企業(yè)重視的是應(yīng)聘員工的工作能力和能為企業(yè)創(chuàng)造多少價值，對員的約束也主要通過合同或協(xié)議，容量有限的人事檔案顯得無足輕重。用工渠道和用工制度的多樣化使得員工在謀求個人發(fā)展的道路上變數(shù)增加，繁雜的人事檔案信息無法完整在人事檔案中得以記錄和保留，棄檔族的隊伍不斷擴大。同時人事檔案管理部門主要由工作單位或部門、牚發(fā)組織部門或政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬的就業(yè)服務(wù)中心等相關(guān)部門管理，調(diào)用和利用手續(xù)極不靈活，無法實現(xiàn)“檔隨人走”，在某種程度上束縛了人才流動，又影響人事檔案的準(zhǔn)確性和完整性，人為制造更多矛盾。

二、企業(yè)人事檔案的矛盾對策

（一）增加人本理念

以人為本是我們開展一切工作的基本點和出發(fā)點，企業(yè)人事檔案管理工作更以強化人本理念，一是要及時完善人事檔案信息內(nèi)容，根據(jù)企業(yè)的用工種類增設(shè)相應(yīng)的檔案記載內(nèi)容，特別要增加反映員工人體特點和專業(yè)能力及發(fā)展方向的總結(jié)性預(yù)測性資料，使人事檔案實現(xiàn)貼近社會貼近用工企業(yè)貼近個人的目標(biāo)，從而提高企業(yè)人事檔案的利用率和利用價值。二是要增強服務(wù)意識，主動服務(wù)，積極服務(wù)，及時為員工的調(diào)檔用檔掃清障礙，鋪設(shè)綠色通道。

（二）提倡科學(xué)管理

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化提到重要位置。首先人事檔案的管理理念要科學(xué)化。其次管理手段要科學(xué)化，即充分利用計算機技術(shù)建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)平臺。第三要對檔案管理過程實現(xiàn)科學(xué)化，這就包括檔案收集及時完整、檔案鑒別有理有據(jù)、檔案整理嚴(yán)謹(jǐn)有序、檔案借閱從實際出發(fā)并確保安全。

（三）提倡制度管理

企業(yè)人事檔案管理工作事關(guān)企業(yè)和員工雙向發(fā)展，是一件極其嚴(yán)肅的工作，沒有嚴(yán)格的管理制度是無法保障其科學(xué)運轉(zhuǎn)，還有可能產(chǎn)生重要不良后果，因此必須實施嚴(yán)格的制度管理。由于人事檔案管理工作的重點是變“人檔分離”為“人檔合一”，所以企業(yè)的人事檔案管理中心要與政府各部門的檔案管理和服務(wù)中心共同構(gòu)建科學(xué)有序的管理勾通渠道，形成良好的工作機制，進入良性循環(huán)。外部管理環(huán)境制度化之后，企業(yè)內(nèi)部就要在檔案收集、鑒別歸檔、保管保密、查閱調(diào)用四方面做好制度化管理，從而保證人事檔案管理工作實現(xiàn)科學(xué)化、制度化。

（四）引進優(yōu)秀人才

一直以來，企業(yè)都把所示利益最大化做為工作重心，人事檔案管理意識極其淡薄，導(dǎo)致人事檔案管理人員工作的責(zé)任心不強，人事檔案管理隊伍年齡老化、能力弱化、工作積極性不高的現(xiàn)象普遍存在。面對人事檔案管理工作由實體管理向信息管理變革的現(xiàn)狀，人事檔案管理人員也必須實現(xiàn)從檔案信息管理者到檔案信息的發(fā)布者和利用者的身份轉(zhuǎn)換，同時必須引進掌握先進技術(shù)手段、高素質(zhì)、高學(xué)歷、高文化的檔案管理人才，依靠信息化、數(shù)字化的管理手段推進工作創(chuàng)新。

綜上所述，企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀復(fù)雜矛盾，急需反思、整頓與改變，開拓新思路、打破舊模式、建立現(xiàn)代化的管理運行機制刻不容緩。

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