文/廣西水電科學研究院 韋素芹

凡事必須講究證據(jù)，檔案為法律效力提供了重要的憑證，因此就國家而言，檔案管理信息化是建設(shè)法制國家、服務和諧社會的需要。而就企業(yè)而言，企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中一個不可替代的重要手段，不僅是維護企業(yè)合法權(quán)益以及歷史真實面貌的有效證據(jù)，提高了檔案資源利用效率，而且為科學研究以及知識普及等提供智能化服務，為企業(yè)的長足發(fā)展和社會的進步提供了更多的動力。關(guān)于如何科學合理的進行企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，以下幾點將作出比較具體性的說明。

一、提高檔案管理人員信息化技術(shù)素質(zhì)

既懂檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型人才是檔案管理信息化的重要需求，從目前企業(yè)的發(fā)展情況來看，檔案管理人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)還需要進一步的完善和提高。具體來說，首先，企業(yè)要根據(jù)現(xiàn)有的工作條件和資源，盡可能在更大程度上為企業(yè)員工創(chuàng)造更多的條件，提供良好的學習和培訓的平臺，促使檔案管理人員能夠汲取更多的知識和技能，適應檔案管理工作所帶來的最新挑戰(zhàn)。其次，素質(zhì)的提高關(guān)鍵在于自己的努力，因此企業(yè)管理部門要注重引導檔案管理人員進行自我進修和提升，以言語性的激勵或者物質(zhì)獎勵的方式，激發(fā)員工對于檔案管理信息化的興趣和主動積極性，主動去接觸更多的有關(guān)信息化的視野和知識面，在提高檔案工作技能的同時也為自身綜合素質(zhì)的提高打下了堅實而有力的基礎(chǔ)。再者，在加強對員工培訓之時，也要注重建立有效、完善的激勵機制，將工作進行量化處理以便明確每個人的工作職責，制定切實可行的檔案工作量化管理細則，引導他們認識到自己所在崗位的重要性，從而不斷地培養(yǎng)盡職盡責的良好工作態(tài)度和作風，優(yōu)化檔案管理信息化工作的每一個環(huán)節(jié)。還有，企業(yè)在加強員工培訓的同時，也要創(chuàng)建完善的人才培養(yǎng)以及引進體系，并且根據(jù)員工培訓的即時情況進行該體系的不斷調(diào)整和補充，還要多多咨詢員工的意見和建議，集思廣益，從而為企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)建提供扎實的人才保障體系。

二、加強檔案管理信息化的安全建設(shè)

信息安全管理是企業(yè)檔案管理信息化工作的核心要素，科學信息技術(shù)為檔案管理工作帶來各種便利的同時，也隱藏著不少的安全隱患，只有強化安全建設(shè)，才能防患于未然。詳細一點來講，第一，要根據(jù)實際管理情況建立包括機房管理、軟件管理以及監(jiān)督管理等多方面的制度，為檔案管理工作的每一個細節(jié)提供強大的制度支持，杜絕不必要的工作漏洞的出現(xiàn)。第二，企業(yè)的檔案信息化管理應當使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡，根據(jù)實際情況進行數(shù)據(jù)庫加密、數(shù)據(jù)備份以及用戶分類等工作步驟的設(shè)置，盡可能選擇更多更安全的手段保證檔案數(shù)據(jù)的安全。第三，在企業(yè)檔案管理信息化安全的進程中，可以實行等級保護的方法，以正確有效的手段建立應有的安全等級和信息安全要求，根據(jù)等級選擇恰當?shù)姆雷o措施，不僅可以有效地防止未授權(quán)者進行違規(guī)操作，造成不必要的損失，而且在一定程度上也為企業(yè)的管理提供了良好的典范說明。第四，要進行必要的物理安全分析。也就是說，在檔案管理信息化建設(shè)進程中，要注意到水災、地震火災所帶來的環(huán)境隱患，以及人為操作失誤或者電源故障等所帶來的安全風險，建立行之有效的保障系統(tǒng)，以便出現(xiàn)突發(fā)情況之時能夠自如應對。

三、建立長遠意義的檔案管理信息化系統(tǒng)工程

在社會主義市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，企業(yè)必須站在經(jīng)營管理整體規(guī)劃高度，以長遠和全面的觀點來制定相應的發(fā)展規(guī)劃，包括檔案管理信息化的相關(guān)制度。因此，為了避免不必要的風險的發(fā)生，企業(yè)可以分階段進行檔案管理信息化的建設(shè)工作，可以有效地在減少投資風險的基礎(chǔ)上提高成功率，從而使得檔案管理信息化真正成為企業(yè)發(fā)展與進步的重要催化劑。還有，企業(yè)辦公自動化、生產(chǎn)系統(tǒng)的信息化等信息系統(tǒng)都要與檔案管理信息化的每一個環(huán)節(jié)相銜接，做到企業(yè)內(nèi)部的信息資源共享，在更大程度上支持企業(yè)各部門的各項工作。與此同時，檔案管理信息化建設(shè)應當根據(jù)不同企業(yè)的實際情況選擇既定的策略，切忌原封不動的挪用其他企業(yè)的管理方式，在深入分析的前提下，合理地利用有限資金，并且結(jié)合企業(yè)經(jīng)營的短、中、長期的戰(zhàn)略目標，充分發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，保證企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的健康有序發(fā)展，保證企業(yè)的長遠進步。還有，企業(yè)應當建立數(shù)字化檔案信息管理和利用制度，對電子檔案的數(shù)據(jù)安全、信息利用安全以及存儲安全都要作出有關(guān)規(guī)定和說明。在此進程中，企業(yè)還要積極參與國際質(zhì)量認證體系的貫標活動，采用適應信息化的新標準和新規(guī)定，不斷地推進檔案管理信息化的進程。

四、結(jié)束語

在當今高速發(fā)展的信息化社會，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為檔案事業(yè)的必然選擇，不僅是實現(xiàn)檔案管理工作跨越式發(fā)展的根本要求，更是實現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)范化和科學化的重要基礎(chǔ)。企業(yè)的檔案管理工作者要不斷地總結(jié)實踐經(jīng)驗和借鑒精華，探索更多的利于信息化順利建設(shè)的良好途徑和方式，保證檔案管理工作的時代化進程，服務于企業(yè)的進步與發(fā)展。

[1]彭紅.檔案管理與信息化建設(shè)[J].河南科技,2011（13）.

[2]商慧杰,蔡雪梅.企業(yè)檔案信息化管理工作初探[J].一重技術(shù),2011（z1）.

[3]邊廣欣.淺談檔案管理信息化建設(shè)[J].煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集,2011（03）.