文/廈門水務(wù)集團(tuán)有限公司 許明蓉

廈門水務(wù)集團(tuán)有限公司作為一家從事原水、給水、排水處理及管網(wǎng)建設(shè)的國有企業(yè)，涉及到水務(wù)行業(yè)的投資、建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理和運營等領(lǐng)域。隨著公司發(fā)展規(guī)模的壯大以及業(yè)務(wù)領(lǐng)域的拓展，如何做好工程的檔案管理工作直接關(guān)系到了公司未來的社會效應(yīng)和經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。因此，建構(gòu)一套規(guī)范化和系統(tǒng)化的工程檔案管理模式具有重要的意義。

一、制度層面:建立健全檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

工程檔案管理工作是否能夠高質(zhì)量，高規(guī)格的落實。首先，需要制度層面為其提供框架支持。公司需要結(jié)合其實際情況，建立健全一整套檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，并發(fā)揮其指導(dǎo)作用。制度主要包括檔案歸檔制度、借閱制度、保密制度、保管制度、鑒定和銷毀制度、統(tǒng)計制度、庫房管理制度以及績效考核制度等等，其具體條目包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等。通過制度結(jié)構(gòu)的完善和條目的明晰化，職責(zé)的明確化使檔案管理管理工作能夠朝著更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、制度化的方向發(fā)展。尤其需要重點提出的是，檔案管理考核制度的建構(gòu)與完善，需要從檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備等五個方面來設(shè)立考核指標(biāo)，將其納入到集團(tuán)全面績效考核體系內(nèi)，以此來提高工程檔案管理的落實度、資料收集的完整度以及管理工作的積極度。通過制度層面的建構(gòu)，將為進(jìn)一步推動和優(yōu)化重點工程檔案管理工作提供制度支撐。而另一方面檔案管理監(jiān)督制度的建立健全也不容落后，通過對資料的審核和監(jiān)督來確保檔案管理的質(zhì)量。

二、理念層面:提高檔案管理的重視度，推進(jìn)過程管理

檔案管理所形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等歷史資料，對于水務(wù)工程開展規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、管理、運行、維護(hù)、科研具有重要意義。但由于現(xiàn)實環(huán)境中，資料收集環(huán)節(jié)的繁雜性、對收集人員專業(yè)的高要求性以及基礎(chǔ)條件的限制性，使得有些公司對其重要性的認(rèn)識不足，普遍存在著管理意識淡薄的現(xiàn)象，這在很大程度上對集團(tuán)公司的經(jīng)營管理造成了不利影響。因此，轉(zhuǎn)變理念，提升對管理工作的重視度，樹立“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的思想，對于科學(xué)管理重點工作的檔案資料具有重大的推動作用。

而理念層面的轉(zhuǎn)變，僅僅提高重視性還是不夠的，還應(yīng)該在此基礎(chǔ)之上，提高管理理念的科學(xué)性和完整性。檔案資料的收集應(yīng)該是需要貫穿整個工程建設(shè)的全過程的，應(yīng)該做到檔案整理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，而不是為了應(yīng)付最后的專項工程驗收而匆忙的收集資料。也就是說，檔案管理工作不是到最后才需要開展的，而是要在開工前就做好準(zhǔn)備工作，以確保檔案管理工作的有序、高效運行。一步一步的收集資料將能夠保證資料的完整性與系統(tǒng)性，而避免資料的疏漏和散失。同時，也需要對全部資料進(jìn)行分類管理。

三、技術(shù)層面:加快檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率

項目工程涉及到資料種類繁多，因此，該項工作本身就具有復(fù)雜、細(xì)致而瑣碎的特征，單純的依靠傳統(tǒng)的人工檔案管理，不僅僅效率低，同時，也極容易造成資料的損壞和丟失，而且也往往不利于資料的查詢。這就可能降低工程檔案管理的意義性。因此，如何利用計算機(jī)這一高科技技術(shù)，加快工程檔案建設(shè)的信息化進(jìn)程就成為了檔案管理體制與模式建構(gòu)的重要內(nèi)容。通過資料載體的多元化，如充分利用紙張、磁盤、光盤、照片等來保存文字、圖紙、聲像等資料，而不再僅僅局限于傳統(tǒng)的人工編制檔案。

通過建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，公司能夠全面的整理和管理檔案資料，并快速的檢索和查閱相關(guān)的檔案資料，這對于調(diào)檔、更新、歸檔具有跨越式的發(fā)展意義。同時，也極大的提高了檔案資料的利用率。如其他機(jī)構(gòu)在實施大型重點工程時，也可以通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)資料的查詢，為其工程的最終決策提供了依據(jù)，實現(xiàn)了資源之間的共享，這也為城市建設(shè)的合理布局提供了條件。因此，電腦、檔案管理系統(tǒng)成分為了檔案信息化建設(shè)過程中的關(guān)鍵詞。

四、人才層面:加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)，提高管理人員綜合素質(zhì)

制度的建構(gòu)以及理念的轉(zhuǎn)變，技術(shù)的執(zhí)行，最終能夠貫徹落實，主要取決于管理人員是否專業(yè)。由于水務(wù)工程從立項、設(shè)計、施工、驗收到最終運行、維修、改造，所經(jīng)歷的時間長，所涉及的范圍廣，這就提高了檔案管理的專業(yè)性和難度性，對人才也就提出了更高的要求。因此，通過加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)，提高檔案管理人才隊伍的整體水平，對于檔案管理工作的落實具有重要的意義。

因此，我們一方面可以通過對本公司內(nèi)部的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使他們通過學(xué)習(xí)交流，不斷獲取專業(yè)知識，提高專業(yè)技能，最終能夠熟悉檔案管理的各項環(huán)節(jié)，為保證檔案管理過程的科學(xué)性以及資料收集的完整性和準(zhǔn)確性提供基礎(chǔ)。由此，通過設(shè)立綜合檔案室和由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)工程檔案管理工作，能夠逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和專業(yè)化。另一方面，也可以通過對外引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)技能的人才，以兼職的形式負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、歸檔等工作，來彌補(bǔ)公司在人才方面的缺失。通過人才這一途徑，不僅僅能夠提高檔案管理技能，同時，也能夠普遍提高檔案管理的意識和責(zé)任心，為逐步建立起檔案管理框架提供了重要條件。

[1]東光，王萍.做好工程檔案工作的一點認(rèn)識[J].黑龍江檔案，2010(04).

[2]詹卡.水務(wù)工程檔案庫存管理問題初探[J].檔案時空，2012(04).