文/荊州市中心醫(yī)院 楊揚(yáng)

聲像檔案指的是:我國國家組織機(jī)構(gòu)，社會以及個人在從事各種形式的活動中對社會和國家具有真正保存價值的照片，光碟，影片，錄像，錄音帶以及底片等用做不同的材料形成作為表達(dá)的主體，主要以聲音和影像為主要傳播途徑，配合歷史性的文字說明記錄。作為醫(yī)院檔案管理部來說:聲像檔案是重要組成部分，它能把醫(yī)院真實的現(xiàn)實場景在原聲原行的形態(tài)中正確的表達(dá)出來，相比其他的傳播載體檔案更具有形象，表現(xiàn)力強(qiáng)，內(nèi)容逼真等顯著優(yōu)勢。大多數(shù)醫(yī)院對聲像檔案的管理工作不重視或者重視程度不夠，檔案管理存在混亂，不完整和保管條件差等問題，使聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案管理工作的整體發(fā)展水平，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。因此，醫(yī)院檔案管理部門在加強(qiáng)檔案管理工作的面前是一項重要的課題。

一、在醫(yī)院檔案管理中聲像檔案管理存在的現(xiàn)實問題

（一）醫(yī)院檔案管理部門對檔案管理意識不強(qiáng)

醫(yī)院聲像檔案管理采集不規(guī)范，管理分散和混亂、制度不健全的根本原因在于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員檔案意識不強(qiáng)，造成對聲像檔案管理的重視程度不夠。一些醫(yī)院聲像檔案管理中還不同程度的存在著檔案采集人員認(rèn)識不高，存儲不及時，缺乏文字說明，載體材料損壞嚴(yán)重等問題。

（二）制度不健全

目前，我國很多醫(yī)院沒有完善和健全的聲像檔案管理機(jī)制，造成聲像在采集時管理松散，采集不規(guī)范以及破損比較嚴(yán)重。由于管理制度沒有明確的規(guī)范，導(dǎo)致檔案處理隨意，過程處理過于簡單，保存雜亂無章，管理太過分散，檔案丟失嚴(yán)重形成了檔案的現(xiàn)有自發(fā)管理模式；雖然很多醫(yī)院檔案管理沒有聲像檔案管理制度，但是在檔案損失以及自由處理的過程中部門沒有采取懲罰措施或者強(qiáng)硬要求，導(dǎo)致檔案部門管理形同虛設(shè)，健全的聲像管理制度是否能夠真正的落實到醫(yī)院的檔案管理中和怎么樣能有效保證措施的落實情況存在重大的問題。

（三）管理太分散

一些醫(yī)院檔案部門沒有收到聲像資料移交工作，主要原因在于相關(guān)部門或者聲像拍攝部門不移交，因此，檔案管理導(dǎo)致不規(guī)范，不正規(guī)。聲像資料在剪輯的過程中，錄音，攝像以及照相的形成過程中完成了錄音帶，照片以及拍攝完成就算是整個規(guī)范程序，時間反復(fù)，導(dǎo)致大部門的聲響資料都留存在部門個人手里或者醫(yī)院各科室里，在大規(guī)模醫(yī)院人事變動或者人員退休，以及機(jī)構(gòu)調(diào)整時，資料沒能及時移交到檔案管理部門，造成了丟失，損壞或者大量流失，造成聲像損失資料嚴(yán)重。

（四）聲像拍攝過程不規(guī)范

一些醫(yī)院均設(shè)置有宣傳科、信息科、檔案室等聲像檔案管理的專門部門，對于特殊活動或者重要活動的聲像檔案都能做到及時管理，但是另一原因在于:專業(yè)技術(shù)聲像采集人員大多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對于整體拍攝的聲像活動未能做到及時封存，整體把握感不強(qiáng)，最后導(dǎo)致聲像檔案記錄的活動只是單純的現(xiàn)場的場面，沒有結(jié)合外部的構(gòu)圖合理的搭配和拉，推，搖，移等畫面藝術(shù)性的效果設(shè)計，是作品在后期的制作過程和編排沒有達(dá)到想表達(dá)的效果，很難從真正意義上反映活動想表達(dá)的主旨，對于聲像的作用受到一定的影響。

二、解決醫(yī)院聲像檔案管理存在問題的方法

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大宣傳力度

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該大力加強(qiáng)對聲像檔案管理工作的支持，增強(qiáng)管理部門對檔案管理的重要性和優(yōu)勢，大力宣傳聲像檔案管理工作。對于檔案管理，應(yīng)做到積極爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，從真正意義上意識到檔案的作用，體現(xiàn)歷史發(fā)生的時間，事件內(nèi)容和發(fā)展全過程，聲形并茂的在線歷史的發(fā)展過程的優(yōu)越性和歷史的全部歷史面目，意識到聲像檔案是具有資源無可替代的作用，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給與思想上的足夠重視，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)給檔案管理部門配合足夠的物力財力和人力三方面資源的投入。通過加大宣傳力度，使全院上下樹立起以高度負(fù)責(zé)的精神和全心全意為人民服務(wù)的思想抓檔案管理工作的意識，緊緊抓住聲像檔案事業(yè)發(fā)展的良好機(jī)遇，爭取在最短的時間內(nèi)能把聲像檔案管理工作提升到正常管理的軌道上來。

（二）檔案管理體制完善健全，落實管理基礎(chǔ)工作

要做好醫(yī)院檔案管理工作首先要健全聲像檔案的管理。在實際的醫(yī)院工作中應(yīng)該結(jié)合聲像檔案從開始錄制，排聲，攝影燈聲像資料的采集工作，在資料采集過程中應(yīng)該做到收集，檔案歸檔和檔案管理制度相統(tǒng)一；聲像檔案管理人員要建立借閱管理信息記錄，對于日常借出，保管和利用做出明確的規(guī)定，真正的做到權(quán)責(zé)明確；醫(yī)院檔案管理者應(yīng)該把精神文明建設(shè)和目標(biāo)責(zé)任與聲像檔案管理結(jié)合在一起，相關(guān)人員進(jìn)行評選以及晉職晉升。管理制度應(yīng)該落到實處做到在相關(guān)法規(guī)下制定相應(yīng)的獎勵和懲罰措施并存，對于檔案管理工作人員表現(xiàn)好的可采取適當(dāng)?shù)莫剟钜约熬癖碚茫瑢τ谠诠ぷ鹘?jīng)常出現(xiàn)紕漏，丟失檔案以及敷衍了事?lián)p害檔案資料的給與處罰和批評，醫(yī)院在聲像檔案管理上真正做到有章可循，有法必尊，依法管理，違章必查，違法必究的四個方面，是檔案管理真正的做到標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，制度化和法制化。

（三）加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

針對聲像檔案采集和管理人員素質(zhì)低的實際，把人才隊伍建設(shè)提到重要議事日程。一是醫(yī)院要引進(jìn)一批新聞、廣播影視、信息技術(shù)等院校畢業(yè)的專業(yè)人才，使他們成為醫(yī)院聲像檔案管理方面的骨干；二是對醫(yī)院現(xiàn)有的從事聲像檔案的人員送出去學(xué)習(xí)深造，使他們的理論和業(yè)務(wù)水平盡快得到提高，回院后便能立即投人工作；三是在廣大醫(yī)務(wù)人員中選拔一些綜合思想素質(zhì)高，個人素養(yǎng)好的人員，充實到聲像檔案隊伍中去；四是加強(qiáng)聲像檔案的人才梯隊建設(shè)，按照年齡結(jié)構(gòu)配備相應(yīng)人員，避免出現(xiàn)聲像人才隊伍的斷層和青黃不接；五是定期在醫(yī)院舉辦檔案法規(guī)和檔案管理知識培訓(xùn)班，使廣大醫(yī)務(wù)人員充分認(rèn)識聲像檔案管理的重要性，并自覺地為檔案工作奉獻(xiàn)力量，形成檔案管理工作的良好人文環(huán)境。

（四）檔案管理配合硬件建設(shè)，提供良好保存條件

作為聲像檔案主要的材料在載體是:儲存卡，交卷，照片，錄像帶和光盤等等，在采集的過程中也需要對其配備的設(shè)備，其次，防火，防震，防光等等條件。比較特殊的屬于照片類，由于其屬于紙質(zhì)材料，要求保存過程更為嚴(yán)格。因此，對于聲像檔案的特殊材料應(yīng)采取特殊保管方法;1.照片材料的聲像檔案應(yīng)該你有專門的專柜存放，選擇必須使用獨(dú)立成卷。2.保存檔案的內(nèi)部環(huán)境要嚴(yán)格把控，盡量避免潮濕，干燥或者磁場強(qiáng)度大容易發(fā)生火災(zāi)的地方。3.光盤，錄像帶和錄音帶為了避免在保存過程中使用壽命的長短，醫(yī)院方面應(yīng)該加強(qiáng)設(shè)備技術(shù)性和不斷增加新的硬件設(shè)備。作為醫(yī)院的檔案管理部門，網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)的數(shù)字化和科學(xué)化廣泛應(yīng)用前提下，應(yīng)該借鑒先進(jìn)設(shè)備的支出，把聲像檔案管理帶入到一個嶄新的時代。

（五）利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理，檔案管理資源實現(xiàn)共享

醫(yī)院聲像檔案可以充分利用醫(yī)院網(wǎng)站、局域網(wǎng)絡(luò)，開展網(wǎng)上管理服務(wù)。醫(yī)院的檔案部門可以在醫(yī)院網(wǎng)站上設(shè)置其相關(guān)聲像資料網(wǎng)頁，聲像檔案可以供員工隨時查閱，網(wǎng)內(nèi)用戶在查閱，復(fù)制和檢索這些材料時，能從真正意義上實現(xiàn)資源共享。

三、結(jié)語

醫(yī)院聲像檔案管理是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)，只有不斷學(xué)習(xí)，不斷鉆研，才能適應(yīng)現(xiàn)代信息服務(wù)的高要求，才能使醫(yī)院聲像檔案在醫(yī)院管理中發(fā)揮日益重要的作用。

[1]鄭人杰，殷人昆，陶永雷.實用軟件工程.第一版[J].清華大學(xué)出版社，1997.

[2]吳柏鴻等.公共管理知識手冊MPA全集.第一版[J].管理出版社，2001.

[4]恒領(lǐng)公司.區(qū)域衛(wèi)生資源管理平臺簡介（GMIP）[EB/OL].http://www.zdsoft.cn/up.