文/中國電子信息產(chǎn)業(yè)集團有限公司 汪麗云

企業(yè)集團文書檔案管理是企業(yè)管理的一個重要內(nèi)容。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、產(chǎn)品、管理活動形成的大量檔案資料已成為企業(yè)發(fā)展壯大的重要信息資源。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理也正在讓位于現(xiàn)代化的檔案管理工作，現(xiàn)代的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作的重心也逐漸向信息化與現(xiàn)代化快速轉(zhuǎn)移。因此，我們在作好企業(yè)檔案管理工作的過程中也需要關(guān)注到保密工作內(nèi)容。

一、切實注重現(xiàn)代企業(yè)集團文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。做好企業(yè)集團文書檔案管理工作是保障現(xiàn)代企業(yè)健康發(fā)展的必要基礎(chǔ)。我們說企業(yè)文書檔案管理工作是一個企業(yè)集團管理工作的重要組成部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面面貌的一項重要工作。檔案記載著企業(yè)發(fā)展的優(yōu)秀成果，對研究企業(yè)經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料。文書檔案管理工作為決策者及時了解本企業(yè)整體經(jīng)營狀況、適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)。因此，做好企業(yè)集團文書檔案管理工作，對于促進經(jīng)濟社會全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)集團在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。

二、企業(yè)文書檔案工作的保密性

我們說文書檔案通常會伴隨機關(guān)、事業(yè)或者企業(yè)單位的現(xiàn)行活動來產(chǎn)生，其中所涉及到的信息數(shù)據(jù)一方面會影響到國家安全，一方面會影響到部門利益，我們在當前推進信息化建設(shè)工作的過程中，假如在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息管理方面缺少一些安全保密方面的制度，那么一定會為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作未來發(fā)展造成巨大的阻礙作用。傳統(tǒng)觀念影響下，我國企業(yè)檔案與其檢索工具的載體是集中被人為監(jiān)控，因此如果出現(xiàn)泄密竊密的狀況的可能性會比較小。但是在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息會在不斷產(chǎn)生與處理以及傳遞過程中，不斷遭遇了安全性問題，而這種安全上的造成的威脅不只是來自于計算機軟件系統(tǒng)中存在的缺陷，并且也會遭受到認為攻擊，還會受到網(wǎng)絡(luò)中一些安全漏洞的影響，進而給予網(wǎng)絡(luò)不法分子一些可乘之機。

我們從企業(yè)保密的角度來說，要想將全部精力集中到這些數(shù)據(jù)信息中，并且針對不同層次的保密手段工作，一方面要保證了企業(yè)核心信息的安全，并且也要保證信息數(shù)據(jù)的資源共享。假如將什么樣的信息都能夠當作最高機密來對待，那么諸多繁重的管理任務(wù)就會很可能無密可保。當前我國社會對于企業(yè)涉密計算機信息系統(tǒng)的日常安全保密標準十分嚴格，尤其在信息內(nèi)容傳輸過程中，冠以的保密措施必須堅持選擇傳輸信息最高密級標準配備進行。假如不同規(guī)格層次的檔案信息混合在一起，那么就難以符合自身的保密標準，而這對于現(xiàn)代企業(yè)與管理人員都提出了巨大挑戰(zhàn)。

三、企業(yè)文書檔案工作的信息化

（一）強化檔案管理，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)

我們說升級與強化企業(yè)檔案管理工作是現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)的基本目標，這就需要我們在現(xiàn)代檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與計算機技術(shù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與相對完善的開發(fā)軟件，對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與檔案管理軟件進行不斷的升級改造，見你而保證企業(yè)檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)完善。構(gòu)建與完善企業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)，能夠方便企業(yè)對自身的檔案資源進行有效統(tǒng)一的管理，我們可以根據(jù)企業(yè)自身檔案管理工作的特征，構(gòu)建出一個相對完善、方便快捷以及具有較高技術(shù)含量的文書管理系統(tǒng)，有效實現(xiàn)企業(yè)檔案收集、整理、分類、留存等環(huán)境，保證企業(yè)檔案信息管理工作的方便快捷，促進企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營活動過程中的緊密聯(lián)系性不斷提升，進而保證企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動與檔案管理編碼數(shù)據(jù)的整體性與實現(xiàn)內(nèi)部信息資源的全面共享。

（二）檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是必要前提

我們說電子檔案與紙質(zhì)檔案是相對應的，電子檔案能夠存儲于電腦磁盤與其他存儲載體內(nèi)，是已經(jīng)實現(xiàn)歸檔與保存的參數(shù)與信息數(shù)據(jù)。企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)是要擁有系統(tǒng)配套的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，其中包括有硬件設(shè)備環(huán)境與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)節(jié)以及第三方系統(tǒng)軟件三大部分。而網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、文化數(shù)據(jù)化與其他多種支撐設(shè)施構(gòu)成了基礎(chǔ)硬件設(shè)施，：通常系統(tǒng)軟件需要選擇較為穩(wěn)定性能的，可以按照通用、實用、節(jié)能等多種原則來實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化數(shù)據(jù)庫與其他管理類軟件的建設(shè)工作，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)節(jié)中包括有局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系而成的公眾網(wǎng)，并且對兩種網(wǎng)絡(luò)進行物理隔離，保證信息共享的暢通無阻。

（三）構(gòu)建規(guī)范的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的必要技術(shù)支撐

企業(yè)對信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)工作是現(xiàn)代檔案信息管理工作必要前提與核心部分，然而構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫是一個漫長而系統(tǒng)性的工作過程，需要工作人員經(jīng)歷從高到低，從個體到群體的長期緩慢的過程。我們在信息數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中，要求管理人員與多媒體技術(shù)人員密切配合，時刻根據(jù)實際情況來調(diào)整手段，突出信息數(shù)據(jù)庫的靈活性，同時要根據(jù)信息數(shù)據(jù)庫中的利用頻率與使用效率來合理考核信息數(shù)據(jù)庫中即時的“活性”狀況，從而促使單一庫朝向系統(tǒng)庫的趨勢不斷發(fā)展與改進。另外，要根據(jù)企業(yè)對現(xiàn)代文檔一體化的需求，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)前端控制系統(tǒng)與全程管理系統(tǒng)對于即時電子文件的流動實施有效監(jiān)控，保證企業(yè)自身的多種電子類檔案數(shù)據(jù)能夠在管理部門的有效監(jiān)管下實現(xiàn)收集、整理、庫存、控制與傳輸?shù)冗^程。

四、努力提升企業(yè)現(xiàn)代檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

眾所周知，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員具有知密早、知密多等多種特點，因此這些員工對于飽受企業(yè)秘密工作會比其他人的責任更加重大。我們說現(xiàn)代企業(yè)安全檔案保密工作結(jié)果的好與壞，這些人員自身的專業(yè)素質(zhì)至關(guān)重要。管理企業(yè)檔案的人員需要具有較強的責任心與事業(yè)心，并且時刻保持住高度的保密觀念，不只是具有嚴謹?shù)膷徫蛔黠L，并且每件事都要保證有頭有尾，順序清晰，并且要時刻保證頭腦中的秘密不被泄露。尤其一些會涉及到我國民生行業(yè)與軍工行業(yè)的企業(yè)單位，他們的每一份檔案都會有諸多重要價值，因此工作人員不管在什么樣的環(huán)境中都要保守秘密，盡到自己應盡的責任。

檔案管理人員并且要具有深厚的專業(yè)理論與技能，因為企業(yè)的檔案管理工作具有較強的科學性，一方面具有深厚的理論基礎(chǔ)，并且也要有一定的高技能。曾經(jīng)歷史留下的內(nèi)容讓檔案顯得復雜多元，我們要想條理清晰地保管起來，就要掌握良好的專業(yè)技能與企業(yè)的發(fā)展理論，并且熟練地運用在工作之中。企業(yè)檔案管理人員要不斷汲取管理領(lǐng)域的最先進技術(shù)知識，創(chuàng)新管理思維，主動去學習與管理有關(guān)的科學知識，尤其要掌握好多媒體技術(shù)。

五、結(jié)語

我們當前要做好企業(yè)集團文書檔案的管理工作，可以說任務(wù)是艱巨而光榮的，因此我們每個文書檔案管理工作人員需要在實際工作實踐中不斷增長經(jīng)驗，要根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)的自身特征來不斷完善檔案管理中的相關(guān)保密制度與監(jiān)督措施制度，要不斷提高現(xiàn)代文書檔案管理技術(shù)，做到既確保我國秘密安全，同時又要滿足現(xiàn)代企業(yè)日常利用需求。

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