文/江蘇省交通運(yùn)輸廳京杭運(yùn)河蘇北航務(wù)管理處 郭慧

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇?；鶎訂挝粰n案信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，加快基層單位檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)和手段。

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來(lái)的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢(xún)，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

一、基層單位檔案信息化管理的必要性

受傳統(tǒng)觀(guān)念影響，目前基層單位檔案載體仍以紙質(zhì)材料為主，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間大、維護(hù)成本高、查閱不便，而且紙質(zhì)檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年投入一定的文檔保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂(yōu)。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，尤其是基層單位越來(lái)越多的使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，產(chǎn)生更多的電子文件，多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，日常產(chǎn)生錄音、錄像等保管也提出了更高的要求，從構(gòu)成錄音、錄像的檔案看，其載體為磁性物質(zhì)，更容易受到溫度、濕度等影響而改變，影響其保管期限，因此，加快基層單位檔案信息化建設(shè)不僅方便了利用，減少中間環(huán)節(jié)，而且大大方便網(wǎng)上傳輸，提高了檔案利用效率，有利于檔案原件保存。

二、基層單位信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）思想認(rèn)識(shí)不到位

基層檔案工作依然存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“閉架借閱、你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法。另外，有部分長(zhǎng)期從事檔案管理的檔案人員對(duì)手工管理模式很滿(mǎn)意、很熟練，認(rèn)為自己干了多年的檔案工作，業(yè)務(wù)“熟練”，于是就沾沾自喜、不求進(jìn)取，不愿意推進(jìn)信息化建設(shè)，加上人員結(jié)構(gòu)老化，思想保守，文化層次較低，不能適當(dāng)檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)現(xiàn)代化管理和信息化應(yīng)用知識(shí)的了解甚少，存在安于現(xiàn)狀、不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀(guān)念，這些都成為制約檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。

（二）對(duì)檔案建設(shè)投入不足

目前普遍存在，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，認(rèn)為檔案工作很簡(jiǎn)單，只是保管些材料，負(fù)責(zé)給利用檔案者提供查詢(xún)即可。還有認(rèn)為檔案管理工作是可有可無(wú)，專(zhuān)門(mén)設(shè)置檔案管理部門(mén)沒(méi)有必要。更為重要的是基層單位原本經(jīng)費(fèi)緊張，在能確保單位主要工作順利開(kāi)展經(jīng)費(fèi)預(yù)算外，還要保證正常人員經(jīng)費(fèi)支出后，已經(jīng)沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)投入到檔案工作，導(dǎo)致一些基層單位檔案部門(mén)不具備檔案保管和管理的最基本的條件，更談不上開(kāi)展檔案信息化工作。

（三）專(zhuān)業(yè)人才的匱乏

檔案信息系統(tǒng)是需要運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)，多專(zhuān)業(yè)配合，多部門(mén)協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的龐大系統(tǒng)工程，它需要檔案從業(yè)人員必須具備信息化素養(yǎng)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和有一定的檔案技術(shù)理論功底等，但是基層單位“科班”出生從事檔案工作的寥寥無(wú)幾，普遍存在檔案人員缺乏必要的開(kāi)展檔案信息化知識(shí)和能力，思維調(diào)整不快，影響了檔案信息開(kāi)發(fā)的力度和深度。

三、基層單位檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀(guān)念提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)

一是領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀(guān)念，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)。信息化建設(shè)是當(dāng)前社會(huì)以及未來(lái)發(fā)展的重點(diǎn)，是趨勢(shì)所在，基層單位領(lǐng)導(dǎo)要從全局工作出發(fā)，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)，要把此項(xiàng)工作作為單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃重點(diǎn)工作之一，在人、才、物等方面給予全力支持。二是檔案工作者必須更新觀(guān)念。檔案人員必須更新觀(guān)念，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，自覺(jué)學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的技術(shù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)技能，在工作中逐步改進(jìn)原有管理模式，多從有利于檔案信息化建設(shè)方面，發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，積極探索創(chuàng)新，以適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要。

（二）科學(xué)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)是循序漸進(jìn)的過(guò)程，可以邀請(qǐng)檔案主管部門(mén)來(lái)指導(dǎo)，要結(jié)合本行業(yè)、本單位工作實(shí)際，制定規(guī)劃，分步驟有序推進(jìn)完善軟硬件投入。我所從升二星級(jí)開(kāi)始，就成立了由文書(shū)秘書(shū)、網(wǎng)絡(luò)管理員、專(zhuān)兼檔案員組成的檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)、建設(shè)，管理所每年拿出一定的經(jīng)費(fèi)投入檔案信息化軟硬件更新，通過(guò)多年的完善，已經(jīng)配齊檔案信息化建設(shè)需要的硬件，有一名專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)全所檔案管理工作。在檔案應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方面，對(duì)規(guī)模較大的行業(yè)，可以考慮由主管單位牽頭，集中研發(fā)檔案系統(tǒng)或購(gòu)買(mǎi)市場(chǎng)占有率高，用戶(hù)反應(yīng)好的系統(tǒng)，同時(shí)結(jié)合行業(yè)實(shí)際進(jìn)行系統(tǒng)參數(shù)調(diào)整，更好的適應(yīng)實(shí)際工作需要，這樣減少了各基層單位獨(dú)立開(kāi)展導(dǎo)致不必要的人財(cái)物支出。我所目前應(yīng)用的網(wǎng)上檔案系統(tǒng)由蘇北航務(wù)處研制，處屬基層單位均應(yīng)用，初步走上了檔案數(shù)字化道路，實(shí)現(xiàn)了全處檔案資源的共享，下一步將開(kāi)發(fā)辦公網(wǎng)與檔案系統(tǒng)融合，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。對(duì)一些重要的重點(diǎn)工程等檔案均交由處綜合檔案室管理，在一定程度上減輕了基層單位保管壓力。

（三）加強(qiáng)檔案信息化安全防范措施

在信息化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)系統(tǒng)管理維護(hù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)安全，保證歸檔文件檔案的真實(shí)、完整和有效。檔案系統(tǒng)要與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離，實(shí)行身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全。在使用操作中，分別授權(quán)，用戶(hù)只能在授權(quán)范圍內(nèi)操作。目前，我所檔案系統(tǒng)實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，只有檔案員和網(wǎng)絡(luò)管理員可以使用。電子檔案對(duì)保護(hù)環(huán)境和保護(hù)方式的要求都很高，檔案人員特別注意防毒工作，如安裝防火墻和及時(shí)更新殺毒軟件，認(rèn)真做好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作，要正確處理電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，通過(guò)電子信息加密技術(shù)，簽署技術(shù)、身份認(rèn)證的措施，提高電子文件的可靠性。

（四）檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來(lái)制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對(duì)各立檔文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來(lái)電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來(lái)的數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問(wèn)題。同時(shí)要注意建立健全規(guī)范化管理的各項(xiàng)制度，確保檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

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[1]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題[J].檔案管理2011年04期

[2]肖芹.農(nóng)業(yè)科研單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策[D].檔案學(xué)術(shù)研究會(huì)論文集，2010.