蘇麗萍

【摘 要】工程建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量逐步增多，招標(biāo)代理也成為了其中的一項(xiàng)附屬工作。由于各種因素的影響，如人員素質(zhì)、國(guó)家外部政策、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)等，招標(biāo)代理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中也存在各種風(fēng)險(xiǎn)，需要把握好工作質(zhì)量并實(shí)施各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)控制措施。本文簡(jiǎn)單闡述了招標(biāo)代理工作中的質(zhì)量控制措施，包括招標(biāo)準(zhǔn)確階段的質(zhì)量控制及實(shí)施階段的質(zhì)量控制，提出了幾點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)控制意見(jiàn)，如建立管理數(shù)據(jù)庫(kù)、全程參與、加強(qiáng)法規(guī)學(xué)習(xí)、強(qiáng)化人員責(zé)任意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)等，為從事招標(biāo)代理工作的人員，提供一定的參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】招標(biāo)代理；質(zhì)量控制；風(fēng)險(xiǎn)控制；措施；分析

0.前言

我國(guó)現(xiàn)代的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)由以往的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)，對(duì)于建筑行業(yè)的影響集中體現(xiàn)在出現(xiàn)了工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，尤其是建設(shè)工程招標(biāo)、投標(biāo)管理工作及監(jiān)督機(jī)制的發(fā)展更加完善、深化的顯著體現(xiàn)。在對(duì)于工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理上，我國(guó)也出臺(tái)了相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)其在該領(lǐng)域的地位及其作用有著明確規(guī)定。隨著現(xiàn)代工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量越來(lái)越多，工程招標(biāo)的代理機(jī)構(gòu)在招投標(biāo)活動(dòng)中起到了越來(lái)越重要的作用，但是由于工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)屬于新興行業(yè)，工作的性質(zhì)有一定的特殊性，各個(gè)環(huán)節(jié)存在不同程度的風(fēng)險(xiǎn)，因此需要提高各項(xiàng)工作的質(zhì)量，并進(jìn)行相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。

1.招標(biāo)代理過(guò)程的質(zhì)量控制措施

1.1項(xiàng)目招標(biāo)準(zhǔn)備階段的質(zhì)量控制

1.1.1接受委托及發(fā)布公告

在簽訂委托合同時(shí)，需要注意辨別招標(biāo)人的資格，避免出現(xiàn)招標(biāo)人并不具備相關(guān)法律規(guī)定的招標(biāo)能力，而進(jìn)行假委托的問(wèn)題。因此應(yīng)先全面收集該工程的各項(xiàng)信息，如項(xiàng)目的性質(zhì)、審批文件、申請(qǐng)手續(xù)等，再進(jìn)行進(jìn)一步判斷。最后在國(guó)家規(guī)定的報(bào)刊、信息網(wǎng)絡(luò)等媒體中發(fā)布招標(biāo)公告。

1.1.2合理選擇投標(biāo)人

全面了解投標(biāo)人的各項(xiàng)能力，包括經(jīng)濟(jì)能力、技術(shù)能力、相關(guān)經(jīng)驗(yàn)等。將不符合條件及資歷的投標(biāo)人排除后，選擇較為理想的投標(biāo)人，為中標(biāo)提供良好的條件。資格預(yù)審的工作完成后，業(yè)主需要公布所有資格預(yù)審申請(qǐng)人的審核結(jié)果，及時(shí)以書面形式通知通過(guò)資格審核的公司，并對(duì)該類公司進(jìn)行投標(biāo)邀請(qǐng)。

1.1.3招標(biāo)文件

在制作招標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)注意招標(biāo)文件內(nèi)容的全面性，包括投標(biāo)邀請(qǐng)書、投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)辦法、工程量清單、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及要求、合同條款及格式、圖紙、投標(biāo)文件格式等各個(gè)部分。招標(biāo)文件制作完畢后，即開(kāi)始將該文件發(fā)售于通過(guò)資格審核的各個(gè)招標(biāo)人，并做好相應(yīng)的解釋工作。文件發(fā)售時(shí)間應(yīng)超過(guò)5個(gè)工作日，而法律規(guī)定必須進(jìn)行招標(biāo)的工程項(xiàng)目，則從發(fā)出招標(biāo)文件到投標(biāo)人編制好投標(biāo)文件并提交，應(yīng)超過(guò)20天，避免出現(xiàn)時(shí)間錯(cuò)誤[1]。

1.1.4現(xiàn)場(chǎng)勘查及答疑

招標(biāo)人需要先確定時(shí)間，組織投標(biāo)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘察，使之投標(biāo)人對(duì)工程項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)情況更加了解，對(duì)于制作投標(biāo)書有著重要的意義。如果投標(biāo)人對(duì)工程情況有疑問(wèn)，應(yīng)以書面的形式提出來(lái)，招標(biāo)人應(yīng)認(rèn)真解答，答疑的文件也將作為解釋性文件，送達(dá)政府采購(gòu)監(jiān)督機(jī)構(gòu)進(jìn)行備案，其具有一定的法律效力。

1.2實(shí)施階段的質(zhì)量控制

1.2.1召開(kāi)標(biāo)會(huì)及評(píng)標(biāo)

根據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定召開(kāi)標(biāo)會(huì)，包括召開(kāi)時(shí)間、會(huì)場(chǎng)、相關(guān)程序、合理的方式等。在標(biāo)會(huì)完畢后，即開(kāi)始進(jìn)行組織專家進(jìn)行評(píng)標(biāo)。先在專家?guī)熘须S機(jī)選取專家名單，為了保障時(shí)間的緊湊性，該項(xiàng)工作應(yīng)比開(kāi)標(biāo)提前2天左右，抽取名單的人員需要對(duì)結(jié)果進(jìn)行保密措施，最后通知評(píng)標(biāo)專家，該類專家也需要遵守保密原則。在評(píng)標(biāo)的過(guò)程中，需要嚴(yán)格根據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定進(jìn)行[2]。如果招標(biāo)文件對(duì)于某些評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有明確的規(guī)定，則不能予以采納。

1.2.2評(píng)標(biāo)報(bào)告及中標(biāo)通知

評(píng)標(biāo)工作完畢后，評(píng)標(biāo)委員會(huì)一般會(huì)選擇3個(gè)左右的投標(biāo)人作為中標(biāo)的候選人，如果排名在榜首的投標(biāo)人由于各種因素放棄了資格、無(wú)法完成合同、未及時(shí)繳納保證金等，則排名第二的投標(biāo)人即可以取而代之。在確定中標(biāo)人之后，需要及時(shí)公布該結(jié)果，公示時(shí)間為5天，如果沒(méi)有出現(xiàn)異議，就可以發(fā)出中標(biāo)通知書并通知其他投標(biāo)人。

2.風(fēng)險(xiǎn)控制措施

招標(biāo)工作涉及到的人員及單位包括投標(biāo)人、招標(biāo)人及招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，三者的目標(biāo)均有不同，而且利益出發(fā)點(diǎn)有著本質(zhì)的區(qū)別，該情況也直接決定了三者之間存在的較多的矛盾。招標(biāo)工作也會(huì)由于該類矛盾在各個(gè)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)各種類型的風(fēng)險(xiǎn)，因此需要采取各種控制措施，降低風(fēng)險(xiǎn)，具體有以下幾點(diǎn)措施：

2.1建立管理數(shù)據(jù)庫(kù)

某些投標(biāo)人為了達(dá)到中標(biāo)的目的，會(huì)偽造資歷、虛構(gòu)業(yè)績(jī)狀況等，為了自身利益而損害了招標(biāo)人的信用，造成信用風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)先全面收集投標(biāo)人各項(xiàng)信息，包括信用、資歷、各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，按照不同的類別制作成系統(tǒng)的信息庫(kù)，最終形成其企業(yè)信用檔案，并及時(shí)更新信息及數(shù)據(jù)。如果投標(biāo)人有造假行為，及時(shí)將情況錄入該信息系統(tǒng)，在以后的投標(biāo)的工作中即可以查到該投標(biāo)人的信用狀態(tài)，根據(jù)情況處理投標(biāo)資格[3]。

2.2全程參與

招標(biāo)活動(dòng)從本質(zhì)上講，屬于采購(gòu)形式，該活動(dòng)進(jìn)行的過(guò)程是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)與招標(biāo)人全面配合的過(guò)程。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)不僅僅需要干預(yù)招標(biāo)活動(dòng)，而且需要參與整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，在后期的各項(xiàng)工作則需要招標(biāo)代理人與招標(biāo)機(jī)構(gòu)相互配合，共同把握，包括合同談判、細(xì)節(jié)商討、簽訂合同、執(zhí)行合同、政策細(xì)節(jié)等。由于招標(biāo)人的身份不同，屬于各種不同的行業(yè)或者部門，對(duì)于商務(wù)的細(xì)節(jié)了解程度參差不齊，因此招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)需要發(fā)揮專業(yè)性，全面指導(dǎo)招標(biāo)人履行合同，并順利完成采購(gòu)的各項(xiàng)事宜。

2.3加強(qiáng)法規(guī)學(xué)習(xí)

由于招標(biāo)工作涵蓋的內(nèi)容極為豐富，涉及到的人員及單位較多，上一級(jí)的管理部門也較多，對(duì)其進(jìn)行約束的法律法規(guī)也較為繁多，而各種法律都會(huì)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，形勢(shì)的變化而有所變動(dòng)或者更新。為了更好的把握各種法律法規(guī)，制定相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，以應(yīng)對(duì)招標(biāo)工作中不斷變化的情況，因此需要定期組織招標(biāo)工作的各個(gè)人員積極學(xué)習(xí)各項(xiàng)法規(guī)，及時(shí)更新所掌握的政策及法律知識(shí)，保障招標(biāo)工作的合法性。

2.4強(qiáng)化人員責(zé)任意識(shí)

招標(biāo)工作較為繁瑣，且細(xì)節(jié)工作較多，需要各個(gè)部門的參與人員具有高度的責(zé)任心、足夠的耐心及細(xì)心，才能保障該項(xiàng)工作的質(zhì)量。投標(biāo)人需要認(rèn)真根據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定制定投標(biāo)文件，對(duì)于各種報(bào)價(jià)進(jìn)行認(rèn)真核查，避免出現(xiàn)混淆報(bào)價(jià)、文件正本出現(xiàn)沒(méi)有逐頁(yè)小簽、招標(biāo)活動(dòng)遲到等問(wèn)題。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的人員在進(jìn)行各項(xiàng)工作時(shí)，需要多加用心思考，盡量做好計(jì)劃及各線準(zhǔn)備工作，防止出現(xiàn)意外情況而來(lái)不及處理，如將工作的時(shí)間收緊，放出提前量，避免出現(xiàn)招標(biāo)公告發(fā)布時(shí)間誤差問(wèn)題等。

2.5風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的人員需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身水平，先對(duì)各項(xiàng)商務(wù)條款進(jìn)行鑒別，確認(rèn)完全符合法律法規(guī)的要求，并適應(yīng)于招標(biāo)工程的情況，再與招標(biāo)人共同協(xié)商決定各項(xiàng)技術(shù)條款。還需要準(zhǔn)確識(shí)別其中的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目或者存在漏洞的條款，及時(shí)提出來(lái)進(jìn)行修改，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，并作出相應(yīng)的規(guī)避措施，有效的降低風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的概率。

3.總結(jié)

在工程項(xiàng)目中，招標(biāo)投標(biāo)工作具有高度的獨(dú)立性，且屬于極為系統(tǒng)的工作，包含的內(nèi)容極為豐富，流程復(fù)雜。招標(biāo)的工作的質(zhì)量與投標(biāo)人、招標(biāo)人及代理機(jī)構(gòu)的切身利益有著之際的關(guān)系，如果招標(biāo)工作出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)直接造成三方的損失，因此對(duì)于招標(biāo)過(guò)程及其相關(guān)工作進(jìn)行質(zhì)量控制，控制各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)有著十分重要的意義，能夠有效的保障招標(biāo)工作的正常運(yùn)行。本文僅從一般的角度提出了招標(biāo)工作的質(zhì)量控制，及風(fēng)險(xiǎn)的各項(xiàng)控制措施，實(shí)際活動(dòng)中還需要招標(biāo)人員根據(jù)實(shí)際情況探索出適合實(shí)際招標(biāo)工作的管理措施，提高工作質(zhì)量，降低防線，為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的生存及發(fā)展提供有力的保障。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

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[3]盧金玉.談?wù)袠?biāo)代理工作中招標(biāo)文件的編制[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2010（22）：305-307.