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做好綜合辦公室文秘工作的對策探討

2013-12-11 08:21:08鄭州煤炭高級技工學(xué)校何曉麗
辦公室業(yè)務(wù) 2013年9期
關(guān)鍵詞:文秘人員順利開展文秘

文/鄭州煤炭高級技工學(xué)校 何曉麗

一、辦公室的文秘人員要加強自身的學(xué)習(xí)

一個辦公室的文秘人員要想做好辦公室的各項工作,就必須要有堅定的政治立場,同時也要有扎實的業(yè)務(wù)素質(zhì),對單位的檔案管理制度、人事制度和工資管理等方面十分的了解。目前通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提升文秘人員自身的素質(zhì),是提升服務(wù)質(zhì)量、規(guī)范辦事程序的重要手段。文秘人員應(yīng)當(dāng)對自身的工作非常的了解,多看書,做好學(xué)習(xí)的筆記,擴寬自己的視野。同時也可以邀請上級的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給文秘人員進行培訓(xùn)和講座,提升文秘人員的業(yè)務(wù)水平。另外還要強化對禮儀知識的學(xué)習(xí),注重文秘人員言談舉止規(guī)范,對文秘人員的禮儀規(guī)范進行專門培訓(xùn)。最后辦公室還要制定科學(xué)的考核制度,加強對于文秘人員考核力度,以更好的督促文秘人員開展自我提升。制定科學(xué)的考評制度,對于表現(xiàn)突出的文秘工作人員要進行獎勵,將與文秘的績效工資掛鉤。

二、對文秘人員的服務(wù)意識進行強化

文秘在工作中要注重自身的服務(wù)意識,提升自身的服務(wù)能力,以增強辦公室文秘人員對于單位其他部門的支持能力。在工作中要注意實現(xiàn)服務(wù)工作的兩個重要轉(zhuǎn)變。第一是要從被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù),盡早的發(fā)現(xiàn)工作的問題及時的進行判斷、預(yù)防。辦公室的文秘工作往往有著一定的偶然性和突發(fā)性,所以這應(yīng)該在工作中未雨綢繆,以工作的超前性與預(yù)見性增強對于工作的服務(wù)能力。另外則是要實現(xiàn)從單一服務(wù)向著超前進行轉(zhuǎn)變,綜合辦公室的文秘人員所面臨的工作比較雜,有的工作需要發(fā)揮創(chuàng)造性思維,而有的工作則是進行簡單的重復(fù),文秘人員要從整體上對工作進行把握,既要做好單位領(lǐng)導(dǎo)所交給的工作,還要做好部門和基層服務(wù)、努力促進單位各項工作的順利開展。

三、提高文秘人員的辦事效率

綜合辦公室是單位進行上傳下達的重要部門,綜合辦公室工作的開展效率直接關(guān)系到單位各項工作的順利開展。所以作為綜合辦公室的文秘人員應(yīng)當(dāng)積極主動的提升自身的辦事效率,對于上級主管部門所下發(fā)的一些文件,要及時的進行接收、傳達,對于單位領(lǐng)導(dǎo)的批示和電話接聽與文件打印要做好周密的安排,減少差錯的出現(xiàn)。另一方面要做好各個部門的協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌工作,堅持重大的問題進行歸口報告,做到不越位、不貪功,識大體、顧大體,以最大限度的提升自身的工作效率,做好單位各個部門之間溝通的橋梁,努力提升的工作效率。同時還要做好單位的檔案管理工作,根據(jù)檔案工作的實際要求,進一步的規(guī)范與設(shè)置照片、文書、數(shù)字統(tǒng)計等不同類型的檔案,使得單位的檔案管理更加的規(guī)范化、科學(xué)化。一旦需要利用、查找檔案就可以快速的找出利用,促進工作效率的有效提升。

四、對文秘人員的工作作風(fēng)進行強化

單位的綜合辦公室對文秘人員的工作紀律特別的強調(diào),特別低對于內(nèi)部的管理制度要嚴格執(zhí)行,從而促使部門可以形成良好的工作氛圍。另外綜合辦公室的領(lǐng)導(dǎo)也要要求自己部門的文秘人員要多開展一些調(diào)查研究,和不同部門的干部職工開展交流,掌握單位的一些工作動態(tài),努力使得本部門的工作更加的高效優(yōu)質(zhì)。同時在工作中要注意使用語言的規(guī)范化,行為要更加的文明,為各項工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

五、在開展工作的過程中文秘人員要多進行工作總結(jié)

文秘在工作中會遇到很多比較雜亂的事情,這些事情在開展的過程中會形成一定的經(jīng)驗,文秘人員只有對這些經(jīng)驗多進行總結(jié)分析,才能形成有利于自身工作的風(fēng)格。總結(jié)也是對于過去一定時間內(nèi)的歸納與學(xué)習(xí),對自己工作的一種回顧,工作人員在進行工作的時候要注意形成一定的書面材料,這樣才便于督促自己,也能更好的和單位的其他人員開展工作交流。綜合辦公室和其他部門不同,工作往往比較雜亂,如果不進行及時額總結(jié),各項工作的方法就難以形成系統(tǒng)。工作可以分為年末總結(jié)和經(jīng)常性總結(jié),總結(jié)中要突出自身的不足和缺點,在每年召開一次總結(jié)交流,為來年的工作的提供一定的指導(dǎo),同時也可以避免其他工作人員走彎路,這樣可以有效的提升工作的效率和質(zhì)量。

六、小結(jié)

總而言之,辦公室的文秘人員要不斷的提升自身的業(yè)務(wù)能力,總結(jié)自身工作中的方法,提升工作的主動意識,這樣才能夠提升工作效率,使得辦公室的工作可以不斷創(chuàng)新和進步,為單位各項工作的順利開展提供堅實的保障。

[1]李圣萍.完善文秘工作優(yōu)化檔案管理[J].農(nóng)場經(jīng)濟管理,2007(04).

[2]王靜.做好文秘工作促進檔案管理工作[J].硅谷,2008(17).

[3]張薇.以高質(zhì)量的文秘工作推動檔案管理工作[J].黑龍江史志,2010(17).

[4]高青縣政協(xié)秘書長高孝水.提高政協(xié)文秘工作水平要擺正三種關(guān)系[N].聯(lián)合日報,2010.

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