摘要：該文分析了長嶺煉化公司在信息化應用的現(xiàn)狀和問題 ，提出了建設公文管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)和移動辦公部署三步走的信息化平臺建設方案，并詳細論述了不同系統(tǒng)建設的定位、功能范圍和安全性等問題，并展示了項目最終的實施效果。

關鍵詞：協(xié)同辦公；公文管理；移動辦公

中圖分類號： TP311 文獻標識碼 A 文章編號：1009-3044（2013）13-3056-03

1 建設背景

長嶺煉化分公司的統(tǒng)稱，隸屬于中國石油化工集團公司，是集煉油、化工生產(chǎn)于一體的國有大型企業(yè)。中國石化集團公司在2011年“中國石化信息化工作會”上指出，利用信息手段推動“智能中國石化”的建設，通過引入新的IT及通信技術，更加有效的提高辦公效率。長嶺分公司根據(jù)中石化總部的統(tǒng)一部署，先后實施了ERP、MES（生產(chǎn)執(zhí)行系統(tǒng)）、HR（人力資源系統(tǒng)）、LIMS（實驗室管理系統(tǒng)）、PI（實時數(shù)據(jù)庫）等各種各類的專業(yè)管理系統(tǒng)，形成了基于信息基礎設施和信息化的大規(guī)模建設，逐步形成了相對完整的信息化體系形成了一系列的信息技術應用平臺，為長嶺煉化的經(jīng)營管理提供了強有力的支撐。這些適用于各類專業(yè)的信息系統(tǒng)有效地提高了分公司信息化水平，但也帶來以下問題：

1）跨部門溝通與協(xié)作繁瑣且低效；

2）日常的請示、匯報、工作安排、信息互通、工作協(xié)調(diào)缺乏較好的信息系統(tǒng)處理與審批，提高了運營成本；

3）數(shù)據(jù)分散，數(shù)出多門，不能夠部門共享，難于管理；

4）信息系統(tǒng)內(nèi)審批流程過多，無法直觀管理公司各項工作流程，實時督促執(zhí)行情況；

5）各類信息系統(tǒng)有B/S、C/S多種模式，各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，尤其是ERP系統(tǒng)是ECC6.0版本，自成體系，系統(tǒng)之間整合難度大；

6）領導對重大事件的無法及時掌控；影響決策。

同時考慮到長嶺分公司辦公自動化OA系統(tǒng)為2004年上線，采用Lotus Notes作為開發(fā)和應用平臺，軟件結(jié)構(gòu)使用B/S模式，僅實現(xiàn)了公司內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)、個人輔助辦公、與檔案管理系統(tǒng)集成和公文管理等基本功能。由于辦公自動化系統(tǒng)上線較早，在系統(tǒng)設計、軟件功能和服務器硬件都出現(xiàn)了一定問題，長嶺分公司迫切的需要替代純公文管理系統(tǒng)的產(chǎn)品。同時為了提高公司部門協(xié)同工作效率、加強重要工作及項目的跟蹤、監(jiān)管每個工作流程、部門員工同領導溝通的及時性與準確性，長嶺分公司提出要建設面向企業(yè)級應用的大型協(xié)同和移動辦公平臺。

2 協(xié)同和移動辦公平臺建設目標方案

對市場上較成熟的協(xié)同平臺和移動辦公平臺進行充分調(diào)研，結(jié)合長嶺分公司信息網(wǎng)絡及應用環(huán)境的現(xiàn)狀，各類信息系統(tǒng)尤其是ERP系統(tǒng)接口的集成需要做大量的先期工作，本次協(xié)同和移動辦公平臺項目建設分為三個步驟進行實施；1）首先是搭建一個B/S結(jié)構(gòu)公文管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公文管理、制度管理、體系文件管理和與檔案系統(tǒng)實時接口等功能要求；2）在公文管理系統(tǒng)基礎上延伸流程管理，優(yōu)化分公司管理流程，將部門之間內(nèi)部溝通表單、公共信息、日程/會議管理等組織內(nèi)的各種資源整合到系統(tǒng)進行管理，從而搭建一個真正打通業(yè)務審批+辦公的協(xié)同管理平臺；3）搭建移動辦公平臺，將優(yōu)化的協(xié)同管理平臺的表單和審批流程移植到移動終端（手機或平板電腦），使流程相關人員隨時隨地辦公，進一步提高工作效率。

搭建協(xié)同和移動辦公系統(tǒng)，必須考慮安全性、實時性、易用性、標準性和可擴展性等。其中由于該系統(tǒng)一般涉及的數(shù)據(jù)較為重大和機密、登陸系統(tǒng)的多樣化等決定了該系統(tǒng)最首要的就是安全性問題。我們從以下幾個方面來考慮：

2.1統(tǒng)一的AD域賬號認證管理

協(xié)同系統(tǒng)和移動辦公系統(tǒng)都統(tǒng)一使用唯一的AD域賬號認證。針對PC端實施的協(xié)同辦公系統(tǒng)對員工密碼的攻擊和猜測上作到了反攻擊和反猜測，對機密崗位配備專門的加密狗。針對手持終端的移動辦公系統(tǒng)，域賬號與用戶的手持終端的唯一設備識別碼進行識別，避免了盜號問題；如果手持終端丟失，可以發(fā)送指令及時銷毀個人信息資料。

2.2 數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)庫服務器的備份為每天進行差異和完整備份，定時將備份文件拷貝到指定存儲區(qū)域。系統(tǒng)部署升級后實現(xiàn)自動將數(shù)據(jù)庫備份文件移動到另外的服務器存儲空間里，已確保數(shù)據(jù)在其他地方有備份，防止單點故障問題。

2.3 系統(tǒng)實時性

協(xié)同系統(tǒng)對所有工作流的數(shù)據(jù)做到實時、在線了解、在線跟蹤、在線反饋，以“人為中心”。移動辦公系統(tǒng)保證實時完成大容量數(shù)據(jù)處理的時效性和系統(tǒng)的高性能，對業(yè)務提供并發(fā)處理支持。

2.4系統(tǒng)易用性

系統(tǒng)應具有一致的、友好的客戶化界面、三層客戶/服務器體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)架構(gòu)，系統(tǒng)基于B/S結(jié)構(gòu)，通過IE瀏覽器，在網(wǎng)絡上進行使用和維護，并具有實際可操作性，使用戶能夠快速地掌握系統(tǒng)的使用。

2.5提供各種標準化接口

3 系統(tǒng)的功能實現(xiàn)

2011年9月份，長嶺分公司開始了協(xié)同辦公和移動辦公系統(tǒng)的信息化項目建設。

3.1 協(xié)同平臺的建設

長嶺分公司協(xié)同平臺系統(tǒng)初步設計實施協(xié)同管理、表單管理、文檔管理、公共信息和日程、計劃、會議五大功能模塊。實施的組織范圍包括長嶺分公司主要職能處室，分公司所有產(chǎn)品都納入了系統(tǒng)管理。該系統(tǒng)實現(xiàn)了以下幾個功能：

1）專業(yè)化的協(xié)同管理流程

系統(tǒng)根據(jù)每個人員的崗位、職務級別、部門角色、領導角色自動匹配以流程當中。同時會根據(jù)智能可視化的流程將長嶺分公司的審批制度納入到整個協(xié)同平臺建設當中，保障制度的落地；

2）平臺化管理

3）流程自動定制

為了使系統(tǒng)能符合不同企業(yè)的業(yè)務流程，在系統(tǒng)平臺中提供了審批流程自定義功能。

4）結(jié)合企業(yè)實際，符合企業(yè)管理

主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是系統(tǒng)功能符合長嶺分公司業(yè)務實際，另一方面是系統(tǒng)中的審批流程符合長嶺分公司現(xiàn)在的業(yè)務流程。

系統(tǒng)的功能結(jié)合長嶺分公司實際，實現(xiàn)了審批申請、審批過程的管理、審批文件的歸檔等。這些功能和日常工作業(yè)務相結(jié)合，為用戶提供一個網(wǎng)上辦公的工作平臺。

3.2 移動辦公平臺的實現(xiàn)

4 應用效果及結(jié)束語

通過協(xié)同辦公系統(tǒng)，把公司日常管理中的業(yè)務、事物、協(xié)作等信息在組織內(nèi)的分支機構(gòu)、部門、群組、個人之間進行及時高效、過程可控、全程共享的快速傳遞，事件能跟蹤和監(jiān)督。分公司將IT內(nèi)控所涉及的網(wǎng)絡基礎設施、ERP日常運作和合理化建議的16張表單納入平臺中運轉(zhuǎn)，以工作流為核心，實現(xiàn)對組織和業(yè)務管理的支撐。今年截止到2012年12月6日，系統(tǒng)中IT類流轉(zhuǎn)表單838張， 通過工作統(tǒng)計、表單統(tǒng)計等手段給領導直觀展示員工工作執(zhí)行情況，同時優(yōu)化和規(guī)范業(yè)務流程，真正實現(xiàn)了無紙化辦公有效的提升了辦公效率，并大大減少了無審批或事后補審批手續(xù)的不規(guī)范操作現(xiàn)象，提高公司內(nèi)部部門與部門、人與人之間、領導與下屬之間的溝通，最終實現(xiàn)管理人性化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化為標志的現(xiàn)代化辦公。

移動辦公系統(tǒng)借助手機通信的便利性，大幅度提高了辦公效率，節(jié)省了大量的時間和其它資源，使得長嶺分公司的工作人員和管理者使用者無論身處何種緊急情況下，都能高效迅捷地開展工作，對于突發(fā)性事件的處理、應急性事件的部署有極為重要的意義。

該項目建設主要考慮了長嶺分公司應用現(xiàn)狀，同時結(jié)合協(xié)同辦公系統(tǒng)流程優(yōu)化管理和移動辦公系統(tǒng)快捷部署、高可移植性等系統(tǒng)特點相得益彰，避免了系15OTEDxQgGDMziVfk3boPg==統(tǒng)實施的重復建設，有效屏蔽信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)高效的企業(yè)協(xié)同管理。長嶺分公司信息系統(tǒng)目前只實施了部分納入?yún)f(xié)同和移動辦公系統(tǒng)，下一步的整合工作任重而道遠，期待將更加有效提升長嶺分公司信息化水平。

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